Introducción a la Gestión de los Costos ………………………………………………3

Planificar la Gestión de los Costos ……………………………………………………5

Estimar los Costos ………………………………………………………………………8

Determinar el Presupuesto ……………………………………………………………13

Controlar los Costos …………………………………………………………………...19

Conclusiones …………………………………………………………………………...26
OBJETIVO:

• Mejorar las estimaciones de costos utilizando una combinación de diversas

herramientas de estimación.
• Desarrollar un presupuesto y saber representarlo gráficamente en la Línea
Base de Costos.
• Controlar los costos del proyectos en base a las Técnicas del Valor Ganado.

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Gestión de Costos
1 Introducción a la Gestión de los Costos

La Gestión de los Costos incluye los procesos necesarios para planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos con
el objetivo de completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión de los Costos son los
siguientes:

• Planificar la Gestión de los Costos.

• Estimar los Costos.
• Determinar el Presupuesto.
• Controlar los Costos.

En proyectos de alcance más reducido, es probable que la estimación de costos y

el desarrollo del presupuesto se consideren un solo proceso que pueda ser
realizado por una única persona en un corto plazo de tiempo. Sin embargo, para
proyectos con alcance más amplio y complejo, los procesos tendrán lugar de forma
separada.

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos.

La primera idea importante es que la gestión de costos se ocupa principalmente de

los recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las actividades del
proyecto. Sin embargo, la gestión de costos debería tenerse en mente a la hora de
tomar decisiones en el proyecto, por ejemplo, reducir al mínimo el costo del proyecto
pero, por el contrario, crear un producto, resultado o servicio con altos costos de
mantenimiento y operación posterior.
Otro concepto a tener en consideración es la distinta visión en la que los costos
pueden ser percibidos por parte de los interesados. Por ejemplo, el costo de
adquisición de un producto puede computarse cuando se toma la decisión de la
adquisición; cuando se
compromete la adquisición; cuando se realiza su pedido; cuando se entrega el
producto o cuando se incurre en el costo real a efectos de contabilidad.

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1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos

La tendencia actual consiste en utilizar, además de las Técnicas del Valor Ganado
para la gestión de costos, lo que se denomina el Cronograma Ganado (ES, Earned
Schedule), utilizándose las siguientes técnicas:

1.3 Consideraciones de adaptación

Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que

adaptar los procesos de gestión de los costos para cada proyecto en particular y
ello supone poner atención a, entre otras, las siguientes consideraciones:

1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos

En entornos donde existe alto grado de incertidumbre o donde el alcance no está

completamente definido, la capacidad de realizar una estimación de costos
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detallada es menor debido a los cambios frecuentes. Pueden utilizarse métodos de
estimación simple, los cuales generan una estimación rápida de alto nivel de los
costos laborales del proyecto, que posteriormente se ajustan en base a los cambios
que vayan surgiendo. Las estimaciones detalladas de costos se consiguen para el
corto plazo.

2 Planificar la Gestión de los Costos

Consiste en desarrollar un plan de gestión de costos para definir cómo estimar,

presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto. El beneficio
del proceso es que proporciona guía y dirección de cómo se gestionará los costos
durante el proyecto.

2.1 Entradas al proceso

2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto

El acta identifica los recursos financieros que han sido pre-aprobados a partir de los
cuales deben desarrollarse los costos detallados del proyecto.

2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto

• Plan de gestión del cronograma: proporciona procesos y controles que

pudieran afectar a la estimación y gestión de los costos.

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 • Plan de gestión de los riesgos: proporciona procesos y controles que
pudieran afectar a la estimación y gestión de los costos.

2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa.

Los que pueden influir en este proceso incluyen, entre otros, los siguientes: la
cultura y la estructura de la organización; las condiciones de mercado; las tasas de
cambio de divisas, si aplica al proyecto o información comercial publicada sobre
costos de recursos.

2.1.4 Activos de Procesos de la Organización.

Los que pueden influir en este proceso, entre otros, los siguientes: procedimientos
de control financiero; información histórica y lecciones aprendidas y las políticas,
procedimientos y guías existentes relacionadas con la gestión de costos y el
presupuesto.

2.2 Herramientas y técnicas.

2.2.1 Juicio de expertos

Siempre es recomendable considerar la mayor pericia de individuos o grupos debido

a su capacitación o conocimientos especializados en proyectos anteriores o en
información sobre la industria o las técnicas del valor ganado.

