ARCHIVOS DIGITALES

LUCELI NARVAEZ LOPEZ

JOSÉ LUIS MEJÍA BURBANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDIO
 ARCHIVOS DIGITALES
UNIDAD TEMATICA DOS
GESTION ARCHIVISTICA E IMÁGENES DIGITALES

LUCELI NARVAEZ LOPEZ

JOSÉ LUIS MEJÍA BURBANO

DOCENTE:

LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

Ingeniera De Sistemas

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDIO

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 4
OBJETIVOS 5
Objetivo general 5
Objetivos específicos 5
SOLUCION TAREA 6
1. ENSAYO “DOCUMENTOS ELECTRONICOS, HAY ALGUIEN QUE LOS
CONTROLE”. 6
2. Defina el concepto de documento electrónico. 9
3. Describa las diferencias entre documento convencional y documento
electrónico. 9
4. Defina La gestión de los documentos electrónicos como función
archivística... 10
5. Describa las estrategias para la gestión de documentos electrónicos. 10
6. Qué importancia tiene la normatividad y la parte legal en los archivos
digitales en Colombia, enuncie por lo menos 2 normas importantes y su
función? 11
Conclusión 13
Bibliografía 14

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 INTRODUCCION

Con el presente trabajo buscamos tener claridad en el manejo de los archivos

digitales y conocer un poco más la normatividad que rige.

Encontraremos un ensayo en el cual daremos a conocer la gran cantidad de

documentos electrónicos que deambulan sin control alguno, pero frente a esta
problemática existe varios programas que se están llevando a cabo con el fin
organizarlos y darles un buen uso. Además daremos que es un documento
electrónico, sus beneficios, las estrategias de implementación, algunas diferencias
que encontramos entre documentos convenciones.

Y también citaremos algunos artículos de nuestra Constitución Política la cual

hace mención y rige todo lo relacionado en el manejo de los documentos
electrónicos.

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OBJETIVOS

Objetivo general

Adquirir conocimientos en cuanto al manejo de los documentos electrónicos los

cuales son indispensables en nuestra labor como futuros profesiones.

Objetivos específicos

 Evidenciar la gran importancia que poseen los documentos electrónicos

 Reconocer la gran cantidad de documentos electrónicos.

 Conocer que normas rigen o controlan la implementación de los

documentos electrónicos.

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 ARCHIVOS DIGITALES
GESTION ARCHIVISTICA E IMÁGENES DIGITALES
SOLUCION TAREA

1.

TÍTULO DEL DOCUMENTO:

DOCUMENTOS ELECTRONICOS, HAY

ALGUIEN QUE LOS CONTROLE.

Ilustración 1Imagen tomada de:

http://blog.pucp.edu.pe/media/3577/20100512-
gestorrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr.jpg

INTRODUCCIÓN

En la historia de la humanidad siempre hemos buscado la manera de comunicarnos, a través de

dibujos en las piedras o cavernas, pasando por el papiro a los libros y en la actualidad al mundo
virtual. Si bien perdimos la cuenta de la producción literaria que existe y se nos hace imposible
leerla toda, más aún es la cantidad de documentos que en formato papel y sobre todo en
documentos electrónicos existen.

Cada día las instituciones y las personas generan una gran cantidad de documentos electrónicos,
los cuales son archivados, borrados o subidos a internet sin ningún tipo de control. En nuestro
ensayo daremos a conocer algunos casos de empresas que se han preocupado por este tema, lo
mismo que las normas creadas con este fin.

ENUNCIACIÓN DEL PROBLEMA

Para nuestro caso de estudio como futuros profesionales archivistas, es menester preguntarnos
¿qué va a pasar con tantos documentos circulando por el internet, o mejor quien los controla?

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EXPOSICIÓN DE LA TESIS

La organización de los documentos, en manos de los archiveros es un trabajo tan antiguo como
valioso para conservar la memoria de la humanidad, un trabajo silencioso, valorado por pocos,
pero que nos ha permitido el acceso al conocimiento de todo lo ocurrido en la historia y que ha
perdurado por muchos años y siglos, pasar del papel a lo virtual con el uso de las herramientas
para la información y la documentación(TIC), invita a que así como organizamos los documentos
en papel, también nos preocupemos por organizar la documentos electrónicos, siguiendo los
ejemplos de empresas, universidades y con las normativas que existen en la actualidad para darle
un buen uso y gestión a este tipo de documentos.

ARGUMENTACIÓN

En este sentido nace el proyecto InterPARES, el cual surge en la Facultad de Biblioteconomía,

Archivística y Estudios de la Información de la Universidad de British Columbia, en Vancouver,
Columbia Británica, Canadá, y su objetivo es determinar hasta donde en el mundo se estaba
teniendo suficiente precaución para que los documentos electrónicos que se generen día a día se
conserven en el largo plazo.

