Ultreia Projects - Productividad para Emprendedores

ULTREIA PROJECTS | MANUAL DE PRODUCTIVIDAD PARA EMPRENDEDORES
1
Este es un eBook para ayudarte a tener más resultados en tu

emprendimiento, trabajando menos horas.
En él, pretendo explicar las técnicas y trucos que a mi me funcionan en mi

día a día, para tener un negocio rentable y poder llegar a las 6 de la tarde
a mi casa y jugar con mi niña, porque no entiendo el emprendimiento si
no me permite poder pasar tiempo con los míos.
Y vengo de dieciséis horas diarias, ahora ya estoy en ocho y mi idea es

poder llegar a trabajar seis horas diarias, bien trabajadas, para que
produzcan el mismo resultado que las dieciséis que he llegado a trabajar.
Así que ponte cómodo, apaga los dispositivos móviles y te recomiendo

que tengas un papel y un boli para anotar cosillas que seguro que te
pueden ser de ayuda, al final este eBook lo último que pretende es que
pierdas el tiempo.
¿Vamos?
“Tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor aprovechamos”
William Penn.
2
1.-Eliminando Creencias
2.-Planificación Semanal
2.1-Scrum
2.2-Programas De Gestión De Tareas
3.-La Mañana
3.1-Llegada Por La Mañana A La Oficina O Lugar De Trabajo
3.2-Lo Tengo Todo, Luego Me Siento
3.3-El Correo Electrónico
3.4-Las Redes Sociales
3.5-Que Hago Con El Móvil
4.-Mediodia
5.-Tarde
6.-Tips Para Ser + Productivo
6.1-La Técnica Del Pomodoro
6.2.-Ir Al Gym
Bonus Extra 1 : Trabajar En Casa
Bonus Extra 2 : ¿Que Tarea Hago Primero?
Bonus Extra 3 : Analizar
Resumiendo Que Hay Trabajo
Haz clic en cada capítulo para ir a su página.
3
Quítate de la cabeza que trabajando más horas se saca más trabajo, al

contrario, muchas veces si no paramos lo suficiente, no rendimos ni la
mitad de lo que trabajaríamos en menos horas de una forma organizada.
Vamos a conseguir que trabajes menos y que produzcas más, ¿te parece?
Pues abróchate el cinturón que vienen curvas.
¿Estás emprendiendo para poder ser más libre y resulta que, ahora que
nadie te manda, echas más horas que antes, pagas la cuota de autónomos
y encima no todos los meses cobras, ni cobras lo mismo?
Socorro!!! ¿Qué estoy haciendo mal?
Muchas cosas, vamos a ser claros.
La ventaja es que en este eBook vas a ahorrarte las tortas que yo ya me he

llevado puestas.
Vamos a ver si te puedo ayudar con mis técnicas, trucos y sistemas. Vaya
por delante que a cada emprendedor no le funciona lo mismo, ni hay una
regla fundamental de como hacer las cosas.
Hay quien se clava en la silla ocho horas y no va al baño, y quien se levanta

cada diez minutos, y ninguna de las dos técnicas es mala. Simplemente
hay quien necesita despejar mucho las ideas, y quien se levanta y le cuesta
mucho reconectar.
Así que yo te cuento mi sistema, mis herramientas, lo que a mí me

funciona y lo que tienes que hacer es adaptar todo lo que te digo a tu
forma de ser, a tu forma de trabajar y a tu forma de ver las cosas.
De manera que de todo lo que te diga debes pillar la esencia y adaptarla

a ti, a tu entorno familiar, a tu lugar de trabajo, a tus clientes y a tu
proyecto.
En definitiva, coge las piezas de Lego que te voy a dar y monta tu sistema
de productividad.
4
Y si no funciona lo que intentas, haz como mi hija de dos años y pégale

una patada al castillo de piezas y recolócalas de forma diferente, ya que
nadie nació enseñado y la vida esta para probar, equivocarse y volver a
probar.
“La Administración del Tiempo es un equívoco, el reto verdadero es

gestionarnos a nosotros mismos”
Stephen Covey
5
Una de las primeras tareas que debes hacer al empezar tu semana, es

planificar lo que vas a hacer durante los próximos siete días.
Cada tarea debe ocupar menos de un día, si ocupa más es un proyecto

y lo debes tratar como proyecto, divídelo en subtareas y así las podrás ir
cerrando de una en una, en diversos días.
Si es una tarea que voy a empezar por la tarde y que la acabaré por la
mañana, se deja en “proceso” y listos, pero si ya veo que es chicha para
días, por ejemplo, crear un infoproducto, la divido en tareas más
pequeñas y asequibles.
Por ejemplo:
• Crear portada
• Buscar información
• Buscar fotos
• Redactar capitulo 1
• Redactar capítulo 2
• Maquetar
• Poner a la venta
6
Como ves lo trato como un proyecto y cada día ataco a una (o más) tareas.
Me da lo mismo si eres de papel o de ordenador, aquí todo el mundo tiene

