001 Instructivo Inicial Sgep

Instructivo Etapa de Arranque del SGEP Página 2

Una de las características del SGEP, es el aprovechamiento de la información existente, con la
finalidad de evitar trabajo redundante. Por ello el primer módulo de este sistema que se pondrá
en funcionamiento es el concerniente a la Estructura Académico Administrativa, ya que permitirá
aprovechar la información que se ha recabado desde 2014 con motivo de la implementación del
“Sistema de Servicios Escolares de la Educación Media Superior” (SISEEMS).

En etapas subsecuentes que se irán implementando en el transcurso de 2017, se agregarán los
módulos correspondientes a: infraestructura, terrenos, producción, información básica y otros
que actualmente se incluyen en el Sistema Integral de información de la DGETA (SII‐DGETA).

El objetivo para el ciclo escolar 2017‐2018 es que toda la información básica requerida para el
proceso de planeación de nuestra Dirección General sea recabada, actualizada y utilizada desde
este sistema, por todos los involucrados en el mismo.

ACTIVIDAD FECHA
1. Distribución de oficio y contraseñas de acceso a Auxiliares de 13 de febrero de 2017
Planeación de los SCEO.
2. Distribución de contraseñas de acceso a Directores de Planteles y Jefes 16 de febrero de 2017
de Brigada, por los Auxiliares de Planeación de cada SCEO estatal.
3. Entrega de las contraseñas de acceso, en el caso de Planteles a los Jefes 16 de febrero de 2017
del Departamento de Planeación y en el caso de Brigadas a los Jefes del
Departamento de Planeación y Desarrollo.
4. Descarga de relaciones de personal y actividades en la docencia desde 20 de febrero de 2017
el SISEEMS por planteles.
5. Carga de datos de docentes y de personal administrativo en Planteles, 20 a 27 de febrero de
Brigadas y SCEO. 2017
6. Asignación de actividades en estructura y complementarias al personal 28 de febrero a 10 de
docente y administrativo de Planteles, Brigadas y SCEO. marzo de 2017
7. Carga de los perfiles de la totalidad del personal docente y 13 a 24 de marzo de
administrativo de Planteles, Brigadas y SCEO. 2017
8. Generación de estructuras académico administrativas de Planteles, 27 de marzo de 2017
Brigadas y SCEO.
9. Supervisión permanente por el Auxiliar de Planeación de cada SCEO. 13 de febrero a 27 de
marzo de 2017
Al concluir la 1ª etapa, se hará llegar a los todos los centros de trabajo de la DGETA, la
calendarización e instrucciones para la 2ª etapa.
DGETA / Subdirección de Planeación / Área de Estadística

1. Distribución de oficio y contraseñas de acceso a Auxiliares de Planeación de los SCEO. (13 de
febrero de 2017)

 En la fecha en mención, la Subdirección de Planeación de la DGETA, hará llegar la Circular
de Arranque del SGEP a todos y cada uno de los Auxiliares de Planeación de las SCEO en
cada estado.

 La Circular de Arranque del SGEP, irá acompañada de las cuentas de acceso (usuario y
contraseña) de cada uno de los Planteles y Brigadas del Estado, así como, la del propio
SCEO.

 El Auxiliar de Planeación de cada SCEO deberá acusar de recibido de la circular y de las
cuentas de acceso al SGEP, enviando escaneado dicho acuse a las cuentas de correo:
luis.esquivel@dgeta.sems.gob.mx y geronimo.martinez@dgeta.sems.gob.mx.

2. Distribución de contraseñas de acceso a Directores de Planteles y Jefes de Brigada, por los
Auxiliares de Planeación de cada SCEO estatal. (16 de febrero de 2017)

 A su vez, el Auxiliar de Planeación de la SCEO entregará una copia de la Circular de
Arranque del SGEP a cada Director de Plantel y Jefe de Brigada en su Estado.

 Les hará entrega, así mismo, de su usuario y contraseña para el acceso al sistema mediante
oficio.

 Tanto de la Circular de la Dirección General como de su propio oficio, deberá recabar firma
de recibido por cada Director de Plantel y Jefe de Brigada.

 Una vez, que cuente con todos los acuses de sus Planteles y Brigadas, deberá escanearlos
en un solo archivo PDF que enviará a las mismas cuentas de correo especificadas en el
inciso 1 anterior.


3. Entrega de las contraseñas de acceso, en el caso de Planteles a los Jefes del Departamento
de Planeación y en el caso de Brigadas a los Jefes del Departamento de Planeación y Desarrollo.
(16 de febrero de 2017)

 Los Directores de Planteles y los Jefes de Brigada, harán entrega de las cuentas de acceso
al SGEP, a quienes se indica, ya que estos serán los responsables operativos del sistema.

