SIGESP Inventario

Módulo del sistema administrativo SIGESP
Inventario[SIV]
Noviembre 2015
Copyright © SIGESP, C.A. 2015. Todos los derechos reservados

Manual de usuario sistema SIGESP
Módulo: INVENTARIO [SIV]
Modificación Nº 1
Inventario
Este módulo permite registrar sistemáticamente, todos los registros que tengan
que ver con el inventario físico de la institución. Dentro de las funciones del módulo, Página | 2
están como las más relevantes, la entrada y salida de los artículos ingresados, el
registro de los artículos, toma de inventario, transferencia entre almacenes, entre otros,
que se irán observando en el desarrollo de este manual.
1. Definiciones:
A continuación en las definiciones, estableceremos las configuraciones necesarias,
para que el módulo de inventario, pueda funcionar sin novedad. Teniendo en cuenta
que si unas de estas definiciones, no son bien configuradas o se salte un paso, en los
procesos del módulo pueden existir problemas debido a esto.
1.1. Configuración de Inventario:
1.1
Este elemento del módulo permite al usuario, configurar de manera general y

permanente las características que definen al inventario, tales como: método, codificación
entre otros, los cuales se detallan a continuación; a fin de ser aplicados dentro de los
procesos del sistema principalmente en la ficha del artículo. Es importante saber que al
guardar o este proceso, ya no se puede modificar lo configurado, por lo que se sugiere al
usuario, estar seguro de las opciones que selecciono.
Elaborado por consultor(a) [TSU. Ivert Lira]

CON-FR-004
Actualizado 12/11/2015

Modificación Nº 1
Página | 3
 Método de Inventario: Seleccione el método utilizado por

la institución en el proceso del inventario.
 Codificación de artículos: Tilde si desea que la codificación sea numérica o

alfanumérica.
 Usar Catalogo SIGECOF: De utilizar dicho catálogo, para los procesos de

inventario tilde. Esta opción permite asignarle a cada artículo (dentro de la ficha
de artículo) el correspondiente código SIGECOF, ya que al estar activada el
usuario tiene acceso al catálogo de lo contrario no podrá ser visualizado.
 Contabilizar Despachos: Esta opción son para las instituciones, que llevan un
registro contable, al realizar los despacho. Al procesar el despacho en el módulo,
el sistema realizara un asiento contable, con las cuentas vinculadas, para
cumplir este proceso, los artículos deben estar configurados con las cuentas que
se afectarían.
 Completar Código de Artículos con Ceros: Al tildar esta opción, el sistema

completara con ceros el código asignado al artículo.
 Trabajar con artículos dependiente: tilde la opción de utilizar este proceso en

la institución.
CON-FR-004

Modificación Nº 1
 Trabajar con almacenes de producción: de utilizar esta opción en la

institución, tilde.
Página | 4
 Despachos por centro de costos
 Cuanta de Costo de Venta: De ser necesario, seleccione la cuenta del costo de

venta.
1.2. Tipo de Articulo
1.2
En esta opción, el usuario podrá definir los diferentes tipos de artículos que serán creados
dentro del sistema, como referencia para la creación de los tipos de artículos podría utilizarse
la categorización que existe dentro del Clasificador Presupuestario de Egresos para las
cuentas 4.02.00.00.00 Materiales, suministros y mercancías.
Al tildar la hoja en blanco el sistema

generara el código automáticamente.
Escriba en nombre o la
Defina si será el tipo
denominación recibirá el tipo de
materiales y suministros
artículo.
u bienes.
De ser necesario escriba la

observación al tipo de articulo.
CON-FR-004

Modificación Nº 1
1.3. Unidad de medida
Página | 5
1.3
En esta modalidad, se permite al usuario crear las diversas unidades de medida que
podrán ser asignadas a cada artículo dentro de la ficha. Se debe tener especial cuidado al
crearlas en vista de que de ellas dependerá el control interno que podrá ser llevado por el
sistema, como por ejemplo en el caso del reporte de existencia de materiales, por lo tanto se
debe considerar tanto la unidad de medida aplicada para la recepción como para el despacho
de los artículos para determinar cuál será la aplicada en el sistema.
Al tildar la hoja en blanco el sistema

generara el código automáticamente.
Escriba el nombre asignado a la

unidad de medida.
De tener una
Se refiere a la cantidad de unidades
observación,
que conforman a una unidad de
escríbala en este
medida, por ejemplo en el caso de que
campo.
la unidad de medida sea
Docena, entonces la unidad sería doce

