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Manual de Excel Intermedio Avanzadopdf
Manual de Excel Intermedio Avanzadopdf
Relator Excel
Y AVANZADO
INDICE
INDICE............................................................................................................................. 2
LA VENTANA DE EXCEL .................................................................................. 4
Columnas y filas ...................................................................................................... 4
Calibrar las columnas ............................................................................................ 4
Ajustar las filas ....................................................................................................... 5
Cómo moverse dentro de la hoja ........................................................................... 6
Nombrar y seleccionar celdas y rangos ................................................................ 7
INGRESANDO DATOS .............................................................................................. 7
Texto ........................................................................................................................ 7
FORMATO DE CELDAS .......................................................................................... 11
Utilizar la barra de formato ................................................................................ 11
Utilizar el cuadro de diálogo de Formato /Celdas ............................................. 12
COPIAR FÓRMULAS ............................................................................................... 14
Cambiar entre referencias relativas y absolutas ..................................................... 15
AUTOLLENADO ................................................................................................. 15
NOMBRES ................................................................................................................. 17
DEFINIR NOMBRES .......................................................................................... 17
FUNCIONES .............................................................................................................. 18
REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES ..................................................... 18
Funciones más usadas: ............................................................................................... 18
SUMA .................................................................................................................... 19
MAX, MIN, PROMEDIO .................................................................................... 19
FECHA / HOY ...................................................................................................... 21
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES ...................................................................... 22
Función: BÚSQUEDA Y REFERENCIA .......................................................... 23
SI ............................................................................................................................ 26
INTRODUCCION A TABLAS DINÁMICAS.......................................................... 27
TABLAS DINAMICAS........................................................................................ 27
MACROS ................................................................................................................... 38
¿Qué es una macro? ............................................................................................. 38
LA VENTANA DE EXCEL
Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero será trabajar en el libro abierto o abrir uno
nuevo. Cada libro tendrá varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar varias páginas. No
debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con página (normalmente tamaño DIN 4)
Normalmente, los libros de Excel, comienzan con 3 hojas, sin embargo esto es lo de menos,
pues en cualquier momento podemos añadir o eliminar hojas.
Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:
Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaña de la hoja a la
que queramos movernos
Insertar hojas nuevas, con la opción del menú Insertar/ Hoja de cálculo. La hoja
se insertará delante de la hoja en la que estemos situados.
Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, ésta queda seleccionada. Si
queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo la
tecla Ctrl. presionada.
Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos eliminar,
elegimos la opción eliminar hoja de cálculo del menú Edición .
Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja del menú
Edición.
Columnas y filas
Calibrar las columnas
Una de las tareas de nunca acabar en la hoja es el ajuste de la amplitud de la columna.
Pareciera que, tan pronto como termina de poner todas las columnas en orden, hiciera un
cambio en la hoja (como formatear una tabla de figuras) y este cambio requiriera un nuevo
ajuste en la am-plitud de la columna.
Afortunadamente, Excel hace que los cambios en la amplitud de la columna sean sencillos. La
forma más fácil para ajustar una columna es hacerle un ajuste perfecto, utilizando la
característica de Ajustar a la selección (AutoFit). A través de este método,
Excel determina automáticamente cuánto ampliar o angostar la columna para que la entrada
actual más larga de todas se ajuste a dicha columna.
Aquí le mostramos cómo utilizar Ajustar a la selección (AutoFit) para lograr el ajuste perfecto en
una columna:
Si la celda (o rango) está en otra hoja de otro libro: {[nombre del libro]}{nombre de la
hoja}!{nombre de la celda} o
Ejemplo: [libro1]hoja1!C6, [ejercicio1]hoja1!B8:C6
INGRESANDO DATOS
Para introducir datos en una hoja, posicione el apuntador en la celda en donde quiere los
datos, y luego comience a escribir la entrada. Mientras continúa escribiendo,
Excel muestra su progreso tanto en la barra de fórmula como en la celda activa en la hoja. Sin
embargo, el punto de inserción (la barra vertical destellante que actúa como su cursor) se
visualiza sólo al final de los caracteres visibles en la celda.
Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para ello basta con
moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con el ratón,...)
Texto
Al comenzar a trabajar en Excel, utilizamos un formato predefinido llamado formato General.
