ADOPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y

PROCESO MEDIDAS ESPECIALES

LISTA DE CHEQUEO PARA LA REALIZACIÓN DE LA
FORMATO TOMA DE POSESIÓN - IPS

1 COMPONENTE JURIDICO

Medio de entrega
Ítem Contiene
CD/DVD Serial
1 Certificado de existencia y representacion legal de la entidad
Relacion y estado de los procesos que cursan en contra y a favor de la
2
entidad, clasificados por tipo de procesos (ordinarios, ejecutivos,
declarativos, laborales, penales,
Relacion de sentencias en firme,administrativos,
tanto en contraentre
comootros), indicando
a favor de la
3 demandante, demandado, valor de la cuantia, porcentaje de analisis del
entidad
riesgo (a favor, en contra, conciliado, desistido)
Relacion de conciliaciones realizadas a la fecha de toma, acuerdos de
4 pago, la cuantia por cada proveedor y/o prestador y saldo a favor y en
contra de la entidad
Informe de embargos y titulos judiciales y la cuantia comprometida en cada
5
uno de ellos.
Informe de tutelas y desacatos de los ultimos dos (2) años, y las vigentes,
6 clasificadas por POS y NO POS, y cuales se encuentran cumplidas o
pendientes por cumplir.
7 Manual de contratacion aprobado y ejecutado por la entidad
Contratacion vigente (administrativa y medica), indicar contratos
pendientes por legalizar, finalizados y liquidados detallando la siguiente
8
informacion: Proveedor, Objeto del Contrato, Tipo de Contrato, Plazo y
Cuantia.

9 Reporte de contratos a la Contraloria

Actas de Junta Directiva y Asamblea correspondientes al periodo del

10
Gerente y/o Representante Legal actual.
Ordenanzas y/o acuerdos sobre creacion, reestructuracion, liquidacion, etc,
11
relacionadas con la entidad
Titulos de propiedad o documentos que determinen los bienes en cabeza
12
de la institucion

13 Las demás que pudieran derviarse del proceso de toma de posesión

2 COMPONENTE FINANCIERO

Medio de entrega
Ítem Contiene
CD/DVD Serial
Período de solicitud de la información: Se requiere la información con corte a
diciembre 31 de las 2 últimas vigencias y mes anterior a la toma de posesión, excepto
cuando en el item se especifique la periodicidad.
 Inventario Tesorería (Efectivo, cheques, títulos, pagares, saldos de
1 cuentas bancarias, token, arqueos de efectivo, chequeras, títulos
judiciales), se realiza durante la toma de posesión.
Certificación de cuentas bancarias vigente con el respectivo número, tipo
2 de cuenta y estado actual.

3 Conciliaciones Bancarias y soportes.

4 Certificación de las inversiones a fecha de la toma.
5 Estados Financieros y notas
Notas Estados Financieros.
6

7 Certificación de los Estados Financieros.

8 Dictamen del Revisar Fiscal.

9 Balance de Prueba al máximo nivel.

10 Balance de Prueba al máximo nivel a la fecha de toma de posesión.

11 Informe detallado de los gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.

12 Detalle Otros Activos.

Detalle de pasivos por edades, indicando cuenta contable, proveedor y

13
saldo.

14 Detalle de provisiones de pasivos.

15 Libros oficiales de contabilidad.

16 Cuentas auxiliares de contabilidad.

17 Estado de costos o informe de costos por unidad funcional.

Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero (Plan y ejecución) último

18
trimestre anterior a la toma de posesión.
Conciliaciones entre áreas (contabilidad, cartera, facturación, presupuesto,
19 nómina, inventarios, activos fijos).

20 Declaración de Renta o Ingresos y Patrimonio.

Soportes de pago de las obligaciones tributarias (Retención en la fuente,
21 predial, vehículos, municipales y/o departamentales) del último período
cancelado.
Informe de facturación clasificada por cliente y sede, específicando la
22
radicación y pago.

23 Facturación pendiente de radicar a la fecha

24 Informe de Cartera clasificada por edades.

25 Informe de Provisión de Cartera.

 26 Informe de recaudo de cartera.

27 Informe de glosas.
Inventario de elementos de consumo y soportes del último inventario físico
28 realizado.

29 Kardex almacen.
Informe detallado de las propiedades, planta y equipo e intangibles (activo,
30 fecha de adquisición, costo, vida útil y depreciación mensual y acumulada).

Acto administrativo por medio del cual se aprueba el presupuesto, con sus
31
correspondientes modificaciones.