(12), este campo es numérico y admite

CON-FR-004
decimales. Actualizado 12/11/2015

Modificación Nº 1
1.4. Almacén
Página | 6
1.4
En esta opción se registra, el o los almacenes que existentes en la institución. Esto

con el fin de llevar un control de las entradas, salidas y otras funciones operacionales que
permite el modulo.
 Código: El código se genera de forma automática y correlativamente al tildar

la hoja en blanco, corresponde a la numeración que tendrán los diferentes
almacenes a crear.
 Nombre Fiscal: Corresponde a la denominación fiscal asignada al almacén,
en caso de que aplique dentro del ente este tipo de nombramiento para los
almacenes sino simplemente se colocará la denominación correspondiente
CON-FR-004

Modificación Nº 1
para cada almacén. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254)
caracteres.
 Descripción: Se define de acuerdo al tipo de utilidad del almacén o en tal
caso al tipo de artículos que son resguardados en el mismo. Este campo Página | 7
admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
 Teléfono: En este campo se debe ingresar el número o números telefónicos
que posea el almacén que se esté registrando. Este campo admite veinte
(20) caracteres.
 Ubicación: Se debe colocar la ubicación del almacén, en vista que en
algunos entes existen almacenes que no se encuentran dentro de la misma
sede. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
1.5. Articulo
Esta opción permite a los usuarios crear un registro con los diferentes campos que
conforman y caracterizan a cada uno de los artículos, esta definición facilitará información a
los diversos módulos del sistema en donde sean utilizados los artículos, por ejemplo el módulo
de solicitud de ejecución presupuestaria (SEP) y el módulo de órdenes de compras (SOC).

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Modificación Nº 1
Página | 8

CON-FR-004

Modificación Nº 1
Página | 9
 Código: Este código es generado automáticamente por el sistema,

dependiendo de cómo se configure en el módulo, el mismo será numérico o
alfanumérico.
 Denominación: Corresponde al nombre con el que se registrara el articulo
dentro del sistema.
 Tipo de Articulo: En este campo se define a qué tipo de artículo pertenece
este ítem, tomando en cuenta los que se registró en las definiciones del
módulo. Al tildar en la lupa, se desplegara el catálogo con todos los tipos de
artículos registrados, tilde el que le corresponde a este artículo.
 Unidad de medida: Seleccione la unidad de medida correspondiente al
artículo a registrar. Al tildar la lupa, se desplegara el catalogo con todas las

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Modificación Nº 1
unidades de medidas registradas en definiciones, seleccione la que

corresponda.
 Fecha de creación: En este ítem, se define la fecha en la que se registra el
artículo, dicha fecha se puede registrar manualmente o con el calendario que Página |
aparece al lado del campo. 10
 Observaciones: De tener alguna observación para el articulo a registrar,
escriba en este campo.
 Cuenta presupuestaria: Al tildar en la lupa, se desplegará el catálogo con
las cuentas presupuestarias, seleccione la asignada para este artículo. Esto
se configura, por ejemplo para cuando se vaya a realizar una compra del
artículo, el sistema automáticamente llevara el gasto a esta cuenta.
 Cuenta Contable de Gasto: Seleccione en la lupa y al desplegarse el
catalogo contable, tilde la cuenta a asignar al artículo.
 Existencia Actual: la existencia actual no se ingresa manualmente, sino que
se irá actualizando de acuerdo con las entradas de suministros que se
ingresen al sistema así como con los respectivos despachos, a fin de llevar el
control de la existencia de cada artículo; este campo es de consulta rápida
para el usuario.
 Existencia inicial: El usuario debe escribir cual es la existencia inicial del
artículo, esto es más que todo a nivel de información.
 Existencia mínima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad
mínima de artículos que puede existir en el almacén. Con este campo, el
sistema informa al usuario cada vez que ingrese a la ficha del artículo o que
solicite el reporte de Artículos por Solicitar, que el stock esta por debajo del
mínimo necesario, con lo cual se podrán tomar las medidas necesarias para
restablecer el stock.
 Existencia máxima: El usuario debe indicar en este campo, la cantidad
máxima de artículos que puede existir en el almacén.
 Punto de reorden: En este campo el usuario indicará cual es la cantidad de
artículos que se debe considerar para la adquisición de nuevas unidades.
 Precio A: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo,
al realizar la compra al detal.
 Precio B: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo,
al realizar la compra al detal pero si ha variado.