Entre otras características, hace que al introducir texto, este se alinee a la izquierda de la
celda. De modo que siempre que introduzcamos datos y se alineen a la izquierda al validarlos,
significará que hemos introducido texto.
Números
Algo parecido ocurre con los números cuando comenzamos a trabajar utilizando el formato
General, en este caso cuando introduzcamos números en una celda, se alinearán a la derecha.
Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como las horas son
números. Simplemente se trata de números a los que se les ha cambiado el formato, para
hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. Así pues, podemos realizar todo tipo
de operaciones entre fechas, horas y números, ya que realmente todo es lo mismo.
Muy a menudo, en Excel interesa calcular el porcentaje de cualquier cantidad.
Calcular el X% de algún número, es lo mismo que multiplicar dicho número por 0,0X.
Para Excel X% y 0,0X es el mismo número. Realmente lo único que cambia es el formato
(0,05=5% ; 0,2 = 20% ;...)
Fórmulas
Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando representa el
dato que se usará en el cálculo y puede incluir constantes, y/o referencias de celdas; un
operador indica la operación que se realizará con los diferentes operandos y puede incluir
cualquiera de las siguientes funciones:
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser
números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como
#N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para
el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
La estructura o sintaxis de toda función es: (ponemos como ejemplo la función
SUMA)
Como se puede observar en la figura anterior, los argumentos deben ir entre paréntesis,
separados por “;”.
FORMATO DE CELDAS
Hay dos formas para dar formato a las celdas de Excel:
Un modo sencillo y rápido, utilizando la barra de formato
Más complicado, pero con muchas más opciones, sería utilizar el menú
Formato/Celdas
Con este botón podemos cambiar el tamaño del texto para la celda o celdas
seleccionadas.
Este botón debe ser utilizado cuando tengamos varias celdas seleccionadas.
Sirve para combinar las celdas seleccionadas y centrar el contenido. (al seleccionar las
celdas debemos asegurarnos que como máximo una de ellas contenga datos).
Cambia el color del texto de los datos que aparecen en las celdas
seleccionadas.
El comando de celdas de Excel en el menú de Formato (Ctrl+1 Para hacerlo más corto) hace
que sea rápido el aplicar un movimiento ágil de diferentes clases de formato a una selección de
celda. El cuadro de diálogo de Formato Celdas que llama este comando contiene seis
pestañas: Número, Alineación, Fuentes, Bordes, Diseño y Protección.
En la pestaña Número, podemos dar distintos formatos a los datos numéricos, e incluso
cambiar algunas opciones dentro de cada formato.
La segunda pestaña Alineación, sirve para cambiar la alineación dentro de las celdas
seleccionadas tanto horizontalmente como verticalmente, también podemos cambiar la
orientación de los datos (en grados)
La pestaña Fuente, es muy conocida para todos los que conozcan cualquier
procesador de textos, ahí aparecen las opciones para cambiar el formato del texto.
En Bordes, tenemos la posibilidad de dar bordes a las celdas seleccionadas, e incluso
cambiar el estilo y el color del borde
COPIAR FÓRMULAS
Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo cálculo sobre
distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aquí donde resulta útil usar la copia
inteligente, en concreto la copia de fórmulas.
Referencias relativas
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su
posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda
B6 contiene la fórmula=A5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a
la izquierda de B6. Este método se denomina referencias relativas.
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las
referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la
posición de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula en la celda B6, =A5, que
corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7.
Excel ha ajustado la fórmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una
celda por encima y a la izquierda de la celda B7.
Referencias absolutas
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la
celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la fórmula en otra celda, Excel ajustará ambas
referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar
($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia
absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación:
=A5*$C$1
Cambiar entre referencias relativas y absolutas
Si ha creado una fórmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa),
seleccione la celda que contenga la fórmula. En la barra de fórmulas, seleccione la referencia
que desee cambiar y, a continuación, presione F4. Cada vez que presione F4, Excel alterna las
combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila
relativa (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por
ejemplo, si se selecciona la dirección $A$1 en una fórmula y se presiona F4, la referencia será
A$1. Al presionar de nuevo F4, la referencia será $A1 y así sucesivamente.
AUTOLLENADO
Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de fechas o
números secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga titulo a las
columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas de 1 a 100.
