EL SISTEMA DE FACTURA ELECTRÒNICA

EL SISTEMA DE
FACTURA ELECTRÒNICA

DIVISIÒN DE GESTIÒN DE ASISTENCIA AL

CLIENTE

RUBEN DARIO CAÑAS RENTERIA

 El Sistema de Factura Electrónica
Factura de
Venta Registro, consulta y trazabilidad
RADIAN de las Facturas Electrónicas de
venta como Título Valor.

El Sistema
• Factura Electrónica de Venta
• Factura de Talonario o papel

de Documentos

Factura
Equivalentes

Electrónica
1. Tiquete de máquina registradora con sistema POS.
2. Boleta de ingreso a cine.
Documentos
Soporte 3. Tiquete de transporte de pasajeros
electrónicos 4. Extracto expedido por sociedades financieras y fondos.
5. Tiquete o billetes de transporte aéreo. De pasajeros.
6. Documento en juegos localizados.
7. Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte o azar diferentes de juegos localizados.
Para efectos comerciales, tributarios y contables: 8. Documento expedido para el cobro de peajes.
9. Documento de operación de la bolsa de valores.
1. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no 10. Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
obligados a facturar 11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
2. Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica 12. Boleta de ingreso a espectáculos públicos.
3. Documento de importación* 13. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
4. Demás documentos relacionados*

*Próximas implementaciones
 Marco normativo del sistema de Factura Electrónica

Sistemas de Facturación
1. Artículo 615 del E.T. 7. Resolución 0012 de 2021 – Modificación parcial Resolución 0042 de 2020
2. Artículo 616-1 del E.T. 8. Resolución 0013 de 2021 - Documento soporte de pago de nómina electrónica
3. Artículo 771-2 del E.T 10. Resolución 0015 de 2021 – RADIAN
4. Decreto 1625 de 2016 DUR 11. Resolución 0037 de 2021
5. Decreto 358 de 2020 12. Resolución 063 de Julio 30 de 2021
6. Resolución 42 de 2020

1. Factura de Venta (FE – Contingencia)

2. Documentos equivalentes (Electrónicos)
• Operaciones de compra y venta de productos y / o sevicios 3. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no
• Factura Electrónica como Título Valor obligados a facturar
• Administración de eventos de la Factura Electrónica como Título Valor 4. Documento soporte de pago de nómina electrónica
• Otros documentos electrónicos … 5. eFactoring (RADIAN)
6. Registro Fiscal de compras y ventas: soporte de gastos, costos
y deducciones. (Libro contable electrónico)

Definiciones
• Sujetos • Ambientes: habilitación y Facturando
• Requisitos del sistema electrónicamente
• Calendario de implementación • Interoperabilidad e interacción
• Condiciones jurídicas, técnicas y • Proveedores Tecnológicos y Desarrollo
tecnológicas Propio
 Registro Fiscal de Compras y Ventas
(+) Ingresos

- Factura Electrónica
- Factura de
- Contingencia
- Documentos
- equivalentes

(-) Costos y Deducciones

COMPRAS NO OTROS
COMPRAS OBLIGADOS NÓMINA IMPORTACIÓN DOCUMENTOS

- Factura Electrónica
- Documento soporte a - Documento soporte - Documento de - Otros documentos
- Factura de
NO obliagados de pago de Nómina importación electrónicos
- Contingencia
Electrónica
- Documentos
- equivalentes

(=) Resultado
 Factura Electrónica
De Venta
¿Qué es la Factura Electrónica de Venta? El sistema de Factura Electrónica

 Soporta las transacciones de ventas de bienes y/o

prestación de servicios.

 Evolución de la factura tradicional de papel.

 Promueve el eFactoring.

 Es conocida en el mundo como: e-Factura – Invoice.

 Estructura estándar internacional (XML-UBL 2.1).

 Información en tiempo real para la toma de

decisiones.
¿Cómo facturar electrónicamente?

Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones para generar facturas electrónicas:

Hacer uso del servicio “Facturación Gratuita DIAN”. Solo requiere un dispositivo con
acceso a internet.

Desarrollo propio: puede implementar su propio software de Factura

Electrónica, se requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo
y programación.

