¿Qué es el sistema de control de

gestión eficiente?
Operaciones, SCM y Logística 

La covid-19 ha hecho que las empresas convivan en un entorno inestable,

cambiante y volátil. Ahora bien, esta situación es todo un reto, pero también
una oportunidad para que los negocios dispongan de un sistema de control
de gestión eficiente para el cumplimiento de los objetivos.
Sigue leyendo para saber qué es exactamente un sistema de control de
gestión, qué objetivos tiene y por qué es tan necesario en tiempos difíciles.
→ Más sobre La covid-19 hace que cambie el control de la gestión

¿Qué es el Sistema de Control

de Gestión?
El sistema de control de gestión de una empresa es la herramienta que nos
permite estructurar, marcar y definir objetivos y analizar la situación
actual del negocio. Esta herramienta o proceso permite obtener la
información necesaria para asegurar una buena toma de decisiones
operativas y estratégicas. También sirve para dirigir nuestro proyecto de
forma global, ya que analiza tanto la información interna como externa del
estado financiero y económico de la empresa. 
Así pues, mediante el sistema de control de gestión se define, interpreta la
información obtenida y se implementan los modelos preventivos que
faciliten la toma de decisiones. Implementar o no esta herramienta puede
ser decisivo para la competitividad del negocio, ya que todas las acciones se
encaran al logro de los resultados. 
Años atrás, el sistema de control de gestión era visto como una metodología
correctiva. En la actualidad, tras las nuevas necesidades empresariales, ya no
basta con un análisis de los motivos de las desviaciones que permitan
implementar correcciones. Ahora, este análisis debe permitirnos tomar
decisiones estratégicas antes de que se produzca cualquier desviación de
los objetivos marcados. Será importante realizar un seguimiento de la
evolución para detectar y reaccionar ante estas situaciones. 
Objetivos del Sistema de
Control de Gestión
Como con cualquier estrategia, es necesario establecer unos objetivos antes
de implementar un sistema de control de gestión. Estos deben ser:

o Eliminar riesgos. Gracias a una correcta planificación, disminuimos,

e incluso eliminamos, ciertos riesgos. Principalmente, aquellos que
están relacionados con la falta de comunicación entre
departamentos.
o Asegurarnos de que todos los miembros del equipo conocen los
objetivos a alcanzar y trabajan para alcanzarlos.
o Efectuar mediciones y evaluaciones fiables, de forma que
podamos corregir desviaciones respecto a los objetivos iniciales o
de control.
o Garantizar el mejor rendimiento económico posible. La
optimización de los procesos debería dar como resultado una
disminución de los costes y un aumento de los beneficios.

Elementos básicos del Sistema

de Control de Gestión
Los elementos o componentes son cada una de las partes que integran
nuestro sistema de control, y están directamente vinculados con los
objetivos que nos hemos marcado. Incluso pueden verse afectados por
algunas variables cambiantes del entorno, que no podemos controlar, pero a
las que sí podemos adaptarnos si tenemos un sistema bien preparado que,
además, pueda ser flexible frente a esas situaciones. Para que el sistema de
control de gestión sea óptimo deberá incluir:

PLAN ESTRATÉGICO
El plan estratégico nos sirve para comprender de antemano en qué punto
está la empresa e intentar minimizar el riesgo. Este proceso permite decidir
e implementar de manera eficaz y eficiente las acciones necesarias para
el futuro de la organización. Además, determina los objetivos y establece
los procedimientos necesarios para conseguirlo. 
Así pues, mediante el plan estratégico se define la visión a largo plazo y el
plan de acciones para lograrla. En esta herramienta se establece la Misión,
Visión y Valores que dará sentido al plan estratégico de la compañía.  
Debemos preparar un análisis interno y externo (comprobando qué hace la
competencia), un análisis económico-financiero con debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades (DAFO), así como un recuento de los recursos
disponibles y de los que necesitaremos para ejecutar el proyecto. De esta
forma, nos haremos una idea global de la situación real.