su sistema, así que te voy a dar pautas para los dos sistemas, pero antes te
voy a explicar lo que es SCRUM, que creo que te puede ir muy bien para
planificarte las tareas de la semana.
“El tiempo es más valioso que el dinero, podrás obtener dinero, pero
no podrás ganar más tiempo”
Jim Rohn.
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¿Qué es scrum?
Es una metodología de planificación que consiste en crear historias, no te

asustes, una historia es un proyecto o una tarea grande, por ejemplo,
“crear infoproducto”.
El segundo paso es crear las tareas que cuelgan del proyecto y anotarlas,
ya sea en una pizarra, en un bloc o en una aplicación/web.
Vamos a imaginarlo con tarjetas de cartón, es decir, empezamos por

hacerlo sin ordenador.
Tendrías una tarjeta en la que en la parte de arriba pondría el nombre del

proyecto, “Crear infoproducto”.
Y en la línea de abajo la tarea, “Crear índice”.
De manera que tengo tantas tarjetas por proyecto como tareas y cada
tarjeta tiene el nombre del proyecto y de la tarea.
Si quieres, puedes tener un color por proyecto, pero ya va a gustos.
Si quieres y yo lo hago, le pongo una prioridad de 1 a 10 y un tiempo

estimado que creo que puedo tardar, pero si no quieres no te compliques,
es para ti.
Solo creo las tareas que voy a hacer esta semana, contando el tiempo del
que sé que dispongo.
Ahora que tenemos un montón de tarjetas en nuestras manos, vamos a

ver que hacemos con ellas.
Entonces ya sea en una pizarra, en una libreta grande, o en un folio, vamos

a separar el espacio en tres columnas con un rotulador.
En la primera columna pondremos como título, “Para hacer”, en la

segunda columna, “En proceso” y en la tercera, “Tarea acabada”.
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En la primera columna pones las tareas que quieres acabar esta semana,
una debajo de la otra, aguantadas con un imán.
Y a jugar que decía el otro, elige una tarea y la mueves a, “en proceso” y a
por ella, y cuando la termines es el momento, el subidón, el uooooooo de
mover-la a, “acabada” y ueeeee se te llena el corazón, te pones a mil y
mueves otra tarjeta a, “en proceso”.
Yo tengo otra columna (te cuento mi variante) que es, “esperando algo
del cliente”, por si me tienen que enviar una foto o un texto, pongo la
tarjeta, “necesito la foto” en la columna de, “esperando” y muevo otra
tarjeta a, “en proceso” y a seguir hasta que todas las tarjetas se muevan de
sitio.
Al final de la semana, todas las tarjetas que están en la columna de, “Por
hacer” se deben sacar y el próximo lunes o el día que tu decidas se vuelven
a poner, pero quizá se deba cambiar la prioridad o la estimación de horas.
Es muy importante que tengas la planificación a la vista, tu planificación

debe estar presente y accesible, para ver por donde vas y poder mover las
tarjetas, vamos que debes evitar levantarte.
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Estas tareas que vamos añadiendo a nuestra pizarra, deben estar en algún
lugar registradas, bien sea una libreta, una app o un Excel, para que
cuando llegue una tarea nueva, la podamos anotar para que el lunes la
tengas en cuenta en la planificación.
“Cuida los minutos, que las horas se cuidarán por sí mismas”
Lord Chesterfield
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Hay programas que emulan la pizarra de scrum, de manera que en tu

ordenador o móvil también puedes tener las tareas, esto ya al gusto.
Algunos ejemplos son:
• Trello
• Asana
• Wrike
• Meistertask
Estos programas tienen su versión web y la versión App, con lo que en

todo momento tienes la gestión escritorio o móvil. De esta manera, si un
cliente te llama en el autobús, añades la tarea directamente por si al llegar
a la oficina se te ha olvidado.
Si quieres aprender un poco más sobre ellas, te dejo los enlaces a algunos
de mis artículos:
o Mi artículo sobre Trello
o Mi artículo sobre MeisterTask
Esta es una imagen de mi Meistertask:
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Y ahora que tenemos nuestra semana planificada, vamos a ir a nuestro día.
“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha

descubierto el valor de la vida”
Charles Darwin
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Es importante el recorrido que hagas al llegar a la oficina o a cualquier sitio

donde tengas establecido tu puesto de trabajo.
Evitemos vueltas, es decir, vamos a ir completando tareas y te cuento lo

que hago yo.
Mi coworking es una sala muy larga y yo estoy al final del todo, bien, yo
llego a la oficina y lo primero que tengo es un armario para las chaquetas.
¿Qué hago?
Dejo la chaqueta, ríete, pero hay compañeros que llegan con la chaqueta
hasta su lugar de trabajo y luego vuelven a dejar la chaqueta, luego
vuelven a su sitio de trabajo y más tarde recuerdan que se han dejado el
móvil en el bolsillo y vuelven al armario, parando en la cafetera, ¿óptimo?
No.
Lo siguiente que veo es la nevera y la cafetera, que tarda lo suyo en

