Unidad 4

1 //Escenario
Escenario28
Lectura fundamental
Fundamental

ControldedelunEstado
Etapas plan de comunicación
estratégica

Contenido

1 Elaboración de los estados financieros de las entidades públicas

2 Contraloría General de la República

3 Reglamentación legal del control en Colombia

4 Gestión financiera del control público

5 Control fiscal

6 Control interno

7 Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

8 Auditoría, sistemas de gestión de calidad y de gestión ambiental

Palabras clave: administración pública, capital fiscal, ejecución presupuestal, Modelo Estándar de Control Interno
(MECI), plan de desarrollo, vigencia futura.
1. Elaboración de los estados financieros de las entidades públicas
La presentación de los estados financieros está regulada por la NIC 1, la NICSP 1 y las secciones 3 a 8
del modelo de NIIF PYMES. Un juego completo de estados financieros está compuesto por el estado
de situación financiera, el estado de resultado, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de lujo
de efectivo y revelaciones en notas (Contaduría General de la Nación, 2013).

Los estados financieros de las entidades públicas manejan el mismo procedimiento que se utiliza en el
sector privado; es decir, el hecho económico genera un comprobante que se registra contablemente
teniendo en cuenta la naturaleza de las cuentas y las asignaciones presupuestales donde se
presupuestó el hecho económico, siguiendo la estructura descrita a continuación.

Las cuentas de ingreso son las siguientes:

1. Ingresos aprobados de naturaleza débito.

2. Ingresos por ejecutar de naturaleza crédito.

3. Recaudos de naturaleza crédito.

El reconocimiento se realiza por los valores que afectan los rubros presupuestales o rentísticos;
cuando quedan valores pendientes se controlan en cuentas separadas de la vigencia actual, así:

1. Reconocimientos de vigencias anteriores de naturaleza débito.

2. Reconocimientos por ejecutar de vigencias anteriores de naturaleza crédito.

3. Recaudos por reconocimientos de vigencias anteriores de naturaleza crédito.

Presupuestalmente se considera como gasto el uso de recursos. El presupuesto de gastos de la

vigencia contempla las etapas de aprobación, expedición de certificados de disponibilidad, el registro
presupuestal o gastos comprometidos, la constitución de la obligación y el pago con o sin flujo de
efectivo, y se controlan en las siguientes cuentas:

1. Gastos aprobados de naturaleza crédito.

2. Gastos por ejecutar de naturaleza débito.

2
 3. Certificados de disponibilidad expedidos de naturaleza débito.

4. Gastos comprometidos de naturaleza débito.

5. Obligaciones contraídas de naturaleza débito.

6. Pagos de la vigencia de naturaleza débito.

Estas cuentas del presupuesto deben cerrarse al finalizar la vigencia fiscal. Los saldos de las cuentas de
gastos comprometidos y de las obligaciones contraídas son la base para la constitución de las reservas
presupuestales y las cuentas por pagar de la próxima vigencia, respectivamente. Estas se registran en
las siguientes cuentas:

1. Reservas presupuestales constituidas de naturaleza crédito.

2. Reservas presupuestales por ejecutar de naturaleza débito.

3. Obligaciones contraídas por reservas presupuestales de naturaleza débito.

4. Reservas presupuestales pagadas de naturaleza débito.

Las vigencias futuras corresponden a las autorizaciones dadas a la administración por el organismo
competente para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales posteriores a la vigencia en que
fueron aprobadas.

1. Vigencias futuras comprometidas de naturaleza crédito.

2. Vigencias futuras comprometidas por presupuestar, de naturaleza débito.

Al finalizar el periodo contable se deben cancelar las cuentas de presupuesto y se totalizan las cuentas
en cuentas mayores; se elabora el balance de prueba y después se organizan las cuentas para la
posterior presentación de los estados financieros considerando las cuentas de balance (activo, pasivo
y patrimonio) y las cuentas del estado de resultado (ingresos, costos y gastos). El procedimiento es
similar a la elaboración de estados financieros de las empresas privadas.

3
2. Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República, al ser la responsable del control fiscal, es la encargada de
auditar los estados financieros. En las entidades públicas no existe la figura del revisor fiscal como
ocurre en las empresas privadas, dado que la Contraloría ejerce esa misma función. Una vez la entidad
pública elabora los estados financieros, los presenta a la Contaduría General de la Nación quien los
revisa, consolida y presenta a la Contraloría, donde realizan la revisión correspondiente y después son
remitidos a la Rama Legislativa para su aprobación.

