Gestión de Proyectos

Mayo de 2017

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Agenda

► Conceptos claves

► Por qué es necesario gestionar los proyectos?

► Cómo gestionar los proyectos?

► Gestión de riesgos

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 Un 1% de mejora en la eficiencia a
través de una mejor gestión de
proyectos…

Puede conducir una mejora del 3% en la

optimización de los costos del proyecto.

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Conceptos claves
¿Cómo nacen los Portafolio, Programas y Proyectos?

Necesidades de
Objetivos estratégicos
negocio

Portafolio,
Programas y
Proyectos

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Conceptos claves
De idea a resultado…

RESULTADOS
INICIATIVA

Monit. &
Inicio Plan Ejecución Cierre
Control

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Conceptos claves
Definición de un Proyecto

Tarea Temporal
Crea un
producto,
servicio o
resultado Proyecto
único (algo
Tiene un principio y un final
que nunca se
ha hecho
antes)
OPERACIONES

El trabajo operativo es aquel que se realiza en forma

constante para sostener el negocio y los sistemas de la
organización, mientras que el trabajo de proyecto finaliza
cuando se cierra el proyecto.

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Conceptos claves
¿Cómo cuidar que el proyecto se ejecute como queremos?

Calidad

Restricciones: Vienen de la
naturaleza del proyecto,
contexto, estándares o
regulaciones. Balance

Alcance

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Conceptos claves

► ¿Alguno ha participado en proyectos?

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Conceptos claves
Portafolio, Programa, Proyecto

Lograr beneficios que de manera individual no

podrían ser alcanzados
Objetivos estratégicos
Programa 1
Proyecto A Proyecto B

Fase Fase Fase Fase

Portafolio de
proyectos Programa 2
Proyecto C Proyecto D

Fase Fase Fase Fase

Componentes más
manejables.

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Conceptos claves
Qué es la Gestión del Portafolio?

Incluye un grupo de programas, proyectos

individuales y otros trabajos operativos
relacionados que se priorizan y se
implementan para lograr un objetivo
estratégico de negocio.
Selecciona y prioriza los
Beneficios: programas y proyectos que
lograrán de la mejor forma los
1. Optimiza recursos objetivos estratégicos de la
2. Mejora los beneficios de la organización.
organización
3. Reduce riesgos

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Conceptos claves
Qué es la Dirección de Programas?
Programa: Grupo de proyectos
relacionados

Se centra en las
interdependencias en los
proyectos y puede ayudar a
lograr la disminución del riesgo,
economías de escala y una
dirección mejorada.
Coordina la dirección de
proyectos relacionados para
obtener beneficios específicos
que respaldan los objetivos
estratégicos de la organización

Incluye esfuerzos en:

1. Coordinación del
programa
2. Actividades de gestión

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Conceptos claves
Qué es la Dirección de Proyectos Organizacional?
Sirve como guía o impulsor para ejecutar las prácticas
organizacionales, proporcionando:

1. Indicaciones para priorizar

2. Gestionar
3. Ejecutar
4. Medir

Proporciona un marco
estratégico para utilizar y
orientar la dirección de
proyectos, programas y
portafolios a fin de crear una
estrategia organizacional

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Conceptos claves
Oficina de gestión de proyectos

PMO … es un ente
organizacional que concentra la
información, facilita la gestión
de los proyectos de su dominio e
integra el programa con otras
iniciativas corporativas, según
una metodología acordada.

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Por qué es necesario gestionar los
proyectos?

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Por qué es necesario gestionar los
proyectos?

Page 15 Presentation title

Por qué es necesario gestionar los
proyectos?

Entender, evaluar, definir y gestionar los requerimientos

de tal forma que las expectativas del interesado se
satisfagan. Requiere lograr la conformidad (asegurar
que produzca efectivamente los resultados para los que
fue creado) y sea útil (el producto satisface
necesidades reales).

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Por qué es necesario gestionar los
proyectos?

