TRANSVERSAL.

ESTUDIO DE CASO DISTRIMAY

(Fase - 3)

Aprendices:

JHON SOÑET

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Modalidad Titulada Virtual
Ficha de Caracterización: 2282474
SENA- Regional Norte de Santander, Cúcuta.
Plantación del problema
El principal problema de la empresa Mayoritaria Distrimay es que no cuenta con un sistema
contable a pesar de que su empresa ha estado creciendo con el paso del tiempo y esta generando
mayores productos, artículos y mayores ingresos, en el caso se nos dice que aun lleva utilizando
una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, que en su momento no
eran una mal forma de administrar esto ya que en su momento funcionaba, pero eso fue hace 25
años, actualmente un sistema como ese ya no le funcionara y fue trayéndole consecuencias.
Otros problemas que contribuyen a la problemática principal, es que no cuenta con un control
preciso de inventario lo cual, al momento de presentar informes sobre la información
financiera a tiempo, a la DIAN les a traído muchos problemas provocando pérdidas y sanciones
económicas a la empresa.
A raíz de todo lo mencionado anterior mente vemos que esto a terminado en un mal manejo de
información comercial
En base a toda la problemática anterior ¿es posible que un sistema de información pueda dar
solución a la problemática de la empresa Distrimay para garantizar la sistematización de los
sistemas contables, administrativos y de inventario?

Diseño de estrategias
Objetivo general se procederá a implementar un sistema de informa contables e inventariado

Objetivo especifico

 Reducción de los tiempos en la generación y presentación de informes contables y de

inventario preciso
 Generación de estadísticas en relación a la rentabilidad y utilidad de la empresa.
 Trazabilidad de los procesos financieros.
 Mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras.
 Controles más estrictos sobre inventarios para evitar sanciones económicas
 Reducir las tareas de ingreso, registro de operaciones, reducir errores, duplicidad de tareas y
listados de información que ayuden a tomar mejores decisiones comerciales, económicas y
financieras

Definir estrategias
¿Cuándo se hará?

Cuando obtenga un análisis completo del cliente y de su empresa, que me llevaran a soluciones
precisas
¿Cómo lo llevará a cabo?

Atreves del sistema de informa contable e inventario, ya sea realizado por un analista en sistema
de informa o comprado a empresas que briden estos servicios algunos ejemplos
1 Wave
2 Slick Pie
3 Nubox
4 Senior Conta
5 ZipBooks
6 CloudBooks

¿Quién lo llevará a cabo?

Se llevará a cabo por un analista en sistema de información y posteriormente capacitación al

funcionario designado por el Gerente.

¿Cómo se ejecutará?

Cuando se tengan las herramientas adecuadas y el completo análisis de lo que el cliente pie en
un lapso a partir del inicio de contrato 3 a 6 meses

¿Con qué recursos cuenta?

Por parte del cliente

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.
- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.
-
Son recursos limitados que tendría que hacerse una inversión económica para actualizar dichas
mecánicas y equipos de cómputo desactualizados

Diseñar la Planeación

OPORTUNIDADES

 Por el posicionamiento que tiene los productos actualmente seguir expandiendo el mercado de
la empresa y no perder el ritmo en el mercado

 ir definiendo el personal que será capacitado para la implementación del nuevo software en la
empresa

 Productos que se encuentren agotados o con mucho inventario generen reducción de ventas.

 personal con conocimiento amplio en su catálogo de productos.

 Conocimiento de la zona donde comercializa

 Incluir un modelo de encuesta con los clientes actuales y nuevos acerca de integrar nuevos
productos y mecánicas de compra, pago y facturación a través de internet

 mayor capital para tener competitividad ante nuevas empresas que surjan y acortar la brecha
Que se a generado con otras empresas a través del tiempo

 capacitación de conocimientos tecnológicos que ayuden a generar un impacto en las

actividades de la empresa.

 incluir nuevos productos al catálogo general con los recursos que estén libres.

 Tener en cuenta la expansión del mercado para tener compras claras de los productos y
también tener en cuenta aquellas que se encuentren en tendencia

Plan de Acción

Hay un conjunto de medidas que se deben realizar con firmeza, celeridad y coherencia para que
lleve a todos los actores implicados por el camino correcto. Se requiere del cuestionamiento de
variables que permiten los primeros avances.

¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta para poner en
marcha el plan de acción?

Definir los objetivos principales y específicos, que sean claro y precisos

Llevar un orden de ideas y estrategias específicas para lograr el objetivo planteado

Responsabilidad, compromiso con el proyecto para que sea un éxito

¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?

Comunicar las ideas de manera asertiva y precisa a quienes participan en este proyecto

Tener en cuenta las sugerencias de los demás miembros del proyecto y escuchar sus dudas e
inquietudes

Compromiso con las fechas estipuladas.

¿Quiénes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan

Los gerentes

Compradores

El personal capacitado
Personal contable e inventariado
¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo plan acción?

Posibles modificaciones con el personal involucrado

Algunas modificaciones extras al sistema de informa

Posibles errores en su fase final o de testeo

¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso?

Quizás algunas limitaciones económicas

Limitaciones en el personal capacitado

Limitado por recursos suministrados por el cliente

Evaluación de resultados

objetivos indicadores mejoras

Finalidad Reducir perdidas Tasa de incremento en La empresa Distrimay ha
innecesarias por falta de un reducción de entrega de logrado exitosamente entrar
informes para evitar al mundo sistematizado
sistema de información Sanciones futuras ante la mejorando su gestión en la
contable e inventariado con Dian, informes mas precisos
empresa
más control
Propósitos
Control en el área Aumento en número de Normalización de una nueva
administrativa, financiera, empleados que tienen etapa en la empresa
contables e inventariado interacción con el sistema compitiendo con las grandes
para mejorar condiciones de multinacionales
productividad en la compañía
y en sus respectivas áreas
actividades
Control y capacitación con Entrega del sistema de Solución de todas las
éxito en las áreas información funcionando problemáticas vistas en el
involucradas caso