1.

INTRODUCCION
Esta pequeña investigación brindará un concepto más detallado sobre el uso de los
presupuestos en la planeación y el control; es necesaria esta investigación para determinar
cómo se está llevando a cabo el proceso de planificación del presupuesto dentro de la
empresa; ya que este permite dar una visión anticipada de la ejecución de los recurso para
desarrollar las diferentes actividades de la organización basándose en hechos anteriores, con
el fin de evitar malos manejos de los recurso que afecten a la compañía y por ende se debe
contar con la participación del buen equipo de gerencia o la persona encargada de administrar
la empresa como tal, se requiere realizar esta investigación para que las empresas tengan en
cuenta que con un presupuesto que realicen van a tener un conocimiento más amplio de la
compañía y las actividades que van a realizar, como también poder evaluar los posibles
resultados que pueden obtener y así poder tomar las mejores decisiones; este tema va a
beneficiar a estudiantes y profesionales Contadores Públicos, Administradores de Empresa,
Economistas, Ingenieros Industriales y demás carreras administrativas, ya que este
documento es un recurso de recopilación de información útil y práctica que nos permite
evidenciar los efectos posibles de los presupuestos cuando se tiene un control evaluativo a
tiempo que permita identificar los posibles errores que se están cometiendo como también
determinar una planeación estratégica en la gestión financiera, sus ventajas, limitaciones y
desventajas, esto permitirá que los consultores de este tema tomen una apreciación de cómo
llevar un control evaluativo del presupuesto como también identificar aquellas falencias que
se presentan en el transcurso de la actividad presupuestal y a su vez brindando las posibles
soluciones al problema, esto permite tomar un ejemplo de cómo pueden proyectar el
presupuesto y llevarlo a cabo a la práctica de la gestión de sus empresas y negocios, la
investigación es viable se cuenta con suficiente información para llevarla a cabo y se tienen
los recursos necesarios para la elaboración.
La autora se basa en dos contextos: el primer acontecimiento indica que la gestión
presupuestaria se articula en base de provisiones que se efectúan en las
organizaciones, a partir de estudios internos y externos; y la segunda se basa en la
implantación del control que permitirá determinar posibles desviaciones que se
puedan presentar y mostrara el camino a seguir para corregirlas, es decir que se obliga
a los responsables a preocuparse por el futuro de la empresa prestando atención a las
tareas rutinarias. (Belkis C. Boscan M, 2011, pp 20, 30 y 32)
Por ejemplo, en las compañías llámense Microsoft, Amazon, Apple o Tesla los
presupuestos tienen alta prioridad. Como se mencionó, todo el proceso de planeación y
control de muchas compañías se crea en torno a los presupuestos. Esta sección describe la
manera en que se utilizan los presupuestos
2. MARCO CONCEPTUAL
2.1. Planeación:
Los presupuestos son útiles en el proceso de planeación porque mejoran la
comunicación y la coordinación. El proceso para elaborar un plan formal, es decir, un
presupuesto, obliga a los administradores a considerar cuidadosamente sus metas y objetivos
y a especificar los medios para alcanzarlos. Los presupuestos se convierten en el vehículo
para comunicar hacia dónde va la compañía y ayuden a coordinar las actividades de los
administradores.
Por ejemplo, el departamento de mercadotecnia puede preparar un presupuesto que
incluye los cálculos de las ventas de cada mes del próximo año. El departamento de
producción puede usar la información contenida en este presupuesto para programar a los
trabajadores y las entregas de materiales. De esta forma se logra la coordinación necesaria de
las ventas de los productos y la producción de los mismos.
2.2. Control:
Los presupuestos son útiles en el proceso de control porque proporcionan una base
para la evaluación del desempeño. Para controlar una compañía y asegurarse de que está
yendo en la dirección correcta y que está operando eficientemente es esencial valorar el
desempeño de los administradores y las operaciones de las cuales son responsables. La
evaluación del desempeño se realiza comparando el desempeño real con el desempeño
planeado o presupuestado.
Varias desviaciones importantes del desempeño planeado se relacionan con tres
posibles causas:
Es posible que el plan o el presupuesto se haya concebido deficientemente. Si un
presupuesto no se elabora con cuidado, no lo deberá sorprender que los resultados reales
difieran de los planeados.