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Modificación Nº 1
 Precio C: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo,

al realizar la compra al mayor.
 Precio D: corresponde al precio preferencial (por ejemplo por ser clientes Página |
fijos) o valor en moneda local que tiene el artículo, al realizar la compra. 11
 Serial: si los artículos son guardados de acuerdo a un número de serial, en
este campo el usuario podrá colocar el correspondiente a cada artículo. Este
campo admite veinticinco (25) caracteres.
 Fabricante: este campo contendrá el fabricante del artículo, en caso de que
el ente desee guardar en registro esta información como referencia. Este
campo admite cien (100) caracteres.
 Ubicación: este campo permite al usuario, indicar en qué almacén será
depositado el artículo una vez que sea adquirido. Este campo admite diez
(10) caracteres.
 Documento: de existir alguna documentación anexa que acompañe al
artículo se podrá anexar a fin de tener la información como referencia. Este
campo admite veinte (20) caracteres.
 Fecha de Vencimiento: de ser un artículo perecedero el usuario podrá
indicar la fecha de vencimiento del mismo, puede ingresarse manualmente o
utilizando el calendario del sistema.
 Lote: permite indicar de manera informativa, el lote al que pertenece el
artículo.
 Proveedor: Permite indicar, si dicho artículo posee un proveedor especifico.
 Peso: en este campo el usuario cargará el peso en kilogramos del artículo.
 Altura: en este campo el usuario cargará la altura en metros del artículo.
 Ancho: en este campo el usuario cargará el ancho en metros del artículo
 Profundidad: en este campo el usuario cargará la profundidad en metros del
artículo.
 Foto: el sistema permite cargar una imagen referencial del artículo que se
esté registrando, al hacer clic en el botón, se podrá realizar la búsqueda de la
imagen para ingresarla al sistema, el tipo de formato que reconoce el sistema
para cargar la imagen es BMP o JPEG.

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Modificación Nº 1
 Ultimo Costo: de acuerdo con los montos de las compras, el sistema guarda
un registro del último costo o valor con el cual fue adquirido un artículo.
 Costo Promedio: el sistema automáticamente calculará el costo promedio Página |

de cada artículo, en lo sucesivo de los movimientos o procesos que se 12
realicen dentro del sistema.
En la parte inferior de la pantalla de definición de artículo se puede observar que

existen tres (3) botones; Registrar Componentes, Agregar Créditos y Registrar Activo Fijo, a
los cuales se puede tener acceso una vez que se ha guardado el registro del artículo, a
continuación se detalla la funcionalidad de los mismos.
1. Registrar Componentes:
Esta opción tiene como finalidad, llevar un registro de los componentes que pueden
integrar determinados tipos de materiales o artículos, por ejemplo, existen los kit de repuestos
para vehículos entonces si se define al artículo como kit de frenos se deberán registrar los
componentes que lo conforman. A continuación se muestra la pantalla que emerge al hacer
clic en este botón, y se describen cada uno de los campos que la conforman.
A continuación se muestra la pantalla que emerge al hacer clic en este botón, y se

describen cada uno de lo campos que la conforman.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
 Articulo: El sistema generara el codigo del articulo al que se le registrara los