 La entrega se hará mediante oficio, del cual deberán recabar acuse de recibido.

 De estos acuses de recibido, deberá conservar copia el Director del Plantel o el Jefe de la
Brigada; así como, el Auxiliar de Planeación en el Estado.

 Al igual que lo especificado en los incisos 1. y 2. el Auxiliar de Planeación en el Estado, una
vez, que cuente con todos los acuses de sus Planteles y Brigadas, deberá escanearlos en un
solo archivo PDF que enviará a las mismas cuentas de correo especificadas en el inciso 1
anterior.

4. Descarga de relaciones de personal y actividades en la docencia desde el SISEEMS por
planteles. (20 de febrero de 2017)

En lo subsecuente nos referiremos en el caso de Planteles a los Jefes del Departamento de
Planeación y en el caso de Brigadas a los Jefes del Departamento de Planeación y Desarrollo
como el “Encargado de Planeación”.

Si bien esta actividad se llevará a cabo únicamente en Planteles, el procedimiento inicial de
acceso al sistema que se describe a continuación, es el mismo que deben utilizar en Brigadas y
SCEO. El Encargado de Planeación, una vez que cuente con su usuario y contraseña para el acceso
al SGEP, entrará a la página: http://207.249.10.1/estructuras/index.php/login


Como lo requiere el formulario, deberá capturar el nombre de usuario y el password
(contraseña), que le fueron proporcionados; una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla:

Deberá hacer clic en la opción “Operación” como se muestra en la siguiente imagen:

En el menú de opciones que se despliega, deberá hacer clic en la opción “Docentes de Control
Escolar”; aparecerá una pantalla como la siguiente:


Si el plantel lo desea, podrá trabajar y elaborar cualquiera de las siguientes estructuras
académico administrativas: 1‐2013, 2‐2013, 1‐2014, 2‐2014, 1‐2015, 2‐2015 y 1‐2016; sin
embargo únicamente es obligatorio que se elabore en este momento la estructura 1‐2016, que
es la que corresponde al semestre agosto 2016 a enero 2017. Por ello, si no está seleccionado, se
seleccionará el periodo semestral 1‐2016 como se muestra en la imagen abajo:

Una vez hecho lo anterior, se hará clic en el botón de color verde “+ Actualizar Docentes”:


Después de algunos segundos, aparecerá un mensaje como el de abajo, en el cual deberá hacer
clic en “Aceptar”:

Transcurridos algunos segundos, se desplegará un listado con los docentes que fueron
importados desde el SISEEMS:

El Encargado de Planeación, deberá revisar el listado de docentes descargado y revisar al final del
mismo que NO aparezcan asignaturas

marcadas como “DOCENTE PENDIENTE”, ya que esto quiere decir que en el plantel existen
grupos en que NO fue registrado un docente (probablemente subió calificaciones el Encargado
de Servicios Escolares del Plantel). Si este es el caso, el Encargado de Planeación deberá
informarlo al Director del Plantel, quien deberá indicar al Encargado de Servicios Escolares y a los
docentes, que se subsane esta situación, ya que los mismos son responsables de subir sus
calificaciones (como se indicó en la Circular SP/9/2016 entre otras).

Si aparecen asignaturas con “PENDIENTE DOCENTE”, la estructura académico administrativa, no
estará completa ya que existirán docentes que no justifican sus horas cobradas con horas
laboradas. (Ver siguiente imagen)

5. Carga de datos de docentes y de datos del personal administrativo en Planteles, Brigadas y
SCEO. (20 a 27 de febrero de 2017)

A diferencia de la actividad anterior que se realiza únicamente en planteles, esta actividad se
realiza tanto en Planteles como Brigadas y SCEO. En el caso de planteles se lleva a cabo,
únicamente para cargar a personal docente y administrativo que por alguna razón, no haya sido

importado desde el SISEEMS. En el caso de Brigadas y SCEO se utiliza para registrar a todo su
personal.

Para la realización de esta actividad, en la opción “Operación” se deberá seleccionar el elemento
del menú “Administración de Personal”:

Se mostrará un listado como el que se muestra en la siguiente imagen:


Para acceder al formulario de datos de cada persona, existen 2 opciones:

 Si se trata de una persona que se está registrando por primera vez se hace clic en el botón
verde “+ Agregar Personal”. Esta opción se utilizara por Planteles para registrar personal
que no se importó desde el SISEEMS y por Brigadas y SCEO para registrar a todo su
personal.

