CÓDIGO

Claudia Perez:
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, COMPRAS, TI colocar el nombre
VERSIÓN
completo
FECHA

OBJETIVOS DEL PROCESO: Administrar eficazmente la infraestructura administrativa y RESPONSABLE PROCESO NUMERALES 7.1, 7.1.1, 7.1.2,7.1.3, 7.1.4,7.1.5, 7.1.6,7.2,7.3,7.4,
tecnológica de la organización, controlar el desempeño de los proveedores de alto APLICABLES DE LA 8.4,8.4.1,8.4.2,8.4.3,9.1.3,10.2,10.3.
impacto con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de los procesos. Seleccionar y NORMA ISO 9001:2015
contratar el personal requerido, asegurando el desarrollo de su competencia, alto
compromiso y mejora permanente de su desempeño. gestionar el conocimiento a partir de Jefe administrativa y de talento humano
las necesidades de cada proceso.

ALCANCE: Recepción de necesidad de recursos (personas, físicos, tecnológicos, conocimiento) del sistema de gestión hasta la ejecución de actividades propias y normativas del Sistema de Gestión de Calidad y SST. Abarca
actividades de manejo de caja, compras, gestión infraestructura, control de correspondencia, estructura organizacional-gestión conocimiento, apoyo proceso financiero, sistema de gestión de calidad y SST.

Procedimientos de calidad: PCAL-01 Control de documentos, PCAL-02 Control de

INDICADOR DE registros, PCAL-03 Auditorias internas, PCAL-04 Control de no conformidades, PCAL-05
OBJETIVO DE CALIDAD ÍNDICE FRECUENCIA META
GESTIÓN Acciones correctivas.PCAL-06 Procedimiento contexto comprensión de la organización
PCAL-08 Procedimiento-metodología de gestión de riesgos PCAL-07
DISTASA. S.A. E.S.P. trabaja en función de la satisfacción Desempeño de (Proveedores Semestral 95% Procedimiento gestión del cambio. FCAL-11 Tratamiento de N.C. e Informe de Acción
de los requerimientos de nuestros clientes y partes proveedores calificados Correctiva.
interesadas satisfactoriamente/ Instructivos: IT-02 Manejo de la correspondencia, IT-06 Uso de la red corporativa, IT-09
Total de Compras y pagos. (PC) Perfiles de Cargo., FGER-07 Medición de indicadores de gestión.
proveedores FCAL- 19 Formato Gestión de Cambio
calificados) *100

Asegura todos los recursos requeridos para
mantenimiento eficiente del sistema implementado.
Claudia Perez:
el Cumplir
no me con el especifico
parece programa (Mantenimiento Semestral ≥ 90 % Formatos compras:, FADM-01 Control de Correspondencia Recibida, FADM-02 Control de
preventivo
este objetivo para la de ejecutado / Correspondencia Enviada, FADM-03 Control de préstamo de documentos, FADM-04
infraestructura
actividad Mantenimiento Reembolso de caja menor, FADM-10 Listado de proveedores aprobados, FADM-11 Orden de
programado) x 100 compra/servicio, FADM-12 Reevaluación Alquiler de equipos, FADM-13 Reevaluación
Materiales e insumos, FADM-14 Reevaluación para servicios de calibración y servicios de
pruebas y ensayos, FADM-15 Reevaluación Servicios profesionales y de mano de obra,
FADM-17 Cuadro comparativo de proveedores, FADM-18 Solicitud de cotización, FADM-19
Programa de Mantenimiento de la Infraestructura administrativa, FAMD-20 Evaluación inicial
mantenimiento y reparación de equipos, FADM-21 Reevaluación proveedores de
mantenimiento y reparación de equipos FADM-22 Control de viajes del personal, FADM-23
Programa de mantenimiento de sistemas de cómputo y comunicación, FADM-24 Inventario
de equipos de infraestructura, FADM-25 Acta de Entrega de equipos, FADM-26 Bitácora de
mantenimiento de software, FADM-27 Bitácora de mantenimiento de hardware, FADM-28
Registro de Back-up. FADM-30 Hoja de Vida de Equipos Infraestructura Tecnológica. FADM-
05 Evaluación inicial de alquiler de equipos.FADM-06 Evaluación inicial de materiales. FADM-
07 Evaluación inicial servicios de profesionales y M.O. FADM-09 Evaluación inicial servicios
de calibración y pruebas-ensayos