componentes.
 Codigo: Corresponde a la numeración que le será dada a cada uno de los
componentes del artículo. Se debe ingresar manualmente, el sistema rellenará Página |
con ceros (0) los espacios en blanco a la izquierda del código ingresado por el 13
usuario. Este campo admite doce (12) caracteres.
 Denominación: el usuario deberá agregar en este campo el nombre o
descripción del componente que se está agregando. Este campo admite
doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
 Unidad de Medida: al hacer clic en la lupa, se despliega en pantalla el catalogo
de las unidades de medida, en el cual el usuario debe seleccionar la que
corresponda al componente que se esté cargando en el sistema.
 Cantidad: se refiere a la cantidad en números que se estén guardando de un
mismo componente.
2. Agregar Créditos:
Al momento de guardar el registro de la definición de artículo, el sistema

automáticamente abre esta opción, con objeto de que el usuario asigne el cargo del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) que corresponde al artículo. Al agregar los
créditos a los artículos, facilita el cálculo del IVA correspondiente a un determinado
artículo que se cargue en una SEP o en una solicitud de orden de compra, en vista
de que el cálculo del IVA está asociado a esta función, es de carácter obligatorio su
registro a fin de que pueda aparecer el cargo IVA correspondiente en los diferentes
documentos asociados a una compra. Al no estar validada esta opción el sistema
mostrará el total de la factura sin indicar cuál es el monto pagado por el impuesto.

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Modificación Nº 1
Página |
14
A continuación se muestra la ventana que corresponde a esta opción, y se describe el

modo de uso de la misma. Se tilda el crédito que se asociara al artículo y se debe dar clic en
guardar.
3. Registrar Activo fijo:

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Modificación Nº 1
 Código: corresponde a la numeración (alfanumérica o numérica) que le será

dada a cada uno de los Activos Fijos que sean incluidos al sistema; se
genera automáticamente por el sistema pero también puede ingresarse
manualmente por el usuario quien deberá tener sumo cuidado de no dañar el Página |
correlativo. 15
 Costo: se refiere al valor en moneda local que corresponde al costo de
adquisición del activo fijo. Este campo debe ser ingresado por el usuario.
 SIGECOF: este campo está vinculado al código SIGECOF que se le asigna

al activo en la definición del artículo, el sistema lo coloca automáticamente;
aparecerá siempre y cuando el ente utilice el catálogo SIGECOF para sus
activos fijos o bienes.
 Grupo: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea
CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar al grupo al cual
pertenece el activo.
 Subgrupo: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea
CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar al subgrupo al
cual pertenece el activo.
 Sección: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea
CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar a la sección a la
cual pertenece el activo.
 Cuenta Presupuestaria: se refiere a la partida presupuestaria

correspondiente al activo, el sistema la coloca automáticamente si ya ha sido
previamente cargada en la ficha de definición de artículo.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
2. Procesos:
Esta segunda sección del modulo se divide en tres grupos: el primero que lo conforman las
entradas de suministros, las transferencias entre almacenes y el despacho; el segundo los Página |
cierres de órdenes de compra y la toma de inventario; y el tercero está constituido por los 16
procesos para reverso de entrada de suministros a almacén, reverso de despacho y el reverso
de las transferencias entre almacenes.
2.1. Entrada de Suministros a Almacén
2.1
El proceso de entrada de suministros permite a los usuarios cargar en el sistema, los

artículos adquiridos a través de una compra o por factura, el proceso de entrada a través de
una orden de Compra, es automático, mientras que registrando con factura, se realiza de
manera manual. Los materiales y suministros serán agregados al almacén correspondiente.
Otra bondad que presenta esta opción, es permitir realizar la entrada de los suministros en
forma parcial o completa de acuerdo a como haya sido la entrega de los mismos, y generar la
respectiva disminución de las partidas asociadas al compromiso.