 Si se trata de una persona que ya está registrada se utilizara el botón “Editar” que aparece
en la columna de “Edición” para cada persona. Esta opción se utilizará por Planteles para
actualizar los datos de su personal importado desde el SISEEMS, sobre todo la plaza de
cobro.

En ambos casos el formulario que aparece es el mismo, la diferencia es que cuando se utiliza para
agregar una persona, el formulario aparece en blanco, y cuando se utiliza para editar los datos de
una persona previamente cargada en el SGEP, el formulario aparece prellenado.

 Cuando el formulario aparece en blanco para agregar una nueva persona al centro de
trabajo, todos los datos del mismo pueden ser llenados.

 Cuando aparece prellenado, todos los datos pueden ser modificados, con excepción del
RFC de la persona, el cual una vez cargado no puede modificarse.

Como una de las principales funciones de la estructura académico administrativa, es justificar las
horas cobradas contra las horas laboradas, es muy importante que todas las personas que
laboran en el centro de trabajo, tengan correctamente registrada su plaza o plazas de cobro.

A continuación se muestra la imagen del formulario (en este caso prellenado)


Los botones que se utilizan para agregar o borrar plazas son los siguientes:

Cuando se hace clic en el botón “+” para agregar plazas, la imagen de la parte inferior del
formulario cambia, mostrándose el cuadro de lista desplegable “Seleccionar Plaza”:


Esta lista permite seleccionar la plaza o plazas que cobra la persona cuyos datos se están
editando. Una vez seleccionada una plaza, se debe hacer clic en el botón: para agregar la
plaza a la persona:

Si se selecciona una plaza de horas aparece una casilla adicional en que se puede seleccionar la
cantidad de horas de la plaza, como se muestra en las dos imágenes siguientes:

Una vez concluido este proceso, se debe hacer clic al pie del formulario en el botón “Guardar
Cambios”.

6. Asignación de actividades en estructura y complementarias al personal docente y
administrativo de Planteles, Brigadas y SCEO. (28 de febrero a 10 de marzo de 2017)

del menú “Estructura Directiva” en primera instancia:

Se visualizara el organigrama correspondiente al centro de trabajo (ver imagen siguiente).


Se deberá hacer clic en cada una de las casillas del organigrama para únicamente seleccionar a la
persona que desempeñe cada función.

Por ejemplo, al hacer clic en el recuadro correspondiente a la Dirección se despliega un
formulario en que únicamente se debe seleccionar a la persona que ocupa el puesto de Director
del Plantel y a la que ocupa el puesto de secretaria.

En “Turno” se debe seleccionar “Plantel” ya que todos nuestros planteles son de turno único.

Una vez realizado lo anterior se hace clic en el botón “Guardar” al pie del formulario.

Se deberá asignar todo el personal que ocupe funciones directivas o administrativas en la
estructura del plantel.

En el caso de Brigadas y SCEO, la actividad es exactamente la misma, únicamente los
organigramas que les aparecen son distintos.

Una vez que se concluya esta actividad se procederá a asignar las funciones “Complementarias”
del personal.




Para asignar las actividades complementarias de cada persona, se deberá hacer clic en el icono
que aparece en la columna de la derecha, con lo que se mostrará la siguiente pantalla:

Puede observarse que en la parte media de este formulario aparecen las opciones
“Administrativo”, “Escolarizado”, “Complementarias Semanales”, “Complementarias
Semestrales”, y “Perfil” (en color azul).

Al llegar a este punto, los Planteles, Brigadas y SCEO, deben haber finiquitado lo concerniente a
“Administrativo” y “Escolarizado”, ya que se supone han descargado desde el SISEEMS o han
cargado a su personal; han llenado los datos del personal y han asignado el personal
correspondiente a los puestos de su organigrama.

Si se revisan estas pestañas podrán observarse las actividades administrativas y / o docentes que
hasta este momento tienen asignadas cada persona.

Sin embargo faltan asignar las actividades complementarias, que son aquellas que se realizan
fuera del aula y de la estructura administrativa tales como: Encargados de postas, talleres y
laboratorios o exámenes extraordinarios o cursos intersemestrales.

Estas se clasifican en complementarias semanales que son aquellas que se realizan
repetitivamente todas las semanas del año, por ejemplo ser encargado de una posta es una
actividad repetitiva semanal (en tanto dure el encargo).


Una actividad complementaria semestral, es una actividad que se realiza por única vez durante el
semestre, por ejemplo: impartir un curso intersemestral es una actividad que se realiza por única
vez en el semestre.

