PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Código: PR-O-05 Fecha: 20.04.2018

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PROCEDIMIENTO
Comunicación Interna y Externa

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1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objetivo definir la metodología, responsables, registros, canales
de comunicación interna y externa, mecanismos de participación, consulta de los
trabajadores y comunicación con nuestros clientes desde y hacia la empresa.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas y proyectos en ejecución para

servicios de Monte León Ingeniería y Construcción Ltda.

3. DEFINICIONES

Comunicación: Es el proceso que permite dar a conocer la información de manera lógica,

clara y oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya sea en forma oral, escrita o
cualquier otro medio, con la finalidad de que exista retroalimentación entre dependencias
integrantes de Monte León Ingeniería y Construcción Ltda.

Canal o Medio de Difusión: Todos los métodos, herramientas, formas, procedimientos, vías
que sirven para relacionar o poner en contacto a personas entre sí.

Colaborador: Todo trabajador que forma parte de Monte León Ingeniería y Construcción
Ltda.

4. RESPONSABILIDADES

Prevencionista: es responsable de utilizar los medios descritos en el presente procedimiento

para mantener la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la
organización, la comunicación con los contratistas (en caso que Monte León Ingeniería y
Construcción Ltda haya decidido contratar servicios para la obra) y otras visitas al lugar de
trabajo, recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes a las partes externas
interesadas en materia de Seguridad y Salud.

Relaciones Laborales.: El área de relaciones laborales será la responsable de utilizar los

canales o medios de difusión adecuados, para que en representación de Monte León
Ingeniería y Construcción Ltda., notifique, informe o dé a conocer los temas que la empresa
necesite transmitir a sus trabajadores en materia de Relaciones Laborales.

Todo el Personal: Aplicar el presente procedimiento cuando se requiera comunicar, establecer

o difundir cualquier información inherente a las actividades de nuestra empresa.

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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Comunicación Interna

5.1.1 Comunicación Interna hacia las partes interesadas

Monte León Ingeniería y Construcción Ltda., entregará información a sus partes interesadas
(Stakeholders) al interior de la organización, utilizando cualquiera de los siguientes canales de
comunicación o difusión disponibles:

MEDIO SOPORTE CONTENIDO/OBJETIVO PERIODICIDAD RESPONSABLE

Es responsabilidad de
cada área, el contenido y
redacción de la
información a difundir.
Cuando la información sea
de carácter masivo, se
enviará a través de un
Correo electrónico Según Gerentes o Jefes
Electrónico correo electrónico
contingencia de Áreas
denominado:
“Comunicación Interna”.
Por el bajo costo y
cobertura de éste, será el
principal medio de
comunicación interna.

Cuando se incorpora un
nuevo trabajador a Monte
León Ingeniería y
Construcción Ltda., será
de responsabilidad del
Registro
área de relaciones
Inducción a Encargado de
laborales entregar Cuando se
Inducción Personal Monte León relaciones
información relacionada incorpore un
Nuevo Ingeniería y laborales
con las condiciones nuevo personal
Construcción Jefatura Directa
reglamentarias (ODIS) de
Ltda.
la empresa, filosofía y
políticas de la
organización, como los
derechos y deberes que
tiene cada empleado.

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Plataforma
Difundir, documentación Según Encargado de
OneDrive- Electrónico
perteneciente al SGI. corresponda calidad
monteleon

Si se hace necesario
imprimir comunicados,
cartas de amonestación o
Informativo de
Memorandos, estos
circulación
podrán ser remitidos Cada vez que se
interna,
Comunicaciones directamente al trabajador. requiera, ante Gerentes o
consistente en
Escritas En el caso de información algún hecho Supervisor de
“una hoja” con
de carácter masivo, podrá relevante o una terreno
informaciones
exponerse en tableros de urgencia.
puntuales.
anuncios ubicados en
oficina central y en las
oficinas en faena.

Se pueden transmitir por

este medio las políticas de
la empresa, objetivos
anuales, resultados
obtenidos, coordinación de
actividades, informar sobre
resultados técnicos, etc.
Registro de Por otra parte con el Gerente General/
Reuniones Mensual
Reuniones propósito de fomentar el Jefaturas
dialogo y las relaciones
personales, sobre todo
entre empleados que no
suelen interactuar entre sí,
pueden celebrarse
reuniones a diferentes
niveles.

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5.1.2 Comunicación Interna desde las partes interesadas (Ej.: consultas de los
trabajadores)

MEDIO SOPORTE CONTENIDO/OBJETIVO PERIODICIDAD RESPONSABLE

Transmitir información
oficial a todos los
trabajadores de la empresa
con respecto a problemas
Según Todas las
apreciados respecto a
Correo electrónico contingencia o Jefaturas y/o
Electrónico seguridad, calidad o los
cada vez que se Gerentes de
costos.
requiera áreas.
Dificultades para desarrollar
correctamente sus trabajo.
Posibilidad de mejora de
sus condiciones de trabajo.
Verbal y
Jefe Directo posteriormente se Atender consultar,
Cada vez que se Todas la
(Personalmente) formaliza a través inquietudes o comentarios
requiera Jefaturas
de correo de los trabajadores.
electrónico
Tratar temas relacionados
con los trabajadores
respecto a: asesorar e
Reunión mensual instruir a los trabajadores,
Comité Paritario de
legal con vigilar el cumplimiento de
Higiene y Seguridad Mensual Comité Paritario
metodología las medidas de prevención,
(CPHS)
establecida Investigar las causas de
accidentes y promover
cursos de capacitación
entre otros.
Retroalimentación en
cuanto al comportamiento
Registro de seguro e inseguro con el
Cada vez que se
Informes de Seguridad Reporte de los objetivo de mejorar el Prevencionista
requiera
Observadores desempeño relacionado con
seguridad de los
trabajadores.

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5.2 Comunicación Externa

5.2.1 Comunicación externa hacia las partes interesadas

Monte León Ingeniería y Construcción Ltda. ha definido los siguientes canales de comunicación con
sus clientes, proveedores y comunidad:

MEDIO SOPORTE CONTENIDO/OBJETIVO PERIODICIDAD RESPONSABLE

Comunicación con
clientes, proveedores y
Según
Correo Electrónico Electrónico representantes de la Gerente General
corresponda
comunidad.

Comunicación con
clientes, proveedores y Según
Reuniones Registro de Reuniones Gerente General
representantes de la contingencia
comunidad.

Comunicación para
temas técnicos u
operativos relacionados Según
Libro de Obra Libro de Obra Supervisor
con un contrato y el Contingencia
mandante de la obra en
ejecución.
Canal formal con el
cliente para establecer
Cartas acuerdos, respuestas a Según Director de
Cartas Contractuales
Contractuales desviaciones o cambios Contingencia Proyectos
que afecten a un
contrato.
Medio para obtener
La periodicidad
retroalimentación de
Encuestas de de las encuestas
parte de los clientes en Gerente
Satisfacción al Encuesta son al término de
cuanto a su percepción Comercial
Cliente cada proyecto.
de la calidad del servicio
que les entregamos.
Comunicar información
corporativa dirigida a los
Según
Página Web Electrónico Stakeholders, por Gerente General
Contingencia
ejemplo; política de
calidad
Plataforma
Difundir, documentación Según Encargado de
OneDrive- Electrónico
perteneciente al SGI. corresponda Calidad
monteleon

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6. REGISTROS

Actas de reunión
Libro de Obras
Correos
Encuestas

7. ANEXOS

No aplica

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