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Modificación Nº 1
Página |
17
 : Seleccione el tipo de documento con el cual dará

entrada a los suministros.
 Número Consecutivo: Corresponde a la numeración o código que se le dará a
cada registro o entrada de suministros. Al dar clic en la hoja en blanco el sistema lo
genera de manera automática.
 Orden de Compra/Factura: Esta opción esta estrictamente ligada al tipo de
documento que seleccione el usuario. Si el usuario ha seleccionado orden de
compra, entonces no deberá llenar este campo de forma manual. porque
automáticamente al haber tildado la opción se abrirá el catalogo de órdenes de
compra en donde podrá seleccionar la que esté asociada a la entrada de
suministros que se esté cargando. Viéndose de esta manera:

CON-FR-004

Modificación Nº 1
Tilde y se
Filtros, para facilitar reflejaran las
la búsqueda. órdenes por
Página |
procesar
18
Haga Clic para seleccionar. entradas.
Si por el contrario la entrada de suministros será registrada a través de una factura, el

código debe ser ingresado manualmente y corresponderá al número de la factura, pudiendo
ser de tipo numérico o alfanumérico. Este campo admite quince (15) caracteres.
 Proveedor: Este campo también se encuentra asociado al tipo de documento que

seleccione el usuario, puesto que al seleccionar la orden de compra que se haya
seleccionado en el catálogo, está asociada a un proveedor, el cual será arrastrado
automáticamente hasta este campo. En el caso de que el usuario seleccione factura
deberá hacer clic en el icono que aparece al lado derecho de este campo, para
acceder al catalogo de proveedores en donde deberá seleccionar el que corresponda a
la factura. De esta manera:
Haga clic aquí

Filtros para facilitar la
directamente.
búsqueda del usuario.
para abrir el
listado
Haga clic sobre completo
el código para
seleccionar.
de
proveedores

CON-FR-004

Modificación Nº 1
 Almacén: el usuario debe seleccionar el almacén al que corresponden los suministros

que se le dará entrada al sistema; para ello debe hacer clic en el icono que aparece al
lado derecho de este campo, para acceder al catalogo de almacenes que ha sido
creado previamente en DEFINICIONES/ALMACEN. Página |
19
Filtros que facilitan la Haga clic aquí

Haga clic sobre búsqueda del usuario. directamente.
el código para
seleccionar.
para abrir el
listado
completo
 Observación: Permite a los usuarios colocar cualquier observación referente la
entrada de suministros que se esté cargando, no es obligatoria esta opción para
guardar el registro. de
 Tipo de Entrega: debe indicarse si la entrada de suministros, corresponde proveedores
a un tipo de
entrega parcial o completa. Esta condición, no es limitativa para la columna de cantidad
que se encuentra en la tabla de detalle de la entrega, es decir que el usuario con
ambas opciones puede introducir la cantidad; pero solo en el caso de entrega parcial
podrá posteriormente (cierre de orden de compra) ubicar la cantidad restante de una
orden de compra donde no recibirá el resto de los suministros y cerrarla en el caso de
querer liberar el compromiso restante de una determinada partida.

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Modificación Nº 1
Página |
20
Al tildar tipo de entrega Completa, el sistema llena los campos del detalle
automáticamente (como se puede observar en la imagen) se ser un tipo de entrega de manera
parcial, se vería de esta forma:

CON-FR-004

Modificación Nº 1
Página |
21
Podemos observar, que a diferencia de la explicación anterior para el articulo

ACORDEON OFICIO, ya no son 10, sino 5 piezas de ese artículo que entraran al almacén.
Para ambos tipo de entregas, al culminar el registro, haga clic en el disquete para guardar.
Al usuario tildar la entrada de suministro por factura, el proceso es de manera manual, a

diferencia de la orden de compra, que genera los datos de la misma, con la factura, se debe
registrar ítems por ítems y para esto se explica el significado de cada uno:

CON-FR-004

Modificación Nº 1
 Artículo: corresponde a la denominación del artículo, Si es de una factura, entonces el

usuario debe hacer clic en el icono de búsqueda y seleccionar desde el catalogo los
artículos que correspondan.
Página |
22
 Unidad de Medida: este campo se refleja automáticamente al seleccionar el artículo,

es decir, la unidad que esté asociada al artículo se muestra en este campo.
 Modalidad: debe indicar si la modalidad es al detal o al mayor, al hacer clic sobre la

flecha podrá seleccionar la correspondiente esto para el caso de que venga de una
factura; de lo contrario si se está cargando desde la orden de compra aparecerá la que
arrastra automáticamente.
 Cantidad Original: Cantidad Original: es aquella cantidad que se solicita originalmente

para la compra, la cual aparecerá automáticamente si viene de una orden de compra.
 Cantidad: Al ser tipo factura, el monto escrito en cantidad original, automáticamente se

muestra en cantidad. De ser una orden de compra y la entrada es parcial, este campo
se muestra en vacio, para reflejar o escribir en él, la cantidad que está ingresando en
realidad.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
 Pendiente: es la cantidad restante en caso de entregas parciales, es decir, es la

diferencia entre la cantidad original y la cantidad. Este campo no es agregado por el
usuario, el sistema automáticamente calcula la cantidad pendiente por ser recibida.
Este campo solo se habilita, para las órdenes de compras parciales, tratándose de Página |
facturas el campo queda en 0. 23
 Costo Unitario: es el costo del artículo bajo el cual se adquirió el mismo. Este campo
no es agregado por el usuario, el sistema automáticamente realiza el cálculo siempre y
cuando se haya seleccionado que la entrada de suministros es a través de una orden
de compra, de lo contrario el usuario si deberá ingresar manualmente el monto.
 Costo Total: consiste en el costo total de adquisición del artículo. Este campo no es
agregado por el usuario, el sistema automáticamente realiza el cálculo multiplicando la
cantidad por el costo unitario.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
2.2. Aprobación de Entradas de Suministros al Almacén

Página |
24
2.2
La aprobación de entrada de suministros de almacén se utiliza para aceptar o aprobar

las entradas en físico de artículos a la empresa se utiliza esta opción como se aprecia en las
pantallas siguientes.

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Modificación Nº 1
Los 3 primeros campos reflejados en la pantalla, son filtro de búsquedas que agilizan el
proceso de ubicación del documento al usuario. El campo fecha, indica la fecha en la que se está
aprobando la entrada al almacén. Por último tilde o seleccione el documento y de clic en para
procesar la información. Página |
25
2.3. Transferencia entre Almacenes:
2.3
La transferencia entre almacenes, es un proceso que se lleva a cabo en aquellos entes

que cuentan con dos (2) o mas almacenes para el resguardo de los suministros, y entre los
mismos se realizan transferencias de artículos. El sistema lleva un control de los suministros y
su ubicación en los almacenes, para ello presenta este proceso, de manera tal que siempre se
pueda llevar el control de inventario de los almacenes, por ello la importancia de registrar las
transferencias a fin de contar con la información real y confiable.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
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 Almacén Origen: el usuario debe hacer clic en el icono de búsqueda para abrir el
catálogo de almacenes, en donde seleccionará el almacén de donde se sacará el
artículo o artículos para ser transferidos.
 Almacén Destino: el usuario debe hacer clic en el icono para abrir el catálogo de
almacenes, y debe seleccionar el almacén en donde van a ser recibidos el artículo o los
artículos que fueron transferidos.
 Observaciones: este campo puede ser de gran utilidad al momento de describir el
porqué de la transferencia entre los almacenes. Este campo admite quinientos (500)
caracteres.
 Detalle de Transferencia: Esta tabla, presenta la información referente a los artículos
que serán transferidos entre los almacenes. Estos campos deberán ser ingresados por
el usuario, se podrán ir anexando uno a uno los artículos en la tabla, es decir, una fila
por artículo. A continuación se describe cada uno de los datos que la conforman. Esta
tabla se trabaja de la misma manera explicada para la entrada con factura.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
2.4. Despacho
Página |
27
2.4
El proceso de despacho, no es más que la entrega de los suministros a la unidad que ha