ponerse en marcha, la conecto y dejo la comida en la nevera.
Mientras se pone en marcha la cafetera, voy a mi sitio y pongo en marcha

el ordenador y saco todo lo que necesito de la mochila para no volver 20
veces, cargadores, papeles, etc.
Esta mochila hasta la tarde no la debemos volver a ver.
En este momento voy a la cafetera y no debería volver más a esa zona,

vuelvo a mi sitio.
No me voy a sentar hasta que en mi mesa tenga todo lo que necesito o

creo necesitar, porque si pongo siete cosas y me he dejado una, solo voy
a levantarme una vez. Si no lo pienso, voy a levantarme ocho veces.
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Vamos a hacer una lista:
Bolis
Papeles para tomar notas
Calendario y reloj
Calculadora
Vaso
Agua
Rotuladores
Auriculares
Grapadora y todo el material que voy a necesitar
Calendario de tareas impreso
Galletas
Café
No me voy a sentar, (cuando me siente es para rato), hasta que no tenga

todo lo que me puede hacer levantar.
¿Lo tenemos todo?
“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo. Incluso aquel que
nada tiene, lo posee. ”
Baltasar Gracián
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Vamos a sentarnos y lo primero que hago no es mirar el correo, ni las redes

sociales.
Voy a sacar un papel y voy a anotar todas las tareas que ahora mismo
recuerdo que tengo que hacer, con un cuadrado, para ir tachando en plan
Checklist.
Yo como Checklist uso plantillas que encuentro en Pinterest, como la que

te enseño a continuación. Solo tienes que buscar, “Checklist tareas” y te
saldrán muchas que puedes bajar e imprimir.
Voy a revisar mi gestor de tareas o pizarra y voy a continuar anotando

tareas que tengo que hacer, ya sé que las recuerdo, pero si las anoto las
pongo para hoy.
Las tareas que planifique para hoy, (salvo catástrofe), las debo terminar. Al
final del día debo romper el papel y no arrastrar nada.
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Por eso, es necesario meter solo las tareas que puedo llegar a hacer, según
el tiempo del que dispongo hoy. Si tengo tres horas porque voy a una
formación, voy a planificar tareas para dos horas y media, porque siempre
sale algo y también debo dejar tiempo para el descanso.
Todas estas tareas que ponga en marcha, las voy a mover a, “en proceso”
en mi pizarra o gestor de tareas.
No he mirado el correo hasta ahora, voy a ello.
“No es que yo sea más inteligente, es que trato de resolver los

problemas durante más tiempo”
Albert Einstein
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El correo es el peor enemigo del emprendedor, por lo tanto, hay que tener
técnicas para que nos robe el mínimo tiempo posible.
El correo se mira muy pocas veces y no se tiene abierto y menos con

ventanitas que salen a destruir tu planificación.
Yo lo miro al llegar a la oficina, a mediodía, por la tarde y por la noche y no

contesto nada que no sea en estos periodos de tiempo.
Y no meto nada en tareas, a no ser que sea muy, muy, muy, crítico. Como
mínimo debe ir al gestor de tareas para hacerlo mañana, nunca hoy.
Cuando miro el correo, debo dejar la bandeja de entrada vacía y te cuento

como.
Hay tres tipos de correo:
• Los que se deben contestar inmediatamente.

• Los que debo leer con calma para tomar decisiones.
• Los que no son importantes.
En mi correo tengo una carpeta de “pendientes”. Si veo que es un correo

que necesito pensar la respuesta, que no es crítico, lo muevo a esta
carpeta.
En mi correo también tengo una carpeta por cliente, por lo tanto, todos
los correos de cada cliente van a esa carpeta.
Si es una respuesta o algo que me quieren decir y no da para más, el correo

a va a esa carpeta.
Si va a, “pendientes”, cuando haya actuado, va a su carpeta de cliente

también.
Si no es importante y ni es cliente, no voy a hacer nada, lo archivo.

Resultado, bandeja de entrada vacía, ese es el objetivo.
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Si dominas, pon filtros, Gmail por ejemplo lo permite, y según que correos
llegan, vayan directos a una carpeta o etiqueta.
Si voy añadiendo contactos de clientes, los puedo mover directamente