La característica de Autollenado de Excel hace que esta repetitiva tarea se vuelva corta. Todo
lo que tiene que introducir usted son los valores iniciales para las series. En la mayoría de los
casos, Autollenar es lo suficientemente listo para descifrar cómo extender las serie por usted
cuando arrastra el asa de Ilenar hacia la derecha (para llevar las series a lo largo de las
columnas a la derecha) o abajo (para extender las series a las filas de abajo).
Recuerde que el asa de Autollenado se ve como un signo + y aparece (únicamente cuando
usted pone el indicador del ratón en la esquina inferior - derecha de la celda (o de la última
celda, cuando usted ha seleccionado un bloque de celdas). Tenga en cuenta que si usted
arrastra una selección de celda con el indicador del ratón de la cruz blanca en vez de hacerlo
con el asa de Autollenado, Excel simplemente extiende la selección de celda a aquellas celdas
Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un
grupo de celdas, a un valor o a una fórmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas:
Cada libro de trabajo puede compartir sólo un conjunto de nombres. Los nombres que
se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de cálculo pueden usarse en todo
el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para
cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en fórmulas.
Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta característica
permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas
hojas de cálculo de un mismo libro de trabajo.
Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usaría
una referencia regular, incluyendo fórmulas y cuadros de diálogo.
Las fórmulas que usan nombres son más fáciles de leer y recordar que las que usan
referencias de celda; por ejemplo: la fórmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es más
fácil de leer que la fórmula =D5*A5+E5.
Si se cambia la estructura de la hoja de cálculo, puede actualizarse la referencia en un
solo lugar y todas las fórmulas que usan ese nombre se actualizan automáticamente.
Pueden pegarse nombres en las fórmulas rápida y fácilmente usando el cuadro de
nombres en la barra de fórmulas.
Excel puede crear automáticamente nombres para las celdas basados en los títulos de
las filas o de las columnas en la hoja de cálculo, o pueden escribirse los nombres para
las celdas o las fórmulas.
DEFINIR NOMBRES
Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que
realiza una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y
acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos
extensos y complejos.
Los paréntesis indican a Microsoft Excel dónde comienzan y terminan los argumentos.
Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni
después de cada uno. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices,
valores de error o referencias, y deben producir un valor válido. Los argumentos también
pueden ser constantes o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando el
argumento para una función es otra función, se dice que está anidado. En Microsoft Excel,
podrán anidarse hasta siete niveles de funciones en una fórmula.
Como se puede observar en el cuadro de diálogo pegar función, hay muchas funciones
distintas, y además cada una de ellas se maneja de forma diferente. Para poder manejarlas
SUMA
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
Ejemplo: SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de la celda A7 + el
contenido de las celdas del rango C5:E8
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener.
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba
directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa
matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de
error en esa matriz o referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
causarán errores.
MIN(A1:A5) es igual a 2
MIN(A1:A5; 0) es igual a 0
Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos
valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas
vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de
verificación Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del menú
Herramientas. Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:
PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10
FECHA / HOY
1. FECHA: Devuelve una fecha a partir de tres argumentos (numéricos)
Sintaxis:
FECHA (año; mes; día)
Los argumentos deben ir en ese orden, a diferencia de las funciones anteriores, en las que el
orden no importaba. Además vemos como el número de argumentos es limitado (no puede
haber más de tres argumentos)
Ejemplo:
FECHA( A3;1;B7) dónde los tres argumentos deben ser numéricos. El resultado será una fecha
“[contenido de A3]/01/[contenido de B7]”
2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Además esta fecha se irá actualizando, según
vayan transcurriendo los días Sintaxis.
HOY()
El Insertar una función simplifica la introducción de fórmulas. Para iniciar el Asistente para
funciones:
Busca valores en una referencia o matriz. La función BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y
matricial.
Sintaxis 1 (vector)
Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de
BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posición correspondiente en un
segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando se necesite
especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir.
Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado)
Forma matricial
BUSCAR(valor_buscado,matriz)
Si la matriz es cuadrada o cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas),
la función buscará valor_buscado en la primera fila.
Si la matriz es más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR buscará en la
primera columna.
BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a
través de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la
fila o columna.
Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z;
FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto
en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento
es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto
actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función
mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".
