ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO POR:
CARLOS ANDRES MINA CASTILLO

INSTRUCTOR:
JONH VICENTE VARON MACHADO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCIÓN REGIONAL TOLIMA
PROGRAMA DE FORMACIÓN: TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA
MODALIDAD – VIRTUAL
IBAGUÉ-TOLIMA, COLOMBIA
2021
 Actividad de aprendizaje 18
Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”
La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia
en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.
Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación
de los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe
ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las
normas para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre
la cual ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.
Para dicho fin realice lo siguiente:
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los
procesos, incluyendo:
 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.
2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:
 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).
 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los
actores que la conforman.
 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la
información y los procesos, incluyendo:
Ingenio Incauca
 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y
de devoluciones.
El aprovisionamiento del Ingenio Incauca se realiza con la supervisión del área de
compras ya que es la encargada de realizar los procesos de negociación con los
proveedores, en cada una de sus instalaciones ubicadas alrededor de todo el país
cada una de ellas realiza las negociaciones pertinente se encargan de proyectar la
demanda y realizan negociaciones con proveedores.
Logística de las instalaciones.
La instalación del Ingenio Incauca tiene ubicada planta de producción en El
Ortigal, departamento del Cauca la cual cuenta con una oficina en Cali, Valle del
Cauca.
Logística de distribución.
La logística de distribución se realiza por medio de la gestión de una empresa
contratante llamada CIAMSA la cual se encarga del área de exportaciones e
importaciones. Una vez se establecen las ordenes de despacho o solicitudes de
pedidos se procede con la elaboración de los pedidos y la entrega al área de
logística para su respectiva distribución, facturación y entrega a clientes, se realiza
el cargue de los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que
se han establecido.

Logística de devoluciones.
En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas por la
compañía solo se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes novedades:
 Producto en mal estado
 Si en la entrega se detecta que el producto se encuentra en mal estado se
realizara el cambio del producto o la afectación en la factura indicando el
cual es la novedad y se debe llenar un documento llamado “devoluciones
Incauca”.
Según negociación con almacenes de cadena se recibirá mercancía que no rote y
que tenga corta fecha de vencimiento, para esto cada establecimiento tiene una
persona encargada que realizara la respectiva revisión y adecuada rotación de los
productos con el fin de no tener devoluciones por este motivo.
Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico
Oracle Process Manufacturing Smar 12 (Oracle Process Manufacturing): Es
el sistema que utiliza Incauca S.A para darle continuidad a todos los procesos de
cada área, a través de este sistema, la Empresa ejecuta con eficiencia todos los
flujos de información que van enlazados con todos los departamentos, para cada
departamento u área hay un perfil diferente.
Sistema EPC / RFID: los sistemas de identificación EPC / RFID superan en
muchas situaciones las limitaciones dela tecnología tradicional del lector óptico y
los códigos de barras. Así, los sistemas RFID permiten la captura de todos los
datos existentes en una etiqueta mediante el uso de ondas de radio, lo que no
hace necesaria la existencia de una línea de visión clara entre el lector y la
etiqueta. Para ello, la etiqueta contiene el chip en el que se encuentra grabado el
Código Electrónico de Producto (EPC), número único que al colocarse encada
producto, permite llevar a cabo un seguimiento exacto de cada unidad física en la
cadena de suministro.
Sistemas de medición de los procesos.
Los procesos de la cadena de abastecimiento de Ingenio Incauca son medidos por
informes mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas,
perdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe
realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanalmente a la junta
directiva.

INFORME EJECUTIVO
Marco estratégico de la empresa.

Somos una empresa agroindustrial dedicada a desarrollar productos y servicios,

derivados de la industria de la caña de azúcar. Contamos con cuatro plantas:
azúcar, alcohol, cogeneración de energía y compost.

Misión
Entregar soluciones energéticas y sucroquímicas de alto valor agregado, a partir
de fuentes renovables, siendo responsables de la sostenibilidad en lo económico,
ambiental y social, dentro de un marco ético y transparente. De igual forma,
revisamos nuestra Visión que define el futuro donde queremos llegar.
Visón
En 2022, Incauca será reconocido por:
  Continuar siendo líderes en el mercado nacional, afianzando la fidelización
de los clientes
 Desarrollar soluciones que satisfagan las necesidades particulares de los
clientes
 Aumentar la participación en mercados internacionales
 Optimizar los resultados operativos y financieros
 Consolidar la gestión en la sostenibilidad
 Mantener una cultura innovadora y de gestión del conocimiento con base
en la participación de sus colaboradores.
De igual forma, los valores son parte fundamental de nuestro futuro, pues son
ellos los que nos ayudan a tener un ambiente adecuado en el cual podamos
avanzar día a día seguros que contamos con la participación de cada uno de
nuestros colaboradores.
Valores corporativos.
El avance exitoso de nuestras Compañías sólo se logra con la participación activa
y decidida de cada uno de nosotros.

