PRÁCTICA

PREPROFESIONAL
MÓDULO 8: GESTIÓN DE TIEMPO PERSONAL Y DE EQUIPO
Curso: Práctica preprofesional
Módulo 8: Gestión de tiempo personal y de equipo

© Universidad Privada del Norte, 2020

Educación Virtual
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de esta publicación sin previa autorización de la universidad.
 Contenido

1. Tiempo 3

2. Características del tiempo 3

3. Gestión del tiempo 4

3.1. Necesidad de planificar 5

3.2. Fijar prioridades 5

4. Consejos para la planificación de una jornada de trabajo 6

5. Ejecución de la planificación 7

5.1. Urgente e importante 7

5.2. Obstáculos en la ejecución: ladrones del tiempo 11

6. Herramientas claves para la gestión de tiempo 12

7. Conclusiones 14

8. Bibliografía 15
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1 TIEMPO

Según Acosta, el tiempo es la magnitud física que mide la duración o separación de acontecimien-
tos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación; es decir, el período que transcurre entre
el estado del sistema cuando este aparentaba un estado y el instante en el que dicho estado registra
una variación perceptible para un observador (2009, p.78).

Es un misterio en sí mismo y todas las disciplinas de la actividad intelectual humana han intentado
desentrañarlo. Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de carác-
ter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio.
Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es advertido por alguien que observa,
ese periodo puede cuantificarse y medirse como tiempo.

Gracias al tiempo, es posible organizar los acontecimientos de manera secuencial. Este orden deja
establecido un pasado (lo que ya sucedió), un presente (lo que está pasando en el momento) y un
futuro (lo que pasará próximamente).

2 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

El tiempo se ha venido estudiando desde diferentes perspectivas a lo largo de la historia, cada una
de las disciplinas que ha aportado también ha indicado una mirada diferente del tiempo, situación
que no es extraña si se consideran ciertas características como:

Atípico: Diferente a los recursos que el hombre conoce y está habituado a manejar.

Equitativo: Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.

Inelástico: No puede acumularse ni ahorrarse ni tomar prestado.

Indispensable: No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo.

Insustituible: No puede ser reemplazado por otro recurso.

Inexorable: No conocemos modo de cambiar el sentido ni la velocidad del tiempo.

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3 GESTIÓN DEL TIEMPO

Si tuviéramos que definir el concepto de manera simple y formal, podríamos decir que la gestión del
tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe
realizar. (Acosta, 2009)
El 95 % de los directivos encuestados dijeron no disponer de más de 30 minutos seguidos para
trabajar con sosiego a causa de los motivos siguientes:

Falta de organización personal.

Confusión de las prioridades.

Escasa delegación en los colaboradores.

Poca puntualidad y control del horario.

Dilación de las decisiones importantes.

Precipitación en las decisiones.

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida. Las perso-
nas poco productivas, suelen ir contra el tiempo, teniendo siempre la sensación de llegar tarde y mal
a las cosas.

¿PARA QUÉ GESTIONAR EL TIEMPO?

Para lograr un equilibrio entre un rendimiento laboral óptimo y una vida personal satisfactoria.

Permite realizar las tareas laborales de forma más eficaz y eficiente: aumento de la productivi-
dad.

Proporciona una conciliación con los ratos de ocio que también repercute en el rendimiento
laboral.

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3.1. Necesidad de planificar

Antes de entrar de lleno en la propia gestión del tiempo, es primordial que la persona sepa qué quiere
er con el tiempo disponible para luego establecer una estructuración de este (Chinchilla, 2009).

Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino una vez definidos los de medio y largo plazo.

Requisitos de los objetivos bien definidos

Ser propios.

Ser concretos y específicos.

Ser pocos y muy importantes.

Ser mensurables, cuantificables en lo posible.

Tener plazos intermedios.

Ser compatibles pero con dificultad.

Estar escritos y ser fácilmente consultables.

3.2. Fijar prioridades

A continuación te mostraremos algunas preguntas abiertas que las personas comúnmente hacen
para fijar prioridades:

¿Qué objetivos/tareas/deseos son los más importantes?

¿Cuáles pueden esperar?

¿En qué tareas debemos emplear los escasos recursos personales?

¿Qué actividades puedo delegar, y cuánto beneficio me traerá?

¿Atender cada detalle es lo que hace que realice una tarea con mejores resultados?

El sistema ABC es una estrategia de señalar prioridades

Las tareas A son las que se necesitan hacer de inmediato.

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Las tareas B son las que se deberían hacer pronto.

Las tareas C son las que se pueden dejar de lado sin que se produzcan consecuencias.

