ENTREGABLE 1: TAREA 1,2 Y 3

Automatización de Procesos Administrativos Casos

Empresariales

Fernando Miguel Cruz Barrientos

Carne 10003582
Universidad
Galileo. Automatización de Procesos Administrativos Casos
Empresariales.
Sexto Trimestre.
ClaseDirigida – Campus
Central

Fecha
02 agosto de 2020
1. DETERMINACION Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA

a. Identificar el problema

2. ANALISIS FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

a. Análisis FODA

b. Matriz FODA

c. Diseño de nueva estructura organizacional

d. Organigramas

e. Explicación de cambios efectuados

3. ESCTRUCTURACION DE PROCESOS

a. Análisis de solución (proceso sistematizado)

b. Diagrama de caso de uso

ENTREGABLE 1: PARTE 1
Análisis de situación actual / Identificación del problema

Dentro del Departamento de Producción se pueden mencionar los

principales problemas que se dan en el área de producción, siendo los
siguientes:
 Duplicidad de órdenes de producción.
 Conflictos entre los operarios y jefe de producción.
 Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas.
 Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento
no oportunas.
 Pérdidas de tiempo en producción

Pasos a seguir Descripción

Falta de control de insumos en el área de producción. Robos
Síntomas de materia prima, desperdicio de inventario y monetario,
duplicidad de ordenes de producción y pérdidas de tiempo
en producción.
Explicar que es el Es importante mejorar los controles de la producción por
problema medio del equipo y sistemas adecuados e automatizados, así
como también capacitar al recurso humano, y tener un
estricto control de la materia prima que se adquiere para
producir son tener mayor perdidas.
Explicar por qué Es un problema para la empresa porque traerá perdidas
es un problema económicas, bajo ingreso de ventas, mal servicio al cliente,
y dar una razón rentabilidad y preferencia en nuestros productos.
de
su importancia
Explicar que han Dentro de otras empresas, usualmente, hacen despidos
hecho otros al cuando existen robos dentro de la misma sin antes verificar
respecto de este los procesos de control ya existentes. Verifican los
problema estándares de control interno y hacer los cambios
necesarios.
Como podrían Crear un Departamento de Control y Despacho de,
atacarlo planificar, organizar, dirigir y controlar la parte operativa del
(inicialmente) empaque y despacho de mercadería. Investigar el uso de las
herramientas existentes. Analizar la brecha entre la materia
prima y la producción y crear un sistema automatizado para
reducir el esfuerzo del personal.
Determinar la Si no se crea un Departamento de Control y Despacho se
importancia del podría generar perdidas de clientes, producción y
problema económicas. Lograr los objetivos hacia donde se quiere
llegar expuestos en su misión y visión.
Definir las Principalmente para potenciar la productividad y mejorar la
consecuencias de eficiencia. Así mismo, incrementar las ventas a la meta
la resolución del propuesta (75%) y reducir los gastos operativos como
 problema excedentes, mala utilización de los recursos y desperdicio de
la materia prima.
Determinar las Perdida del mercado ya que los inversionistas y clientes
consecuencias de extranjeros estarán buscando dentro de la competencia otra
la NO ACCIONAR empresa que supla sus necesidades y sean rentables.
Determinar de Perdida de contratos con los clientes extranjeros e
antemano las inversionistas.
dificultades que Pérdidas económicas.
pueden Los competidores absorberán gran parte del mercado.
presentarse y
como sugiere que
se resuelvan
ENTREGABLE 1: PARTE 2
Matriz FODA / Solución de Problemas

FORTALEZAS
 Productos textiles,
requeridos por los clientes.
 Una cartera de clientes
internacionales con
demanda potencial.
 Una gran cartera de
productos según la
necesidad de cada cliente.
 Materia prima de alta
calidad.
 Mas del 45% del
mercado en textiles.
 Contienen la capacidad de
elaborar varios productos,
siempre con el enfoque a
satisfacer sus clientes.
 Calidad de producción y
materiales utilizados para el
mismo.
 Una cartera de clientes
internacionales con
demanda potencial.
 Rápido crecimiento.
DEBILIDADES
 No existe un departamento
de logística capaz de
gestionar la
administración,
organización y control de la
producción
 Falta de control de
insumos en el área de
producción.
Robos de materia prima.
 Falta de organización y
capacitación al personal del
área de producción.
 Ausencia de un
departamento eficaz de
servicio al cliente y ventas.
 Conflictos entre empleados.
 Tecnología obsoleta, cada
equipo no es apto para el
trabajo actual que necesita
hacer.
 Conflicto entre el personal
y sin respetar la jerarquía
dentro de la organización
 No contienen protocolos
de control y despacho.
 Falta de controles de
inventario, logística en
la
producción.
 Desperdicio de
materia prima.
 La maquinaria esta vieja y