Política de Calidad e Inocuidad

En Incauca S.A.S elaboramos productos alimenticios inocuos así como soluciones
energéticas y sucroquímicas, con altos estándares de calidad que permiten lograr
la confianza de nuestros clientes y consumidores, para lo cual estamos
comprometidos con:
 Satisfacer las necesidades y expectativas apropiadas de las partes
interesadas pertinentes.
  Cumplir los requisitos legales, reglamentarios y de clientes.
 Asegurar las competencias de nuestros colaboradores.
 Asegurar la efectiva comunicación interna y externa.
 Mejorar continuamente la eficacia de los Sistemas de Gestión adoptados
para este propósito.
Política Ambiental
En Incauca estamos comprometidos con la protección de los recursos naturales y
los ecosistemas, la prevención y mitigación de la contaminación, la mejora
continua del sistema de gestión ambiental, el cumplimiento de la legislación, la
construcción de una cultura ambiental y el cumplimiento de los siguientes
Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS.
 Agua limpia y saneamiento: Gestión integral del recurso hídrico, de
vertimientos y de residuos sólidos.
 Energía asequible y no contaminante: Uso racional y eficiente de energía,
producida a partir de fuentes renovables principalmente.
 Producción y consumo responsables: Uso eficiente y ahorro de materiales.
 Acción por el clima: Reducción de gases efecto invernadero e
implementación de medidas de adaptación, mitigación y compensación.
 Vida ecosistemas terrestres: Buenas prácticas agrícolas, restauración
ecológica e incorporación de fertilizantes orgánicos al suelo.
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
Incauca se compromete a diseñar e implementar el Sistema de Gestión de la
seguridad y salud en el trabajo, para la protección de todos los trabajadores
independiente de su vinculación, incluyendo los contratistas, subcontratistas y
visitantes, para ello establecerá los siguientes objetivos:
 Identificar los peligros agrícolas, fabriles y de transporte, valorarlos y
establecer sus controles.
 Dar cumplimiento a los requisitos legales y de otros suscritos.
 Desarrollar actividades de promoción de la salud y de estilos de vida y
trabajo.
 Prevenir el acoso laboral y propiciar ambientes de convivencia laboral
Prevenir las lesiones y enfermedades y posibles contagios del COVID-19.
 Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores mediante la mejora
continua en la gestión y desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.
Política de Gestión en Control y Seguridad
Incauca S.A.S. a través de su sistema de Gestión en Control y Seguridad,
garantiza a las partes interesadas el control de la cadena de suministro y procura
la prevención de acciones ilícitas, con base en la gestión integral de riesgos, el
cumplimiento de la normatividad vigente y su compromiso con el mejoramiento
continuo.
Política de calidad del laboratorio para análisis de etanol
El laboratorio para análisis de etanol de INCAUCA S.A.S, brinda servicios de
análisis para el etanol anhidro combustible y etanol anhidro combustible
desnaturalizado, mediante la implementación de un sistema de gestión de calidad,
bajo los requisitos de la norma ISO-IEC 17025:2017, basado en:

 La buena práctica profesional a través de personal competente.