Para ello contamos con el talento humano competente que Garantizar la (Personal evaluado Anual 90% Formatos admin: FTAH-01 Perfiles de Cargo, FTAH-02 Solicitud de personal diligenciado,
posibilita el cumplimiento de nuestros objetivos competencia del competente /total FTAH-03 Datos del trabajador, FTAH-06 Programa anual de capacitaciones, FTAH-07 Lista
personal de personal)*100 de Asistencia a Capacitación, FTAH-08 Evaluación de entendimiento de la capacitación,
FTAH-09 Relación de Capacitaciones por Empleado, FTAH-12 Matriz de EPP, FTAH-13
Control de entrega de EPP, FTAH-14 Chequeo semanal de dotación de EPP, FTAH-16 Lista
de Asistencia de Trabajadores en campo, FTAH-18 Formato Evaluación del entrenamiento,
FTAH-19 Lista de Chequeo Perfil, FTAH-20 Solicitud Tramites Internos
Cumplir con el programa (Capacitaciones Semestral ≥ 80%
de capacitaciones realizadas /
Capacitaciones
programadas) x
100

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 FTAH-09 Relación de Capacitaciones por Empleado, FTAH-12 Matriz de EPP, FTAH-13
Control de entrega de EPP, FTAH-14 Chequeo semanal de dotación de EPP, FTAH-16 Lista
de Asistencia de Trabajadores en campo, FTAH-18 Formato Evaluación del entrenamiento,
FTAH-19 Lista de Chequeo Perfil, FTAH-20 Solicitud Tramites Internos

CÓDIGO
Claudia Perez:
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, COMPRAS, TI colocar el nombre
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FECHA

Eficacia de la formación (Capacitaciones Semestral 85%

evaluadas
eficazmente /
Capacitaciones
realizadas) x 100

RECURSOS HUMANOS: Presidente, Jefe Administrativo y de Talento Humano, Secretaria - recepcionista, y RECURSOS Computador, impresora, teléfono, internet, fotocopiadora o servicio de fotocopias, telefonía
Líderes de cada proceso FÍSICOS: móvil, servicios profesionales o especialistas (cuando se requiera).

P PLANEAR H HACER V VERIFICAR A ACTUAR

1. MANEJO DE CAJA

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Todos los procesos Necesidad
de la organización recursos
de P_ Manejar las cajas de la organización, entregando los recursos necesarios cuando los FADM-04 Reembolso de caja FADM-04 Reembolso de Proceso gestión Financiera
H procesos así lo requieran. Manejar la caja: De acuerdo con las necesidades de la menor FFIN-04 Kárdex caja menor Salida de
organización, se entrega dinero en efectivo (moneda nacional o extranjera) al Caja dinero de caja menor. FFIN-
beneficiario con el fin de sufragar gastos laborales como viáticos, gastos de 04 Kárdex Caja.
representación, etc. Este movimiento de caja se controla en el formato FFIN-04.

2 Todos los procesos Solicitud vía e- P- Planear y coordinar la logística de los desplazamientos del personal. FADM-22 Control de viajes de Tiquetes aéreos, reservas, Todos los procesos de la
de la organización mail H- personal etc. FADM-22 Control de organización
V- viajes de personal
A
2. COMPRAS: CONTROL DE PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

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 CÓDIGO
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FECHA

1 Todos los procesos Necesidades de P Planear las actividades de selección, evaluación y reevaluación de proveedores junto Gestión realizada en fechas -FADM-18 Solicitud de Todos los procesos de la
de la organización partes con el seguimiento al desempeño de los mismos. Asegurar que los procesos estimadas para realización de Cotización. - Instructivo de organización
interesadas para suministrados externamente permanecen dentro del control del sistema de gestión. Se actividades de compras o Compras y Pagos (IT-09). -
desarrollar las considerará el impacto potencial de los productos y servicios suministrados provisión de servicios externos. _ Formato FADM-17.FADM-
actividades del externamente y se aplicarán los controles eficaces para el cumplimiento de los 12 Reevaluación Alquiler de
proceso requisitos. equipos, FADM-13
Reevaluación Materiales e
insumos, FADM-14
Reevaluación Calibración
deFADM-05 Evaluación
inicial de alquiler de
equipos.FADM-06
Evaluación inicial de
materiales. FADM-07
Evaluación inicial servicios
de profesionales y M.O.
FADM-09 Evaluación inicial
servicios de calibración y
pruebas-ensayos equipos y
servicios de pruebas,
FADM-15 Reevaluación
Servicio profesionales y
Mano de obra, FADM-21
Reevaluación
mantenimiento y reparación
de equipos.