Es posible que, aunque el presupuesto haya sido elaborado cuidadosamente, las
condiciones hayan cambiado. Por ejemplo, si la economía dio un giro negativo repentino, las
ventas reales pueden ser menor que las presupuestadas.
Es posible que los administradores hayan hecho un buen trabajo en la administración
de las operaciones, o que su trabajo haya sido malo. Si éste es el caso, a los administradores
se les recompensará por un buen desempeño (el otorgamiento de un bono o una promoción) o
se les castigará por un desempeño malo (una reducción de responsabilidades e incluso el
despido).

Figura N° 01: Representación gráfica de la función de los presupuestos en el proceso

de planeación y control
2.3. Presupuesto:
El presupuesto es la delimitación en términos dinerarios de las condiciones que rodean
el proyecto elegido y los resultados que se espera conseguir tras su realización dentro de un
tiempo determinado. Por ello, está expresión de carácter cuantitativo supone a su vez un alto
nivel de consonancia con el plan de negocios y las estrategias que marcan el camino de la
empresa.
2.3.1. Características del presupuesto:
 Un presupuesto es, en esencia, una estimación del coste que supondrá llevar a
cabo un proyecto.
 En este sentido, el presupuesto tiene en cuenta todos los ingresos y gastos que
se prevén, y nos permite realizar un seguimiento.
 Entre sus funciones principales, se encuentra el control financiero, el control
de gastos, la planificación económica y financiera, así como la reducción de
riesgos.
 Debe ser adaptable y flexible, pues el entorno puede cambiar.
 Los presupuestos son periódicos, es decir, se elaboran para un periodo de
tiempo determinado.
 Podemos elaborar presupuestos para controlar nuestras finanzas domésticas,
por ejemplo, de la misma forma que los Estados elaboran presupuestos para
controlar las finanzas públicas.
En resumen, es una herramienta que nos permite conocer que coste conlleva un
determinado proyecto, a la vez que nos permite controlar, en todo momento, los ingresos y
gastos que este proyecto contempla para un ejercicio determinado.
2.3.2. Desarrollo del presupuesto:
Los presupuestos se elaboran para departamentos, divisiones de una compañía y para
toda la compañía. El comité de presupuestos es el grupo de la compañía responsable de la
aprobación de los diversos presupuestos. Este comité está formado por administradores
senior, incluyendo al presidente, el director de finanzas, el vicepresidente de operaciones y el
contralor. Normalmente, el comité de presupuestos trabaja con los departamentos para
elaborar planes realistas que sean compatibles con las metas generales de la compañía. En
algunos casos, sin embargo, el comité de presupuestos puede imponer un presupuesto sin
solicitar información a los gerentes departamentales.
 El grado al que se consulta a los departamentos está relacionado con la distinción
entre los enfoques arriba-abajo y abajo-arriba para el desarrollo de un presupuesto. En un
enfoque arriba-abajo los presupuestos se elaboran a niveles más altos de la organización sin
una aportación sustancial de los administradores de nivel inferior. En un enfoque abajo-arriba
los administradores de nivel inferior son la fuente principal de información utilizada para fijar
el presupuesto. La mayoría de los administradores piensan que un proceso exitoso del
presupuesto requiere un enfoque abajo-arriba. Después de todo, los administradores de nivel
inferior tienen mejor información en cuanto a las condiciones comerciales que afectan sus
departamentos. Si éste es el caso, su aportación crítica para elaborar planes financieros
realistas.
2.3.3. Período del presupuesto:
Los administradores tienen que decidir el periodo adecuado antes de elaborar el
presupuesto. Una compañía puede preparar presupuestos para varios periodos, dependiendo
de sus necesidades. En algunos casos se preparan presupuestos a largo plazo (más habituales
en la actividad de las grandes empresas o en las políticas económicas de los países) para
periodos de 5 años, incluso de 10 años. Los presupuestos a corto plazo (propias de proyectos
cotidianos y de mayor rapidez) pueden cubrir un mes, un trimestre o un año. Por lo general,
entre más largo es el periodo, menos detallado es el presupuesto.