3. Reglamentación legal del control en Colombia

La reglamentación legal parte de la Constitución Política de Colombia de 1991, la cual estableció
diversos tipos de controles:

» Control administrativo en los artículos 118, 189, 209 y 352: intervención orientada a
constatar y asegurar que las actividades y funciones de los organismos y entidades que
integran el respectivo sector administrativo se cumplan en armonía con las políticas
gubernamentales, dentro de los principios de la ley y de conformidad con los planes y
programas adoptados (Contaduría General de la Nación, 2010).

» Control ciudadano en los artículos 89, 369: los ciudadanos tienen el derecho político y
constitucional de controlar a las autoridades elegidas mediante elección popular.

» Calidad de bienes y servicios en el artículo 78: el Estado garantizará la participación de

las organizaciones de consumidores y usuarios en el estudio de las disposiciones que les
conciernen. Para gozar de este derecho las organizaciones deben ser representativas y
observar procedimientos democráticos internos.

» Constitucionalidad en los artículos 4, 166, 213, 215, 237, 241: se debe actuar acorde con la
Constitución Nacional.

» Gestión moralidad resultado financiero fiscal interno en los artículos 119, 267, 274, 343,
354.

4
 » Control jurisdiccional en los artículos 119, 267, 274.

» Control político en los artículos 119, 267, 274.

» Servicios públicos domiciliarios en los artículos 114, 119, 209, 243, 267, 268, 269, 274, 365,
370.

4. Gestión financiera del control público

La gestión financiera del control público es el conjunto de elementos administrativos de las
organizaciones públicas que permite captar recursos para cumplir las estrategias del poder público;
está conformada por los principios, las normas, los organismos, los recursos, los sistemas y los
procedimientos que intervienen en las operaciones de programación, gestión y control, tanto
para el gasto público como para el ingreso. La gestión financiera revisa la coherencia entre sus
componentes, como el presupuesto, la contabilidad, la administración de la deuda (crédito público)
y la administración del efectivo (tesorería); estos componentes deben estar integrados con el fin de
brindar transparencia y seguimiento a los resultados de la gestión pública a través de las auditorías
tanto internas como externas.

5. Control fiscal
En el sistema de contabilidad pública un factor importante es el control fiscal. En la Constitución
de 1991 se define el control fiscal como una función pública que vigila la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

La siguiente figura muestra cómo está conformado el sistema de control fiscal.

5
 Control financiero

Control de gestión Control de legalidad

Figura 1. Sistema de control fiscal

Fuente: elaboración propia

El control financiero se refiere al análisis de los resultados de la entidad presentados en los estados
financieros y su relación con los objetivos, planes y programas, contrastados con el presupuesto; es
decir, el presupuesto aprobado con la ejecución presupuestal mostrada en estos estados financieros.

El control de gestión tiene como finalidad controlar las acciones implementadas por el administrador
público con el fin de lograr los objetivos planteados en función de cubrir las necesidades básicas de la
población a través de su objeto social.

En el control de legalidad se comprueba que las operaciones financieras, administrativas, económicas

y demás se hayan realizado de acuerdo con la normatividad vigente para cada una de las entidades
públicas.

En la siguiente tabla se exponen los principios del control fiscal.

6
 Tabla 1. Principios del control fiscal

Busca asignar recursos de una forma conveniente para maximizar los

Eficiencia
resultados.

Procura resultados de manera oportuna y que guarden relación con los

Eficacia
objetivos y las metas.

Para que, en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se

Economía
obtengan al menor costo.

Identifica a los receptores de la economía y analiza la distribución de los

Equidad
costos y beneficios entre sectores económicos, sociales y territoriales.

Valoración de Consiste en cuantificar el uso o deterioro de los recursos naturales y del

costos ambientales medio ambiente (protección, conservación, uso, explotación).

Fuente: elaboración propia

6. Control interno
El control interno consiste en la evaluación de los sistemas de control interno de las entidades
oficiales con el fin de garantizar la fiabilidad, transparencia, claridad y objetividad de la información
financiera.

El control interno analiza el cumplimiento de las normas, el establecimiento de los planes, proyectos y
programas, la gestión de la administración, la legalidad de las operaciones, la utilización de los recursos
y los procedimientos, la eficiencia, la efectividad y la economía de las operaciones.