Cualquier usuario más o menos experto sabe como se hace una planilla : cargar datos, definir
fórmulas, aplicar formatos, grabar, imprimir, etc.
Esto es solamente la primera parte del trabajo con Excel. Lo que se obtiene luego de estas
operaciones es una planilla que muestra exactamente la información que se le puso. Ni más ni
menos.
Sin embargo, en Excel hay otros comandos que permiten sacarle a una planilla más
información de la que se le colocó. Uno de estos comandos es ordenar, cuando una planilla
está ordenada dice más cosas que cuando no lo está.
El ejemplo puede parecer trivial, sin embargo es así, y en el resto del esta parte de los apuntes
se verán otros comandos más interesantes, entre ellos las llamadas Tablas Dinámicas.
TABLAS DINAMICAS
Por lo que puede verse, la información fue cargada en la planilla de forma completamente
desordenada. Sería interesante saber cuanto se le pagó a cada proveedor, o por cada obra, o
que monto se le pagó a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una
obra específica. Lo que se está buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que
se muestra a continuación.
En cierta forma las dos planillas contienen la misma información. Pero la segunda esta
organizada en forma tal que resulta más útil. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama
una tabla dinámica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente.
La creación de una tabla dinámica se hace con la ayuda de un asistente, y comprende varias
etapas. Primero hay que llamar al asistente :
Ponemos el cursor en cualquier celda de la tabla a analizar (la de la Primera Figura)
Se abre la opción Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece el
cuadro de la Figura siguiente.
Este cuadro de diálogo es el primer paso del Asistente para crear una tabla dinámica.
Este cuadro de diálogo pregunta de donde saldrán los datos que se desea analizar, se marca
Lista o base de datos de Microsoft Excel y se da un clic en Siguiente como lo muestra la
Figura siguiente.
El segundo paso del asistente. Aquí se debe indicar el rango donde está la lista a analizar.
En el siguiente cuadro de diálogo el asistente pregunta por el rango ocupado por los datos a
analizar. Normalmente, Excel identifica el rango en forma automática. En cualquier caso :
En este cuadro se “arma” la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea.
1. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Obra a donde dice Columna.
2. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Concepto a donde dice Fila.
3. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Importe a donde dice Datos.
4. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura siguiente.
5. Se da un clic en Siguiente.
El Asistente pregunta donde se desea ubicar la tabla dinámica, si en una hoja nueva o en la misma hoja. En este caso
le indicamos una hoja de cálculo nueva.
La Tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo nueva, como se muestra en la Figura
siguiente.
La tabla dinámica terminada, también aparece también una barra de herramientas especial.
Corresponde a los datos de la Figura anterior, sólo que se le cambió el formato para permitir verlos mejor (sobre todo
si se van a presentar a la Gerencia).
Como era de esperar, la tabla de la Figura de más arriba muestra información que no se podía
visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no
hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, también se dispone de los
subtotales por concepto y por obra. Además, se puede observar que el mayor gasto
corresponde al electricista y que la obra que produjo un mayor gasto es la de Brasil 678.
Actualizar la tabla
Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente dinámica,
en el sentido de que no se actualiza automáticamente cuando se cambia algún dato en la lista
original. Pero se puede hacer de la siguiente forma :
Se cambia algún dato en la lista original (la de la primera figura).
Se da un clic en el botón actualizar datos, en la barra de herramientas de que
apareció con la tabla Figura de más arriba. El botón Actualizar datos es el
que tiene el signo de exclamación en color rojo. Si la tabla de herramientas no
existe se puede obtener con Ver/Barras de Herramientas/Tablas Dinámicas.
Un clic en el botón actualizar datos (el del signo de exclamación en color rojo) actualiza la tabla dinámica luego de
modificar algún dato en la lista original.
El botón de la Figura anterior, hace lo mismo que la opción Datos/Actualizar datos del menú
de Excel. Tanto el botón como la opción aparecen desactivados si no está el cursor colocado
sobre la tabla.
Esta tabla dinámica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes.
.
El botón para cambiar la operación de sumarización en la tabla dinámica.
Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarización (Cálculos) para la tabla dinámica.