con un filtro a su carpeta.
¡Vamos a jugar!:
Te llega un correo.
¿No es urgente? A “pendientes”.
¿Es una chorrada? Archívalo.
¿No es una chorrada y debes contestar? A “pendientes”.
Es decir, primero los muevo, luego actúo, no contesto , leo, contesto, leo.
Los miro todos, los meto en su carpeta y actúo.
Y al final, con todo lo que te digo crea un hábito, crea tu sistema de trabajo
y perfecciónalo. Define cuando vas a abrir el correo, que carpetas tendrás
y como vas a actuar, pero el correo te tiene que consumir el mínimo de
tiempo, y te aseguro que puedes ganar dos horas al reloj, solo siendo
organizado automatizando tareas.
Por último, intenta ser claro. No puede ser que una respuesta que cierra
un tema, abra otro correo. Si es sí, está claro, no quiero re-contestaciones.
Y tómate una norma, un correo se contesta (no se crea), se debe contestar

en menos de un minuto y si no sabes que decir y vas a divagar y borrar, no
lo contestes ahora, el día te va a aclarar lo que debes contestar.
Y si no entiendes el correo lo dices, pero no te hagas el descifrador de

pirámides, porque vas a perder tiempo y encima puedes entender mal lo
que te dicen, así que no supongas, pregunta.
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“Tu tiempo es limitado, así que no lo malgastes viviendo la vida de

otro,… Vive tu propia vida. Todo lo demás es secundario. ”
Steve Jobs
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Las redes sociales, son el principal comedero de tiempo que puede existir.
En este eBook, partimos de la premisa que tus redes sociales como

emprendedor son importantes y debes trabajarlas unas horas al día, pero
que no son tu trabajo en sí mismo. Es decir, no eres community manager,
porque si lo eres, es tu trabajo diario y entonces entiendo que te pases
todo el día en redes sociales.
Yo te cuento que mi negocio, es la creación de páginas web y la

impartición de formaciones, por lo tanto, tengo que trabajar las redes
sociales, pero aparte tengo que hacer webs y salir a dar clases. Por lo tanto,
me tengo que fijar un tanto por ciento de la jornada laboral a redes
sociales, que me permita avanzar con los proyectos de los clientes.
Para mí, existen tres partes en las redes sociales que debes cumplir
(imaginamos que no lo tenemos externalizado y por lo tanto nos lo
hacemos nosotros todo):
1.-Planificación semanal de redes sociales
Lo que va a aparecer en nuestras redes sociales durante los próximos siete

días.
Si esto lo haces cada mañana, te vas a dejar una buena parte del tiempo
en generar entradas diarias y más si tienes diversas redes sociales.
Por eso, mi consejo es usar herramientas como Buffer, Hotsuite o Poscron,

para programar tus redes sociales una vez por semana, dedicando unas
tres horas como máximo.
Esta planificación de compartir tu post, tus anuncios, cosas que vas a

hacer, testimonios de clientes, etc, es decir cosas que ya sabe y que son
previsibles.
En esta planificación debes poner contenido tuyo y de otros, es decir,

trabajar la curación de contenidos.
Te muestro un pantallazo de mi Buffer:
20
2.-A lo que se va publicando día a día
Debes añadir una parte de frescura de tu día a día, en las historias tanto
de Facebook como de Instagram.
Esto lo puedes hacer durante el día en momentos marcados. Por ejemplo,

compartir una flor cada mañana, realizar una foto de lo que como a medio
día, del paseo o una frase a media tarde; de manera que complemente la
parte más técnica con la más humana.
3.-Estar activo
A parte de compartir, retuitear y responder a lo que te comentan tus

seguidores, debes dedicar una parte del día a compartir contenidos de
otras fuentes, que no sean la tuya, ya sea comentando artículos,
retuiteando noticias o compartiendo contenidos.
En este tiempo también es importante ayudar a otras personas en grupos

de Facebook, por ejemplo.
Este trabajo lo debemos tener muy pautado a principio del día. No

podemos decir a las 14h, voy a contestar. Simplemente en la planificación
del día, entre dos tareas, podemos poner un par de paradas para trabajar
esta parte de las redes sociales.
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¡Ojo! marcado y fijado. Si digo que lo voy a hacer dos veces al día, (al llegar
y a medio día), no lo hago más si no hay alguna crisis. No me puedo pasar
el día contestando o haciendo retuit.
Ya puestos te doy algunos consejos:
Contéstalo todo, da igual que tardes, contesta.
Comparte contenido de otros, no todo soy yo.
Comenta otros artículos que te hayas leído, el “que buen artículo”, no

cuela.
Valora el contenido de otros, si te gustan los “me gusta” a los demás

también.
Si tienes una crisis por un comentario, trátala en privado y nunca borres el

mensaje.
En definitiva, márcate unos puntos de trabajo de tus redes sociales. Lunes

de planificación, primera hora de la mañana repaso y contestar, mediodía
repaso y contestar, y si quieres por la noche, otro repaso por si sale algo.
Todo esto hay que modelarlo según el día a día, si es una semana de
entrega de proyectos, de viaje, etc, aprovechar para mostrar más
contenido y hacer marca, pero haz tu trabajo.
“Cuando pierdes un momento, se puede decir que en cierto sentido has

