APUNTE Nº1

CAPACITACION: CONCEPTOS BASICOS.

Ps. Aldo Cortés Vásquez.

INTRODUCCION.

El desenvolvimiento de las personas, en cuanto profesionales, no se

limita tan sólo a la ejecución de las competencias y cargos para los que han
sido preparados dentro de su proceso educativo, sino que forma parte de un
mecanismo mucho más vasto que comprende la inclusión a un entorno laboral,
y que éste, a su vez, se compone tanto de procesos técnicos como humanos.
Con esto se hace referencia a que el profesional no sólo deberá preocuparse de
ejercer sus funciones, sino que también deberá tener en cuenta que se
encuentra inserto en una organización, y por lo tanto, debe saber articularse
con los procesos propios de ésta, así como también con las personas que la
componen. Si bien es posible argumentar que un trabajador independiente no
se encuentra inserto dentro de una organización, sea de la clase que sea, esto
no es completamente cierto, ya que deberá interactuar con organizaciones y
con personas, ya sea bajo la lógica de oferta o demanda de servicios
profesionales, por nombrar sólo algunos aspectos del mundo laboral actual.

Es por eso que, al hablar de capacitación como competencia profesional

a desarrollar por un futuro prevencionista de riesgos, no se pueden dejar de
lado ciertos elementos que serán considerados dentro del curso, y que son tan
relevantes como el proceso de aprender sobre capacitación. En primer lugar, se
hace necesario comprender, por lo menos en un nivel básico, qué es una
empresa; en segundo lugar, resulta relevante comprender qué procesos
humanos cruzan la vida organizacional. La comprensión de estos aspectos es
vital, ya que no sería posible determinar cuáles son las necesidades de
capacitación de una empresa si no tengo, por lo menos, una mínima noción de
en qué lugares de la organización podrían estar focalizados los problemas que
originan dicha necesidad. Por otro lado, no puedo determinar cuáles son estos
problemas sin tener en cuenta los fenómenos relacionales y psicológicos que los
atenúan o potencian.

Partiremos, de la misma forma en que lo haría un literato, por describir

el escenario. Luego, haremos otro tanto con los protagonistas. Posteriormente,
describiremos el conflicto dramático, si seguimos en la analogía literaria.
EMPRESA Y CONCEPTOS AFINES.

Cada vez que, por alguna razón, nos encaminamos hacia un edificio
(independiente de su tamaño) donde hay oficinas, máquinas de fax, personas
sentadas frente a escritorios, en fin, cada vez que nos enfrentamos a una
agrupación de personas que trabajan en un entorno geográfico común y
definido, llamamos a ese lugar de varias formas, sin preferencia en particular.
Si alguien menciona una institución, probablemente nos imaginemos algo
parecido que si hablamos de una organización, salvo uno que otro matiz. Algo
parecido ocurre si hablamos de una empresa. Pero ¿existe una diferencia entre
estos términos? Y si la hay, ¿cuál es?

La institución, pese a que se encuentra asociada a la noción de

organización, no representa exactamente lo mismo. La institución se refiere a
la forma en que se hacen las cosas en un determinado contexto social.
Comprende valores, prácticas, normas, hábitos, etc., y que caracterizan el
funcionamiento de un grupo de personas. Si bien no podemos llamar institución
a la forma en que se relaciona un grupo de amigos, sí podríamos hablar de la
institucionalidad de un colegio, o una empresa. Al referirnos a la
institucionalidad estamos hablando de la concepción que tiene un
conglomerado de personas acerca de cómo se hacen las cosas.

Por otro lado, la organización corresponde a un grupo de personas que

busca conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones
diferenciadas que responden a una coordinación racional y dirigida, y que
tiene una cierta continuidad a través del tiempo. Sistematizando el concepto
de organización, podemos identificar cinco elementos fundamentales:
 Composición: se trata de un grupo de personas. No hay consenso entre
los autores acerca del número mínimo necesario, pero convendremos
que a partir de tres personas podemos hablar de grupo, y por lo tanto, a
partir de éste número de personas podemos fijar la existencia de una
organización.
 Orientación: a diferencia de un grupo simple, a secas, la organización se
encamina hacia fines y objetivos definidos en forma explícita. Un grupo
de amigos puede tener el objetivo de pasarlo bien juntos, pero no
responde a una orientación explícita; es una intención espontánea. Por
otro lado, un grupo de amigos se une por vínculos que se relacionan con
lo personal, íntegramente. En una organización, la afinidad entre las
personas puede ser importante, pero no es lo principal.
 Coordinación racional: la organización funciona en base a una
diferenciación de funciones, que permanece en el tiempo, y que
responde a una lógica predeterminada, a diferencia de un grupo
informal, donde la diferenciación de funciones responde a necesidades
puntuales y no permanece en el tiempo.
  Permanencia: característica que se explica por sí misma. La organización
no se encuentra acotada en el tiempo, sus objetivos se “reciclan”.
 Apertura del sistema: el objetivo de la organización no se resuelve en
forma interna, sino que se refiere a un objeto externo. Es un sistema
abierto que establece relaciones de interdependencia y comunicación
con su entorno.