El Proyecto InterPARES –International Research on Permanent Authentic Records in Electronic

Systems- o “Investigación Internacional Acerca de Archivos Permanentes y Auténticos en Sistemas
Electrónicos”– es un proyecto académico de investigación a la búsqueda de nuevos conocimientos.

La propuesta opera bajo los términos y condiciones aceptados por sus agencias patrocinadoras, y
su fase actual denominada InterPARES 3, pretende desarrollar sus actividades en un ambiente de
abierto debate académico que impulse el libre flujo de ideas e información entre sus variados
asociados. Como el esfuerzo internacional, interdisciplinario y multisectorial que es, requiere de una
estructura organizacional perfectamente explícita así como directrices operativas claras para
administrar sus actividades, su crecimiento futuro y su capital intelectual.

El alcance de InterPARES 3 consiste en habilitar a las pequeñas y medianas organizaciones y

programas, tanto de instituciones públicas como privadas y que son responsables de archivos
digitales emanados de actividades gubernamentales o de investigación, artes y entretenimiento,
actividades sociales y/o comunitarias, etcétera.–, para que sean capaces de preservar un
adecuado registro de su pasado a largo plazo, de aquellos archivos auténticos que satisfagan los
requerimientos de sus organizaciones y las necesidades sociales de sus usuarios

Por otra parte el mundo globalizado exige cada día mejores servicios de calidad, y eficientes, en
ese sentido las empresas buscan certificarse con gestión de calidad total, que les permita ingresar
a los mercados nacionales e internacionales con productos y servicios de calidad, y para ello se
crearon las normas ISO 9001.
Para que las empresas puedan certificarse con calidad total, es necesario implementar normas de
Gestión Documental y una de ellas es la ISO 15489, que son las que regulan la gestión de
documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicos o privados, para
clientes internos o externos.

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La aparición de las Normas ISO 1548, son el resultado de dos circunstancias:

1. En el ámbito de la Archivística, tiene que ver con el ciclo de vida de los documentos y el principio
de continuidad de los documentos.

2. En el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de

calidad y mejora continúa.

La norma es un complemento de las Normas ISO 9001, que establece como requisito el control de
los documentos del sistema de gestión de calidad. La norma 15489 afirma que: “Proporciona la
gestión de documentos como apoyo a un sistema de calidad que cumpla con la norma ISO 90001 e
ISO 14001”.

CONCLUSIONES

Para terminar y concluir con el tema de documentos electrónicos, dentro de las organizaciones es
importante hablar de la implementación de un software que facilite el diseño y la evaluación de los
sistemas de de gestión de documentos electrónicos de archivo, como es el MoReq.

MoReq se ocupa, fundamentalmente de definir los requisitos funcionales de la gestión de

documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos
electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software
destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo.

El MoReq, puede ser aplicado en diferentes casos como:

 Los posibles usuarios del Sistema de Gestión Documental de Archivos Electrónicos

(SIGDEA), como punto de partida en la preparación de una licitación.
 Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
 Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la
preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien, como material de
trabajo en sus cursos.
 Las instituciones académicas, como instrumento docente.
 Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus
productos, destacando las funcionalidades necesarias.
 Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación
sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
 Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como
referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Un buen sistema de Gestión Documental permite conservar la memoria documental de nuestro

quehacer empresarial y personal y recuperarla de manera rápida, prestar un servicio eficaz y
eficiente. Se espera que cada vez más personas y empresas empiecen hacer uso de las normas y
los recursos que existen para seguir mejorando nuestros sistemas de archivos.

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 2. Un documento electrónico es aquel contenido
en un soporte electrónico (algún aparato
electrónico auxiliar) que, para su visualización
requiere una pantalla textual, una pantalla
gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de
audio, vídeo, etc; según el tipo de información
que contenga. En algunos casos también se
precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está
digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica).
Imagen tomada de: http://2.bp.blogspot.com/-
4kV_gx31NZk/T3uxcu4uOaI/AAAAAAAAAGA/wyUVuhF9-
DA/s1600/factura-electr%C3%B3nica-300x231.jpg

3.
DIFERENCIAS
DOCUMENTO CONVENCIONAL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
• El registro esta acogido en un • Recoge información en un medio
medio cuya información se hace cuyos símbolos solo pueden ser
accesible a través de símbolos leídos por un ordenador
implícitos en él.