4 CONSEJOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UNA JORNADA DE TRABAJO

Según la cantidad de trabajo que tengas, el día se te puede hacer eterno o se te puede pasar
volando. Aunque pienses lo contrario, si comparas tus días en el trabajo, verás que no hay dos
iguales: urgencias, reuniones sorpresa y los after work improvisados.
Tu estado de ánimo, así como físico y mental, puede afectar positiva o negativamente al desa-
rrollo de las tareas. Así que, viendo que tienen un gran poder de influencia, habrá que tenerlo en
cuenta en la organización del trabajo.

Es por eso que conocerte a ti mismo es muy importante para la gestión del tiempo y planifica-
ción de tareas. Por ejemplo, si eres de que los que hasta que no toma el primer café por la
mañana no eres productivo, no planifiques ninguna reunión a primerísima hora; o si, por el
contrario, eres mucho más productivo después de comer, resérvate esas horas para aquellas
tareas que necesitan más dedicación. A continuación te presentamos algunos consejos para la
planificación de una jornada de trabajo:

Ser realistas.

Registrar en un cuaderno ideas, tareas, llamadas, proyectos (lista maestra)

Repasar a diario la lista maestra.

Dejar un margen de tiempo para lo inesperado.

Confeccionar la lista diaria del día siguiente.

Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad.

Determinar el período de mayor actividad.

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5 EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

5.1. Urgente e importante

Para avanzar en este camino hacia la mejor gestión de tu tiempo, es fundamental diferenciar qué
prioridad tienen las tareas a las que debemos responder –o no– en el día a día.
Por favor, dedica un tiempo a analizar estos hechos:

Una tarea no se convierte en importante porque requiera mucho tiempo para hacerla.

Hacer muy bien una tarea poco importante no la convierte en importante.

Es muchísimo más importante lo que haces que cómo lo haces.

Puede que seas una persona súper eficiente, pero no sirve de nada excepto que lo apliques en
las cosas correctas.

“Trabajar más horas y más duro es lo que te va a hacer triunfar” no es verdad.

La realidad es que como enfoques y uses esas horas es lo que te acercará al éxito. Probable-
mente no tengas que usar tantas horas.

“Atender cada detalle es lo que hace que realices una tarea con mejores resultados” tampoco es
verdad. Hay que tener una visión de conjunto y enfocarse solo los detalles importantes.

Es curioso, pero muchas veces sabemos lo que tenemos que hacer, y aun así perdemos el rumbo.
Es como si toda la lista de cosas por hacer estuviera formada por obligaciones de vida o muerte. Y
no es verdad.
Presta atención a estos porcentajes, te sorprenderán:

Aproximadamente solo un 5 % de las tareas que consideramos urgentes lo son.

Solo un 45 % de la jornada laboral es productiva.

Un 35 % del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabi-
lidad.

El 20 % del tiempo considerado no productivo implica una pérdida neta de minutos (horas en
algunos casos), recursos y dinero que minan la moral de la persona, afectan al ambiente de

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trabajo y conllevan efectos negativos para toda la empresa.

Los ladrones de tiempo restan entre 50 % y 70 % de nuestras horas efectivas de trabajo.

Ahora te presentamos un cuadro sobre las tareas urgentes e importantes de roles y actividades que
puedes afrontar en tu vida diaria.

Urgente No Urgente

• Preparación
Importante

• Crisis
• Problemas presionantes
• Proyectos contra reloj
• Actividades no planificadas
No Importante
• Prevención
• Clarificación de valores
• Planificación
• Creación de relaciones
• Recreación verdaders

• Trivialidades
• Interrupciones, llamadas
• Llamadas
• Mails
• Mucha TV
• Algunas reuniones
• Mucho Facebook
• Actividades populares
• Mails irrelevantes (cadenas)

Las tareas urgentes

Están en la lista y requieren atención inmediata.

Nos llevan a estar a la defensiva.

Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas.

Se realizan en “modo estrés”.

No hacerlas a tiempo tiene consecuencias inmediatas.

Suelen estar relacionadas con las prioridades de otras personas.

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Las tareas importantes

Contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a nuestros valores y a nuestros objetivos personales
y profesionales.

Pocas veces son también tareas urgentes.

Nos hacen trabajar en “modo relajado”.

Hacerlas nos da tranquilidad y nos ayuda a pensar más y mejor en nuevas oportunidades.

La realidad es que la propia naturaleza del ser humano y su instinto de supervivencia, es la que nos
hace «tirarnos de cabeza» a resolver los asuntos urgentes, el corto plazo. Todo a nuestro alrededor
parece tener colgado un cartel de “urgente”: los avisos de WhatsApp o las notificaciones de Face-
book, la nevera vacía, una amiga o amigo en crisis matrimonial. Y responder a todo como si de una
urgencia se tratara, nos acaba quemando y gastando la energía vital que tenemos.