Proveedor Tecnológico: El contribuyente puede contratar los servicios de

un Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN.
 Factura Electrónica
Modelo de la Validación Previa de De Venta
El sistema de Factura Electrónica

La Factura Electrónica de Venta

1
Generación 2
Transmisión

3
Interoperabilidad
Validación
1. Formato XML
2. Firmado Digital
3. Validaciones
4. Interacción 4
Expedición
Recepción
5
Pasos para la habilitación:

REQUERIMIENTOS
1. RUT Actualizado 3. Dispositivo electrónico con acceso a internet
2. Acceso al correo electrónico registrado en el RUT persona 4. Software de Factura Electrónica
jurídica & representante legal o persona natural 5. Tener certificado de firma digital
Documento soporte de pago
de
nómina electrónica

2021
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica
DEFINICIONES El sistema de Factura Electrónica

Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina

electrónica:
Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la descripción
de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos
para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de
pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.

Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que
se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del
documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta
resolución, en lo sucesivo «Anexo técnico documento soporte de pago de
NÓMINA ELECTRÓNICA».

Beneficiario del pago:

Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales
vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a
cargo del empleador, en relación con estas actividades.
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica
DEFINICIONES El sistema de Factura Electrónica

Código Único de Documento soporte de pago de Nómina

Electrónica - CUNE:
Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de
ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar
de manera inequívoca el citado documento.

Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina

electrónica:
Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan
ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores
aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir,
cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que
para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales -DIAN.
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica
DEFINICIONES El sistema de Factura Electrónica

Valor devengado de nómina:

Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que
hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las
notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el
«Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

Valor deducido de nómina:

Son los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por
parte del beneficiario del pago y que hacen parte integral del documento
soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado
documento conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte
de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica El sistema de Factura Electrónica

• Es la evidencia de los valores devengados y

deducidos que se desprenden de una relación
laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de
pensiones a cargo del empleador.

• Para un empleador, es el documento que

soporta los costos y deducciones en el impuesto
sobre la renta.

• Se debe generar y transmitir para la validación de la

DIAN de manera independiente: para cada uno de los
empleados – pensionados, informado el valor pagado
en el mes.
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica

Beneficios Soporte de Pago de Nómina Electrónica El sistema de Factura Electrónica

• Acceso a nuevos servicios electrónicos: devoluciones

automáticas y declaraciones sugeridas.

• Hace parte del proceso de desmaterialización de comprobantes

fiscales, del Sistema de Factura Electrónica.

• Mantiene actualizada la información de sus costos, deducciones e

impuestos descontables reportadas a la DIAN.

• Eliminan trámites administrativos, como certificar que los

desprendibles de nómina de sus empleados son reales, los
terceros interesados podrán verificarlos directamente en la DIAN.
 Documento Soporte de Pago
NÓMINA ELECTRÓNICA de Nómina Electrónica
El sistema de Factura Electrónica

¿QUÉ ES?

La nómina electrónica es un documento digital que soporta el

pago que realizan los empleadores a sus empleados, indicando
el salario devengado, las deducciones y la diferencia entre
devengado y deducido, es decir, el neto recibido.

Este documento constituye el soporte de los costos y

deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e
impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas cuando
aplique.
 NÓMINA ELECTRÓNICA Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica
El sistema de Factura Electrónica

¿A QUIÉNES APLICA?

Todos los contribuyentes del impuesto sobre renta

y complementarios, que realizan pagos o abonos en
cuenta, derivados de una vinculación por una relación
laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los
pensionados a cargo del empleador.

Este documento se debe generar y transmitir para la

validación de la DIAN, de manera independiente para
cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados
por el empleador.
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica

Documentos asociados al Documento Soporte N.E. El sistema de Factura Electrónica

Resolución 000013 de 2021

• Por mes
Nómina Original Nómina individual
• Por persona

En caso de tener:
• Remplazo total de la Nómina Original
• Error contable en la nómina • Remplaza documento con error contable o
original. (remplazo).
aritmético.
• Error aritmético en la
Nota de ajuste • Invalida la Nómina Original. Quedando la
nómina original (remplazo). última nota de ajuste como documento valido.
• Eliminación de un
• Elimina documento que no se debió trasmitir.
documento transmitido por
error (eliminación).

• Eventos que se • Elemento que permite informar eventos que

suscitan dentro del Novedad afectan la liquidación de los valores
periodo. devengados, deducidos.
(Variación en el sueldo)
 Documento Soporte de Pago
de Nómina Electrónica

Proceso tecnológico del documento El sistema de Factura Electrónica

1 Generación

2 Transmisión para la validación

3 Validación
 Documento Soporte de Pago

Información mínima por empleado del de Nómina Electrónica

El sistema de Factura Electrónica

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Resolucíon 000013 de 2020 Artículo 5

 Estar denominado.

 Identificación completa del sujeto obligado.

 Identificación del beneficiario del pago.

 CUNE.

 Numeración consecutiva.

 Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y Total de acuerdo con el Anexo técnico.
 El medio de pago utilizado.

 Fecha y hora de generación.

 La firma digital del sujeto obligado.

 Identificación del software

 Documento Soporte de Pago

Modelo tecnológico del documento soporte de pago de Nómina Electrónica

El sistema de Factura Electrónica

De Nómina Electrónica
Realiza Validaciones
1
1 2 N
1

2 2
Sujeto
Obligado
(Empleador)

N AppResponses Sujeto Obligado

N Individuales (Procesado
Correctamente)
(Empleador)

Empleados
Nómina Individual
Electrónica Firmada
 Documento Soporte de Pago

Calendario de Nómina Electrónica

El sistema de Factura Electrónica

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Resolución 0013 de 2021 / Resolución 0037 de 2021

Calendario de Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica

Periodo a Empleados
GRUPO Fecha Reporte
reportar
Desde Hasta
1 Sept/21 Oct /21 Más de 250 empleados
2 Oct/ 21 Nov/21 101 250
3 Nov /21 Dic/21 11 100
4 Dic /21 Enero/22 1 10
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a
sujetos no obligados a expedir factura de venta o
documento equivalente

2021
 Documento Soporte a
no obligados a expedir FE

Modalidades de Numeración de Facturación (SIE) El sistema de Factura Electrónica

Las modalidades de numeración de facturación que quedan vigentes de acuerdo al

artículo 38 de la Resolución 0042 de 2020 son:

1. Factura Electrónica de venta. En la página de la DIAN se realiza la

Autorización de numeración, para los
2. Factura de talonario o de papel. trámites de habilitación, anulación e
inhabilitación de los rangos autorizados por la
3. D.E. POS DIAN.

4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no

obligados a expedir factura de venta o documento equivalente*.
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a
Documento Soporte a
no obligados a expedir FE
sujetos no obligados a expedir factura de venta o El sistema de Factura Electrónica

documento equivalente.
¿Qué es ?
Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir
factura o documento equivalente.

¿Quién lo genera?
El comprador para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con
numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a expedir factura.

¿Qué requisitos tiene?

Este documento debe cumplir con los requisitos señalados en el Decreto 1625 de 2016.

¿Cuándo se debe expedir de forma electrónica?

A más tardar el 1 de agosto de 2021 ( Aplazado por la Res. 063 de 2021 – Hasta el 31 enero de 2022 )
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a
Documento Soporte a
no obligados a expedir FE
sujetos no obligados a expedir factura de venta o El sistema de Factura Electrónica

documento equivalente.
Se debe solicitar la Autorización de Numeración de Facturación en el Sistema Informático Electrónico de
Numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento
equivalente.

Como se indicó en el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020, se hará exigible el requisito del numeral 5 del
artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2020.

Resolución 000037 de mayo de 2021

Artículo 2. modificar el parágrafo 4 al artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
1. Adquiriente Facturador Electrónico
2. Modalidad Electrónica
3. A más tardar el 1 de Agosto de 2021 ( Aplazado por la Res. 063 de 2021 – Hasta el 31
enero de 2022 )
 Documento Soporte a
no obligados a expedir FE

Requisitos Minímos El sistema de Factura Electrónica

1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones

efectuadas a no obligados a facturar.”

2. Tener la fecha de la operación.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -

NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -

NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Debe tener Numeración autorizada por la DIAN que corresponda al documento

soporte.

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

 Documento Soporte de NO
Obligados

Requisitos Minímos El sistema de Factura Electrónica

Transmisión

Soporte del
gasto
Entrega del bien o servicio
Generación
Dirección de impuestos
y Aduanas Nacionales
Vendedor No obligado a
Validación
Comprador
expedir Factura o D.E.
Facturador Electrónico

Respuesta de
validación

1. Documentar la transacción, contabilizarla.

2. Soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.
 Documento Soporte a
no obligados a expedir FE

Documentos soportes válidos en la actualidad El sistema de Factura Electrónica

1. Extracto - cooperativas de ahorro y crédito, organismos

cooperativos de grado superior, cooperativas multiactivas e
integrales, y los fondos de empleados. En relación con las
operaciones financieras.

2. Declaración de importación.

3. Documento soporte en los juegos de suerte y azar y

espectáculos públicos.

4. Documento soporte en adquisiciones con no obligados a expedir

factura y/o documento equivalente.

5. Documento soporte de pago de nómina electrónica

GRACIAS
RUBEN DARIO CAÑAS RENTERIA

DIVISIÒN DE GESTIÒN DE ASISTENCIA AL

CLIENTE