 El compromiso de imparcialidad y confidencialidad del personal en la
prestación de servicios.
 La operación coherente del laboratorio para análisis de etanol.
 El cumplimiento de los requisitos legales, de clientes y de las
organizaciones que otorgan reconocimiento.
 Mejora continua del sistema de gestión de calidad del LAE.
Política de Recursos Humanos Incauca y Providencia
Propósito
Establecer los principios que regulan las actividades de gestión de los Recursos
Humanos, orientado a establecer un excelente clima organizacional.
Principios
 Buscamos atraer y seleccionar personas de alto desempeño. Con ese fin el
proceso de selección asegura las competencias técnicas y conductuales de
los candidatos.
 Promovemos la cobertura de vacantes principalmente por la promoción de
trabajadores adecuados, seleccionados en primera instancia desde dentro
de la Compañía.
 Procuramos desarrollar una cultura de alto desempeño que estimule la
confianza entre sus trabajadores y hacia la Compañía, con trabajo en
equipo y mejoramiento continuo.
 Destinamos recursos al desarrollo y promoción de estas conductas
mediante entrenamiento apropiado.
 Propiciamos un buen ambiente laboral, que a la calidad de vida laboral y
con estricto respeto de los derechos humanos de los trabajadores.
 Actuamos con cuidado y apego a la legislación laboral vigente y
considerando la Declaración de Derechos Humanos en lo referente a la
 relación con nuestros trabajadores y velamos por el cumplimiento de esta
en relación a los trabajadores propios y de empresas contratistas.
 Promovemos una comunicación fluida con el Sindicato considerándolos
como socios comprometidos de la Compañía.
 No aceptamos actividades antisindicales.
 Combatimos las peores formas de trabajo infantil
 No tenemos trabajo forzoso, no consentimos esta práctica
 No impedimos, obstruimos ni restringimos el pleno ejercicio de los derechos
de las personas por razón de su raza, etnia, religión, nacionalidad, ideología
política, filosófica, sexo u orientación sexual.
 Trabajamos con las comunidades vecinas en pro de una relación de mutua
colaboración.
Política de Ética y Transparencia
Incauca está comprometido con realizar sus labores de manera responsable y de
acuerdo con los más altos estándares legales y éticos. Entender las leyes
antisoborno y seguir los principios del Código de Ética del Sector Agroindustrial de
la Organización Ardila Lülle y esta Política de Ética y Transparencia, es esencial
para salvaguardar nuestra reputación de honestidad e integridad y nuestro
bienestar financiero a largo plazo. Cumplir con nuestras políticas y procedimientos
no es opcional y no hacerlo puede traer como resultado consecuencias severas
para el Sector y los trabajadores que resulten involucrados .
Política de Control de Alcohol y Drogas

 Incauca, entiende que el uso indebido, abuso y adicción al alcohol y otras

drogas es una enfermedad, una condición médica y social tratable.
 El consumo, distribución o venta de drogas ilegales o alcohol en las
Compañías está prohibido.
 El uso de cigarrillo está prohibido dentro de las Compañías y en todos los
lugares anexos y conexos de las mismas
 El consumo de psicofármacos prescritos por profesional médico deberá
guardar relación directa con la seguridad y responsabilidad de la tarea
asignada.
 La Política de Incauca sobre alcoholismo y drogadicción, establece sus
bases manteniendo la confidencialidad del Sistema de Salud y Seguridad
en el Trabajo y respetando el Reglamento Interno de Trabajo de la
Compañía.
 La Empresa reglamentará el modo, oportunidad y circunstancias en las que
se realizarán pruebas toxicológicas a los sujetos de la política.
 Haremos pruebas de drogas a los aspirantes seleccionados para ingresar a
la Compañía. Todos los trabajadores están sujetos a pruebas cuando sea
aparente que se encuentran bajo la influencia de drogas o alcohol durante
 el trabajo, aleatoriamente, o cuando tengamos alguna otra razón para creer
que el empleado está violando la política. También se realizarán pruebas
de drogas de acuerdo a las necesidades e indicaciones de la dirección de
Seguridad y Seguridad en el Trabajo.
 Además, será la Gerencia de Recursos Humanos la que lleve a cabo
programas de prevención para enseñar a los trabajadores los peligros del
abuso y la adicción a cualquier sustancia o conducta y sobre la forma de
enfrentar este reto a nuestra productividad, nuestra seguridad y salud.

Incauca, cuya misión radica en entregar soluciones energéticas y sucroquímicas

de alto valor agregado, a partir de fuentes renovables, siendo responsables de la
sostenibilidad en lo económico, ambiental y social ofrecerá apoyo y orientación a
quienes puedan estar afectados por la problemática de consumo de alcohol o
SPA.
Breve presentación del producto de la empresa.
Ingenio Incauca es una empresa de producción y comercialización de productos
azucareros la cual fue fundada el 29 de julio de 1963 y es el más grande ingenio
de Colombia. Se encuentra ubicado en El Ortigal, departamento del Cauca, a 50
Km de Cali y 134 Km de Popayán, capital del departamento del Cauca y Ejerce
influencia en 7 municipios del departamento del Cauca (Santander de Quilichao,
Villa Rica, Puerto Tejada, Padilla, Caloto, Corinto y Miranda) y 6 municipios del sur
del departamento del Valle del Cauca (Cali, Jamundí, Palmira, Pradera, Florida y
Candelaria).con 5 plantas de fabricación en las principales ciudades del país y con
centros de distribución en todos los departamentos.
Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores
que la conforman.
Los actores de la cadena de abastecimiento son con:
Proveedores: Tiene el 85 % de los proveedores en Colombia y maneja un 15%
de importaciones
Transporte internacional: Ingenio Incauca desplaza producto terminado a Chile,
Estados Unidos, Haití, Perú, Canadá y Ecuador entre otros esto lo realiza
mediante empresas tercerizadas (CIAMSA) que tienen un gran conocimiento en la
exportación.
Centros de distribución: Están ubicados en cada departamento del país.
Transporte nacional: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia y
esta se desplaza a lo largo del país
Transporte departamental: El movimiento de mercancía la realizan con flota
propia y esta se desplaza a lo largo del país
Detallista: Tiendas, supermercados, restaurantes, almacenes de cadena.

Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la

descripción de equipos, materiales y herramientas.
Compras: el área de compras analiza los de que se tenga en las bodegas de
materias primas, realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer
cada una de sus plantas, estos datos lo sacan de los sistemas de información
existentes.
Almacenamiento: En los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la
mercancía para realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar
la entrega a los transportadores
Transporte: Se realiza la revisión de cada tique y revisión contra factura del
producto terminado, como el transporte es propio se realiza la entrega según
rutero y negociación de citas de entrega.
Ventas: El área de ventas es la encargada de visitar a los clientes y enviar la
información desde su sistema para realizar las ordenes de producción.
Técnicas de almacenamiento.
El almacenamiento en el centro de distribución en Ingenios Incauca se realiza con
centrifugaciones, manos limpias o guantes desinfectados para luego realizar un
Proceso de fraccionamiento de azúcar seco en diferentes presentaciones según
necesidades de los clientes.

Técnicas de preparación de pedidos.

El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza con el sistema DFR
el líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de
acuerdo a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiques
para realizar picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que
el picking está listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las
mercancías y las cantidades de las mismas.
Técnicas de despachos.
El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las facturas de cada
punto de venta y tiques que salen desde el sistema, si hay novedades son
reportadas al líder de turno los vehículos deben salir a reparto antes de la 6:00am
Sistema de distribución.
El sistema de distribución se encuentra seccionado por localidades, las cuales se
visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de mercancía que sale facturada
cada vehículo debe llevar mínimo 10 puntos
Proyecciones de ventas.
En materia financiera, estos dos años fueron difíciles para la agroindustria de la
caña debido a la baja de los precios internacionales, producto de la alta oferta
mundial de azúcar y al incremento en las importaciones de alcohol carburante
proveniente de Estados Unidos. Por lo anterior, tuvimos una disminución de
nuestros ingresos del 0.55%, sin embargo, el compromiso y la pasión de nuestros
colaboradores y nuestra capacidad innovadora nos está permitiendo salir
adelante.
Este informe, describe los avances de nuestra estrategia en sostenibilidad, en el
periodo 2018-2019, la cual parte del reconocimiento y relacionamiento con
nuestros grupos de interés, lo que nos permitirá seguir siendo el Ingenio de
Colombia corresponsable del desarrollo económico y social de nuestra región.
Presupuestos.
El presupuesto del Ingenio Incauca se basa en un modelo en el cual las ganancias
que recibe el Ingenio durante el transcurso del año son el sustento de la misma y
sus accionistas.
Indicadores de gestión o KPI por áreas.
Indicadores del área de logística:
1. Cantidad de Entregas perfectas.
2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock.
Indicadores del área ventas:
1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.
4. Asistencia a eventos.
Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
Los puntos críticos de la cadena de suministros son las situaciones difíciles que
comprometen los procesos de abastecimiento donde se observan las falencias
para sí mismo poder corregir y dar las soluciones lo más pronto posible.
Producción: Control sobre los tiempos de producción, sobre los costos y tiempos
de recambio de maquinarias, retraso en el despacho de las mercancías por falta
de gestión logística a nivel vehicular.
Actor laboral: La no capacitación a tiempo del personal encargado en los
procesos logísticos de la cadena de abastecimiento y los que están encargados en
una –una función específica.
A nivel político: Los cambios políticos del país están directamente relacionados
en las exportaciones e importaciones de las materias primas debido al cambio de
las normas y leyes.
Desastres naturales: Derrumbes en las vías, si las mercancías las transportamos
vía terrestre, o el mal estado del clima si las transportamos por vía aérea o
marítima.
Devoluciones: Las devoluciones pueden ser el punto crítico más notorio en la
cadena de abastecimiento ya que los clientes realizan sus pedidos y esperan las
mercancías ya sea para el procesamiento de materias primas, los productos
terminados para la venta, una devolución afecta y retrasa sus operaciones.
Problemas de orden público: Los problemas de orden pública afecta en los
tiempos de entrega de las mercancías a los destinatarios.