2.2.2 Análisis de datos

Existen diversas técnicas de análisis de datos que podrían utilizarse como, por
ejemplo, el análisis de alternativas, sobre todo relacionado con las opciones
estratégicas de financiación como: auto financiación, financiación a través de
acciones o mediante deuda.
Además, puede considerar las formas para adquirir los recursos del proyecto como,
por ejemplo: construir, comprar, alquilar o arrendamiento financiero.

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2.2.3 Reuniones.

El equipo del proyecto puede participar en reuniones con el objetivo de desarrollar

el plan de gestión de los costos. ¿Quién podría asistir a estas reuniones? Por
ejemplo:

• Director del proyecto.

• Patrocinador.
• Determinados miembros del equipo.
• Determinados interesados.
• Otras personas que fueran necesarias.

2.3 Salidas del proceso

2.3.1 Plan de Gestión de los Costos.

• Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la dirección
del proyecto. Puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de
manera general.
• Los procesos para la gestión de costos así como las herramientas y técnicas
asociadas se documentan en este plan.

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3 Estimar los Costos

Consiste en desarrollar una aproximación del costo de los recursos necesarios para
completar todo el trabajo del proyecto. El principal beneficio del proceso es que
determina los recursos monetarios requeridos para el proyecto.
Algunas consideraciones a tener en cuenta relacionadas con la estimación de
costos son las siguientes:

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3.1 Entradas al proceso

3.1.1 Plan para la dirección del proyecto.

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3.1.2 Documentos del proyecto

3.1.3 Factores ambientales de la empresa.

Aquéllas que pueden influir en este proceso son, entre otras, las siguientes: las
condiciones del mercado (precios, proveedores, condiciones locales/globales o
demanda existente); (bases de datos comerciales, listas de precios publicadas por
proveedores o tablas de costos de determinados recursos humanos/materiales) y
tasas de cambio e inflación (sobre todo, en proyectos internacionales con desarrollo
en varios países).

3.1.4 Activos de procesos de la organización.

Entre los que podrían influir en este proceso: las políticas de estimación de costos
de la organización; las plantillas para estimar los costos o información histórica y
lecciones aprendidas.

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3.2 Herramientas y técnicas.

3.2.1 Juicio de expertos

• Considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación especializada

en gestión de costos en proyectos anteriores, información de la industria o
métodos de estimación.
• El nivel de exactitud es bajo, se utiliza en etapas iniciales del proyecto.

3.2.2 Estimación análoga

• Es una estimación por comparación, toma como base valores o atributos de

un proyecto anterior que sean similares a los del proyecto actual tales como
alcance, duración, medidas de escala, p.e., Tamaño, peso, longitud,
superficie, etc.
• El nivel de exactitud es bajo, hay que comparar proyectos similares en forma
y fondo.

3.2.3 Estimación paramétrica

• Utiliza una combinación entre datos históricos y otras variables (p.e., metros
cuadrado/día)
• Se logran niveles de exactitud mayores, pero depende en gran medida de la
calidad de los datos.
• Esta técnica puede aplicar al proyecto en su totalidad o a partes del mismo.

3.2.4 Estimación ascendente

• Es un método que sirve para estimar un componente de trabajo, calculando

con el mayor nivel de detalle posible cada paquete de trabajo actividad del
proyecto.
• El costo detallado se acumula en niveles superiores, siguiendo una
estructura de desglose de trabajo.

3.2.5 Estimación por tres valores

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 • Esta técnica tiene en cuenta el riesgo y la incertidumbre en las estimaciones
de costos, por lo que se calcula un rango aproximado del costo de la
actividad en base a las estimaciones:
• Más Probable (cM): es costo de la actividad se estima en base de una
evaluación realista de esfuerzo necesario para completar el trabajo
requerido.
• Optimista (cO): el costo se estima sobre la base del análisis del mejor
escenario posible.
• Pesimista (cP): el costo se estima sobre la base del peor escenario para esa
actividad. Se calcula el Costo Esperado (cE) mediante el uso de dos
fórmulas:
• Distribución Beta. cE = (cO + 4mP + cP)/6
• Distribución Triangular. cE = (cO + cM + cP)/3

3.3 Salidas al proceso.

3.3.1 Estimaciones de costos.

Son los datos cuantitativos de los costos probables requeridos para completar el
trabajo, a lo que hay que añadir el importe en concepto de reserva de contingencia
para los riesgos identificados y el importe en concepto de reserva de gestión para
cubrir trabajo no planificado.