MAPA DE PROCESOS
Los procesos de una empresa pueden categorizarse, a su vez, en varios
bloques. Crear un mapa de procesos nos ayudará a identificar qué procesos
necesitaremos ejecutar:

o Procesos estratégicos. Comprenden la gestión financiera de la

empresa, asociaciones y sociedades, estrategias… Sería el área
directiva.
o Operaciones. Abarca compras, ventas, logística, o trazabilidad de los
productos. En definitiva, son todas aquellas actividades directamente
relacionadas con aquellas áreas que fabrican el producto final o
crean el servicio que se va a ofrecer.
o Gestión. Comprende, por ejemplo, el departamento de calidad o la
atención al cliente. Podemos decir que sería el área administrativa.
o Soporte. Informática, mantenimiento de las instalaciones, equipos o
maquinaria, e incluso la formación del equipo. Lo conforman todas
aquellas actividades que son necesarias para el correcto
funcionamiento de la empresa.
Este es sólo un ejemplo de mapa de procesos. Cada empresa debe preparar el
suyo, creando un “árbol”. Se deberá empezar detectando los procesos
principales (en este caso, los procesos estratégicos, operaciones, etc),
y desarrollar en dirección descendente, hasta localizar todas las
actividades que tienen lugar dentro de la empresa.
→ Más sobre Herramientas de control de gestión necesarias para tu empresa
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Otro componente a tener en cuenta en un sistema de control de gestión es
el sistema de información utilizado. Incluye tanto el software empleado por
la empresa como los manuales funcionales, reglamentos…

RECURSOS FÍSICOS Y RECURSOS HUMANOS

Los primeros son todos los componentes necesarios para ejecutar el
proceso. Por ejemplo, el hardware informático. Pero también la maquinaria
necesaria para fabricar el producto. O el despacho, o la oficina, donde
ofrecemos nuestro servicio.
En cuanto a los recursos humanos, lo ideal sería que nos orientáramos hacia
el descubrimiento del talento. Detectarlo, motivarlo y premiarlo. De esta
forma, mejoraremos el rendimiento.
→ Más sobre Saber más El Talento: Concepto vs. Estrategia

MECANISMOS DE EVALUACIÓN
Es el último de los componentes de un sistema de control de gestión. Cada
empresa debe determinar cuál va a ser su propio sistema de evaluación. El
método más común pasa por establecer marcadores de control en cada una
de las etapas del proceso. Después, debemos comparar con los resultados
reales, su grado de cumplimiento y analizar las posibles desviaciones. Nos
servirá para localizar dónde se producen los GAP  de procesos, y
podremos corregirlos en futuras ocasiones. Una vez terminado el proceso,
sólo queda aplicar las mejoras pertinentes, y dejarlo documentado.
Este componente puede implementarse a partir de un sistema de
evaluación de desempeño. 
→ Más sobre 5 fases del proceso de control de gestión

Motivos por los que usar un

sistema de control de gestión
1. Ayuda en la toma de decisiones.
2. Estudia, analiza y reestructura la situación económico-financiera de la
compañía.  
 3. Alinea las conductas del equipo humano a los objetivos de la organización.
4. Aumenta la eficiencia operativa y permite corregir o evitar posibles
desviaciones y despilfarros. 
5. Mejora la competitividad de la compañía alineando recursos y esfuerzos.
6. Orienta las acciones de las personas al logro de los objetivos corporativos,
optimizando así sus acciones de control.
7. Sirve como método de prevención ante problemas legales o de otra índole. 
8. Permite realizar evaluaciones de riesgos, controlando así los recursos,
actividades y resultados obtenidos.
9. Permite unir todas las áreas y departamentos de la empresa con el fin de
medir los resultados de la gestión.
10. Reduce la incertidumbre que gira entorno a la empresa con la planificación.
11. Asegura la oportunidad y fiabilidad de la información.

Funciones del control de

gestión
El departamento de control de gestión vela por la competitividad de la
compañía mediante planes de actuación que permitan aumentar la
productividad minimizando riesgos. Tiene como máxima supervisar y
recopilar información de todas las áreas de la compañía para una gestión
óptima. Entre sus funciones destacan:

o Determinar los criterios de medición evaluadores de las acciones

llevadas a cabo en la empresa. También estima los resultados y
analizar el impacto en los objetivos establecidos. 
o Diseña estrategias de planificación, coordinación y
supervisión de los procesos y actividades de la compañía
para comparar resultados con un sistema de información
relevante, fiable y objetivo. 
o Analiza los motivos de las posibles desviaciones de los objetivos
marcados y propone acciones correctivas. También actúa como
actor preventivo, ya que debe anticiparse ante posibles riesgos que
repercutan en el rendimiento de la empresa. 
La persona encargada de dirigir el departamento del Control de Gestión es
el controller. Este perfil es el encargado de proporcionar las herramientas
necesarias a los directivos para que puedan gestionar el negocio con total
seguridad.