Normalmente los presupuestos de una empresa se suelen expresar en trimestres:
 Primer trimestre
 Segundo trimestre
 Tercer trimestre
 Cuarto trimestre
Dicho de otro modo, el presupuesto puede entenderse como una forma de marcar el
plan de actuación que la compañía va a llevar a cabo, delimitando los objetivos que se buscan
en dicha tarea y las funciones que sea necesario realizar para su consecución. En ese sentido,
es habitual que los presupuestos presenten una serie de características comunes, como
predictibilidad, economicidad, flexibilidad, fiabilidad, participación y oportunidad.
2.3.4. Tipos de presupuesto:
Los tipos de presupuesto son las diferentes clases de presupuestos que existen
dependiendo de diferentes factores que comentaremos a continuación. Así mismo, un
presupuesto puede pertenecer a un tipo u otro en función de sus características, objetivos y
actividad a la que va dirigido. Por tanto, dependiendo del sector en el que se desarrolle el
presupuesto tendrá una estructura u otra.
a) Según sus características:
Algunas de las características que podemos tener en cuenta de cara a clasificar un
presupuesto son:
 El tiempo de vigencia; es decir, si están concebidos para el corto o largo plazo.
 Su carácter público o privado; que determina si va dirigido a una empresa
privada o una institución pública.
 Si son flexibles o fijos; en otras palabras, si están realizados a sabiendas de
futuros reajustes o, sin embargo, están hechos de forma que no pueden ser
modificadas.
 La forma de elaboración y control; este factor se caracteriza por distinguir si
está elaborado en base a una metodología de estimación, más propia de
ciencias sociales o, por el contrario, en base a una metodología estándar. Esta
última suele poseer un alto índice de precisión en los valores mostrados en el
presupuesto.
 Según su departamento; puede estar pensado para uno o varios departamentos,
tales como el de marketing, finanzas, recursos humanos, entre otros.
b) Según su función:
Si tenemos en cuenta la función con la que se realiza el presupuesto, tenemos como
resultado los siguientes tipos:
 Presupuesto maestro:
El presupuesto maestro es aquel documento que aúna los presupuestos
operativo y financiero. Se trata por tanto de la planificación presupuestaria más
completa. En otras palabras, el presupuesto maestro trata de reflejar todas las
implicaciones de la actividad ordinaria junto con las necesidades financieras de la
empresa. Ya sea a nivel de tesorería o puramente financiera.
La principal utilidad de este presupuesto es estimar la cifra de ganancias y la
forma en la que se llevan a cabo en el negocio. Es decir, al calcularse el nivel de
operativa y sus costes o necesidades financieras se podrá, por tanto, obtener una idea
de qué ganancias se darán al final del ejercicio y cómo se han financiado
En lo que respecta al resto de funciones, aunque son derivadas de la principal
son interesantes de mencionar. Algunas de estas son:
  Herramienta de visión y control gerencial; se debe tener en cuenta que,
a niveles altos de gerencia o dirección, el detalle de los presupuestos es
menor. Esto es debido a que deben prestar atención a aspectos globales
del negocio.
 Marcador de metas y objetivos; sirve para comprobar a final de año si
se han superado o no.
 Documentos de comparación anual; se trata de utilizar el presupuesto
para comparar los objetivos y datos de años anteriores, y ver cuál ha
sido la evolución de este.
Por otra parte, en lo que se refiere a las características el presupuesto maestro
no difiere en exceso de otros tipos de presupuestos. En resumidas cuentas, algunas de
estas serían:
 Estimación de datos relacionados con ingresos a la baja, mientras que
los gastos y partidas similares se calculan al alza. Esto hace que el
resultado final se vea afectado en un cálculo a la baja.
 Es un presupuesto extremadamente técnico que, al englobar todos los
departamentos de la empresa, se debe entender con propiedad para
poder llegar a conclusiones de valor.
 Facilita entre otros aspectos, la coordinación de los departamentos de la
empresa en base a un objetivo central. Este será conseguido gracias a
las metas propias de cada departamento.
 Aunque puede ser tentador ver el presupuesto maestro como una guía,
debe considerarse como una ayuda de la administración. Es decir, se
debe tratar como un apoyo, no como una ruta rígida a seguir por la
empresa.
En definitiva, se puede decir que el presupuesto maestro se caracteriza por ser
un documento muy amplio que abarca muchos factores. Ello hace que hasta cierto
punto sea bastante más sensible a variaciones, puesto que cualquier cambio en el
mercado y/o en la propia empresa afectará a los cálculos ya realizados.