OPORTUNIDADES
• Inversionistas extranjeros
interesados.
• Aumentar a un 60% la
participación en el
mercado, atacando nuevos
nichos.
 Inversionistas
extranjeros interesados
en invertir
capital en la empresa.
 Aumentar la producción
a un 75% para ganar
más espacio en el
mercado.
 Globalización producto a
esos segmentos que aún
no
se ha llegado con productos
innovadores.
 Innovar con nueva y mejor
tecnología para la industria
textil.
 Aumentar las ventas un
50% en los próximos 18
meses.
obsoleta.
AMENAZAS
 Leyes fiscales actuales.
 Globalización y competencia
extranjera.
 Ineficiencia en despacho
Internacional.
 Variedad de competencia en
el mercado, con un 51% de
participación.
 Mejor atención al cliente por
parte de la competencia
 Globalización y competencia
extranjera en países como
Guatemala.
 Variedad de competencia en
el mercado, con un 51% de
participación.
 Aranceles y nuevas leyes de
exportación.
 Competición con mejores
protocolos, y tecnología
que
la que se tiene.

FORTALEZAS DEBILIDADES
FACTORE 1. Mas del 45% del 1. Conflicto entre el
S mercado en textiles. personal y sin respetar
INTERNOS 2. Contienen la la jerarquía dentro de la
capacidad de elaborar organización
varios productos, 2. No contienen
siempre con el enfoque protocolos de control y
FACTORES a satisfacer sus clientes. despacho.
EXTERNOS 3. Calidad de producción 3. Falta de controles de
y materiales utilizados inventario, logística en
para el mismo. la producción.
4. Una cartera de 4. . Desperdicio de
clientes internacionales materia prima.
con demanda potencial. 5. La maquinaria esta
5. Crecimiento rápido. vieja y obsoleta.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA (FO) ESTRATEGFIA (DO)
1. Inversionistas Maxi-Maxi Mini-Maxi
extranjeros interesados 1. Creación de un 1. Actualizar maquinaria y
en invertir capital en la departamento de Control y protocolos en la
empresa. Despacho. producción.
2. Aumentar la 2. Nuevas innovación en
producción a un 75 los productos. 2. Por medio de la
% para ganar más 3. Mezclar experiencia con sistematización, crear un
espacio en el mercado. innovación dentro de la sistema de entrada y salida
3. Globalización organización. de los productos desde la
producto a esos 4. Con el crecimiento, materia prima hasta su
segmentos que aun no capacitar al personal con venta final.
se ha llegado con enfoque en ventas y
productos innovadores. servicio al cliente. 3. Estar a la vanguardia en
4. Innovar con nueva y 5. Aumentar las ventas. la tecnología y estudiar los
mejor tecnología para la procesos que otros
industria textil. países/competición hacen.
5. Aumentar las ventas
un 50% en los próximos
18 meses.
AMENAZAS ESTRATEGIA (FA) ESTRATEGIA (DA)
1. Mejor atención al Maxi-Mini Mini-Mini
cliente por parte de la 1. En base a la calidad del 1. Enfocarse en el
competencia producto y con la cartera empleado primero con
2. Globalización y de clientes, ir en búsqueda incentivos en cada área de
competencia extranjera de más clientes la organización.
en países como demostrando capacidades 2. Realizar capacitaciones
Guatemala. y cualidades de constantemente que
3. Variedad de rentabilidad. apoyen el crecimiento
competencia en el 2. Gestionar Sistema de personal, motivacional y
mercado, con un 51% de Gestión de Calidad para la productivo.
participación. certificación según normas 3. Sistematizar el proceso
4. Aranceles y nuevas ISO de calidad y seguridad de control con tecnología.
leyes de exportación. industrial, establecidas
5. Competición con para el comercio textil.
mejores protocolos, y 3. Mantener la innovación
tecnología que la que se de productos, tecnología y
tiene. elaboración de productos.
4. Si fuese necesario,
estudiar la posibilidad de
obtener la materia prima
local para evitar aranceles
sin perder la calidad.
 Estructura actual de la organización

Direción General

Asesor Contable

Dirección de Producción Dirección de Recursos Humanos Dirección de ventas

Departamento de
Departamento de compras Departamento de logística Departamento de Manufactura Departamento de reclutamiento
Departamento de vendedores
capacitación

Sección de Sección de producto Sección de inventariosen procesoorientación

Sección de compras Sección de búsqueda Sección de facturación

Sección perfeccionamiento
Sección de almacen Sección de producto terminado

Estructura NUEVA de la organización

Direción General

Asesor Contable

Dirección de
Dirección de Producción Dirección de Recursos Humanos
ventas

Departamento de Control y despacho

Departamento de comprasDepartamento de logística Departamento de reclutamiento
Departamento de capacitación
Departamento de Manufactura Departamento de vendedores

Sección de inventarios Sección de producto en proceso

Sección de control Sección de Sección de Sección de orientaciónbúsquedafacturación
Sección de compras

or:Cr
Elaborado p Fernando Autor
Sección do Sección
de iza ral por: deGere Ante Sección de ech
producto
F a de Organigrama vertical de la empresa: Textiles H&A
uz Gene
almacen Textiles H&
despacho el ración:
terminado ab o
Sección
02/0 8/2020
perfeccionamiento
Clasificación del organigrama
Por su Alcance
Organigrama tipo General contiene información representativa de la
organización incluyendo sus niveles jerárquicos, es por ello por lo que el
organigrama de la organización se clasifica como general ya que sólo da a
conocer su estructura sin entrar en detalles.