7
 6.1. Responsables

En toda entidad pública cada uno de los integrantes de la organización es responsable del control
interno, asumiendo diferentes funciones:

» La alta dirección: tiene la mayor responsabilidad; debe establecer políticas y procedimientos

basados en la integridad y la ética. Para el caso de la nación, es el presidente y los directores
de las instituciones públicas quienes deben liderar, controlar y coordinar los objetivos de la
institución y delegar responsabilidades al personal del control interno.

» Consejo de administración: fomenta la integridad y los valores éticos de todo el personal de

acuerdo con los lineamientos de control interno; deben conocer el ambiente de trabajo, las
políticas y los objetivos de la organización.

» Auditores internos: velan por el cumplimiento de las responsabilidades de la dirección de

acuerdo con los objetivos del control interno de la organización; asumen funciones de evaluación
de auditoría.

» Auditores externos: identifican si hay controles internos en la organización, si se cumplen y

si son confiables; deben emitir un concepto independiente y objetivo que le permita tomar
decisiones a la dirección.

» Otros empleados: todos los empleados deben involucrarse en los objetivos del control interno,
estar permanentemente informados de las decisiones de la administración y cumplir con los
objetivos, regulaciones, códigos de ética y demás disposiciones tendientes a cumplir los objetivos
institucionales; de otra parte, deben reportar a la alta dirección cualquier evento que vaya en
contra de estos aspectos.

» Organismos reguladores: se trata de organizaciones externas; por lo general, entidades

reguladoras que dan directrices para fortalecer el sistema de control interno; la alta dirección
debe acatar sus recomendaciones.

6.2. Modelos del control interno

El control interno se puede plantear desde un modelo tradicional y un enfoque moderno, que tienen
las siguientes características:

8
 6.2.1. Limitantes del control interno tradicional

• No se implementa de una forma integral.

• Su base es el análisis de los estados financieros.

• No se establece a través de políticas para las diferentes actividades de la organización.

• Los conceptos de autoridad son establecidos para cada nivel en la organización con el fin de
cumplir objetivos particulares.

• No hay claridad en la identificación de la causa de los problemas.

• No hay un verdadero balance en el establecimiento del costo-beneficio.

6.2.2. Ventajas del control interno moderno

• Es tenido en cuenta como un proceso en función del logro de los objetivos de la organización.

• Hay un cambio de filosofía donde todos los integrantes de la organización son responsables.

• La eficiencia y la eficacia de los objetivos se miden a través del sistema de control interno.

• Permite dar fiabilidad a la información financiera y a todos los procesos.

• Se tienen en cuenta los factores internos y externos (reguladores, proveedores, clientes).

• El control permite una seguridad razonable.

• El factor humano tiene en cuenta características como el autocontrol, la autoevaluación y los

valores éticos.

6.3. Principios

Con la Ley 489 de 1998 se creó el Sistema Nacional de Control Interno y se establecieron sus
principios, los cuales se exponen en la siguiente tabla.

9
 Tabla 2. Principios del Sistema Nacional de Control Interno

Igualdad No realiza discriminaciones.

Moralidad Honestidad en el desarrollo del proceso administrativo.

Eficacia Cumplimiento de los objetivos para llegar a los resultados.

Economía Procurar el menor costo y el menor tiempo.

Celeridad Procesos ágiles evitando tramitología.

Imparcialidad Aplicar procedimientos de manera objetiva y equitativa.

Publicidad Conocimiento público de las actuaciones para garantizar la transparencia.

Fuente: elaboración propia

6.4. Fases

Para la ejecución del control interno se deben seguir las siguientes fases:

6.4.1. Operacionalización de los elementos

» Esquema organizacional.

» Planeación.

» Procesos y procedimientos.

» Desarrollo del talento humano.

» Sistemas de información.

» Mecanismos de verificación y evaluación.

10
 6.4.2. Ambiente de control

» Principios y valores.

» Compromiso y respaldo de la alta dirección.

» Cultura de autocontrol.

» Perfil profesional.

» Comunicación.

6.4.3. Documentación

» Memoria institucional.

» Manuales de procedimientos.

» Normas vigentes y políticas internas.

» Sistematización.

6.4.4. Retroalimentación

» Comité de coordinación de control interno.

» Planes y estrategias de mejora continua.

» Seguimiento y evaluación.

7. Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

En el Decreto 943 de 2014 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el cual, a
través de un manual, define los lineamientos y las metodologías para que las entidades establezcan,
implementen y fortalezcan el sistema de control interno.

11
Los principios del MECI son los siguientes:

• Autocontrol.