 Presupuesto operativo:
Este tipo de presupuesto consiste en aquel documento que recoge
los ingresos y gastos de carácter ordinario de una empresa, es decir, es un presupuesto
que nos ayuda a proyectar la actividad general de la empresa vía ingresos sobre ventas
y gastos sobre costes de producción en su mayoría.
La fórmula de este presupuesto contiene cuatro sumatorios básicos en términos
económicos. Estos son las ventas, los costes fijos, los costes variables y los costes
relacionados con técnicas de revalorización contable.

Se debe tener en cuenta que los costes contables son aquellos que provienen de
depreciaciones de activo puntuales (los denominados deterioros contables) o
periódicas (es decir, las amortizaciones contables).
Por otra parte, podemos mencionar algunas ventajas que se pueden presentar
de cara al uso de este presupuesto, las cuales pueden ser:
 Mayor control sobre el origen de los ingresos y gastos.
 Estudio de la evolución anual de ciertas partidas clave de ingresos y
gastos.
 Establecimiento de metas a corto y largo plazo en ventas previstas.
Sin embargo, las desventajas más notables de su uso son:
 La existencia de una parte estadística y otra subjetiva en su
elaboración.
 No tener alguno de los factores intervinientes de la fórmula
controlados. Incluso los costes fijos pueden cambiar si la situación del
mercado lo requiere, ya sea al alza o a la baja.
Aunque las desventajas son bastante relativas, se debe tener en cuenta también
que el establecimiento de objetivos o metas si bien pueden repercutir de una forma
positiva en la empresa, se debe tener cuidado para no caer en la trampa de
establecerlos excesivamente altos.
 Presupuesto de flujo de caja:
Consiste en aquel documento que trata de prever los flujos de entradas y
salidas de divisa en efectivo de una empresa, en este sentido, el presupuesto de flujo
de caja nos ayuda a tener una ruta marcada durante un periodo determinado, por lo
que en ningún momento tendremos como objetivo acertar de forma exacta con las
cantidades del ejercicio en curso.
 El saldo real se entiende como aquel montante que se ha dado a final de año; el
saldo estimado como el que se ha desarrollado en el presupuesto de flujo de caja; y a
la variación neta como la diferencia positiva o negativa entre ambos saldos.
En este presupuesto debemos prestar especial atención a varios factores a la
hora de su confección. Algunos de estos factores son:
 Estimación de pago a proveedores y acreedores esenciales para la
actividad.
 Proyección de ventas de las líneas de productos más destacadas del
negocio.
 Establecimiento de saldos mínimos relacionados a la actividad
ordinaria.
 Control especial en flujos de efectivo estacionales o cíclicos de notable
importancia.
De esta forma, si tenemos en cuenta estos factores se podrá realizar un
presupuesto de caja básico y de calidad. Cabe destacar que dependiendo del sector al
que pertenezca el negocio, el presupuesto de flujo de caja variará de una forma u otra.
Además, una de las grandes ventajas al utilizar este presupuesto, es que se
evita la falta de liquidez en momentos clave para una empresa, como puede ser en
momentos estivales de grandes volúmenes de ventas, como pueden ser las campañas
de Navidad o las del comienzo del curso escolar, entre otras.
 Presupuesto de ventas:
Es un informe que detalla una estimación de ingresos por ventas de una
empresa en un periodo determinado. Esta estimación se realizaría con base en datos
internos y externos de la empresa, ya que hay que tener en cuenta ejercicios anteriores
de la empresa y el comportamiento de los agentes externos, tales como competencia,
clientes y sector público.
Este presupuesto sirve para marcar la estrategia de la empresa al inicio del
nuevo ciclo económico, generalmente de 1 año. Para ello, el presupuesto de ventas
integra qué cantidad de producto se va a vender, a qué precio, en cuánto tiempo,
dónde y cómo se van a producir esos ingresos por ventas.
 Con base en esos ingresos por ventas la compañía deberá establecer unos
objetivos y una ruta para no desviarse en exceso de la estimación e intentar superarla,
cosa que es bastante difícil porque suele ser un documento que acostumbra a ser fiel a
la realidad salvo excepciones.