La matriz de Covey tiene cuatro cuadrantes: (Covey, 1997)

NO
NTE UR
RTA GE
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E
IM

1 2
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MATRIZ DE COVEY
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CUADRANTE 1: LO URGENTE E IMPORTANTE

Entran todas las tareas que son urgentes e importantes.
Una parte de ellas las podrías haber planificado; otras, sin embargo, ocurren de forma inespera-
da e imprevista.
El objetivo es planificar las tareas de este cuadrante y evitar dejarlas para el último minuto.
A parte están las que se clasifican como problemas o crisis.

En tal caso, lo mejor es planificar tiempo libre para dedicarnos a estas tareas no previstas y al
mismo tiempo urgente e importante. Cuando llegue el momento de crisis, será necesario volver
a planificar el resto de tareas alrededor.

Pero ¡ojo!: Si tienes un montón de tareas urgentes e importantes, algo está fallando. Identifica
cuál de ellas podrías haber previsto y tenlo en cuenta. Gestiónalas antes, de forma que no
lleguen a clasificarse como «urgentes», y pasen a otro cuadrante.
Todas estas tareas exigen atención inmediata y contribuyen a aportar a nuestras metas a largo
plazo, nuestro propósito y valores vitales. Resolver las tareas urgentes e importantes nos
motiva y nos da energía porque nos deja la sensación de control de la situación.

CUADRANTE 2: LO NO URGENTE E IMPORTANTE

Aquí están todas las tareas que no tienen una fecha límite definida, no se pueden considerar
como urgentes. Sin embargo, son importantes en la medida que contribuyen a desarrollarnos
personalmente, a conseguir metas en el trabajo o el proyecto de vida planteado.

Debemos incluir las tareas que contribuyen a nuestros planes para el futuro o que responden
preguntas como esta: ¿cómo me veo dentro de cinco años?

CUADRANTE 3: LO URGENTE PERO NO IMPORTANTE

Las tareas de este cuadrante requieren nuestra atención porque son urgentes, pero no nos
ayudan en nada a cumplir nuestras metas importantes.
Casi siempre tienen que ver con las prioridades de otras personas. Suelen ser interrupciones de
otras personas en nuestro trabajo, o en nuestra vida, y nos impiden enfocarnos en lo importante.

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CUADRANTE 4: LO NO URGENTE Y LO NO IMPORTANTE

Estas tareas no nos estresan, no contribuyen a alcanzar nuestros objetivos, suelen ser meras
distracciones.

5.2. Obstáculos en la ejecución: ladrones del tiempo.

Algunas ladronas y ladrones de tiempo son inevitables y necesarios; otros, sin embargo, deben
tratar de reducirse parcial o totalmente. El uso óptimo del tiempo es una habilidad que, con prác-
tica y método, puede aprenderse. Ladrones del tiempo hay muchos, pero algunos son mucho
más peligrosos y están más extendidos que otros. Casi todas las personas caemos y sufrimos
algunos de los siguientes ladrones:

Interrupciones: Nos impiden trabajar de forma continuada, obligándonos a trabajar y parar, a

trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener “jornada de trabajo” solo logramos tener
“momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxi-
ma interrupción. Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10
minutos en recobrar completamente la concentración.

Improvisación: Planificar es anticipar y prepararse para el día a día. Si planificas bien tus tareas,
sabrás identificar mejor la importancia no la urgencia de las tareas y estarás más preparado
para hacer frente a los imprevistos, las crisis, los problemas y los encargos de última hora.

Reuniones: La mayoría de las reuniones en las que participamos no son del todo productivas.
Es frecuente salir con la sensación de pérdida de tiempo.

Televisión: La media del tiempo que pasamos frente al televisor a diario está en 3.7 horas.
Aunque la realidad es que el descanso es sinónimo de sofá + tele, ver tanta tele desgasta muchí-
simo y no nos produce la relajación que pretendemos. Si dormimos 8 horas y trabajamos otras
8, sólo tenemos 8 horas para «todo lo demás»: la familia, las amistades, el ocio y el tiempo libre,
los proyectos personales. La televisión nos roba demasiado tiempo ya que es adictiva (la
tendencia es a consumir más). No se trata de dejar de verla, sino de reducir su consumo eligien-
do bien qué deseamos ver.

Internet: No hace tanto que lo usamos, pero nos ha enganchado de forma brutal. Si internet

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engordara, ¡estaríamos todos obesos! Y es que muchas veces entramos en la red de forma
automática, sin pensarlo, y no nos detenemos a pensar si de verdad esa acción nos está sirvien-
do para algo. A veces entramos en la red de forma automática, sin pensarlo y no nos detenemos
a pensar si de verdad esa acción nos está sirviendo para algo.