Y por último, nos queda hablar de la empresa. Podemos definirla,

sencillamente, como una organización que persigue una ganancia económica
a través de la producción de bienes y servicios. Corresponde a una unidad
económica en la que se trata de combinar de forma eficiente una serie de
factores productivos que están relacionados entre sí, dentro de la propia
empresa y están encaminados a conseguir unos objetivos preestablecidos.
Todos estos factores se integran dentro de una estructura dirigida por una
autoridad.

Existen algunas acotaciones importantes con respecto a estos conceptos.

En primer lugar, resulta necesario destacar que las empresas son un
subconjunto de las organizaciones. Toda empresa es organización, pero no toda
organización es empresa.

Por otro lado, organizaciones y empresas apuntan a objetivos

específicos, y por lo tanto la integralidad del ser humano no está considerada
dentro de sus intereses. Por frío que eso pueda sonar, es necesario aclarar que
la felicidad de las personas (independiente de lo que la publicidad nos
pueda hacer creer) no se encuentra dentro de los objetivos de ninguna
empresa u organización. Y esto por una razón muy sencilla: ninguna
agrupación funcional de esta naturaleza podría hacerse cargo de una gama tan
inmensamente grande de necesidades, realidades y condiciones.

CAPACITACION.

La capacitación, tal como la entenderemos para efectos de este curso,

se mueve dentro del espacio empresarial. Esto tiene algunas implicancias, pero
es necesario antes que nada tener claro qué es la capacitación.

En primer lugar, debemos definir ciertos conceptos afines, y que pueden

ser confundidos fácilmente con el concepto de capacitación:
Entrenamiento: corresponde a la repetición de una conducta, con el objeto de
hacerla más fluida. No requiere un empleo de recurso intelectual significativo,
y es de orden mecánico; un deportista entrenando salto largo, o un “alumno en
práctica” de una escuela de manejo pueden ser buenos ejemplos de ello.
Estudio o instrucción: es todo lo contrario. Corresponde a la adquisición de
conocimiento, en forma de un discurso, y que supone un alto empleo del
recurso intelectual.
 Dicho esto, podemos definir fácilmente capacitación como la conjunción
de entrenamiento y estudio. Corresponde a la aplicación de una secuencia
programada y planificada de actividades de instrucción y entrenamiento, de
acuerdo a una lógica pedagógica, cuyo objetivo es la adquisición de
competencias específicas para el desenvolvimiento de la persona en el
contexto laboral.

EL PROCESO DE DETECCION DE NECESIDADES DE

CAPACITACION

El proceso de Detección (o Diagnóstico) de Necesidades de Capacitación

(DNC) corresponde al proceso que permite determinar sobre qué es relevante y
necesario capacitar en una empresa. Dependiendo de las circunstancias y las
dinámicas de la empresa en particular, existen dos formas en las cuales se
puede dar este proceso:

• Por aproximación sistemática

• En base a problemas

En este sentido, resulta relevante recordar lo que en el contexto del

curso llamamos el problema productivo. Si se tiene en cuenta que la lógica de
la empresa es lograr un punto óptimo de producción (que implica producir con
el mínimo uso de recursos posibles), podemos concluir que siempre será posible
mejorar algún aspecto del proceso productivo, ya sea en el uso del tiempo, la
economía de recursos económicos, los riesgos asociados a la producción, el uso
del espacio y la infraestructura, etc.

El objetivo del proceso de DNC consiste en contribuir a la reducción de

la brecha1 existente entre la realidad actual del proceso productivo y la
realidad óptima a la que la empresa aspira.

PROBLEMAS MANIFIESTOS V/S PROBLEMAS LATENTES

De la misma forma que un médico investiga los síntomas o signos visibles

del malestar para llegar a la determinación del trastorno, que no se puede
apreciar a simple vista, en el DNC ocurre que existen problemas que se pueden

1
En términos generales, “brecha” se refiere a una abertura o grieta, un espacio que se encuentra vacío y no
debiera estarlo, un espacio a llenar. En este contexto, corresponde a la distancia entre la situación actual y
la situación ideal.
ver y que ocasionan malestar, mientras que otros son más difíciles de
identificar, y probablemente sean la causa de aquellos problemas que sí se
ven. Por ejemplo, un accidente es un hecho concreto que ocasiona malestar, y
que resulta evidente para cualquiera. Una señalética en mal estado responde al
mismo principio. A estos problemas a los que podemos acceder en forma
directa los denominamos problemas manifiestos. Por otra parte, un problema
de liderazgo, o un problema de planificación o estrategia, no son apreciables a
simple vista. Es necesario sacar conclusiones para llegar a considerarlos como
problemas. A este tipo de dificultades que no se acceden directamente los
denominamos problemas latentes, y por regla general son el origen de los
problemas manifiestos que la gente percibe.

Todo buen diagnóstico, tanto en una empresa como en un box de

medicina, se basa en la correcta identificación del o los problemas latentes,
una vez identificados los problemas manifiestos relevantes.