Además, es habitual que el presupuesto de ventas incluya una estimación de
cómo va a ir el sector en el que se encuentre la empresa, para así determinar qué peso
e importancia va a tener la empresa en el mercado.
Así mismo, para elaborar un presupuesto de ventas, en primer lugar, debe
incluir la siguiente información y cálculos:
 Periodo para el que se elabora.
 Recopilación de datos reales y anteriores presupuestos de ejercicios de
ventas.
 Estimación del ejercicio objetivo, respondiendo al qué, cuánto, dónde y
cómo se va a comercializar los productos de la empresa
 Estimación del papel de la empresa en el sector y su evolución.
 Relación de excepciones y factores a tener en cuenta en posibles giros
de mercado.
 Conclusión y datos finales del informe.
Para concluir, podemos afirmar que con estos seis puntos tendríamos en
principio un presupuesto de ventas bastante simplificado con lo esencial. Sin
embargo, cada empresa y sector puede adaptarlo como mejor le convenga para
aprovecharlo al máximo.
 Presupuesto de producción:
Es el documento por el cual se prevé el nivel de fabricación de existencias o
realización de servicios. En este documento se especifica con especial atención los
costes en los que se cree que incurrirá la empresa al llevar a cabo su producción y las
unidades que se van a fabricar o realizar.
Para calcular el presupuesto de producción es necesario tener en cuenta los
siguientes factores: inventario inicial, inventario final, ventas previstas y producción
prevista. Usando cada factor nos quedaría la siguiente fórmula:

Si bien el único factor que sabemos con exactitud es el relacionado con las
existencias iniciales, los demás son previsiones fruto de los objetivos y metas que se
proponga la empresa. Por otra parte, salvo las unidades de producción las cuales son
previsiones segundas de la ecuación, y el factor que mayor importancia cobra en el
presupuesto.
El presupuesto de producción es clave de cara al control de la actividad de la
empresa, ya que determina en parte otros presupuestos, tales como el de
ventas, ingresos y gastos. El uso de este presupuesto puede suponer las siguientes
ventajas en el negocio:
 Reducir gastos superfluos.
 Mejora la gestión de inventarios.
 Mayor eficiencia en el proceso productivo.
 Administración óptima del capital de la empresa.
Aunque estas son las ventajas principales y que se suelen dar de forma general,
dependiendo de las características intrínsecas de la empresa se podrán dar más
ventajas. Ejemplo es la eficacia en la rotación de inventario en empresas de venta de
productos perecederos (alimentos, etc).
 Presupuesto de gastos:
Determina en un tiempo establecido la proyección de gastos de una empresa,
en otras palabras, intenta determinar las salidas de dinero de una empresa en un
intervalo de tiempo. Por tanto, la intención principal es controlar el volumen de
capital que pueda salir a lo largo del año en una empresa.
El presupuesto de gastos se caracteriza principalmente por aunar todos los
tipos de gastos que se dan en una empresa en un solo documento. Estos gastos los
conforman normalmente:
 Gastos variables; son partidas que varíen según el volumen de
producción, tales como la adquisición de materias primas.
 Gastos fijos; un buen ejemplo, de este tipo de gastos es el alquiler del
local o sitio de trabajo.
 Otros tipos de gastos; aunque se puede ahondar en la clasificación de
gastos, los más importantes fuera de los gastos variables y fijos son
las amortizaciones de activo, los impuestos y los gastos financieros.
Teniendo en cuenta los tres factores de los que se nutre el presupuesto de
gastos casi en su totalidad, se puede afirmar que lo que busca mostrar el presupuesto
de gastos es qué peso e importancia tiene cada uno de los gastos de la empresa.
 Por ello, la suma de todos los gastos de la empresa deberá reflejarse de forma
desglosada en este presupuesto, ya sea por tipos de gastos y/o por intervalos de
tiempo.

Está formula se puede adaptar según sea el sector de la empresa objetivo o el

factor “otros gastos” el que más se pueda amoldar para una mayor adaptación del
mismo. Ejemplo sería una empresa que tuviera como una partida importante de gastos
la financiación de importaciones de materiales o materias primas vía póliza de crédito.
Esta práctica supondría dotar de una notable importancia a este gasto, por lo que la
fórmula cambiaría tal que así.