hecho el requerimiento de los mismos. A continuación se muestra la pantalla y se describen
los campos que la conforman.
El primer paso para generar un despacho a través del sistema, es hacer clic en la hoja en
blanco, para acceder al Catalogo de Solicitudes de Ejecución Presupuestaria (SEP), y luego
seleccionar la respectiva solicitud a la cual se le hará entrega de los requerimientos hechos.
Una vez realizada la selección, el sistema automáticamente colocará los campos que vienen
desde la SEP tal como se puede apreciar en la siguiente imagen.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
Página |
28
 Número de la Orden de Despacho: corresponde al número de la orden de

despacho, es un código que el sistema automáticamente va creando de manera
correlativa, no es editable.
 Número de la Solicitud: se refiere al código correspondiente a la SEP a la cual se
le hará el despacho.
 Unidad Solicitante: es aquella unidad administrativa que realiza el requerimiento
de los suministros desde la SEP.
 Unidad a Despachar: pudiera ser el caso que corresponda a la misma unidad
solicitante; pero también podría suceder que el despacho sea realizado para otra
unidad para lo cual el usuario deberá hacer clic en para acceder al Catalogo de
Unidades Administrativas, en donde deberá seleccionar la correspondiente.
 Observación: el usuario puede realizar cualquier acotación en cuanto al despacho
a realizar, en el caso que las unidades a despachar y la solicitante no correspondan
podría realizarse la observación pertinente para explicar el porqué de la variación en
las mismas.
 Tipo de entrega: antes de seleccionar el tipo de entrega, debe indicarse el almacén
desde el cual se realizará el despacho, luego debe especificarse si el despacho será
completo o parcial para lo cual el usuario debe hacer clic sobre la opción que
corresponda. Si la entrega es completa entonces en la tabla detalle del despacho
aparecerán automáticamente los siguientes campos:

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Modificación Nº 1
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29
Si el despacho es parcial, los campos que aparecerán son los siguientes:
El usuario debe ingresar la cantidad a despachar y el sistema ajustará las demás

columnas de la tabla de detalle de despacho.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
2.5. Cierres Ordenes de Compras
Página |
30
2.5
El cierre de órdenes de compras, es un proceso que se aplica para aquellos casos en los
cuales las compras realizadas han sido con entregas parciales de los suministros solicitados,
por lo cual queda aún un monto parcialmente comprometido el cual se desea liberar, para ello
se debe aplicar el cierre de orden de compra.
 Acción: desde el cierre de ordenes de compras, el usuario también puede reversar un

cierre de orden, por ello se presenta este campo, a fin de que el usuario indique en
primer lugar, cuál será la acción a ejecutar: un cierre o un reverso de cierre. Al hacer
clic en la flecha que aparece a un lado del rectángulo se despliega el menú.

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Modificación Nº 1
 Desde-Hasta: Seleccione el rango de fecha, para la búsqueda de los documentos.
Por último se tilda el documento a procesar y se da clic en para continuar con el

proceso de cierre. Página |
31
2.6. Cierre de Solicitud de Ejecución Presupuestaria
2.6
Al igual que el cierre de orden compra, esta el proceso de cierre de SEP, esto para
aquellos despachos que fueron hechos de forma parcial.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
El proceso es igual al del cierre de orden compra, tilde el documento a procesar y de

clic en para continuar con el proceso.
2.7. Toma de Inventario Página |

32
2.7
Este proceso es sumamente habitual y antiquísimo. Simplemente consiste en comprobar

que los stock que los registros del sistema indican, concuerden con lo que físicamente
existe.
Este proceso es uno de los más importantes del modulo de inventario, ya que con él, el
usuario podrá:
• Cargar el sistema con las existencias físicas actuales
• Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las existencias
físicas reales