Email: Nadie nos ha enseñado a trabajar con el correo electrónico. Un día nos pusimos delante
del ordenador y empezamos a comunicarnos con todo el mundo de una forma intuitiva, sin
reglas aprendidas. Ensayo y error, con la pérdida de tiempo que esto implica y los posibles
malos hábitos que hayamos adquirido en el camino del aprendizaje.

Teléfono: Pocas veces nos ayudan a conseguir nuestro objetivo, a mejorar la productividad. Nos
enrolamos en conversaciones largas, intrascendentes, sin un sentido claro, a veces incluso
contestamos instintivamente a cualquier llamada, aunque estemos en plena conversación con
otra persona. Somos incapaces de ignorar y apagar el móvil cuando estamos centrados en
otros asuntos. Son malos hábitos que nos hacen desconcentrarnos, perder energía e ilusión por
nuestro verdadero objetivo e incluso destruye nuestro descanso.

6 HERRAMIENTAS CLAVES PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Los instrumentos para el manejo adecuado de los tiempos tienen varios objetivos. Entre ellos están
la medición de la eficacia, la planificación directa, el seguimiento de las actividades a realizar y la
facilitación del trabajo (Hochheiser, 2004, p.68).

A. Harvest. Es una aplicación para dispositivos móviles, la cual te brinda la opción de realizar un
seguimiento del tiempo y dinero que inviertes en proyectos, clientes, tareas individuales, etc. Se trata
de una herramienta de gestión empresarial muy útil, sobre todo para emprendedores que inician su
labor en el mundo de los negocios.

B. Herramienta GTD. Es un método de gestión de actividades centrado en crear pequeñas listas de

tareas y almacenarlas en secciones específicas. Este instrumento es desarrollado por el mismo
individuo y está basado en tres partes. La primera es almacenar y colocar las actividades a realizar

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en un orden prioritario. La segunda consiste en organizar todas estas tareas según su tipo en
secciones distintas. Por último, se revisa las listas frecuentemente para reubicarlas o actualizarlas.
Así se conseguirá ahorrar mejor el tiempo disponible.

C. Diagrama de Gantt. Es una herramienta gráfica que ordena y muestra el tiempo de dedicación a
proyectos de todo tipo a través de un periodo determinado. Una forma de realizarla es por medio de
Excel, pero otros programas como Kplato o Gantt Project permiten graficar el diagrama de forma
más compleja.

D. Basecamp. Es un programa tanto para dispositivos móviles como de escritorio. Está orientado a
gestionar actividades de un grupo de personas de manera colaborativa. Tiene opciones para
empresas así como para ordenar actividades rutinarias.

E. Rescue Time. En la vida cotidiana es muy fácil distraerse y disminuir la productividad. Este instru-
mento ayuda a entender qué es lo que resta rendimiento a una persona. Su funcionamiento es
simple, pues solo se instala en el ordenador o móvil y se ejecutará en segundo plano para así
rastrear los programas y páginas web que se abren. Luego, brinda un informe detallado sobre el
tiempo dedicado a cada uno de ellos.

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7 CONCLUSIONES

CONCLUSIÓN 1

La palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de carácter físico que se emplea
para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio.

CONCLUSIÓN 2

El tiempo es nuestro principal recurso. Esto es ya algo conocido. Sin embargo es un recurso
difícil y especial, por ello presenta una serie de características que son: atípico, equitativo,
inelástico, indispensable, insustituible e inexorable.

CONCLUSIÓN 3

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida. Las
personas poco productivas suelen tener siempre la sensación de llegar tarde y hacer mal las
cosas.

CONCLUSIÓN 4

La ejecución de una buena planificación nos ayudara a resolver tareas abrumadoramente gran-
des y cuya ejecución depende de la aplicación consistente de esfuerzo sobre prolongados
períodos de tiempo.

CONCLUSIÓN 5

Algunos ladrones de tiempo son inevitables y necesarios; otros, sin embargo, deben tratar de
reducirse parcial o totalmente. El uso óptimo del tiempo es una habilidad que, con práctica y
método, puede aprenderse. Ladrones del tiempo hay muchos, pero algunos son mucho más
peligrosos y están más extendidos que otros.

CONCLUSIÓN 6

Las herramientas claves para la gestión de tiempo son instrumentos para el manejo adecuado
de los tiempos. Entre ellos están la medición de la eficacia, la planificación directa, el segui-
miento de las actividades a realizar y la facilitación del trabajo.

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BIBLIOGRAFÍA

Acosta, J. (2009). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Madrid: ESIC Editorial.

Chinchilla, N. (2009). Dueños de nuestro destino: cómo conciliar la vida profesional, familiar y
personal. Barcelona: Editorial Ariel.

Covey, S. (1997). Los 7 hábitos de la gente eficaz. Barcelona: Editorial Paidós.

Hochheiser, R. (2004). Administre su tiempo eficazmente. Barcelona: Gestión 2000.

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