2 Todos los procesos - Instructivo de H Seleccionar y evaluar a los proveedores: Todos los procesos de la organización están Listado proveedores aprobados, FADM-18 Solicitud de Proveedor. Gestión
de la organización- Compras y Pagos autorizados para realizar las cotizaciones de los recursos que requieran para su FADM-17 Cuadro comparativo Cotización. Selección, admin,compras, TI.
proveedores (IT-09). -Formato operación. Las disposiciones para la realización de estas compras se encuentran en el proveedores, FADM-18 Solicitud Evaluación y reevaluación
FADM-18. _ Instructivo de Compras y Pagos (IT-09).El tipo y el grado del control aplicado al cotización. de proveedores (Formatos
### Formato FADM- proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido estimados para cada
17. en la prestación del servicio de la organización, y esto se define en las acciones a actividad)
implementar.

Para proveedores existentes, se consulta el listado de proveedores aceptables, y se

solicitan cotizaciones cuando se requiera para confirmar las condiciones ofrecidas
inicialmente.
Cada líder de proceso selecciona en el formato FADM-17 a los proveedores críticos
que tienen que ver directamente con las funciones de su proceso.

3 Cotización del H Elaborar las órdenes de compra: La Orden de compra/ servicio (FADM-11) es FADM-11 Orden de FADM-11 Orden de compra Gestión admin,compras, TI.
proveedor diligenciada por la persona que realiza la compra de acuerdo con la cotización y el compra/servicio Documento de compra
cuadro comparativo. La Orden de compra es revisada por el líder del proceso y es aplicable
aprobada con la firma del Presidente. El Gerente Operativo aprueba las órdenes de Modelos de contratos Proceso Jurídico
compra de los procesos de Operación y Mantenimiento. Se sigue el Instructivo IT-09. FJUR-19 Solicitud de
FJUR-19 Solicitud de documentos para proceso
documentos para proceso jurídico
jurídico

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3 Cotización del H FADM-11 Orden de FADM-11 Orden de compra Gestión admin,compras, TI.
proveedor compra/servicio Documento de compra
aplicable
Modelos de contratos CÓDIGO
Claudia Perez:
Proceso Jurídico
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, COMPRAS, TI FJUR-19 colocar
Solicitud el nombre
de
VERSIÓN
FJUR-19 Solicitud de documentos para completo
proceso
FECHA
documentos para proceso jurídico
En el caso que sea necesario la elaboración de un contrato que respalde la Orden de jurídico
compra, el encargado de la compra le remite la solicitud, en el formato FJUR-19, al
Gerente Jurídico y Secretario General

4 Proveedor Productos y H- Verificar los productos y servicios comprados y reevaluar a los proveedores : Para el Sello de verificación de Entrega de productos o Gestión admin,compras, TI.
servicios con su V- caso de servicios profesionales u otro tipo de proveedores para cualquier proceso del productos (operación y suministros o servicios Contabilidad.
correspondiente A SGC, la verificación de los servicios o productos comprados se realiza haciendo un mantenimiento) prestados. FADM-11 Orden
remisión y/o seguimiento permanente por parte del líder del proceso al cumplimiento del contrato o de compra con la
factura cotización del proveedor. Los bienes relativos a la parte administrativa son recibidos verificación. Factura o
por el Jefe Administrativo y de Talento Humano, los productos, insumos, o repuestos documento soporte.
para los procesos de operación y mantenimiento son recibidos e inspeccionados por el
Director del Área Técnica o a quien este designe. La Secretaria-Recepcionista remite
junto con la factura la respectiva orden de compra la cual debe estar previamente
verificada por el funcionario que solicito el producto o el servicio. Se sigue el
instructivo IT-09.

Claudia Perez:
Comunicar a los proveedores: a) La comunicación sobre productos, procesos y FADM-18 Solicitud de Página web. FADM-11 pagina web de Distasa
servicios se realiza vía e-mail mediante el FADM-18 Solicitud de cotización. b) Para cotización.FADM-11 Orden de Orden de compra/servicio
aprobación de productos y servicios se establece el FADM-11 Orden de compra/servicio
compra/servicio . c) La información de métodos, procesos y equipos, esta descrito
dentro de FADM-11 Orden de compra/servicio . d) Para la liberación de productos y
servicios se debe firmar la orden de compra. E) La competencia y calificación de las
personas se encuentra descrito en la orden de compra según tipo de proveedor) Las
interacciones establecidas se describen en solicitud y orden de compra. g) La
comunicación sobre el desempeño y seguimiento del proveedor externo se realizará
en la página web de la empresa donde se expresan las condiciones para ser evaluado
luego de prestar sus servicios. h) La comunicación de actividades de verificación y/o
validación que la organización aplica a las instalaciones de sus proveedores. Cuando
se requiera se informará con anticipación.

