CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN – LIQUIDACION DE NOMINA Y

PRESTACIONES SOCIALES

Según el Código Sustantivo del Trabajo “contrato de trabajo es aquel por el cual una
persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y
remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario”.

Para que exista contrato de trabajo se requieren tres elementos fundamentales:

➢ Actividad personal del trabajador.

➢ Subordinación del trabajador hacia el empleador.
➢ Salario como retribución del servicio.

La nómina es un documento administrativo, que detalla los valores que se deben

pagar y contabilizar en contraprestación a la labor cumplida por el recurso humano
de planta en una empresa. Generalmente se paga vencida y los pagos pueden ser
por quincenas (15 días) o mensuales.

En Colombia el marco legal a tener en cuenta para desarrollar la nómina es:

Código Sustantivo de Trabajo (Adoptado por el decreto 2663 de 1950).
Ley 50 de 1990.
Ley 100 de 1993.
Estatuto Tributario.
Ley 1846 de 2017.
Ley 152 de 1975, entre otros.
El formato de la nómina debe contener:

• Encabezamiento, con el nombre y NIT del empleador y el periodo de pago

de la nómina.
• Datos generales
• Devengados
• Deducciones
• Apropiaciones

Los datos generales identifican al empleado son los siguientes:

Código del empleado (no es obligatorio).

Número de cédula de ciudadanía u otro documento. (Obligatorio).

Nombres y apellidos (Obligatorio).

Sueldo base (Obligatorio). Es el monto asignado al empleado por la labor que

cumple en el mes, este no debe ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente
que establece el estado por una jornada de 48 horas semanales. Para efectos de
nómina se pagan 30 días al mes sin importar que los meses sean de 28 o 31 días.

Tener en cuenta que algunos empleados pueden tener un salario integral: Cuando
un trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos
legales mensuales, se podrá llegar a un acuerdo por escrito que dicha cantidad
también retribuye todo lo referente a prestaciones, recargos, beneficios, subsidios y
suministros en especie, a excepción de las vacaciones.
Días laborados (Obligatorio). Son los días que efectivamente trabajo el empleado,
sin indicar las faltas con justa o injusta causa.

Valor día (Obligatorio). : Es igual al sueldo base / 30.

Valor hora (Obligatorio). Es el valor día / 8.

Conceptos de devengado:

Las horas extras : son las horas laboradas por fuera de las horas normales de la
jornada ordinaria. Se dividen en hora extra diurna ordinaria, hora extra nocturna
ordinaria, horas extras diurnas dominicales y festivos y horas extras nocturnas
dominicales y festivos.

Las fórmulas de cálculo para cada caso.

Hora extra diurna ordinaria (H.E.D.O).

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * factor

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * 1,25

Hora extra nocturna ordinaria (H.E.N.O).

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * factor

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * 1,75

Horas extras diurnas dominicales y festivos (H.E.D.F).

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * factor

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * 2,0

Horas extras nocturna dominicales y festivos (H.E.N. D.F).

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * factor

Fórmula de cálculo = Valor hora * # de horas * 2,5

Recargo nocturno: Se cancela cuando un trabajador dentro de sus horas de la

jornada normal de trabajo las realiza en horario nocturno (21:00 a 06:00). Las horas
de recargo nocturno tienen un incremento del 35% sobre el valor de la hora normal.

Tabla de factores horas extras y recargo nocturno

Hora extra diurna ordinaria (H.E.D.O) 1,25

Hora extra nocturna ordinaria (H.E.N.O) 1,75

Hora extra diurna dominicales y festivos 2,0

(H.E.D. D.F)

Hora extra nocturna dominicales y festivos 2,5

(H.E.N. D.F)

Sueldo mes: Es igual al valor día por el número de días laborados.

Auxilio de transporte: El auxilio de transporte es un pago que se realiza a los

trabajadores que tienen un sueldo de hasta dos salarios mínimos mensuales y que
fue instituido por la ley 15 de 1959. Para el año 2021 está en $106.454 y el salario
mínimo mensual legal en $ 908.526.

Comisiones: Son pagos variables por labor cumplida pactada en forma de salario.
Las comisiones pueden ser pagadas por ventas o producción. Normalmente se pacta
en porcentaje sobre ventas o producción.

Fórmula de cálculo = Valor de ventas x porcentajes sobre ventas

Bonificaciones: Beneficio económico entregado a los trabajadores por producción
o cumplimiento de metas empresariales. Puede ser pactada en porcentaje sobre el
sueldo básico o en cantidades fijas .

Fórmula de cálculo = (Salario básico x porcentaje de bonificación) o el valor fijo

pactado.

Total devengado: Es la suma de todos los valores devengados, como: Total horas
extras, sueldo mes, auxilio de transporte, comisiones y bonificaciones, etc.

CONCEPTO DE DEDUCCCIONES

Salud: El empleado debe aportar el 4%.

Fórmula de cálculo = (total devengado por cada trabajador – el auxilio de transporte)
* 4%.

Pensión: El empleado debe aportar el 4%.

Fórmula de cálculo = (total devengado por cada trabajador – el auxilio de transporte)
* 4%.

