COMPRAS Y SUMINISTROS

COMPRA SERVICIOS

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OBJETIVO: Suplir la necesidad interna del servicio requerido por medio de la contratación.

ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio requerido y termina con la Ejecución del servicio contratado

RESPONSABLE: Jefe Sección Servicios de Apoyo

DEFINICIONES: Ninguno

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
Formaliza la solicitud del
servicio requerido, enviando
Secretaria de
Diligenciar la solicitud de forma escrita o por los
Sección o Dpto. Base de Datos
1 de suministro del aplicativos electrónicos la Memorando
Solicitante del Sevenet o Zimbra
servicio descripción detallada de la
Servicio
necesidad a suplir.

Se recepcionan las
solicitudes escritas o las Jefe Sección Memorando, Base
Recepcionar las Base de Datos
2 realizadas por las Suministros y de Datos Sevenet o
solicitudes de servicios Sevenet o Zimbra
plataformas de Sevenet o Mantenimiento Zimbra
Zimbra
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DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Las solicitudes de tecnología,

Identificar solicitudes infraestructura o salud se Jefe Sección Memorando, Base
Base de Datos
3 que necesitan asesoría identifican y se remite para Suministros y de Datos Sevenet o
Sevenet o Zimbra
especializada asesoría en la compra del Mantenimiento Zimbra
servicio.
Envía solicitud a cada
Remitir a la dependencia correspondiente Auxiliar
Memorando, Base
dependencia para asesoría en la suministros en Base de Datos
4 de Datos Sevenet o
correspondiente para contratación del servicio, ya función de Sevenet o Zimbra
Zimbra
Asesoría sea tecnológico, Compras
infraestructura o salud.

Por medio de la herramienta

tecnológica GLPI, se realiza Auxiliar
Generar Ticket si los Memorando, Base Base de Datos
la generación de un ticket suministros en
5 servicios son de de Datos Sevenet o Sevenet o
para que sistemas se función de
tecnología Zimbra, Ticket Zimbra, GLPI
encargue de cotizar el Compras
servicio.

Recepciona Documentos los Cuaderno de

Radicar y Remitir Archivo y
6 radica y los remite a donde Memorando registro de
Correspondencia Correspondencia
corresponda. Correspondencia
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ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

La dependencia que le
Base de Datos
corresponda dar asesoría de Sección de Memorando, Base
Recepcionar solicitudes Sevenet o Zimbra
7 la compra de un servicio sistemas, de Datos Sevenet o
para dar asesoría Base de Datos
recibe la solicitud y empezara vivienda o salud Zimbra
Sevenet o Zimbra
proceso asesoramiento.

Memorando, Base
Solicita cotización de los Base de Datos
Sección de de Datos Sevenet o
Cotizar Servicios servicios solicitados a los Sevenet o Zimbra
8 sistemas, Zimbra, Base de
Especializados proveedores seleccionados Base de Datos
vivienda o salud datos de la
según listado. Sevenet o Zimbra
aplicación GLP

Solicita cotización de
servicios según las
Auxiliar Reglamento de
especificaciones descritas en Base de Datos
9 Cotizar los Servicios suministros en compras, Manual
la solicitud de la necesidad a Zimbra
función de Operativo de
suplir, con los diferentes
Compras Servicios de Apoyo
proveedores los cuales
brinden el servicio requerido.
Cotizaciones y
Cotizaciones y Formato
Formato de asesoría autorizado por
Recibir y Remitir Recibe, radica y remite Archivo y
10 en compra de asesoría en
documentación cotizaciones del proveedor. Correspondencia
servicios compra de
Especializados servicios
Especializados
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DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Cotizaciones y
Recepciona las cotizaciones
Auxiliar Cotizaciones y Formato
y el formato autorizado por
Suministros en Formato de asesoría autorizado por
Recibir y remitir asesoría en compra de
11 función de en compra de asesoría en
cotizaciones servicios especializados y el
Recepción de servicios compra de
remite a quien corresponda
Documentos Especializados Servicios
según asignación.
Especializados

Cotizaciones y
Recepciona las cotizaciones
Cotizaciones y Formato
Recibir remisión de de los diferentes proveedores Auxiliar
Formato autorizado autorizado por
documentos compra junto con el formato suministros en
12 por asesoría en asesoría en
servicios autorizado por asesoría en función de
compra de Servicios compra de
Especializados compras de servicios Compras
Especializados Servicios
especializados.
Especializados

De acuerdo con lo solicitado

en los pedidos se comprueba
que las cotizaciones estén Cotizaciones y
acorde y especifiquen: Cotizaciones y Formato
Auxiliar
descripción y características Formato autorizado autorizado por
Verificar información de suministros en
13 del producto, cantidades, por asesoría en asesoría en
las cotizaciones función de
vigencia de la cotización, compra de Servicios compra de
Compras
plazos de entrega, Especializados Servicios
descuentos Especializados
comerciales/financieros y
régimen contributivo al que
pertenece el proveedor.
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ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Se hace la comparación de
Auxiliar Cuadro Cuadro
Realizar Cuadro los precios y de las
suministros en Comparativo, Comparativo
14 Comparativo de condiciones que manejan
función de Manual Operativo de diligenciado y
Proveedores cada uno de los proveedores
Compras Servicios de Apoyo autorizado
según cotización.