Reevaluar a los proveedores, por los líderes de los procesos que recibieron el FADM-12 Reevaluación Alquiler Proveedores reevaluados- Gestión admin,compras, TI.
producto, insumo o servicio. de equipos, FADM-13 mail de recibido con
Se sigue el instructivo IT-09. Los controles a aplicar con la salida resultante de la Reevaluación Materiales e respuesta de reevaluación
reevaluación están especificados en la orden de compra: En 10-30 días luego de insumos, FADM-14
recibir el resultado será recibido el mismo con la firma de aprobación u observaciones Reevaluación Calibración de
del proveedor evaluado. equipos y servicios de pruebas,
FADM-15 Reevaluación Servicio
profesionales y Mano de obra,
FADM-21 Reevaluación
mantenimiento y reparación de
equipos.

3. GESTIÓN INFRAESTRUCTURA

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

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1 Gestión Necesidad de P Definir el programa de mantenimiento de la infraestructura administrativa: La Programa de mantenimiento de Elaboración inicial del Gestión Admin,compras,TI
Admin,compras,TI mantenimiento o infraestructura necesaria para el desarrollo de las actividades administrativas de los la infraestructura administrativa programa de mantenimiento
mejora de procesos se identifica en el Programa de mantenimiento de la infraestructura (FADM- FADM-19 de infraestructura
infraestructura 19). En la Caracterización del proceso de Mantenimiento se establecen los
física mantenimientos para los activos operativos.
Claudia Perez:
2 Gestión Elaboración inicial H- Implementar el programa de mantenimiento de la infraestructura administrativa: Según Programa de mantenimiento de Infraestructura Gestión Admin,compras,TI
El Jefe Administrativo y de
Admin,compras,TI del programa de V- las actividades de mantenimiento definidas en el programa (FADM-19), el Jefe la Talento
infraestructura
Humano
administrativa administrativa en
mantenimiento de A Administrativo y de Talento Humano coordina su realización, asignando fecha y FADM-19
verificara.. adecuadas condiciones.
infraestructura recursos necesarios. Cuando alguna actividad de este programa no sea realizada en Cuentas de cobro/ facturas FADM-19
el periodo planificado, se reasigna una nueva fecha registrándolo en el mismo formato . Cuentas de cobro/ facturas
FADM-19.El Jefe Administrativo y de Talento Humano verificar el cumplimiento de las
actividades programadas en el (FADM-19), y determina las mejoras a desarrollar
dentro del mismo.

3 Gestión Pólizas de H- Tramitar la renovación de los diferentes seguros de la compañía Pólizas de seguros Pólizas de seguros Gestión Financiera/
Admin,compras,TI seguros V- Presidencia
A
4. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Gestión Necesidades de P Definir y establecer las políticas de uso de la red corporativa: Para garantizar el buen Programa de mantenimiento de (FADM-23) Programa de Todos los procesos de la
Admin,compras,TI políticas y funcionamiento de los demás procesos. Esta política determina el uso adecuado de los sistemas de cómputo y mantenimiento de sistemas organización
directrices para equipos, la forma adecuada de proteger la información, IT-15. comunicación (FADM-23) de cómputo y comunicación
uso de
infraestructura
tecnológica

2 Gestión Requerimientos P Establecer las actividades anuales para el mantenimiento preventivo de los sistemas
Admin,compras,TI de mantenimiento de información y de comunicaciones, con las cuales se asegure un buen desarrollo de
por parte del las actividades de los demás procesos. Planear la compra de licencias hardware o
personal software requerido para suplir las necesidades de la organización

3 Proveedores Equipos- H Identificar los equipos existentes en la organización: Entregar equipos a los usuarios. Inventario de equipos de Sticker de identificación Gestión Admin,compras,TI
requisición de Así mismo divulgar las políticas de uso de la red corporativa. Realizar compra de infraestructura (FADM-24), adherido a cada equipo.
equipos . equipos o herramientas tecnológicas requeridas Sticker de identificación Acta Licencias, equipos de
Cumplimiento de de Entrega de equipos - FADM- hardware.
requisitos legales 25
para uso de
software