Luego, lo único que se debe realizar es fijar un gasto que tiene una importancia
en la empresa y unir una serie de gastos en principio minoritarios. Esto nos ayuda a
centrarnos en analizar y controlar las partidas de gastos que mayor impacto tienen en
la empresa.
 Presupuesto de ingresos:
Consiste en aquel documento que engloba los ingresos de una empresa en un
periodo determinado, es decir, el presupuesto de ingresos se encarga de recopilar y a
su vez desglosar el origen de los ingresos. En su mayoría los ingresos derivan de las
ventas, pero esto no suele ser tan fácil de clasificar, ya que las empresas pueden tener
varias líneas de producto.

Ejemplos de líneas de producto son los distintos tipos de pasteles y panes que
se venden en una confitería o panadería; o de forma más general las líneas de ropa de
hombre, mujer y niño de una tienda de ropa.
El presupuesto de ingresos lo conforman varias fuentes, las cuales son
principalmente:
 Ingresos de ventas; este suele ser el principal origen de los ingresos de
los negocios de carácter retail y/o al por mayor o menor
  Ingresos de servicios; en este caso la empresa en cuestión ofrece uno o
varios servicios y con estos consigue su fuente de ingresos más
importante
 Ingresos financieros; estos ingresos son secundarios, pero dependiendo
de la empresa juegan un papel importante. Ejemplo de ello son las
empresas que financian sus propios productos, como pueden ser las
grandes superficies o los propios concesionarios de automóviles.
 Otros ingresos; consisten en aquellos ingresos que pueden darse
derivados de un alquiler a favor de la empresa, o una serie de rentas
periódicas. Algunos ejemplos son los alquileres de locales o la venta de
puntual de maquinaria y otros activos de la empresa
Luego, el presupuesto de ingresos lo que pretende de por sí es, además de
reunir en un solo documento todos y cada uno de los ingresos que recibe la empresa,
medir su peso y la importancia que posee en el periodo.

Por una parte, aunque se dan empresas que poseen únicamente ingresos de
ventas y algún que otro de enajenación de activo, por otra, se dan empresas que
reciben ingresos de ventas y servicios. Ello hace que la empresa amplíe líneas de
ingresos y, por ende, diversifique sus fuentes de ingresos, por lo que podrá afrontar
con un riesgo menor los imprevistos que se puedan dar en el mercado.
 Presupuesto de capital:
Es una previsión financiera por la cual se determina la diferencia entre
las inversiones futuras y los recursos que hacen falta para llevarlas a cabo. En otras
palabras, se trata de visualizar o predecir escenarios por los cuales la empresa pueda o
no permitirse cierto volumen o tipos de inversiones.
El presupuesto de capital puede llegar a determinar la estrategia de la empresa
a medio y largo plazo, ya que el destino de las inversiones dependerá de la necesidad
y el rumbo que se quiera tomar.
Algunos escenarios por los cuales una empresa necesite un presupuesto de
capital de forma imperativa son casos como los siguientes:
 Expansión territorial.
 Conversión del negocio en franquicia.
 Adquisición de empresas de otros países como filiales.
  Inversión en el capital humano a base de formación avanzada.
 Ampliación de línea de negocio.
 Renovación del activo no corriente, tales como maquinaria o flota de
vehículos.
Estos son algunos de los casos en los que se puede requerir de una gran
inversión por parte de la empresa y que se debe estudiar a conciencia si la inversión
impactará de la forma esperada o no.
Además, en este tipo de presupuestos se tiene en cuenta el valor del dinero a lo
largo del tiempo, por lo que se utilizan ratios como el VAN o la TIR. Estas ratios
determinan si es interesante o no la inversión junto con sus necesidades de
financiación, así como su viabilidad y rentabilidad a lo largo del tiempo en el que se
ejecuta.
 Presupuesto base cero:
Es un documento que refleja cuánto y dónde se asignan los recursos de una
empresa, con el objetivo de alcanzar más rentabilidad y eficiencia reasignando las
partidas de gastos, es decir, el presupuesto base cero va más allá que un presupuesto al
uso o un informe estándar.
Se trata de una técnica financiera y contable que nos permite identificar gastos
ineficientes e incluso inútiles. Partiendo de esta base se pretenden potenciar las
partidas de gastos que tengan un mayor impacto positivo para la empresa
disminuyendo o haciendo desaparecer las que no valgan la pena.