• Pueden presentarse de manera detallada o resumida.

• Incluye el costo del trabajo directo, materiales, equipamiento, servicios,
instalaciones, financiación y reservas.

3.3.2 Base de las estimaciones.

Son datos adicionales que respaldan la estimación de costos. Cuantos más y

mejores datos se utilicen para estimar los costos de las actividades, más fiables y
realistas serán dichas estimaciones. Por ejemplo:

• Los supuestos realizados.

• Las restricciones conocidas.
• Cómo fueron desarrolladas las estimaciones.
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 • Los riesgos que fueron tenidos en cuenta.
• Nivel de confianza de la estimación final.
• Rango de las estimaciones para indicar que se espera que el costo del
trabajo se encuentre dentro de ese rango.
4 Determinar el Presupuesto

Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos
autorizada. El principal beneficio del proceso es que se determina la línea base de
costos, elemento fundamental para monitorear y controlar el desempeño del
proyecto.
Este proceso se lleva a cabo una única vez (durante la planificación) o en puntos
predefinidos del proyecto (entre fases).

El presupuesto tiene en consideración todos los fondos autorizados para ejecutar el

proyecto. La línea base de costos es el presupuesto aprobado distribuido en el
tiempo, se representa en un gráfico claramente reconocible que será analizado en
procesos posteriores.

La línea base de costos se denomina Curva S de distribución del presupuesto, por

la forma de la curva, que implica que, habitualmente, los costos asociados a las
etapas iniciales del proyecto no son muy elevados mientras que, a medida que el
proyecto avanza y se adentra en la ejecución, los costos asociados sí se
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incrementan sustancialmente. Sin embargo, dependiendo de cómo se haya
distribuido el trabajo del proyecto, la forma de la curva podría variar.

4.1 Entradas al proceso

4.1.1 Plan para la dirección del proyecto.

• Plan de gestión de los costos. El documento describe la forma en la se

desarrollará el presupuesto del proyecto.
• Plan de gestión de los recursos. Proporciona información sobre tarifas de los
recursos y otros gastos variables (viajes, dietas, etc) que sean necesarios
para determinar el presupuesto total del proyecto.
• Línea base del alcance. Contiene información que es utilizada para la
estimación y gestión de costos.

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4.1.2 Documentos del proyecto

4.1.3 Documentos de negocio

• Caso de negocio. Documento donde se identifican los factores críticos de
éxito del proyecto, incluidos los financieros.
• Plan de gestión de beneficios. Incluye los beneficios esperados, como el
valor actual neto, plazo de recuperación y métricas asociadas a los
beneficios.

4.1.4 Acuerdos

La información incluida en el contrato que pone en marcha el proyecto (si el proyecto

se inicia para un cliente externo) así como los costos asociados a los productos,
servicios o resultados que se necesiten adquirir para el proyecto.

4.1.5 Factores ambientales de la empresa.

Entre otros: las tasas de cambio de divisas, fluctuaciones de las divisas para
aquellos proyectos que vayan a desarrollarse durante varios años.

4.1.6 Activos de procesos de la organización.

Entre otros: información histórica y lecciones aprendidas; métodos de preparación

de informes y políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como
informales.
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4.2 Herramientas y técnicas.

4.2.1 Juicio de expertos.

Ya explicado en procesos anteriores.

4.2.2 Agregación de costos.

Utilizando una estructura de desglose del trabajo, los costos de suman se suman
desde el nivel inferior (paquetes de trabajo) a niveles superiores (cuentas de
control), para obtener los costos totales del proyecto.

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4.2.3 Análisis de datos.

Principalmente, la técnica denominada Análisis de Reserva para determinar las

reservas de gestión para el proyecto:

• Son cantidades que se retienen por razones de control de gestión y que se

reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto.
• El objetivo es contemplar los riesgos desconocidos (denominados también
“desconocidos – desconocidos”) que pudieran afectar al proyecto.
• No se incluye en la línea base del proyecto pero sí forma parte del
presupuesto total del proyecto, como puede verse en el gráfico anterior.
• Si fuera necesario utilizar una cantidad de la reserva de gestión para trabajo
no previsto, dicha cantidad debe ser incorporada a la línea base de costos
mediante una solicitud de cambio formal.