Fondo de Solidaridad Pensional (FSP)

El fondo de solidaridad pensional es un fondo creado por el artículo 25 de la ley 100

de 1993, que tiene como objetivo subsidiar los aportes de los trabajadores que por
su nivel de ingresos no puedan realizar los aportes correspondientes.

Se trata de un fondo común a cargo del Ministerio de Trabajo financiado por los
afiliados o cotizantes que devenguen 4 salarios mínimos o más.

El aporte se incrementa según el monto del salario, empezando con el 1% para los
salarios de 4 mínimos, hasta un 2% para salarios superiores a 20 mínimos según la
siguiente tabla:
Préstamo de vivienda: Es una deducción voluntaria y consiste en descontar
mensualmente, un valor variable (expresado en porcentaje del sueldo base), fijo o
un valor mixto; por concepto de un préstamo a empleados para compra de vivienda.
El valor a descontar por este concepto se debe indicar por la dependencia indicada
en la empresa.

Embargo: Consiste en un procedimiento ejecutado por el empleador, a través del

cual se realiza retención parcial del salario del empleado, y este dinero va destinado
al cubrimiento de una deuda que se encuentra bajo la responsabilidad del
trabajador, pero que por efectos de ordenamiento judicial para ejecutar dichos
descuentos, se ha trasladado al empleador.

Sindicato: Las deducciones por este concepto son establecidas por negociación
colectiva y aceptadas por los empleados afiliados al sindicato.
Fórmula de cálculo = (salario base * porcentaje pactado como aporte al sindicato
para cada trabajador).

Cooperativa: Se deben descontar los valores correspondientes a los aportes del

trabajador a cooperativas. El empleador deberá posterior trasladar o girar los
aportes a las respectivas empresas o asociaciones.

Otros: Son deducciones voluntarias ordenadas por el empleado destinadas a cubrir

un bien o servicio específico. Ejemplo: Gastos funerarios, libranzas, etc.

Total deducciones: Es la suma de todas las deducciones realizadas como: salud,

pensión, préstamo de vivienda, sindicato, etc.

Neto a pagar: Es igual al valor de total devengado menos el valor total de las
deducciones. Es el valor que debe recibir cada empleado.
Provisión prestaciones sociales y vacaciones

Las prestaciones sociales son los beneficios adicionales que ha otorgado la ley a los
trabajadores en aras de contribuir a su bienestar.

Con el fin de causar los gastos correspondientes a las prestaciones sociales que
adeuda una empresa a los trabajadores, el empleador debe calcular las provisiones
sobre su nómina mensual. Los porcentajes que las empresas deben tener en cuenta
para efectuar las provisiones de ley son los siguientes:

a) Cesantías: 8.33% del total devengado por todos los empleados, es decir,
el valor de la nómina de un mes o periodo.
Fórmula de cálculo = Total devengado por todos los empleados * factor.

b) Intereses sobre cesantías: 1% del total devengado por todos los

empleados, es decir, el valor de la nómina de un mes o periodo.
Fórmula de cálculo = Total devengado por todos los empleados * factor.

c) Prima: 8.33% del total devengado por todos los empleados, es decir, el valor
de la nómina de un mes o periodo.
Fórmula de cálculo = Total devengado por todos los empleados * factor.

d) Vacaciones: 4.17% del total devengado por todos los empleados, es decir, el
valor de la nómina de un mes o periodo. Aquí no se tiene en cuenta el auxilio de
transporte.
Fórmula de cálculo = (Total devengado por todos los empleados – total auxilio de
transporte de todos los empleados) * factor.
Aportes del empleador o patrono

A continuación se muestran los diferentes conceptos a tener en cuenta para el caso

del empleador o patrono.

Seguridad social: El patrono debe realizar sus aportes del total devengado de sus
trabajadores.

Salud: Al empleador le corresponde un aporte sobre cada empleado del 8,5% sobre
el IBC.

Fórmula de cálculo = (Total devengado por todos los empleados – total de auxilio
de transporte) * 8,5%.

Pensión: Al empleador le corresponde un aporte sobre cada empleado del 12%

sobre el IBC.

Fórmula de cálculo = (Total devengado por todos los empleados – total de auxilio
de transporte) * 12%.

Administradora de riesgos laborales Una de las obligaciones más importantes

de las empresas es la de realizar las cotizaciones por sus trabajadores y presentar a
la ARL la relación de cada uno de ellos.

Tasa de cotización x Rangos

I 0,522%

II 1,044%

III 2,436%

IV 4,350%

V 6,960%
Fórmula de cálculo = (Total devengado por todos los empleados – total de auxilio
de transporte) * porcentaje correspondiente.

Aportes parafiscales: Los aportes parafiscales son contribuciones de carácter

obligatorio impuestas por la ley en cabeza de los empleadores, las cuales se
determinan sobre la base gravable de la nómina total de trabajadores y que beneficia
no solo a estos, sino también al sostenimiento del SENA (2%),ICBF (3%), y las
Cajas de Compensación Familiar (4%).
Fórmula de cálculo = Total devengado por todos los empleados – total de auxilio de
transporte) * 4%.