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Fracaso en proyectos
Estadísticas
Exitosos Sobre costos

35%* 189%
(*) Proyectos de TI (**)

Reinicios Mayor tiempo

94/100 222% 17%

De proyectos
Proyectos de TI (**) Proyectos de TI (**) de TI son
planeados y
Cancelados Deficiencias de alcance ejecutados de
forma que
pueden poner
en peligro la
31,1% 39% existencia de la
organización.
Proyectos de TI (**) Proyectos de TI (**)
Fuentes: * National Institute of Science & Technology, Gartner, Forrester, CIO magazine, The Standish Group, Steven’s. Institute of Technology, MORI
Captains of Industry, EY CBK, Dept. of Trade & Industry ** CHAOS Report 2015

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Fracaso en proyectos
Razones de fracaso


Factors Requerimientos incompletos 13,1%

 Falta de participación de
los usuarios
12,4%

 Falta de recursos 10,6%

 Expectativas no reales 9,9%

 Falta de soporte de la alta

gerencia
9,3%

 Cambios de los requerimientos y

especificaciones
8,7%

 Falta de planeación 8,1%

CHAOS Report 2015

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Por qué es necesario gestionar los
proyectos?
... Un Modelo de proyectos evita …

Iniciativas desalineadas Iniciativas en conflicto

Iniciativas aisladas Objetivos equivocados Es necesario

administrar
eficientemente los
… con el fin de que los programas y proyectos
proyectos y programas
habiliten las estrategias y los objetivos
entendiendo y ajustando
organizacionales la operación del modelo
de proyectos a las
 necesidades propias de
la Empresa.

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Por qué es necesario gestionar los
proyectos?
Principios de un Modelo de Proyectos

► Institucionalizar el Modelo de Gobierno de programas y proyectos

► Compartir y coordinar recursos transversales

► Desarrollar de metodologías y estrategias de administración de proyectos, mejores

prácticas y estándares comunes

► Administrar y consolidar los riesgos de todos los proyectos centralizadamente

► Coordinar las comunicaciones

► Monitorear los cronogramas y presupuestos a todo nivel en la organización

► Alinear los estándares de calidad para todos los proyectos entre los gerentes de
proyectos y cualquier ente interno o externo

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Cómo gestionar los proyectos?

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Cómo gestionar los proyectos?
Involucrados

Gerente Usuario final Cliente

Equipo de proyecto Sponsor Comunidad Contratistas

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Cómo gestionar los proyectos?
Rol del gerente de proyectos

► Manejar expectativas del cliente

► Llevar a cabo actividad de inicio del proyecto (kick off)
► Dirigir y soportar al equipo de proyecto a través del uso
de habilidades de liderazgo
► Seguimiento de las actividades
► Comunicar el estatus del proyecto
► Manejar el cambio y controlar desvíos
► Resolver temas relativos al tiempo
► Mantener el cronograma y documentos de planeación

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Cómo gestionar los proyectos?
Fases del ciclo de vida

Es tanto ciencia como arte y sigue un proceso sistemático

Iniciación
Planeación

Cierre
Ejecución

Control
Monitoreo

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Cómo gestionar los proyectos?
A través del ciclo de vida del proyecto
Nivel de esfuerzo dedicado a los proyectos por etapa durante el tiempo de
duración del proyecto.

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Cómo gestionar los proyectos?
A través del ciclo de vida del proyecto

Fase del ciclo de vida Herramienta

Caso de negocio
Iniciación
Project charter

Plan de gestión de Proyecto

Planeación
Cronograma

Registro de cambios del

Ejecución Proyecto
Cronograma
Reporte del estado del
Monitoreo y Control Proyecto
Cronograma

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Cómo gestionar los proyectos?
Iniciación - Preguntas Clave
Por qué?
Justificación, Objetivo y Metas del Proyecto

Qué? Cuando?
Alcance Cronograma
Productos
Resultados

Cómo? Quién?
Metodología Roles
Enfoque Responsabilidades
Cuánto dinero?