Por su Presentación
El organigrama Vertical está diseñado para que de forma gráfica se
pueda observar la estructura jerárquica según las responsabilidades de
decisión. El organigrama cumple con el estándar de la pirámide
organizacional ya que identifica los tres niveles organizacionales siendo:

Nivel superior o estratégico: Dirección General, Dirección de

Producción, Dirección de Recursos Humanos y la Dirección de Ventas.

Nivel medio o táctico: Departamento de Compras, Logística,

Manufactura, Capacitación, Reclutamiento y Vendedores.

Nivel inferior u operativo: Sección de compras, Inventarios,

Producto en proceso, Orientación, Búsqueda, Facturación, Almacén, Producto
terminado y Perfeccionamiento.

Por su Contenido
El organigrama que se utiliza es Integral debido a que de forma gráfica
representa todas las unidades administrativas de la organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.

Cambios realizados en la estructura organizacional propuesta

Debido a que la organización no cuenta con un área de control, se vio
conveniente crear una nueva estructura que permitirá tener un control de
las entradas y salidas de los productos y sus materias.

La propuesta incluye el siguiente personal:

 Supervisor de Operaciones de Control y Despacho

o Coordinar la estrategia de la organización por la alta gerencia
con la finalidad de aumentar la productividad y la satisfacción de
los clientes

 Jefe de Control y Despacho

o Liderar los objetivos operativos que se puedan cuantificar,
mediante la elaboración de procesos, metas, indicadores que
permitan alcanzar los resultados deseados. Encargado de recibir
la mercadería de materia prima.
  Dependiente de despacho, control y atención al cliente
o Ejecutar lo planificado mediante las directrices brindadas por las
jefaturas teniendo como responsabilidad la ejecución en tiempo
y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Encargado de digitar, analizar y movilizar el producto dentro del
sistema de Control y Despacho.

ENTREGABLE 1: PARTE 3
Estructuración de Procesos/Diagrama de Caso de Uso

TEXTILES H&A, ha crecido conforme a sus necesidades y cartera de

clientes, por lo que no cuenta con una estructura organizacional definida. El
propósito es brindar a la empresa las herramientas necesarias para definir y
crear un área de control y despacho, optimizar proceso, aumentando la
seguridad, para evitar la pérdida o robo de mercadería.

La implementación de un Departamento de Control y Despacho tiene como

fin planificar, organizar, administrar y controlar los despachos de mercadería
realizados, garantizando la atención al cliente, también busca fortalecer la
estructura organizacional de la empresa.

El departamento de control y despacho tiene una de las tareas más

esenciales, ya que de ellos depende que todos los clientes queden
satisfechos tanto del servicio como de la entrega exacta de la mercadería.
Contar con un sistema que fortalezca a las áreas, llevando así un tracking
desde el pedido al proveedor de los insumos de la materia prima, hasta su
venta final, el cual llevaría los controles necesarios y adecuados.

Esto, involucrara al Jefe de Control y Despacho desde el registro de los

insumos hasta su venta final para verificación del uso de la materia prima. El
mecanismo será por medio de un sistema automatizado de scanner que
registrará la materia prima en todas sus fases. Registrara por donde va el
producto, cuanto producto se utilizó, quienes fueron los que la trabajaron y
quien es su vendedor final.

A continuación, un breve diagrama de caso de uso generalizado de los que

están involucrados en el proceso:

USUARIOS ROL FORMA DE INTERACTUAR CON EL

SISTEMA
Proveedor Ingresa materia  Ingresa a bodega la materia prima y
prima deja comprobante de lo solicitado por
 parte del Dept de Compras. Escanea
código único donde especifica peso
inicial, tipo de textil, etc
Dependiente de Registro al sistema  Escanea manualmente la fecha del
Despacho ingreso, quien recibió la mercadería,
donde estará almacenado y peso inicial.
Dependiente de verificación de  En la base de datos, detallara cuanto
Producción materia prima producto hay en existencia en almacén
existente y nueva de los textiles y cuanto ingreso.
(inventario)  Pasa información al Dept de Compras
para solicitar mas insumo (si fuese
necesario).
 Resta la cantidad que se va a utilizar
para la producción de los productos en
la base de datos por medio del escáner
y peso.

Jefe de Control y Salida hacia área  Verifica los totales a utilizar en

Despacho de producción producción y existentes en almacén.
 Registra el peso final para traslado a
producción
 Confirma que producción utilizo lo
expuesto y aprueba para su venta.
Encargado de Elaboración del  Verifica el uso de la materia prima
producción producto
Vendedor Producto final  Venta final al cliente solicitado