4.2.4 Análisis de la información histórica.

Puede incluir características del proyecto (parámetros) que ayude a desarrollar

modelos matemáticos con la finalidad de predecir los costos totales del proyecto:
• Los modelos pueden ser sencillos, necesitando únicamente una simple
multiplicación de parámetros: costo por metro cuadrado, por ejemplo.
• Los modelos pueden ser complejos: herramientas de software con factores
de ajuste diferenciados.
• Los modelos serán más fiables si la información histórica utilizada es exacta
y los parámetros son cuantificables.
• Los modelos son escalables, funcionan tanto para proyectos grandes como
otros más pequeños.
4.2.5 Conciliación con el límite de financiamiento.

El gasto de los fondos debería ajustarse con los límites de financiamiento. La curva
del gasto del proyecto y de la financiación suelen ser distintas, por tanto, resulta
fundamental conciliar ambas. Si esto no fuera posible, sería necesario programar
de nuevo parte del trabajo para equilibrar la tasa de gastos.
• La forma en la que la financiación llega al proyecto puede ser muy variable,
dependiendo si el proyecto será financiado con fondos internos o externos,

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 a través de alguna entidad financiera, donde la financiación llegará por
tramos, como muestra la siguiente figura.

4.3 Salidas del proceso.

4.3.1 Línea base de costos

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5 Controlar los Costos

Es el proceso que consiste en monitorear el estado del proyecto para actualizar los
costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos. El principal
beneficio es que la línea base es mantenida a lo largo del proyecto.
Monitorear el gasto de fondos sin tener en cuenta el valor del trabajo que se está
realizando y que corresponde a ese gasto no ofrece valor al proyecto más allá de
conocer la salida de fondos. La importancia del control de costos es analizar la
relación entre los fondos consumidos y el trabajo efectuado correspondiente a
dichos gastos.
El control de costos incluye, entre otras, las siguientes acciones:

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5.1 Entradas al proceso

5.1.1 Plan para la dirección del proyecto

5.1.2 Documentos del proyecto.

Se incluyen, por ejemplo, el registro de lecciones aprendidas ya que las lecciones

aprendidas recogidas tempranamente en el proeycto pueden aplicarse a fases más
tardías del proyecto para mejorar el control de costos.

5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto.

Incluyen los gastos proyectados y las obligaciones anticipadas.

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5.1.4 Datos de desempeño del trabajo.

Contienen datos sobre el estado del proyecto. Son los datos de desempeño reales
necesarios para la comparación con los datos planificados.

5.1.5 Activos de procesos de la organización.

Entre los que pueden influiré en este proceso: políticas, procedimientos y guías
existentes; herramientas para el control de costos y tipos de informes a utilizar.

5.2 Herramientas y técnicas

5.2.1 Análisis de datos

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5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)

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5.3 Salidas del proceso.

5.3.1 Información de desempeño del trabajo.

Incluye información sobre el desempeño del trabajo del proyecto en comparación

con la línea base de costos.
Las variaciones del trabajo realizado y del costo del trabajo se evalúan a nivel de
los paquetes de trabajo y a nivel cuenta de control.
Los resultados del análisis del valor ganado tales como: CV, CPI, EAC, VAC y TCPI
se documentan para su inclusión en informes de desempeño del trabajo.

5.3.2 Pronósticos de costos.

El valor de la estimación a la conclusión (EAC) debe documentarse y comunicarse

adecuadamente a los interesados.

5.3.3 Solicitudes de cambio.

El análisis de desempeño del trabajo puede dar lugar a solicitudes de cambio a las
líneas base de costos, del cronograma u otros elementos del plan para la dirección
del proyecto. Las solicitudes se gestionan de acuerdo al proceso formalmente
establecido al efecto para el proyecto.

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6 Conclusiones

• El Análisis del Valor Ganado ofrece una herramienta adecuada para medir
el estado del proyecto en relación al alcance, cronograma y costos.
• El gráfico de Curva S es sencillamente interpretable, viendo la disposición
de las líneas resulta sencillo determinar si el proyecto avanza según el plan,
mejor o peor.
• Estimar el costo de las actividades se configura como un proceso complejo,
en la medida en la que las estimaciones se elaboran en base a la información
disponible en un momento determinado. Es decir, la estimación de costos
que se pueda hacer hoy para un trabajo que se ejecutará dentro de un año
resulta complicado para el proyecto.

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