• Autorregulación.

• Autogestión.

El objetivo general del MECI es suministrar una estructura que permita disponer de elementos
necesarios para construir y fortalecer el sistema de control interno con el fin de establecer acciones,
políticas, métodos y demás, para el mejoramiento continuo de la administración pública.

Tabla 3. Contenido de la estructura del MECI

Contenido de la estructura del MECI

Presentación de los Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
estados financieros Desarrollo del talento humano
Planes, programas y proyectos
Componente Modelo de operación por procesos
Módulo de control de direccionamiento Estructura organizacional
planeación estratégico Indicadores de gestión
Políticas de operación
Política de administración del riesgo
Componente
Identificación del riesgo
administración del riesgo
Análisis y valoración del riesgo
Componente
autoevaluación Autoevaluación del control y gestión
institucional
Módulo de evaluación Componente auditoría
Auditoría interna
y seguimiento interna
Componentes de
Plan de mejoramiento
mejoramiento
Eje transversal: información y comunicación

Fuente: elaboración propia

12
8. Auditoría, sistemas de gestión de calidad y de gestión ambiental

8.1. Auditoría interna

La auditoría interna se define como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento

y consultoría con el fin de mejorar las operaciones de la organización, aportando un enfoque
disciplinado y sistemático para evaluar y buscar el mejoramiento de la eficacia de los procesos de
gestión de riesgo, control y gobierno.

La ejecución de la auditoría interna requiere de los siguientes aspectos:

• Independencia con respecto a otros procesos.

• Entrenamiento y capacitación profesional.

• Diligencia en la labor profesional.

• Evaluación del sistema de control interno.

• Supervisión y control de las actividades del auditor interno.

• Información competente en lo relacionado con los temas investigados.

Planeación Ejecución Comunicación de Evaluación y

auditoría auditoría resultados seguimiento
Norma IIA 2200 Norma IIA 2300 Norma IIA 2400 Norma IIA 2500

Figura 2. Componentes del ciclo de auditoría

Fuente: elaboración propia

Los componentes del ciclo de auditoría son los siguientes:

• Planificación: los auditores deben elaborar y documentar un plan de trabajo que contenga el
alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.

13
 • Ejecución o desempeño del trabajo: el auditor debe identificar, analizar, evaluar y documentar la
información suficiente que le permita sustentar la realización de su labor.

• Comunicación de resultados: el auditor debe comunicar al Consejo, a la alta dirección y a las

partes interesadas el resultado de su labor, donde plasme los objetivos y el alcance de esta, así
como sus conclusiones, recomendaciones y planes de acción. En la comunicación debe señalar
los criterios de calidad, los errores, las omisiones, el incumplimiento de las normas, su opinión, el
seguimiento al proceso y la aceptación de riesgos; esta comunicación debe estar soportada por
información suficiente, fiable, relevante y útil.

• Evaluación y seguimiento: el director de la auditoría debe establecer y mantener un sistema

para vigilar la disposición de los resultados comunicados en el punto anterior.

8.2. Sistema de gestión de calidad

Las entidades que administran recursos públicos están en la obligación de implementar su sistema
de gestión de calidad en todos los niveles de la organización; para esto, la dirección debe crear un
ambiente de trabajo que permita su desarrollo.

Un sistema de gestión de calidad es eficiente si logra la transformación de la organización en forma

estructurada, planificada y con objetivos fácilmente alcanzables; igualmente, debe controlarse el
avance del proceso con cronogramas y responsables.

Una metodología para la implementación de sistema de gestión de calidad tiene que contener los
siguientes aspectos:

• Caracterización del proceso: donde se menciona el nombre del proceso, los objetivos, los
límites, los responsables, las actividades, las entradas, los proveedores, las salidas, los usuarios, los
recursos, los documentos, los requisitos y los indicadores de gestión.

• Documentación de los procesos: comprende la estructura documental, la política y los objetivos

de calidad, el manual de calidad, los procedimientos, los instructivos, los formatos y los registros.

14
 8.3. Gestión ambiental

La gestión ambiental y la Constitución Política promueven la conservación del medio ambiente;

para esto, se establecen políticas públicas ambientales compuestas por principios, criterios y
orientaciones generales, formuladas de manera estratégica para la protección del medio ambiente y el
mejoramiento de las condiciones ambientales.