Se determina la mejor opción

teniendo en cuenta Cuadro
Jefe Sección
economía, tiempo de Cuadro Comparativo Comparativo,
15 Elegir Proveedor Servicios de
entrega, cumplimiento y proveedores, diligenciado y
Apoyo
calidad de los productos cotizaciones autorizado
ofertados.

Se elabora el contrato de Contrato de

Contrato de
Elaborar Contrato prestación de servicios con Departamento prestación de
16 prestación de
adquisición de servicios todas sus especificaciones y Jurídico servicios
servicios
conforme con la ley. elaborado

Se trata de la revisión
realizada al Contrato de
Contrato de
Servicios y a cada uno de los
servicios,
Aprobar Contrato de soportes anexos que debe Jefe Sección Contrato de
17 cotizaciones y
servicios tener, con el fin de dar Servicios de servicios visado
cuadro comparativo
VoBo, para posterior Apoyo
proveedores
autorización de las jefaturas
de Dpto. correspondientes.
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DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
Contrato de
Verifica el contrato de
servicios,
servicios, datos y
cotizaciones, cuadro
autorización al formato de
comparativo
Aprobar Contrato de asesoría en compra de Jefe Sección
proveedores y Contrato de
18 servicios servicios especializados, Servicios de
Formato autorizado servicios Visado
especializados para dar VoBo y después Apoyo
por asesoría en
remitir al jefe del Dpto.
compra de Servicios
correspondiente para su
Especializados
autorización.

Se reciben todos los

documentos: Contrato
prestación de servicios, Auxiliar Contrato prestación
Recepcionar
cotizaciones, cuadro suministros en de servicios, Plataforma
19 Documentación para la
comparativo de proveedores función de cotizaciones y Sevenet
respectiva Autorización
y organiza para ser enviado a Compras cuadro comparativo
donde corresponda para su
aprobación y/o autorización.

Esta es enviada por medio

de Archivo y Auxiliar Contrato prestación
Enviar Contrato Correspondencia a la sección Suministros en de servicios, Libro Cuaderno de
20 prestación de servicios o dependencia que función de de Registro Salida y registro de
para Autorización corresponda según solicitud Recepción de Entrada de Correspondencia
del pedido, para que sea Documentos Documentos
autorizada.
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DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
Contrato prestación
de servicios, y
Recepciona Documentos los Cuaderno de
Radicar y remitir Archivo y Formato autorizado
21 radica y los remite a donde registro de
correspondencia Correspondencia por asesoría en
corresponda. Correspondencia
compra de servicios
especializados
Contrato de
Recibir y registrar Hace la recepción de los Secretaria de
prestación servicios
22 orden de compra y documentos verificando que Dpto. Sevenet
y documentos
anexos estén todos los soportes. Correspondiente
anexos
Pasa contrato de servicios y
Contrato de
Remitir Contrato de documentos anexos a la Secretaria de
prestación servicios
23 prestación de Servicios jefatura para su respectiva Dpto. Sevenet
y documentos
autorización autorización. Correspondiente
anexos

Verifica que estén en regla y

Verificar y Autorizar diligenciado todos los Contrato prestación Contrato de
Jefe de Dpto.
24 Contrato prestación de soportes y según el cuadro de servicios y servicios
Correspondiente
servicios comparativo de proveedores documentos anexos aprobado
autoriza orden de compra.

Hace la recepción de los

documentos ya debidamente
Recibir y registrar Secretaria de Contrato prestación
autorizados por la Jefatura
25 orden de compra y Dpto. de servicios y Sevenet
verificando que estén todos
anexos Correspondiente documentos anexos
los soportes y registra para
remitir.
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DOCUMENTOS DE REGISTROS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Pasa Contrato prestación de

Remitir Contrato servicios y documentos Secretaria de Contrato prestación
26 prestación de servicios anexos a Archivo y Dpto. de servicios y Sevenet
autorizada Correspondencia para remitir Correspondiente documentos anexos
a Servicios de Apoyo.

Recepciona Documentos los Contrato prestación Cuaderno de

Radicar y remitir Archivo y
27 radica y los remite a donde de servicios y registro de
correspondencia Correspondencia
corresponda. documentos anexos Correspondencia

Contrato
Auxiliar Contrato prestación
Se recibe Contrato prestación de
Recepcionar Contrato Suministros en de servicios, Libro
prestación de servicios ya servicios, Libro
28 prestación de servicios función de de Registro Salida y
debidamente autorizado por de Registro
autorizada Recepción de Entrada de
quienes corresponda. Salida y Entrada
Documentos Documentos
de Documentos
Registra contrato prestación Auxiliar
de servicios y documentos Suministros en Contrato prestación Cuaderno de
29 Registrar y remitir anexos y el remite a quien función de de servicios y registro de
corresponda según fines Recepción de documentos anexos Correspondencia
pertinentes. Documentos

Contrato
Se recibe Contrato
Recibe Contrato Auxiliar prestación de
prestación de servicios ya Contrato prestación
prestación de servicios suministros en servicios, Libro
30 debidamente autorizados por de servicios y
Autorizada y demás función de de Registro
quienes corresponda y los documentos anexos
soportes Compras Salida y Entrada
demás soportes.
de Documentos