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Cómo gestionar los proyectos?
Iniciación

Proceso de iniciación del

proyecto

 Hacer una clara definición del proyecto

(project charter)
 Caso de negocio del proyecto
 Definir y/o empoderar oportunamente al
Gerente de Proyecto
 Hacer una buena “venta” del proyecto
dentro de la organización.
 Identificación clara a todos los
interesados
 Recibir aprobación del proyecto

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 Cómo gestionar los proyectos?
Planeación

Por qué se requiere?................... Objetivos, Entregables Plan

Cuándo debe ser completado?.. Estimados alto nivel/

Hitos externos

Qué debe ser hecho?................. Actividades

En qué orden ?............................ Dependencias

Y por quien?.............................. Recursos

Cuánto van a tomar las actividades? Estimación detallada del trabajo

Cómo hago para que esto funcione? Reconcilie

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Cómo gestionar los proyectos?
Planeación - Proceso de gestión de proyecto

► Movilizar el equipo y los recursos para diseñar un curso de

Objetivo de
acción y garantizar que los resultados esperados son
Planeación alcanzables

► Realizar el kickoff
► Definir alcance, cronograma, estimación de costo y riesgos del
proyecto
Principales
► Desarrollar el plan de gestión del proyecto
actividades ► Establecer la línea base del proyecto
► Asegurar los recursos del proyecto y mobilizar los miembros
claves del equipo

► Plan de gestión del proyecto aprobado

Principales ► Estructura de descomposición del trabajo (EDT) y cronograma
entregables aprobado
► Registro de interesados

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Cómo gestionar los proyectos?
Planeación – respuerta a los riesgos en un proyecto

Cuatro posibles estrategias para

tratar con el riesgo:
► Evitar

► Mitigar

► Transferir

► Aceptar

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Cómo gestionar los proyectos?
Ejecución

► Gestionar la planificación, en medio de la incertidumbre y el

Objetivo de
cambio, para garantizar que los resultados esperados por el se
Ejecución logren

► Integrar personas y actividades buscando una ejecución de

Principales acuerdo con el plan aprobado
actividades ► Realizar y administrar las adquisiciones
► Entregar los beneficios y entregables del proyecto

► Productos de trabajo de los proyectos aprobados

Principales
► Solicitudes de cambio de los proyectos aprobados
entregables ► Riesgos e issues gestionados

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Cómo gestionar los proyectos?
Monitoreo y control

Objetivo de
► Proveer visibilidad crítica para proyectar el progreso contra el plan
Monitoreo y y tomar medidas correctivas cuando sea necesario
Control

► Definir objetivos del proyecto de alto nivel y salidas

► Gestión de alcance, cronograma, costo, riesgos, issues,
stakeholders y equipo del proyecto
Principales
► Realizar aseguramiento de calidad
actividades ► Reportar el avance
► Realizar el control de cambios del proyecto

► Reporte de avance e indicadores de desempeño

Prinicipales ► Seguimiento de beneficios
entregables ► Registros de gestión del proyecto

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Cómo gestionar los proyectos?
Monitoreo y control - Scope creep

El scope creep es la adición de características y funcionalidad al

proyecto, sin:
► Abordar adecuadamente los impactos en tiempo, costos y recursos
► Aprobación de documentos por parte del cliente

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Cómo gestionar los proyectos?
Cierre

Proceso de cierre del proyecto

 Productos entregados están alineados con las

expectativas
 El Producto está completo.
 Recepción del Entregable por parte del cliente o del
usuario

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Gestión de riesgos

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Gestión de riesgos

Gestión de riesgos => alejarnos de los posibles problemas o al menos

que no nos impacten tan duro

La Gestión de Riesgos permite orientar de

forma positiva la ejecución del programa y
facilita el logro de sus objetivos propios
mediante la detección y control oportuno de
los riesgos en todos los proyectos.

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Gestión de riesgos

Etapas de la gestión de Riesgos:

ETAPA ACTIVIDADES

• Identificar riesgos que podrían impactar la ejecución del proyecto en términos

Identificar
de presupuesto, tiempo o asignación de recursos.
Riesgos
• Informar al gestor de riesgos del proyecto o frente.
Analizar • Documentar en la matriz de riesgos del proyecto o frente el riesgo identificado
Riesgos y sus fallas.