matado, malgastando una oportunidad irremplazable. Pero cuando se
utiliza correctamente ese momento, llenándolo de propósito y de
productividad, éste vive para siempre”
Menachem Mendel Schneerson
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Móvil, le quito los datos, porqué el “pinggg ganador de la etapa del tour”
es fatal. Por lo tanto, sin datos, y no lo pongo en modo avión por si llaman.
Llamadas, discriminar. Si puedes esperar, llamas después porque si cada

cinco minutos descuelgas, vas a perder un montón de tiempo. Ya te digo,
depende del trabajo que tengas.
Por lo tanto, el móvil se queda en el cajón hasta que tenga que hacer una
llamada. Por eso, es vital tener un calendario de pared impreso con los
próximos eventos y un reloj para mirar la hora, de manera que no
necesites el móvil para nada.
Y quédate con este mantra, no respondas a nada a no ser que sea una
urgencia.
“La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de

un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente, y de un
esfuerzo bien enfocado”
Paul J. Meyer
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Es momento de mirar el correo, clasificar, contestar y volver a cerrarlo

hasta la tarde y lo mismo con las redes sociales.
Y come, parece una tonteria pero nos olvidamos. Come sin prisa, tómate
un tiempo para comer y comer bien, desconectando del trabajo. Yo por
ejemplo, veo “Juego de tronos” mientras como y desconecto. Se que hay
gente que come con videos de marketing digital, son opciones.
Y después de comer anda, date una vuelta, sobretodo si comes en la

oficina, necesitas al menos diez minutos para reposar la comida andando
un poco.
Si vas a tomar un café en tu mesa mientras trabajas, antes de sentarte

cógelo. Aunque te recomiendo que lo gastes en un descanso.
Piensa, que todas estas acciones que te van a costar tiempo te lo van a
devolver duplicado en productividad.
Actualización importante: he parado Juego de Tronos cinco días, para ver

Chernóbil.
“El incremento de la productividad es la única forma de lograr la

prosperidad”
Mario Draghi
24
Antes de irme tacho las tareas acabadas, y si alguna no la he terminado,

analizo porqué ha sido.
Decido si la descarto para otro día o si va a entrar para la planificación de

mañana, pero tengo que tener claro lo que he cerrado y lo que no; sacar
conclusiones, si me he pasado de optimista o si es por alguna cosa que
necesito del cliente. Si es así, es el momento de enviarle un correo.
Repaso el correo y lo vuelvo a clasificar, contesto lo pendiente y lo cierro.
Una cosa que hago es ir hacia casa poco a poco. Necesito un rato de
desconexión entre oficina y casa, por mí y por ellos. Necesito ir por sitios
con paisaje verde, no correr, desoxigenarme.
Y si puedo, al comprar el pan tomarme un cortado, es decir, tener un rato

de “buffff” tranquilidad.
Por supuesto el correo ya no se mira y las redes sociales profesionales

tampoco. Si algo se quema me voy a enterar.
También es bueno tener un horario de trabajo que sepan los clientes y no

se extrañen de que no contestas. Si quieren 24 horas, servicio Premium.
“No hay atajos para conseguir el éxito. Empieza antes, trabaja más
duro, y termina más tarde”
Brian Tracy
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Hace años que soy ultra caminante, hago rutas de hasta cien kilómetros,
en menos de veinticuatro horas y siempre me fijo en la salida, que hay
gente que esta loca por salir a todo trapo, se ponen delante, te pisan y
salen a toda mecha sin pensar que “solo” les quedan cien kilómetros por
delante.
Naturalmente, las cunetas están llenas de cadáveres de personas,

(cadáveres en el sentido de muertos de cansancio), porque han querido
hacerlo todo en muy poco tiempo, sin planificar y sin pensar. Me duran 1
kilometro, y yo que salgo como si fuera a pasear a mi perro, suelo acabar
estas marcas. No voy a hacer tiempos, voy a acabar la tarea que me he
marcado, que es de veinticuatro horas.
Paro diez minutos cada dos horas y me cambio los calcetines, me hidrato,
etc. Con lo que aparentemente pierdo tiempo, pero te aseguro que es
tiempo que gano, porque al final llego en el tiempo marcado.
¿Todo este rollo para que te lo cuento? Para indicarte que no es que no
pase nada por parar durante tu jornada laboral, es que debes parar, es que
estás obligado a parar si quieres llegar en unas condiciones dignas al final
del día. Y para otra cosa muy importante, para mantener la cabeza en
forma durante las horas que trabajas.
Si estamos tan agotados que al final no sabemos ni lo que hacemos, vas a

mandar un mail, como hice yo, a un convento de monjas para cerrar una
formación y mi dedo “juguetón” cambió la letra “u” por la ”i” y firmé como,
“un salido”. Podéis imaginar la cara de la madre superiora al recibirme al
lunes siguiente.
¿Y cómo nos mantenemos frescos para llegar al final de nuestro día, como
rosas de azafrán? (que no se si existen, pero me gusta la palabra). Con la
técnica del Pomodoro. ¿Y en que consiste esta técnica? En establecer
periodos de trabajo y de descanso, para no saturarnos.
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Me explico, la técnica del Pomodoro establece que tú decides periodos de