CON-FR-004

Modificación Nº 1
Página |
33
Los pasos para realizar la toma de inventario son:
1. Seleccionar el almacén: para ello haga clic en la lupa el icono que se encuentra a un
lado del recuadro de almacén, para abrir el catalogo de almacenes y seleccione el
almacén correspondiente.
2. Contar las existencias físicas de todos los artículos: Para empezar la toma de
inventario, es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los artículos. Al
hacer clic en el botón imprimir listado, el sistema genera un archivo PDF desde donde
podrá imprimirse el listado de artículos con que cuenta el almacén seleccionado para
realizar la toma de inventario.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
3. Y finalmente para culminar el proceso de toma de inventario, se debe insertar

manualmente la cantidad contada y procesar.
2.8. Reverso de Entrada de Suministros al Almacén
Página |
34
2.8
Este proceso consiste en deshacer y colocar en su estado anterior a la entrada de

suministros, a cada una de las ordenes de compras/facturas que se les dio ingreso al sistema,
es decir, se deja sin efecto la entrada de suministros, en el caso de que no se haya
despachado la cantidad del material que corresponda a dicha entrada.

CON-FR-004

Modificación Nº 1
2.9. Reverso de Despacho
Página |
35
2.9
El proceso de reverso de despacho consiste en dejar sin efecto un despacho realizado.

Para ello el usuario al ingresar al proceso verá automáticamente las salidas o despachos que
se han realizado, y en ese listado deberá escoger el que desea reversar, pudiendo realizar
varios reversos simultáneamente con solo tildar los correspondientes.
2.10. Reverso de Transferencia

CON-FR-004

Modificación Nº 1
El proceso de transferencia entre almacenes también puede ser reversado, en caso de

haber realizado una transferencia a un almacén erradamente.
3. Reportes Página |
36
Esta opción pone a disposición de los usuarios una variedad de entre (21) reportes
diferentes, a fin de ser utilizados como herramienta dentro de las actividades regulares del
departamento encargado de almacén y de inventario. Queda de parte del usuario, generar los
reportes que sean útiles en su proceso diario

CON-FR-004

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SIGESP Inventario

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Módulo del sistema administrativo SIGESP

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1.1. Configuración de Inventario:

Este elemento del módulo permite al usuario, configurar de manera general y

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 Método de Inventario: Seleccione el método utilizado por

 Codificación de artículos: Tilde si desea que la codificación sea numérica o

 Usar Catalogo SIGECOF: De utilizar dicho catálogo, para los procesos de

 Completar Código de Artículos con Ceros: Al tildar esta opción, el sistema

 Trabajar con artículos dependiente: tilde la opción de utilizar este proceso en

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 Trabajar con almacenes de producción: de utilizar esta opción en la

 Cuanta de Costo de Venta: De ser necesario, seleccione la cuenta del costo de

1.2. Tipo de Articulo

Al tildar la hoja en blanco el sistema

De ser necesario escriba la

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1.3. Unidad de medida

Al tildar la hoja en blanco el sistema

Escriba el nombre asignado a la

Docena, entonces la unidad sería doce

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En esta opción se registra, el o los almacenes que existentes en la institución. Esto

 Código: El código se genera de forma automática y correlativamente al tildar

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 Código: Este código es generado automáticamente por el sistema,

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unidades de medidas registradas en definiciones, seleccione la que

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 Precio C: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo,

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 Costo Promedio: el sistema automáticamente calculará el costo promedio Página |

En la parte inferior de la pantalla de definición de artículo se puede observar que

A continuación se muestra la pantalla que emerge al hacer clic en este botón, y se

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 Articulo: El sistema generara el codigo del articulo al que se le registrara los

Al momento de guardar el registro de la definición de artículo, el sistema

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A continuación se muestra la ventana que corresponde a esta opción, y se describe el

3. Registrar Activo fijo:

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 Código: corresponde a la numeración (alfanumérica o numérica) que le será

 SIGECOF: este campo está vinculado al código SIGECOF que se le asigna

 Cuenta Presupuestaria: se refiere a la partida presupuestaria

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2.1. Entrada de Suministros a Almacén

El proceso de entrada de suministros permite a los usuarios cargar en el sistema, los

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 : Seleccione el tipo de documento con el cual dará