Un frecuente es cuando se duplican gastos similares. Se podría dar el caso en
que una empresa tuviera contratadas dos líneas de internet simultáneas de proveedores
distintos. En este escenario se debería estudiar eliminar uno de los dos proveedores y
quedarnos con el que nos dé el mismo servicio al menor precio.
Durante la confección del presupuesto base cero, se deben seguir una serie de
pasos para que el resultado sea el que realmente esperamos. De este presupuesto se
espera que transforme la empresa en general. Esto, ya que la redistribución de gastos
afectaría a todos los niveles y departamentos de esta.
De esta forma, en base a estas cinco etapas se podrá llegar a realizar un cambio
a todos los niveles de la organización de forma prácticamente integral.
 Establecimiento de un objetivo principal; se trata de tener claro antes
de empezar a desarrollar el trabajo que supone el presupuesto base cero
 qué queremos alcanzar o mejorar en nuestra empresa. Un ejemplo
ocurre cuando se tiene de objetivo aminorar gastos para compensar una
cierta fase baja de ingresos de la empresa. Esto sucede si la empresa
posee un negocio que funcione mejor en ciertas estaciones del año. Una
buena muestra de ello son los parques temáticos en verano e invierno.
 Definición de niveles de decisión; esta fase se encarga de definir los
niveles de control que se establecen entre las distintas líneas de mando
de la empresa. Para ello lo óptimo es tener pocas líneas, pero con una
gran fluidez de comunicación y una presencia en la que casi todos los
niveles se puedan sentir identificados. Un ejemplo es el caso de la gran
empresa que se divide en multitud de departamentos. Para que pueda
existir una buena comunicación entre estos y se reme hacia un mismo
sentido, deben estar bien definidos los mandos de los departamentos
junto con los mandos generales de la empresa. Así, se podrían
identificar y analizar problemas que puedan existir en varios
departamentos, por ejemplo.
 Desarrollo de estrategias de decisión; en base a uno o más objetivos
definidos y a unos niveles de decisión marcados de forma eficaz, se
procederá a implementar la estrategia que nos permita cumplir los
objetivos en todos los niveles. Un ejemplo son los objetivos mínimos
que se establecen en los contratos de empleos que retribuyen de forma
variable según los productos o servicios vendidos.
 Ejecución de las estrategias; aquí es donde se pone en marcha la
estrategia desarrollada a todos los niveles de la organización para la
consecución de los objetivos establecidos. En esta fase se ponen a
prueba los objetivos y la nueva realidad de la empresa y se comienzan a
hacer ciertos cambios que perfeccionan el proceso. Algunos casos que
nos pueden servir de ejemplo es cuando un mando intermedio
considera que los objetivos están por encima o por debajo de las
capacidades de su personal a cargo. En consecuencia, se rebajará o se
aumentará la carga mínima a conseguir.
 Revisión del proceso; en esta etapa final del proceso, se comprueba si
se están cumpliendo objetivos, plazos y la forma en la que se desarrolló
la estrategia. Con esto se desean identificar, por ejemplo, vicios que se
 puedan dar. Un caso algo frecuente es el de la acumulación de ciertos
gastos generales sin identificar su utilidad o destino específico.
Pudiendo, de este modo, tratarse desde la adquisición de café para
empleados, a folios para la oficina. Definir estos gastos nos permite
analizar las necesidades de la empresa y cómo se podría mejorar el
proceso.
De esta manera, aunque el proceso posee cinco etapas y cada una de ellas
necesita de la anterior que le precede, según sea el modelo de negocio y la necesidad
que este posea, se podría adaptar con incluso más etapas.
Dado que el presupuesto de base cero necesita de un gran trabajo y repercute
en la forma de hacer las cosas en la empresa, a continuación, se mencionará los puntos
fuertes o ventajas de este tipo de presupuesto:
 Obtención de un presupuesto ajustado a los objetivos de forma eficaz.
 Ejecución conjunta de una misma estrategia en la empresa.
 Reasignación eficiente de los recursos de la empresa.
Mientras que los puntos negativos o desventajas son los siguientes:
 Muy costos en términos monetarios y de tiempo de realización.
 Complejidad proporcional al tamaño de la empresa.
 Cambio radical en el modelo operativo.