trabajo, por ejemplo, de veinte minutos (veinticinco o treinta, se
recomienda como máximo) y de descanso de cinco minutos.
Y son innegociables.
Primer Pomodoro: trabajo veinticinco minutos, cuando pasan paro, (alto,

stop, quieto), descanso cinco minutos. Descanso, no miro la pantalla, no
miro el móvil, me levanto, doy una vuelta, ando, voy al baño, desconecto
la cabeza.
Pasados los cinco minutos vuelvo, veinticinco minutos más y así con
cuatro Pomodoros más.
De manera que:
• Veinticinco minutos y cinco de descanso
• Veinticinco minutos más y…
Cuando acabe este Pomodoro, el descanso siguiente es de veinte

minutos, que puedo aprovechar para salir a hacer un café o para
desayunar.
Pasados los veinte minutos, cuatro Pomodoros más de veinticinco/ treinta

minutos y así durante todo el día.
Es un acto de fe, cuesta, estás acabando y suena la alarma. Si puedes, solo

si puedes, levanta las manos y en cinco minutos estás de nuevo.
Eso lo puedo controlar con un reloj o de forma tecnológica :
• Pomodoro para iOS: Flat Tomato

• Pomodoro para Android: Brain Focus
• Pomodoro para Web: Tomato Timer
• Pomodoro para Mac: Pomodoro One
• Tomighty: Para Windows y Mac
Y te aseguro que se nota, se nota mucho. Parece que no y el hecho de cada

veinticinco minutos, tener la mente despejada durante cinco, ayuda un
montón a rendir.
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¿Prueba y me dices ok?.
“Puedes pedirme cualquier cosa que quieras, excepto tiempo”
Napoleón
28
Parece una tontería, pero invertir media hora en hacer algo de deporte, en
lugar de quitarte media hora, te regala una entera.
Yo cada mañana voy a nadar media hora. Entre cambiar y secar gasto una
hora, pero noto una apertura de pulmones brutal, que me permite ir a
tope el resto del día.
Media hora, que al final es una hora, la mejor invertida del día.
Y una vez al mes, hago una caminata en domingo, seis horitas por la
montaña y el lunes me lo como todo.
Y este cuidado implica, comer bien, andar, descansar, dormir, jugar, reír,
desconectar, irte un fín de semana fuera, hacer vacaciones, jugar con tus
hijos, ver a tus padres o hacer cosas con tu pareja.
En definitiva, implica cuidarte a nivel físico y mental, porque tu empresa

eres tú, y si te da un yuyu se acabó, y sabes qué con una semana en fuera
de juego, tus números se van a la porra.
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Dormir es vital y no es broma, te lo aseguro, no solo para evitar accidentes,

sino porque se trabaja más habiendo descansado. Y eso que mi niña y yo,
no dormiríamos nunca, para poder seguir jugando y disfrutando de la
vida.
Pero hay que parar, el cuerpo necesita un descanso. Porque, por ejemplo,
si duermes seis horas, trabajas dos más, pero quizá pasándote ocho horas
de trabajo, de diez horas produces seis. En cambio, si duermes ocho horas
y trabajas ocho, de estas aprovechas siete y media. Son números,
descansado se produce más.
“No permita que el ocio te engañe, porque lo que te da hoy, te lo roba

mañana”
H. Croccoquill
30
Si estás trabajando en tu casa, te voy a dar una noticia, bueno, vamos a

hacer una cosa; lee este apartado si quieres, pero te quiero proponer una
cosa, y es que se lo leas a quien vive contigo, padres, hermanos, abuelos,
pareja, novia, novio, perro, peces de colores, loro y al señor de correos, que
viene cuando no toca.
Quiero y te pido que se lo leas, se lo imprimas, lo cuelgues en la nevera y

que se lo grabe a fuego en su mente.
La frase es: “estás trabajando en casa” ¿Quién trabaja? “yo”, “en casa” si,
pero trabajas, ¿vale?
Es que es una chorrada, pero te debes mentalizar de que estás en casa,

pero estás trabajando. Dile tú “estoy en casa pero estoy trabajando” si
padre, así cien veces cada día tú y con quien vivas.
Pregunto yo muy inocentemente, le dirías a tu jefe “espere un momento

que tiendo una lavadora y ahora vuelvo a contestar el teléfono”.
¿A que no?, ¡Y es para otro! Imagínate para tu negocio, del que comes tú.
Otra sensación que se da si trabajas des de tú casa, es que no es un trabajo,

