CASO 2 – DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Preguntas a resolver del caso:

 ¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a

PERFILES EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de
Proyectos (Project Management) de dicha Organización?
La realización de la encuesta a los perfiles ejecutivos en la B.N.V. fue una
propuesta clave, por lo que trajo consigo ventajas que ayudaron a que la
implementación del proyecto de la nueva P.M.O. sea un éxito. Las cuales son las

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siguientes:

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 La encuesta permitió que se tuviera una idea más clara sobre los

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problemas que se debían atender y resolver de manera inmediata, es decir

o.
que, gracias a esta, se logró detectar y establecer niveles de prioridad de
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las necesidades.
 Se realizó un análisis de riesgos dentro de la planificación y, se planeo
o

las formas de mitigar los riesgos.

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 Permitió generar credibilidad a la nueva P.M.O. a través de la muestra de

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resultados a las necesidades más urgentes. Como los que se mencionan a

continuación:
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 Necesidad de crear una metodología (estándar organizacional) en

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Gerencia Profesional de Proyectos.

 Gestión inadecuada de proyectos cuando participan de varias
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direcciones, en la planificación del tiempo y, en la identificación

Th

de requerimientos.
 Identificación de las destrezas necesarias que requiere un Gerente
de Proyecto y, de las habilidades en las que se debe capacitar.

 ¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de

Implementación de P.M.O.?
La planificación del manejo de la información vinculada al proyecto de
implementación de P.M.O. en la B.N.V. fue la siguiente:

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 1. La P.M.O. se convirtió en la encargada de recolectar la información del
avance en todos los proyectos y clasificarlos según los objetivos
estratégicos, clasificarlos por estado y otros requerimientos.
2. Cada Gerente de Proyecto debía llenar una plantilla con la información
solicitada, vía correo electrónico, de su proyecto
3. El Gerente de Proyecto la enviaba a su Director de Área quien
recolectaba toda la información y la mandaba a la PMO.
4. La PMO se encargaba de clasificar la información, guardarla en una base
de datos y crear los informes necesarios para la Gerencia General.
Realizaba análisis de la información de manera que se identificara
posibles problemas de gestión y problemas en la ejecución de la

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estrategia.

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5. En una reunión con todos los directores presentaba sus resultados.

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6. Se pone la información de los proyectos en un sitio en la red interna de

o.
manera que estuviera al alcance de todos los colaboradores de la Bolsa.
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7. El Gerente General, cada semestre, presentaba a toda la empresa un
resumen del avance de la estrategia de la Bolsa. Además, presentaba al
medio bursátil un estado del avance de la estrategia de la Bolsa.
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8. La información detallada de cada proyecto debía ser colocada en el MS

v i y re

Project Server por el Gerente de Proyecto. Esto para los proyectos que
estaban en ejecución o congelados (es decir, que contaban con
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cronograma hecho en MS Project).

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9. La documentación de los proyectos se debía colocar en el SharePoint

Server. Esta herramienta se conecta al Project Server y provee uno o
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varios sitios de Internet para manejo de documentos o plantillas para

ingresar información.
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 ¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o

Capacitación dirigida a los empleados?
El apartado de formación o capacitación dirigida a los empleados fue de suma
importancia para el éxito de la implementación del proyecto, debido a que, las
personas seleccionadas como Gerentes de Proyecto (personal de mandos medios
y trabajo operativo), en su mayoría, no conocía la teoría sobre cómo se debe
llevar un proyecto, sin embargo, la práctica si la conocían, ya que habían tenido
que llevar proyectos pequeños, medianos e inclusive grandes. Y, los

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 conocimientos con los que contaban eran con cursos muy básicos en Gerencia de
Proyecto y algunos de MS Project.
Un punto clave en el éxito de esta capacitación fue la metodología que se
implementó, la cual consistió en asignar un proyecto a cada participante e ir
desarrollando la documentación de este. Además, el uso de la herramienta MS
Project Professional facilitó el aprendizaje y, se lo combinó con el tema de
gestión del tiempo.
Por último, realizaron la evaluación de las personas participantes en el curso,
con el fin de comprobar que los conocimientos adquiridos sean los correctos
para la implementación de proyectos.
Cabe mencionar que es de gran importancia el brindar capacitaciones al personal

m
para lograr los objetivos planteados, minimizar errores y para que puedan

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realizar sus actividades con mayor eficiencia.

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