Teniendo en cuenta que las ventajas se superponen a las desventajas
únicamente realizando el proceso de forma correcta, es rentable a todos los niveles
adoptar un presupuesto base cero
En otras palabras, al realizar de forma satisfactoria cada una de las etapas del
proceso, la empresa pasa de estar en una situación de cierta ineficiencia e
incertidumbre, a determinar ciertos objetivos, un presupuesto ajustado y una
reasignación de recursos. Ello hará que la empresa sea más sostenible
económicamente.
Cabe destacar que los presupuestos según que función tenga, poseen características
que bien pueden ser predeterminadas, y otras que según las necesidades de la empresa podrán
variar.
2.4. Importancia del presupuesto:
La realización de presupuestos es importante para el correcto uso de los recursos con
los que cuenta la empresa, los cuales pueden ser eficientemente asignados y empleados si se
dispone de este tipo de planificación previa. De esta manera resulta más fácil medir el riesgo
relacionado con este tipo de objetivos con la intención de disminuirlo todo lo posible y
conseguir mejores resultados.
Por otra parte, un presupuesto también puede actuar como método de información de
cara a las instituciones y organismos públicos. Esto, al dar una imagen fiel y transparente de
las intenciones, los fondos empleados y las acciones de las empresas.
Un presupuesto es una herramienta muy útil, la cual nos permite, entre otras muchas
cosas, controlar el gasto a la hora de llevar a cabo un proyecto.
2.5. Ventajas y desventajas de un presupuesto:
Entre las ventajas para poder trabajar con presupuesto, podemos destacar las
siguientes:
 Permite realizar un seguimiento de nuestras finanzas en todo momento.
 Permite una planificación de la compañía en el tiempo.
 Existe un menor estrés financiero, pues muchos gastos están previstos.
 Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización.
 Permite planificar los salarios, así como los ajustes y aumentos.
 Es la mejor herramienta para contemplar gastos innecesarios que se llevan a
cabo, por lo que la institución puede ahorrar dinero.
 Permite una mejor planificación de las finanzas y, por ende, de las deudas.
 Es una herramienta muy útil, pues su principal objetivo es el control y dotar de
información a los responsables.
Entre las desventajas o limitaciones que presentan un presupuesto, podemos señalar lo
siguiente:
 Contra todo, no es 100% fiable. Es decir, un presupuesto puede incumplirse.
 El presupuesto, en ocasiones, limita la capacidad de las empresas si este es
muy estricto y la dirección no nos permite ampliar el fondo disponible
asignado.
 Un presupuesto requiere personal para llevarlo a cabo, por lo que precisa de
inversión para ponerse en marcha.
 De la misma forma, se precisa de un equipo que dé seguimiento al
presupuesto, y que esté pendiente de las posibles desviaciones.
2.6. Conflicto en los usos de los presupuestos en la planeación y el control:
El conflicto es inherente en los usos de los presupuestos en la planeación y el control.
Por un parte la administración superior quisiera que los administradores responsables de
llevar a cabo los planes participen en la elaboración de los presupuestos. Después de todo,
estos administradores son quienes tienen el mejor conocimiento de la tecnología y los costos
de sus operaciones. Sin embargo, debido a que su desempeño se evalúa en comparación con
los presupuestos, pudieron sentir el impulso de asegurarse de que el presupuesto contenga
puntos de holgura, es decir, que quisieran costos presupuestados que puedan lograr con
facilidad. Por consiguiente, pueden sugerir costos presupuestados que sean demasiados altos
de manera que los costos reales sean menores que los presupuestados. O sugerir niveles de
ingresos que sean demasiados bajos para que sus ingresos reales sean más altos que los
presupuestados. Si esto sucede, los presupuestos de la compañía no serán los planes para que
la empresa logre la utilidad máxima.
No existe una pronta solución para este problema. Tal vez lo mejor que se pueda hacer
es asegurar a los administradores que su desempeño se evaluara de manera justa en
comparación con el presupuesto. Se debe tener confianza en que se les permitirá discutir las
causas reales de las desviaciones contra el presupuesto y dar su versión de la historia.
Pensamos que el problema se minimiza en las organizaciones que promueven una
comunicación abierta entre todos los niveles de empleados.
3. CASO PRACTICO
4. CONCLUSIONES
5. BIBLIOGRAFIA