Todas las tablas obtenidas hasta el momento muestran toda la información contenida en la lista
original. En cambio la tabla de Figura siguiente muestra solamente la información del rubro
Plomería. Es como si se hubiera filtrado la primera tabla dinámica.
Este cuadro de dialogo permite filtrar los conceptos que no se desean marcándolos en “Ocultar
Elementos”.
Obtención de sub-tablas
En la Tabla dinámica de la Figura de más arriba se vio como se pagó $ 36.500 por concepto de
plomería de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los
pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la
siguiente forma :
En la tabla dinámica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea “abrir”,
entonces Excel creará una nueva hoja en el libro y pondrá el listado de la Figura que se
muestra.
Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomería de la obra de la calle
San Ignacio 1041.
La Figura muestra una tabla dinámica más compleja que las anteriores. Permite analizar los
pagos clasificados no sólo por obra y concepto, sino también por mes. Es una tabla de tres
dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; sólo cambia la parte
del diseño :
1. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendrá la tabla. La
lista básica de datos.
2. Se toma la opción Datos/Asistente de tablas dinámicas. Aparece otra vez un
cuadro de diálogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener
marcadas las opciones correctas.
3. Se hace un clic en Siguiente.
4. El segundo paso del Asistente debe señalar el rango de la lista. Si no está
marcado o señalamos.
5. Se hace un clic en Siguiente.
Cuando se crea una segunda tabla dinámica a partir de la misma lista, el asistente sugiere tomar como base la primera
tabla.
7. En el tercer paso se debe diseñar la tabla, para eso se maniobra con los cartelitos
que identifican los campos de la lista (tomándolos y llevándolos con el mouse)
hasta que el cuadro de diseño se vea como en la Figura siguiente. El campo Mes
se lleva a donde dice Página.
8. Se da un clic en Aceptar.
Para crear un gráfico a partir de una tabla dinámica, se deja activa la hoja en que está la tabla
dinámica y a continuación se da un clic en el botón de gráfico de la barra de herramientas de
tablas dinámicas, de inmediato aparece un gráfico, tal como se muestra en la Figura siguiente.
MACROS
¿Qué es una macro?
Una macro es un supercomando: un comando que hace, a través de una sola orden, lo que
normalmente requeriría de varios pasos.
En otras palabras, una macro es un programa: una lista de instrucciones u operaciones que se
ejecutan cuando el usuario da la orden adecuada.
Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razón, debe escribirse muy a
menudo el nombre de quien la hace. Podría escribirse la primera vez en una celda y luego,
cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar.
Sin embargo, y a modo de ejemplo, en este caso se construirá una macro, que hará que el
nombre aparezca “mágicamente”, en la celda en que está el cursor cuando se construyó la
macro.
Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante,
hasta que se oprima el botón “Detener Grabación” de la barra de herramientas de la Macro,
todo lo que se haga se graba en la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro está
funcionando, por lo tanto, continuemos:
Escriba su nombre,
Dé enter,
Apague el grabador, dando un click en el botón “Detener Grabación” de la
barra de herramientas de la macro.
Otra forma de hacerlo es colocar el cursor en una celda y oprimir la combinación : control +
shift + n y el nombre aparece en esa celda.
Referencias relativas
Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razón, debe escribirse muy a
menudo el nombre de quien la hace. Podría escribirse la primera vez en una celda y luego,
cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo se desea
que el nombre aparezca donde está el cursor en la momento de la ejecución, para eso se usan
las referencias relativas.
Se hace de la siguiente forma :
Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1.
Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se
muestra a continuación.
Donde dice nombre de la macro escriba “su_nombre” o cualquier otro que le parezca más
adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales.
Dé un click en Aceptar.
Si se hizo todo bien, ya está lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior:
se coloca en cualquier celda y
Seleccione: Herramientas/Macro/Macros y se desplegará el cuadro de diálogo
que se muestra a continuación, ya mostrado donde usted selecciona la macro
“su_nombre” y, después, Ejecutar. Entonces aparece su nombre a partir de la
celda donde se colocó el cursor.
Las barras de herramientas son configurables, es decir, se pueden agregar botones o eliminar
botones. En este caso se puede incluir un botón asociado a la macro Pago. Para esto se hace
lo siguiente:
1) Se abre la opción Ver/Barras de Herramientas/Personalizar y se selecciona la ficha
comandos, tal como se muestra a continuación.