• El contenido es inseparable de su • Su contenido puede ser separado

medio o soporte. de su soporte original, para ser
transferido a otros.
• Su valor probatorio se mide por las • Su autenticidad depende del
características de autenticidad, entre hardware y software en el cual fue
ellas la firma creado, y esta solo se podrá
mantener si se conserva en su
estructura original.
• El documento convencional es de • El archivo digital es más
fácil acceso a todas las personas restringido porque no todas las
personas tienen los equipos que
permitan leer el documento.
• En cuanto a la conservación; • En cuanto a la conservación;
condiciones de almacenamiento. obsolescencia en los sistemas.

9
4. La implantación progresiva de la administración electrónica y la
consiguiente generalización del uso exclusivo de los soportes electrónicos
en los documentos de archivo que generan las organizaciones, tiene
importantes implicaciones en el ámbito de la gestión documental y
archivística de las entidades
El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de los documentos
electrónicos durante todo su ciclo de vida y la aplicación de requerimientos
archivísticos en los sistemas de información y gestión, constituyen
elementos clave para la administración, en la medida en que:
 Contribuyen a la calidad y eficacia de la gestión administrativa.
 Garantizan el diseño, creación y
conservación de los documentos con las
propiedades requeridas por la
legislación para proporcionar validez
jurídica y valor probatorio
 Aseguran la conservación y acceso a la Imagen tomada de: http://3.bp.blogspot.com/-
qhXJA5a3mDM/UMmRiL8Z5BI/AAAAAAAADMM/couypaQNW2Y/s
memoria histórica de las entidades. 1600/1.jpg

5. Estrategias para la gestión de documentos electrónicos.

 Contar con personal capacitado para buen manejo y uso de los
documentos electrónicos.
 Contar con buen software para gestión de archivos electrónicos.
 Hacer evaluaciones periódicas para mirar cómo está funcionando el
programa implementado en la empresa, para según las evaluaciones
se pueda tomar correctivos o medidas de preventivas para con el fin
de siempre prestar los mejores servicios.

Imagen tomada de:

http://www.fernandomoll.com/assets/images/demo/440x21503.jpg Imagen tomada de: http://2.bp.blogspot.com/-
nXxYzjGE7Ds/TcKKLtarKRI/AAAAAAAACTA/peWdCWVGMPo/s1600/
1gestion_documental.jpg

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6. Debido a los avances tecnológicos y a su gran impacto en la sociedad el
documento electrónico ha pasado a ser parte esencial en el manejo de la
información de toda entidad pública o privada, por lo cual el gobierno no
desconoce su impacto y debido a esto debe reglamentar el uso para
establecer pautas y normas en
fin de dar un bueno uso.

En nuestra Constitución
Política Colombiana podemos
encontrar artículos referentes
a los archivos digitales de los Imagen tomada de: http://i.huffpost.com/gen/954526/thumbs/r-PREDICCIONESTECNOLOGIA-large570.jpg?6

cuales menciono los siguientes:

El artículo 6º de la ley 527 de 1996 resulta ser una norma jurídica básica del
derecho Probatorio Informático, en cuanto que dispone que la exigencia
legal del escrito tradicional queda satisfecha con un mensaje de datos, bajo
la condición que la información en el contenida sea accesible parta su
posterior consulta El citado artículo 6º establece: Cuando cualquier norma
requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedara
satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es
accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se
aplicara tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una
obligación, como en si las normas prevén consecuencias en el caso de que
la información no conste por escrito. Así, por ejemplo, las exigencias
previstas en el artículo 232º del código de P.C. estarán plenamente
satisfechas a través del documento electrónico o de cualquier mensaje de
datos.

La Ley 527 DE 1999 Agosto 18 de 1999 en su artículo 8. Original. Nos dice

“Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y
conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un
mensaje de datos, si:a) Existe alguna garantía confiable de que se ha
conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se
generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en
alguna otra forma;

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b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información
puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada
o conservada en su forma original”.

CONCLUSIÓN

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A través de la elaboración del taller podemos concluir que en la actualidad
el documento electrónico sea convertido en un aliado de la gestión
documental de cualquier empresa o entidad pública, pues ha facilitado que
la información sea genera, tratada y guardada de una forma más
accequible pero sin desconocer que aún falta mucho para su
implementación total.

13
 BIBLIOGRAFÍA

LEY 527 DE 1999. Agosto 18 de 1999. Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.

Los archivos de documentos electrónicos. Por Miguel Ángel Esteban

Navarro. El profesional de la información, vol. 10, nº 12, diciembre
2001

Guía No 3. Documentos electrónicos. Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea.

La gestión de los documentos electrónicos como función archivística.

José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid. AABADOM
Julio-Diciembre 2003

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