• Evaluar el Riesgo en términos de Probabilidad e Impacto sin tener en cuenta

Evaluar
los controles existentes para poder generar la severidad del riesgo absoluto.
Riesgos
Identificar controles

• Definir compromisos que conlleven a la creación de nuevos controles o el

fortalecimiento de los existentes cuando la severidad del riesgo con controles
sea inaceptable o inadmisible.
• Monitorear el cumplimiento y tomar acciones necesarias
Tratar Riesgos
• Actualizar la matriz de riesgos con los compromisos que se hayan cerrado. Y
consolidar la información de los frentes
• Comunicar los resultados a los líderes del programa para obtener la
aprobación tanto de la matriz de riesgos como de los planes de tratamiento
definidos

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Gestión de riesgos

Consideraciones en la identificación de Riesgos:

 El riesgo debe estar escrito en un lenguaje común y comprensible para toda la Compañía.

 Responde fácilmente a la pregunta si ocurre el riesgo ¿Qué pérdida es generada?. Es decir,

permite identificar la pérdida potencial: fraude, multa, demanda, reproceso, robo, sanción,
etc.

 Permite establecer la probabilidad e impacto, obteniendo así la calificación del mismo.

 Evitar las negaciones para expresar el Riesgo.

 Indica sobre cual actividad se ejecuta la causa. Ejemplos: Generar publicidad engañosa o
ambigua, Definir una inadecuada política comercial, Resolver inoportunamente la solicitud
realizada por el cliente.

Ejemplo No realizar la revisión a la Póliza.

Generar pólizas que incumplan las políticas de la compañía

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Gestión de riesgos

Análisis de fallas típicas:

Recurso Humano Procesos Tecnología de Infraestructura Externos
información
Definición de
Servicios y recursos
políticas, Cambios en la
Personal inadecuado provistos por Edificios
procedimientos, Regulación
terceros
divulgación,
planificación
Inapropiadas Interrelación de Administración de la Incumplimiento de
Espacios de trabajo
relaciones procesos seguridad de Contratistas
interpersonales información
Especificaciones no Adquisición,
Segregación de Almacenamiento y
claras en los desarrollo e Desastres Naturales
funciones transporte
términos de implementación de
contratación las aplicaciones

Herramientas Elementos de apoyo

Omisión de Desastres de
soportes de para el
procedimientos o Capacitación terceros fuera del
procesos, hardware, funcionamiento de la
errores de digitación control de la Entidad
software y operación
telecomunicaciones.

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Gestión de riesgos

Evaluación de riesgos: Probabilidad e Impacto

• PROBABILIDAD: Es la frecuencia 2
con la cual se podría materializar un 1
riesgo latente o potencial en un 4
período determinado. 3
5

• IMPACTO: Corresponde al efecto del

riesgo sobre la organización
(ingresos, reputación, satisfacción de
clientes, emisión de la información,
etc).

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Gestión de riesgos

Tratamiento de riesgos

1 1

Riesgo Absoluto CONTROLES / Riesgo Residual

PLAN DE
Es la evaluación preliminar del ACCIÓN Es el nivel de riesgo al cual
riesgo, con la cual se quiere está expuesto el programa
conocer el nivel de exposición al de acuerdo con los
mismo. Es la calificación inicial sin controles existentes.
tener en cuenta ningún tipo de
Control o Plan de Acción

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Conclusiones

► Definir un responsable o un grupo que pueda

liderar la gestión de proyectos (PMO – Project
Management Office)

► Propender por una cultura de conocimiento de

gestión de proyectos y de riesgos: Conceptos,
terminología, metodología, indicadores de
gestión, monitoreo, incentivos, etc.

► Capacitar al personal en los conceptos y

definiciones internas.

► Capitalizar el conocimiento de proyectos pasados

– Lecciones aprendidas.

► Incluir el tema en los esquemas de gobierno de la

empresa.
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 Paola Ibañez
Manager – Advisory Services
Paola.Ibanez@co.ey.com

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