El control fiscal ambiental en Colombia, a cargo de la Contraloría General de la Nación, tiene como
función “(…) el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia,
la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales” (artículo 267, Constitución
Política de Colombia, 1991). Por otra parte, con la Ley 99 de 1993 se conformó el Sistema Nacional
Ambiental (SINA) y se adoptaron metodologías de valoración de los costos ambientales aplicables en
el país.

El Plan institucional de Gestión Ambiental (PIGA) es una herramienta de planificación para todas las
entidades públicas que aportan niveles de contaminación y deterioro a los recursos naturales, y está
desarrollado a partir de lo planteado en la Resolución 242 de 2014.

Este plan contiene información sobre las generalidades de cada institución, las condiciones de su
entorno, la política del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), la identificación y la valoración de
aspectos e impactos ambientales, el control operacional a partir de planes y programas del SGA y los
riesgos ambientales.

El SGA toma como referente la norma NTC ISO 14001:2015, con base en el ciclo de Planear (P),
Hacer (H), Verificar (V) y Actuar (A), buscando la mejora continua y el compromiso con el desarrollo
sostenible de la nación.

Entre los elementos que se deben tener en cuenta está el cuadro de aspectos e impactos desde
la perspectiva del ciclo de vida, el programa de uso y ahorro eficiente de la energía y del agua,
el programa de gestión de residuos especiales convencionales y la matriz de requisitos legales
ambientales. Esta matriz contempla los siguientes temas:

• Consumo de energía eléctrica.

• Consumo de papel.

• Consumo de agua.

• Generación de residuos peligrosos (diferentes a aceites usados y a los residuos hospitalarios).

• Generación de residuos de manejo especial (RAEES).

15
• Generación de emisiones atmosféricas por fuentes móviles.

» Generación de residuos aprovechables (papel, cartón, plástico, metal, vidrio, orgánicos).

» Generación de residuos no aprovechables (empaques de comida, barrido, reciclables

contaminados, aseo y limpieza).

• Generación de emisiones atmosféricas por plantas eléctricas (fuentes fijas).

• Régimen de servicios públicos domiciliarios.

• Vertimientos domésticos con descargas en el alcantarillado.

» Vertimientos domésticos con descargas en fuentes hídricas superficiales o en el suelo.

• Uso de sustancias químicas.

» Requisitos y procedimientos para el registro de generadores de residuos o desechos

peligrosos.

• Sistema para la protección y el control de la calidad del agua.

» Normas prohibitivas en materia ambiental referentes a los residuos y desechos peligrosos.

16
Referencias
Congreso de Colombia. (22 de diciembre de 1993). Por la cual se crea el Ministerio del Medio
Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente
y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan
otras disposiciones [Ley 99 de 1993]. DO: 41.146. Recuperado de http://www.secretariasenado.gov.
co/senado/basedoc/ley_0099_1993.html

Congreso de Colombia. (29 de diciembre de 1998). Por la cual se dictan normas sobre la organización
y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones [Ley 489 de 1998]. DO: 43.464. Recuperado
de http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0489_1998.html

Contaduría General de la Nación. (2010). Diccionario de términos de Contabilidad Pública. Bogotá,

Colombia: Imprenta Nacional de Colombia.

Contaduría General de la Nación. (2013). Estrategia de Convergencia de la Regulación Contable

Pública hacia Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP). Recuperado de http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/
connect/8b13e1fa-c7c9-4079-8f1d-9588d5d44f4atrategia+de+convergencia+de+la+regulaci%C3
%B3n+contable+p%C3%BAblica+hacia+NIIF+y+NICSP.pdf?MOD=AJPERES

Constitución Política de Colombia [Const.]. (1991). Recuperado de http://www.secretariasenado.gov.

co/index.php/constitucion-politica

Presidente de la República de Colombia. (21 de mayo de 2014). Por el cual se actualiza el Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) [Decreto 943 de 2014]. Recuperado de https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=59048

Secretaría Distrital del Ambiente. (28 de enero de 2014). Por la cual se adoptan los lineamientos para
la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del plan institucional
de gestión ambiental PIGA [Resolución 242 de 2014]. Recuperado de https://www.serviciocivil.gov.
co/portal/transparencia/marco-legal/normatividad/resoluci%C3%B3n-242-de-2014

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 17
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Contabilidades Especiales

Unidad 4: Sistema de contabilidad pública y control del
Estado
Escenario 8: Control del Estado

Autor: Martha Inés Moreno Medel

Asesor Pedagógico: Judy Fernanda Villanueva

Diseñador Gráfico: Daniel Moreno
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 18