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4 Gestión Comunicaciones H El personal que presente algún problema con algún equipo, emite un correo a la Jefe Hoja de vida de equipos. Programa de Gestión Admin,compras,TI
Admin,compras,TI o e-mails con Administrativa y de Talento Humano quien se encarga de coordinar las respectivas FADM-27 / Programa de mantenimiento de sistemas
requerimientos de revisiones por parte del personal interno o externo. mantenimiento de sistemas de de cómputo y comunicación
soluciones a cómputo y comunicación FADM- (FADM-23)
problemas Ejecutar 23
los mantenimientos preventivos programados en el FADM-23 para todos los equipos,
incluyendo comunicaciones e impresoras. Se registra la actividad en la Bitácora de
mantenimiento de software FADM-26 y hoja de vida de equipos.
Los usuarios de los equipos firman las bitácoras según corresponda con el fin de dejar
constancia del mantenimiento realizado.
5 Gestión Información a H Realizar back up o copias de seguridad de la información de los equipos de la FADM-28 "Registro de Back up" FADM-28 "Registro de Back Gestión Admin,compras,TI
Admin,compras,TI salvar (copias de organización mediante el uso del servidor. Diariamente se realizará un Backup total del de SE01, si se presentan up" de SE01, diligenciado
seguridad) IT-14 Servidor SE01.. inconvenientes en el proceso de por el responsable.
Instructivo para Backup.
elaboración de
back-ups v6

Claudia Perez:
6 Gestión Backup- V- Realizar la verificación de las actividades realizadas de mantenimiento, backups, o FADM-28 "Registro de Back up" FADM-28 "Registro de Back Gestión Admin,compras,TI
hoja de vida de equipos
Admin,compras,TI mantenimientos, A entrega de herramientas informáticas. Realizar las mejoras o cambios que se estimen de SE01,verificado. up" de SE01, diligenciado
equipos. pertinentes. por el responsable y
verificado mantenimientos
en hoja de vida de pc

5. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Partes interesadas Correspondencia H Controlar la correspondencia recibida: El control de la correspondencia recibida se FADM-01 Registro de FADM-01 Registro de Todos los procesos de la
realiza siguiendo el Instructivo Manejo de la Correspondencia IT-02. correspondencia recibida correspondencia recibida organización

2 Todos los procesos Comunicación H Asignar el consecutivo correspondiente a cada comunicación externa por solicitud del FADM-02 Registro de FADM-02 Registro de Gestión admin,compras, TI
de la organización interna o solicitud remitente. correspondencia enviada correspondencia enviada
verbal

H- Implementar políticas para controlar el archivo general de la compañía y el préstamo FADM-03 Control de Préstamo Documento Todos los procesos de la
V- de documentos de archivo. Realizar seguimiento y mejoras a las políticas de documentos organización
A implementadas.
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-GESTIÓN CONOCIMIENTO

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

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FECHA

1 Gestión liderazgo Organigrama P Elaborar los perfiles de cargo. FTAH-01 Perfiles de Cargo (PC) FTAH-01 Perfiles de Cargo Todos los procesos de la
(PC) organización
2 Todos los procesos FTAH-02 Solicitud P Contratación de personal de acuerdo a necesidades y perfiles de cargo. Contrato y afiliaciones legales. Contrato y afiliaciones Gestión admin,compras, TI
de la organización de Personal Hoja de vida con soportes de legales. Hoja de vida con
educación, formación, soportes de educación,
experiencia, demás formación, experiencia,
soportes.'FJUR-19 Solicitud de demás soportes.'FJUR-19
documentos para proceso Solicitud de documentos
jurídico para proceso jurídico

Afiliaciones.
FTAH-03 Datos del Trabajador
3 Gestión Necesidades de H Realizar la inducción al cargo. FTAH-07 Lista de asistencia a FTAH-07 Lista de asistencia Gestión admin,compras, TI
Afiliaciones. FTAH-03 Datos
admin,compras, TI conocimiento de capacitación a capacitación
del Trabajador
la organización y
cargo especifico