32 Ejecución Presupuestal.

33 Relación de CDP y RP expedidos. (incluir a la fecha de toma de posesión)

34 Informes de gestión de facturación, cartera, contabilidad y presupuesto.

35 Las demás que pudieran derviarse del proceso de toma de posesión

3 COMPONENTE ADMINISTRATIVO

Medio de entrega
Ítem Contiene
CD/DVD Serial
Período de solicitud de la información: Se requiere la información con corte a
diciembre 31 de las 2 últimas vigencias y mes anterior a la toma de posesión, excepto
cuando en el item se especifique la periodicidad, o cuando sean documentos que no
especifiquen fecha.
1 RUT
2 Estructura Organizacional
Estructura Organizacional Planta de personal (nómina y prestación de
3
servicios)
4 Pago de seguridad social y parafiscales.
5 Manual de funciones
6 Manual de procesos y procedimientos
7 Backup de Sistemas (Asistencial - Financiero)
Relación de las pólizas de seguros vigentes y modificaciones, con sus
8
respectivos soportes de pago
9 Nómina liquidada.
Acto administrativo por medio del cual se implementó el MECI y
10
actualizaciòn de acuerdo con el Decreto 943 de 2014.
Información de Control Interno (Plan de auditorías, cronograma de
11
auditorías, informes de auditoría e informes de control interno)
12 Informaciòn Sindical
13 Relación de órdenes de compra, remisiones entradas y salidas de almacen

14 Plan de compras, ejecución e informe de seguimiento.

15 Relación de los comites de compras realizados.
16 Acto administrativo de aprobación Plan de Cargos.
Hoja de Vida de los vehículos que conforman el parque automotor de la
17
ESE
18 Relación de informes emitidos a entes de control.

Relación y soporte de informes emitidos a Entes de Control (Contaduria

19 General de La Nación, Decreto 2193 SIHO, Circular Unica, Circular 030 y
Departamento Administrativo de la Función Publica DAFP)
20 Informe de gestión de talento humano, almacén, archivo
21 Las demás que pudieran derviarse del proceso de toma de posesión

4 COMPONENTE TÉCNICO CIENTÍFICO

Medio de Entrega
Ítem Contiene
CD/DVD Serial

Modelo de atención
1
Documento

Auditoría concurrente y de cuentas medicas

2 Documentos que soporten la auditoría realizada al interior de la IPS los
últimos tres meses
Sistema de información para la calidad: Circula Única
3 Último reporte obligatorio y de la última vigencia
Análisis de indicadores de la última vigencia y el último trimestre.
Sistema de información para la calidad: Sistema de información
Hospitalaria SIHO
4 Información de calidad y producción: último reporte obligatorio y datos de
la última vigencia

Sistema de Información y Atención al Usuario

a. Alianza de usuarios: Acto Administrativo de creación y soportes de las
dos últimas reuniones
5 b. Encuestas de satisfacción: Último informe y consolidado de la vigencia
aterior
c. peticiones, quejas y reclamos PQR: Último informe y consolidado de la
vigencia aterior. Análisis de oportunidad en la respuesta a los peticionarios.

Procesos prioritarios asistenciales

6 Manual de procesos y procedimientos, guías de manejo ,protocolos de
atención por servicios y comités de obligatorio cumplimiento

Programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad en salud

PAMEC
7
Documento y papeles de trabajo que evidencien la implementación del
mismo en el último trimestre
 Política de seguridad del paciente y seguimiento a riesgos Documento,
8 registro y análisis de casos de los últimos tres meses y de la vigencia
anterior

Enfermedades de interés en salud pública.

9 Reporte de la última semana, consolidado de la vigencia anterior y análisis
de la información reportada.

Manejo de residuos hospitalarios

10
Documento y registros de implementación de los últimos 3 meses
Sistema de referencia y contrarrefencia
Manual, registro, relación las EAPB con contrato vigente, listado de
11
pacientes pendiente de remisión a la fecha de la toma, cirugías pendientes
por programar, censo hospitalario
Plan de mantenimiento hospitalario
12 Documento y evidencia de la implementación, informe de mantenimiento,
cronograma, planes, contratos, inventarios
Medicamentos, insumos , transporte asistencial, equipos medicos e
industrial
Tres últimas actas de los comités de farmacovigilancia, tecnovigilancia,
13
semaforización, Manejo e inventario del día de la toma de posesión

Historias clínicas y registros asistenciales

Acto Administrativo de adopción del comité de historias clínicas, actas de
14
los últimos 3 meses, procedimiento para manejo, conservación y custodia
de registros asistenciales e historias clínicas- Inventario de historias

Acreditación
15 Evidencia de la etapa de preparación para la acreditación, autoevaluación,
plan de mejoramiento
Habilitación
Portafolio de servicios, autoevaluaciones de las áreas y último
16
seguimiento realizado por la Insitución. Acta de la última visita realizada
por la Secretaría de Salud correspondiente

17 Relación de personal asistencial del hospital.

Capacidad Instalada
18 Estudio de capacidad instalada y capacidad Instalada actual detallando si
se encuentra o no en servicio
Convenios Docente Asistencial
19 Relación de los Convenios Docente Asistenciales vigentes en la institución
y número de estudiantes en rotación
Servicios tercerizados
20
Contratos vigentes de servicios tercerizados en la Institución
21 Las demás que pudieran derviarse del proceso de toma de posesión
 CÓDIGO MEFT02

VERSIÓN 3

Medio de entrega

Físico No. Folios

Medio de entrega

Físico No. Folios

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Físico No. Folios

Medio de Entrega

Físico No. Folios