es un hobby y tú debes luchar contra eso. No estás jugando, estás
trabajando; en una oficina, en la playa o en tu cuarto de trastos.
Y así (ojo), debes creértelo tú y transmitirlo. Por lo tanto, estoy trabajando
en casa, pero trabajando y mi trabajo es, como mínimo, tan importante
como el de las otras personas que viven en casa.
Así que en la próxima página, tienes un contrato que debes imprimir y

firmar con tu propia sangre.
31
---------IMPRIMIR Y COLGAR EN LA NEVERA------------------------
Carta de compromiso contigo mismo:
Yo ____________
Con todas mis facultades en su sitio, me comprometo a:
No abrir la puerta al cartero, (si estuviera en una oficina no lo haría).
No tender lavadoras.
No bajar a comprar.
Ir a buscar al niño, si se es necesario, por turnos como se haría si

estuviera en una oficina.
No recibir visitas familiares que me traen una lechuga, ni cualquier

otro elemento que trunque mi paz.
No contestar llamadas que no sean de trabajo y sin hay fijo ni verlo.
A no abrir al mensajero que vendrá con la tierra del gato, que vuelva
o que vaya el gato, (si alguien de Amazon trae un iPad tampoco)
No abrir a tu madre que trae macarrones, la recepción de macarrones

a partir de las 18h.
Mi trabajo es muy importante, esto que ves es una oficina y por tanto un
lugar de trabajo y así lo reconozco.
En ________________ a ______ de ______ de _________
Firma Gota de sangre
---------IMPRIMIR Y COLGAR EN LA NEVERA------------------------
32
Piensa en estas situaciones en una oficina con jefes y rodeados de

compañeros, cae por su propio peso. ¿O ves a tu madre con los
macarrones, subiendo a la planta de sistema de Google?
Es tu trabajo, es muy importante, comes de él, no juegues, no aflojes,

mantente firme, porque si se va a la mierda, quien lo sentirá eres tú.
Como todo, hay que encontrar el equilibrio. Si el niño se cae y tu pareja

esta en otra ciudad, vas tú. Pero no porque trabajes en casa, sino porque
hoy no puede. Si mañana está, le tocará a él/ella.
“La productividad de un grupo de trabajo parece depender de la

forma en que los miembros del grupo ven a sus propios objetivos en
relación con las metas de la organización”
Ken Blanchard
33
¿A qué hora rindes más?
Pues a esa hora, debes realizar las tareas más delicadas, porqué nuestra
concentración es más alta.
Y cada persona es diferente. Hay gente que por la mañana no tiene los
faros encendidos y a mediodía son un trueno, y en cambio, otras personas
por la mañana están mega frescas y por la tarde se les apaga el sol.
Conócete y métele caña en tus horas top.
Otra cosa que hago yo, es quitarme primero de encima lo que no me gusta
hacer y el resto del día, hacer cosas chulas.
Y otra norma muy tonta, primero lo que da dinero. Es decir, si hay una
factura por enviar o un presupuesto por hacer, no te dediques a ordenar
el correo, primero la pasta.
“Todas mis posesiones por un momento más de tiempo”
Isabel I
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Otra cosa importante: no puedes mejorar si no analizas.
Por lo tanto saca conclusiones, anota todo lo que haces y que tiempo te
lleva y contrástalo día a día y semana a semana.
Anota donde pierdes más tiempo, anota donde produces más, anota las
horas de gestión del correo y modifica el sistema a ver si tardas menos
tiempo.
Que al final este tiempo es para ti, porqué emprendes para ser libre y no
puede ser que la luna te vea cada día currando
Yo uso una web :
https://www.rescuetime.com/
Rescuetime me analiza lo que hago durante el día y me devuelve unos

informes demoledores, la primera vez que la usé me dijo que perdía el
60% de mi tiempo, ahora estoy por un 6%.
Tiene una parte gratuita y si quieres informes más elaborados, se paga,

pero con la gratis te vale al menos para probar.
“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porqué el

tiempo es el bien del que está hecha la vida”
Benjamin Franklin
35
Como ha quedado claro si hacemos las cosas con orden y sentido los
tiempos de trabajo se acortarán y en consecuencia vas a trabajar las
mismas horas pero te aseguro que les sacarás más rendimiento y acabarás
menos agotado.
No se trata de ir a todo trapo como pollo sin cabeza, se trata de planificar,

de tener todas las cosas a mano, de evitar las distracciones y de tomar
descansos, no somos maquinas y si no bajamos el ritmo puede ser que
acabemos en boxes un mes.
Y como ya ultimo rollo que te doy te voy a decir que te montes tu día, que
encuentres tu sistema y tu organización, si lo haces al contrario de lo que
te digo y trabajas las mismas horas, produces más trabajo y te cansas
menos, felicidades, ese es tu sistema así que no lo cambies y publica un
eBook.
Cada persona, cada proyecto es diferente, encuentra tu sistema y aplícalo,

revísalo y cada cierto tiempo dale un repaso a ver que tal va, si va mejor
sigue, si no, elimina ese paso.
Y muchas gracias por haber comprado mi primer eBook, me hace mucha

ilusión que lo tengas en tus manos y espero que el tiempo que has
invertido en leerlo te haya hecho un poco más productivo.
Gracias por contribuir a mi sueño, que tengas mucha suerte en todo lo

que hagas y sobretodo haz lo que tu crees que te irá bien a ti y tu negocio,
porqué los demás se cuidan de ellos mismos y de sus negocios.
Suerte!!!
“Al tratar de encontrar quién eres, sé menos destructivo y más

constructivo. Piensa en el arte o recurre a tus pasiones y sé más
productivo”
Nirrimi Alegría Hakanson
36
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Ultreia Projects - Productividad para Emprendedores