3) En esta lista se toma el botón Personalizar botón y se arrastra a donde están las
barras de herramientas. El botón quedará ubicado donde se lo suelte.
4) Se hace un clic en Cerrar.
Con esto se tiene un nuevo botón en la barra de herramientas, pero no hay ningún comando
asignado al mismo. Para asignarle un comando se hace lo siguiente:
1. Se hace un clic sobre este botón, aparece el cuadro de diálogo que se muestra a
continuación, donde aparecen todas las macros asociadas a este libro de excel (en
este caso sólo muestra la macro “Pago” :
Así como se puede asignar una macro a un nuevo botón, también es posible asignar una
macro a una nueva opción en el menú. Por ejemplo, se va a crear una opción en el menú
Edición para la macro Pago. Se hace de la siguiente forma:
1) Se abre la opción Ver/Barras de herramientas/Personalizar y se selecciona la opción
comandos.
2) En la lista de Categorías de la izquierda se busca y se hace un clic en Macros.
3) En la lista de la derecha se toma la opción Personalizar elemento del menú y se
arrastra a la opción Edición del Menú. Se descolgará el submenú correspondiente.
4) Se lleva coloca la opción Personalizar elemento del menú y se coloca donde uno lo
desee, en este caso se colocó después de Mover o copiar hoja.
5) Dar un clic en cerrar.
Como en el caso del botón se tiene la nueva opción, pero no hay ninguna macro asignada a
ella, para solucionar esto hacemos lo siguiente:
1) Se abre la opción Edición/Personalizar elemento del Menú (es decir la nueva
opción), vuelve a aparecer el cuadro para asignar la macro:
Archivo: Conjunto de datos de un mismo tipo (llamado también Tabla), que permite guardar
información. Ejemplos : Archivo de Proveedores, Tabla de Ordenes de Compra,
Archivo de Clientes, etc ...
Archivo de Respaldo : Llamado también Respaldo, es un conjunto de Tablas o Archivos que,
por razones de seguridad, se guardan en medios magnéticos ajenos al computador
mismo, por ejemplo en disquetes o CD.
Byte : Mínima información disponible en un archivo o memoria del computador. Un byte puede
contener sólo un carácter, ya letra, número o carácter especial.
Evento : Acción de un sistema o usuario que determina una o más reacciones en el sistema o
en otro sistema. Ejemplo: El marcaje de una tarjeta de ingreso o salida de un
funcionario a una empresa, en un sistema conectado a un computador. El marcaje
puede ser mediante tarjeta clásica de cartulina, tarjeta magnética, detección de huella
digital o detección de fondo de retina.
Giga Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Mb, se
abrevia “G” o “Gb”. Equivale un poco más de mil millones de caracteres.
Interfase : Hardware o Software que cumple la función de “puente” o “enlace” entre dos
sistemas confeccionados en lenguajes diferentes o en hardwares diferentes y con
estructuras y bases de datos distintas, a fin de lograr la compatibilidad entre
ambos.
Kilo Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 bytes, se
abrevia “K” o “Kb”.
Mega Byte : Unidad de medida de capacidad disco o memoria equivalente a 1024 Kb. Se
abrevia “M” o “Mb”. Equivale a un poco más de un millón de caracteres.
Manual de Procedimientos : Documento confeccionado por el analista que diseñó el sistema o
por un especialista en hacer manuales, que el usuario debe
conocer y tener a mano cada vez que efectúe los procesos del
Sistema respectivo.
Nivel o Nivel de Seguridad : Código del sistema asignado por el usuario, que el sistema
reconoce y que, según dicho código, permite efectuar
determinadas labores a los funcionarios que operan el sistema.
Porotra parte, no les permite la entrada para que efectúen
labores a las cuales no están autorizadas.
Password : Llamada también “Palabra Clave” o “contraseña”, es un código secreto del
usuario que sólo el mismo debe conocer y usar. En combinación con el Código
del Usuario permite ingresar al sistema. Se compone de un mínimo de 3 a un
máximo de 30 caracteres, que pueden ser números, letras o caracteres
especiales. Cada usuario es responsable de su password.
Tera Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Gb, se
abrevia “T” o “Tb”. Equivale un poco más de un billón de caracteres.