La manera en que se especifican las horas que se destinan a cada actividad es diferente:

 En el caso de las actividades complementarias SEMANALES las horas se especifican por
semana, por ejemplo: podemos decir que el encargado de la posta dedica 20 horas a la
semana a esa labor.

 En el caso de las actividades complementarias SEMESTRALES las horas se especifican por la
labor que se realizó, en su totalidad, por ejemplo: podemos decir que el docente que
impartió un curso intersemestral de 10 días de duración, 4 horas al día, dedicó a la
impartición de dicho curso 40 horas en total.

Las actividades complementarias semanales y semestrales, se cargan cada una de ellas en su
“pestaña” especifica, el procedimiento para cada una de ellas es similar, lo que varía, como se
explicó antes es como se determinan la horas asignadas a cada tipo de actividad y que algunas
actividades solo aparecen en uno de ambos rubros (por ejemplo lo concerniente a exámenes
extraordinarios y cursos intersemetrales solo aparece en “Complementarias Semestrales”).

Considerando lo anterior se ejemplifica como se carga una actividad complementaria semanal,
en este caso, del “Encargado de la Posta Bovina”:

Se hace clic en el botón: , con lo que se muestra el siguiente formulario:

Se selecciona el tipo de actividad, en este caso es “Operación de Sectores Productivos”:

Al seleccionar esta opción en la siguiente casilla se despliegan 3 alternativas correspondientes a
la misma; en este caso seleccionamos: “Operación del Sector Pecuario”:


Igualmente la siguiente casilla muestra diversas alternativas correspondientes a la elección
anterior; en este caso vamos a elegir “Encargado de la Unidad de Explotación Bovina”:

En el siguiente recuadro se muestran las elecciones anteriores y así mismo, se han registrado
como 20 horas a la semana las destinadas a esta actividad. Como los siguientes datos no son
obligatorios se puede dar clic en guardar con lo que la actividad que desempeña esta persona
quedará registrada.


En la siguiente imagen se aprecia el registro de la actividad una vez concluido.

7. Carga de los perfiles de la totalidad del personal docente y administrativo de Planteles,
Brigadas y SCEO. (13 a 24 de marzo de 2017)




Para asignar el perfil de cada persona, se deberá hacer clic en el icono que aparece en la
columna de la derecha, con lo que se mostrará la siguiente pantalla:

Puede observarse que en la parte media de este formulario aparecen las opciones
“Administrativo”, “Escolarizado”, “Complementarias Semanales”, “Complementarias
Semestrales”, y “Perfil” (en color azul).

En este caso se accederá a la “pestaña” “Perfil”:

Se hace clic en el botón: , con lo que se muestra el siguiente formulario:


Los dos campos más importantes que se deben seleccionar son el 1º, que es el grado de estudios
de la persona y el segundo que es el nombre de la carrera. Sin embargo es obligatorio llenar El
“Campo Amplio”, “Campo Especifico” y “Campo Detallado”, el último es optativo.


A continuación se muestra un perfil una vez guardado:

8. Generación de estructuras académico administrativas de Planteles, Brigadas y SCEO. (27 de
marzo de 2017)

Una vez que el encargado de planeación a registrado TODOS los datos de la persona, debe
acceder en la opción “Operación” se deberá seleccionar el elemento del menú “Administración
de Personal”:



Deberá hacer clic en el icono que aparece en la columna de la derecha, con lo que se
mostrará la siguiente pantalla:


Debe seleccionar un “Motivo en el Periodo”:

Una vez hecho esto, deberá hacer clic en el botón terminar:

Observaciones:

 El SGEP monitorea las actividades que el Encargado de Planeación realiza para actualizar
los datos de todas y cada una de las personas del Plantel, Brigada o SCEO.

 Si el SGEP determina que no se han revisado todos los datos no permitirá que se dé por
terminada una persona.

 Una vez que se termina una persona, queda “bloqueada” y no se pueden realizar más
cambios en la misma.

 Si se registró mal su carga horaria la persona puede verse afectada ya que no estará
justificando todas las horas que cobra.

 Por ello se enfatiza la necesidad de realizar esta actividad con calidad y responsabilidad.


9. Supervisión permanente por el Auxiliar de Planeación de cada SCEO. (13 de febrero a 27 de
marzo de 2017)

Puede auxiliarse de la herramienta “Avance Planteles Operación” para visualizar de manera
gráfica el avance de los planteles en la realización de esta actividad.


En esta herramienta se mostrará de manera gráfica el avance de los centros de trabajo de cada
estado.


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