FASES DEL PROCESO DE DNC

Existen tres momentos definidos en el proceso de DNC. Es importante

destacar que, si bien corresponden a fases que deberían ser sucesivas en el
tiempo, no es raro que en la práctica exista algún nivel de superposición entre
ellas. Las tres fases son:

1. Input o recolección de información

2. Contrastación de hipótesis
3. Output o elaboración de propuestas de capacitación

A continuación, explicaremos cada una de estas fases en detalle.

INPUT O RECOLECCION DE INFORMACION

La primera fase del proceso corresponde a la obtención de toda la

información posible que resulte relevante para establecer la brecha. Para esto,
es necesario identificar dos puntos vitales para el éxito de esta fase, que son:

Las fuentes desde donde obtendremos la información

Las formas o metodologías a usar para obtener dicha información

Es importante tener en cuenta que para que el proceso sea eficaz, es

necesario recolectar la mayor cantidad de información posible y contar con la
mayor diversidad posible de fuentes. Por supuesto, la disponibilidad de
recursos (tiempo y factibilidad técnica, por ejemplo) serán las limitantes de lo
que se pueda abarcar en la recolección. Pero, como forma de establecer un
punto óptimo mínimo, se debe contar con al menos una fuente de cada uno de
los siguientes tipos:

• Observación directa
• Revisión de documentos
o Documentos internos de la empresa (registros, descripciones de
labor, etc.)
o Documentos externos a la empresa (prensa, marco legal, revistas
o libros, etc.)
• Relato de personas o grupos

Una vez identificada una fuente de información relevante, es necesario

determinar la metodología a utilizar para obtener dicha información. El criterio
a utilizar en este punto, sencillamente, corresponde a cuál de estas
metodologías permite obtener la mayor cantidad de información útil posible,
optimizando los recursos materiales y el tiempo disponible.

CONTRASTACION DE HIPOTESIS2

El segundo paso del proceso de DNC consiste en la elaboración y

verificación de las distintas explicaciones posibles para el o los problemas
manifiestos que aquejan a la empresa, con el objeto de determinar el o los
problemas latentes. Para esto, es necesario un paso intermedio, que consiste
en ordenar y sistematizar la información recopilada en la fase anterior.

Para la elaboración de hipótesis, el prestar atención a lo que la

información entrega es fundamental. Para esto, se aconseja realizar el
siguiente examen:

• ¿La información recopilada contiene explicaciones sobre los problemas?

• Si es así, ¿se repite? ¿Aparece en distintas fuentes?
• ¿Se aprecian problemas comunes entre distintos niveles?
• ¿Hay problemas que parezcan responder a una causa común?

Una vez hecho esto, sencillamente se procede a verificar estas y/u otras
hipótesis que parezcan explicar los problemas manifiestos que han aparecido.
Para esto, la revisión de los antecedentes que se han recopilado es vital, ya
que por muy razonable que parezca una hipótesis puede no tener apoyo en los
datos recogidos. Es necesario cruzar la información y ver si encuentra respaldo,
de lo contrario es descartable.

2
Una hipótesis es una frase explicativa no comprobada sobre un fenómeno. Por ejemplo, “esta persona se
está comportando agresiva porque está estresada”. El objetivo de toda hipótesis es ser sometida a
verificación.
 Una vez que se haya llegado a una o más hipótesis que parezcan
explicar, por sí solas o en conjunto, los problemas detectados, se habrá llegado
a los problemas latentes buscados. No puede haber muchos problemas latentes;
si los hay, es señal de que probablemente no hemos llegado aún a puerto, y es
necesario continuar investigando causas.

NOTA: Si bien lo óptimo es determinar problemas latentes, es posible que

existan problemas cuya causa y solución es simple, y por lo tanto el ejercicio
de capacitación sea una solución directa. El criterio en este sentido es el único
elemento que hará la diferencia.

OUTPUT O ELABORACION DE PROPUESTAS DE CAPACITACION

La tercera y última fase del proceso corresponde al resultado del

diagnóstico, que tomando como referencia el proceso de diagnóstico médico
sería equivalente a la formulación y ejecución del tratamiento. En el caso de la
empresa, se trata de la elaboración y ejecución de la capacitación que
contribuya a la solución del o los problemas detectados. En este punto, se
deben considerar los siguientes puntos:

• El contenido o tema de la capacitación

• Si la capacitación va dirigida a individuos, departamentos o áreas, o a la
empresa en su conjunto
• Los recursos necesarios para realizarla: costo monetario, número de
sesiones, duración, lugar, materiales a utilizar, etc.
• La procedencia del recurso humano que hará la capacitación, es decir, si
la capacitación será ejecutada por personal de la propia empresa, o si se
contratará a agentes externos
• Si es posible que la capacitación se adhiera a la franquicia SENCE, y por
lo tanto ahorre recurso económico a la empresa

La o las propuestas de capacitación deben ser presentadas en forma de

un documento que le dé a la empresa una idea exacta de qué implica. Debe
considerar la información del listado de puntos elaborado arriba, con el objeto
de poder planificarla y ejecutarla sin imprevistos.