Remote work certification SheWorks!

Nivel 1
MÓDULO 3
Comunicación sincrónica y asincrónica.
Cuando se trabaja en línea desde casa, el ritmo puede diferir del que tenemos cuando
trabajamos desde la oficina. Si no se acuerda un horario fijo con anticipación, se debe
comunicar las horas de trabajo establecidas, para que tanto personas que lideran como
colegas y clientes sepan cuándo se está disponible y poder contactarse.

Varias personas que trabajan afrontaron este cambio asumiendo que era algo similar a las
tareas que desempeñaban desde la oficina, pero ahora desde casa. Esto ha llevado a dejar
de lado un tema crítico, la calidad de la comunicación y el contacto con el equipo.

Cuando existe una comunicación fluida entre las personas de un mismo equipo de trabajo,
se genera un mejor clima laboral, mejoran los procesos creativos y se fortalecen las
relaciones personales.

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Con el tiempo, la tecnología ha ido evolucionando. Como resultado de esta evolución, el
trabajo remoto (o teletrabajo) no sólo es posible sino, que en muchos casos, es incluso
preferible y a veces hasta indispensable. Las personas que trabajan bajo esta modalidad
saben que uno de los factores determinantes del éxito es tener y saber utilizar las
herramientas adecuadas.

Para los equipos remotos experimentados y para aquellos que recién empiezan, la clave del
éxito está en tener a mano las siguientes herramientas que pueden facilitar su labor:

● Software confiable para videoconferencias: Zoom, Meet, Skype

● Una app para chat: Whatsapp, Google chat, slack
● Herramientas para colaborar en la nube y para ordenar tus documentos
● Un software para gestión de proyectos

Comunicación asincrónica
El sistema tecnológico asincrónico por excelencia es el correo electrónico.
El correo electrónico se basa en el envío y recepción de mensajes. Un mensaje de e-mail consta de
un cuerpo de texto, un apartado de asunto y la dirección del o de los destinatarios y códigos de
prioridad y urgencia.
Según el caso, se puede incluir archivos adjuntos que son elementos adicionales, creados por
programas externos e insertados en el mensaje antes de su envío.

Recomendaciones para el envío de los mensajes por correo electrónico.

● Incluir el saludo y la despedida, como en cualquier proceso de comunicación.
● Los mensajes deben ser cortos, abreviados y con la información necesaria.
● El título de un mensaje de correo electrónico debe indicar el tema que se va a tratar. Esto
hace más fácil el catalogar, priorizar, y leer el correo.
● Organizar las ideas e identificar el fin de la comunicación, ser preciso y concreto.
● Después de redactar el mensaje corregir la ortografía.
● No se deben escribir correos anónimos, identifíquese de la manera adecuada.
● Los mensajes llegan instantáneamente al destino, lo que no significa que el receptor
responda de una vez. Si no se recibe respuesta inmediata, dejar pasar un tiempo prudente
antes de comunicarse de nuevo.

Comunicación sincrónica
Un gran porcentaje de personas se lanzaron al trabajo remoto con lo que conocían, y es así
como los chats y grupos de WhatsApp se transformaron en el centro de un teletrabajo mal
entendido.
¿Por qué? Porque el chat es sincrónico y eso trae una serie de problemas que provocan que
situaciones que no lo ameritan generen estrés y tensión en los equipos de trabajo.

Algunos de los desafíos que nos plantea esta herramienta

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 1. Agotamiento mental: Genera la sensación de estar en reunión todo el día; con
participantes que entran, salen, opinan, silencian o distraen; y sin ningún hilo
conductor.
2. La cultura del ASAP (As Soon As Possible, Lo Antes Posible): El contexto
instantáneo hace que todo sea para lo antes posible, por lo que todo es ahora y si no
es así es porque no estás en el ritmo del grupo.
3. El miedo a la ausencia o no tener nada que decir: Obliga a estar siempre atento y
asumir que si no se está no se va a tener respuesta cuando se presente un nuevo
tema.
4. Sobreinformación en tiempo real: En el chat suele comunicarse todo tipo de
información, sea pertinente al área laboral o no
5. El número de no leídos: El círculo rojo con números de mensajes no leídos genera
ansiedad. Cuando ese número se incrementa, la ansiedad hace lo mismo. Eso pasa
con la notificación del chat. Por eso, menos información que absorber al instante es
menos ansiedad.

Sin embargo muchas son las ventajas de esta herramienta de comunicación:

● Permite cerrar temas rápida y sencillamente: Un tema por resolver con pocas
personas, un feedback rápido, aclarar ideas y cerrar.
● Frente a una emergencia o necesidad de comunicar rápidamente un mensaje,
obtener una respuesta instantánea o lograr la atención de todo el equipo cuando
algo es realmente trascendental.
● Facilita la cohesión: Compartir y disfrutar en equipo es parte fundamental del trabajo.
● Brinda sentido de pertenencia: Sentirse parte de un grupo de personas es muy
importante, sobre todo en los tiempos que corren.

Consejos para utilizar de manera eficiente los chats de trabajo y saber cuando utilizar un
medio asincrónico:
● No es necesario estar conectado todo el tiempo.
● Los anuncios no se hacen en el chat. Si se necesita anunciar algo importante que
todos vean o escuchen es recomendable elegir la asincronía.
● Brindar el tiempo necesario para obtener una respuesta o feedback de calidad. Es el
tiempo quien permite recibir el verdadero valor de la retroalimentación, donde la
clave está en desarrollar el proceso de analizar y pensar. Es mejor establecer el
marco de tiempo en el que se espera el feedback, por ejemplo “Necesito el feedback
para mañana a medio día”; “Lo discutimos el Lunes”; etc.
● Considerar el chat grupal como una (video)llamada. Con 2 o 3 personas es
razonablemente fácil y manejable. Por lo tanto, mientras menos personas participen
mejor va a ser la comunicación.
● Intentar hacer un resumen y enviar 1 o 2 mensajes al día, ya que cada mensaje es
una distracción para el resto.

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Comunicación combinada
Existen muchas herramientas y servicios para llevar la comunicación sincrónica y asincrónica
a la práctica, algunas de ellas son:

● SLACK: Logró dar un enfoque empresarial a las plataformas de chat, siendo

referente en muchos sentidos.
● GOOGLE CHAT: Viene incluido con G Suite y también está disponible en los planes
gratuitos. Es simple y cumple su propósito.
● MICROSOFT TEAMS: Es el servicio de chat que más ha crecido en tiempos de
pandemia porque es el preferido por las grandes empresas.

Estas tres alternativas tienen implementado un enfoque sincrónico o de “chat” y un enfoque

asincrónico o de “conversación”, por lo que separar ambos tipos de comunicación es
relativamente fácil si es que realmente el equipo logra reconocer la necesidad de hacerlo y
toma acción.

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