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ULTREIA PROJECTS | MANUAL DE PRODUCTIVIDAD PARA EMPRENDEDORES

Este es un eBook para ayudarte a tener más resultados en tu

En él, pretendo explicar las técnicas y trucos que a mi me funcionan en mi

Y vengo de dieciséis horas diarias, ahora ya estoy en ocho y mi idea es

Así que ponte cómodo, apaga los dispositivos móviles y te recomiendo

“Tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor aprovechamos”

Haz clic en cada capítulo para ir a su página.

Quítate de la cabeza que trabajando más horas se saca más trabajo, al

Pues abróchate el cinturón que vienen curvas.

Socorro!!! ¿Qué estoy haciendo mal?

Muchas cosas, vamos a ser claros.

La ventaja es que en este eBook vas a ahorrarte las tortas que yo ya me he

Hay quien se clava en la silla ocho horas y no va al baño, y quien se levanta

Así que yo te cuento mi sistema, mis herramientas, lo que a mí me

De manera que de todo lo que te diga debes pillar la esencia y adaptarla

Y si no funciona lo que intentas, haz como mi hija de dos años y pégale

“La Administración del Tiempo es un equívoco, el reto verdadero es

Una de las primeras tareas que debes hacer al empezar tu semana, es

Cada tarea debe ocupar menos de un día, si ocupa más es un proyecto

Me da lo mismo si eres de papel o de ordenador, aquí todo el mundo tiene

Es una metodología de planificación que consiste en crear historias, no te

Vamos a imaginarlo con tarjetas de cartón, es decir, empezamos por

Tendrías una tarjeta en la que en la parte de arriba pondría el nombre del

Y en la línea de abajo la tarea, “Crear índice”.

Si quieres, puedes tener un color por proyecto, pero ya va a gustos.

Si quieres y yo lo hago, le pongo una prioridad de 1 a 10 y un tiempo

Ahora que tenemos un montón de tarjetas en nuestras manos, vamos a

Entonces ya sea en una pizarra, en una libreta grande, o en un folio, vamos

En la primera columna pondremos como título, “Para hacer”, en la

Es muy importante que tengas la planificación a la vista, tu planificación

“Cuida los minutos, que las horas se cuidarán por sí mismas”

Hay programas que emulan la pizarra de scrum, de manera que en tu

Algunos ejemplos son:

Estos programas tienen su versión web y la versión App, con lo que en

o Mi artículo sobre Trello

o Mi artículo sobre MeisterTask

Esta es una imagen de mi Meistertask:

Y ahora que tenemos nuestra semana planificada, vamos a ir a nuestro día.

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha

Es importante el recorrido que hagas al llegar a la oficina o a cualquier sitio

Evitemos vueltas, es decir, vamos a ir completando tareas y te cuento lo

Lo siguiente que veo es la nevera y la cafetera, que tarda lo suyo en

Mientras se pone en marcha la cafetera, voy a mi sitio y pongo en marcha

Esta mochila hasta la tarde no la debemos volver a ver.

En este momento voy a la cafetera y no debería volver más a esa zona,

No me voy a sentar hasta que en mi mesa tenga todo lo que necesito o

Vamos a hacer una lista:

No me voy a sentar, (cuando me siente es para rato), hasta que no tenga

¿Lo tenemos todo?

Vamos a sentarnos y lo primero que hago no es mirar el correo, ni las redes

Yo como Checklist uso plantillas que encuentro en Pinterest, como la que

Voy a revisar mi gestor de tareas o pizarra y voy a continuar anotando

No he mirado el correo hasta ahora, voy a ello.

“No es que yo sea más inteligente, es que trato de resolver los

El correo se mira muy pocas veces y no se tiene abierto y menos con

Yo lo miro al llegar a la oficina, a mediodía, por la tarde y por la noche y no

Cuando miro el correo, debo dejar la bandeja de entrada vacía y te cuento

Hay tres tipos de correo:

• Los que se deben contestar inmediatamente.

En mi correo tengo una carpeta de “pendientes”. Si veo que es un correo

Si es una respuesta o algo que me quieren decir y no da para más, el correo

Si va a, “pendientes”, cuando haya actuado, va a su carpeta de cliente