4 Gestión Necesidad de H Gestionar el conocimiento en todos los niveles de la organización. Se FTAH-06 Programa anual de FTAH-06 Programa anual Gestión admin,compras, TI
admin,compras, TI conocimiento tendrá en cuenta fuentes externas, internas, del sector. Evaluar eficacia de capacitaciones- FTAH-09 de capacitaciones- FTAH-
sobre cuestiones formaciones. Se realiza según la formación que se requiera para aumentar Relación de Capacitaciones por 09 Relación de
asociadas al competencias. No todas las formaciones, sensibilizaciones, cursos serán evaluados; Empleado. Evaluaciones de Capacitaciones por
Sistema y la solamente aquellos que aporten a la eficacia del sistema dentro del proceso que eficacia Empleado. Evaluaciones
organización. desarrolla cada líder del mismo. Se determina según la formación, el medio más de eficacia
Eficacia optimo para evaluar eficacia y tener evidencia de ello. (Formato libre)
formaciones

5 Todos los procesos Requisitos de H Elaborar la matriz de elementos de protección personal de acuerdo con los perfiles de FTAH-12 Matriz de EPP FTAH-12 Matriz de EPP Gestión admin,compras, TI/
de la organización protección física cargo. Proceso gestión Operativa/
de los Proceso gestión
trabajadores en Mantenimiento
las líneas y
subestaciones
eléctricas

6 Gestión Realizar la H Evaluar competencias del personal. (Anual) Registro que permita medir la Registro que permita medir Gestión admin,compras, TI
admin,compras, TI evaluación de competencia laboral la competencia laboral
competencias

7 Todos los procesos FTAH-20 Solicitud H Llevar el registro de permisos, vacaciones, anticipos, descuentos. FTAH-20 Solicitud de Tramites FTAH-20 Solicitud de Gestión admin,compras, TI
de la organización de Tramites Internos Tramites Internos. Libro de
Internos vacaciones

8 Todos los procesos Hoja de vida, H Organizar y custodiar las carpetas de los trabajadores Hoja de vida, afiliaciones, Folio por empleado Gestión admin,compras, TI
de la organización afiliaciones, memorandos, prestamos,
memorandos, incapacidades, etc.
prestamos,
9 Todos los procesos incapacidades,
Clima V- Realizar mediciones de clima organizacional e implementar medidas para mejorar sus Encuestas Encuestas Presidencia/Gestión
de la organización evaluaciones
Organizaciones A resultados /Resultados/Programa de admin,compras, TI
intervención

7. APOYO PROCESO FINANCIERO

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# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Gestión Financiera Formato FFIN03- H Realizar los pagos en la Sucursal Virtual y entrega de cheques. Custodiar y manejar el Registro de transferencia Registro de transferencia Gestión Financiera
relación de sello seco, de cancelado, de cruzado y de primer beneficiario de la organización bancaria. Formato FFIN03- bancaria. Formato FFIN03-
pagos. FFIN-07 relación de pagos. FFIN-07 relación de pagos. FFIN-07
Relación de Relación de Pagos Sucursal Relación de Pagos Sucursal
Pagos Sucursal Virtual. Virtual.
Virtual.

2 Gestión Financiera Conciliaciones H Elaborar el flujo de caja ejecutado de la compañía Flujo de caja ejecutado Flujo de caja ejecutado Gestión Financiera
bancarias

3 Gestión Financiera Solicitud vía e- H Dar apoyo en el tema cambiario al momento de realizar inversiones o pagos en el Formatos Formatos Gestión Financiera
mail exterior
8. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Todos los procesos Identificar riesgos, P- Identificar, valorar y controlar los riesgos identificados dentro del proceso. Determinar MCAL-01 Matriz de Riesgos. MCAL-01 Matriz de Todos los procesos de la
de la organización determinar H- los cambios o mejoras generadas de la identificación y controles identificados dentro FCAL- 19 Formato Gestión de Riesgos. FCAL- 19 Formato organización
controles V- de la matriz de riesgos del proceso por parte del responsable. Cambio Gestión de Cambio
A

2 Todos los procesos Necesidad de P- Gestionar las oportunidades del mejora en conjunto con los demás procesos para MCAL-03 Matriz de MCA-03 Matriz de Todos los procesos de la
de la organización conocimiento de H- identificar como se aumentan los efectos deseados de la organización oportunidades oportunidades organización
oportunidades y V-
efectos deseados A

3 Todos los procesos No conformidades V Cuando se detectan no conformidades en el proceso se deben tratar de acuerdo al FCAL-11 Tratamiento de N.C. e FCAL-11 Tratamiento de Gestión riesgo, evaluación del
de la organización FCAL- procedimiento. PCAl 04. Informe de Acción Correctiva N.C. e Informe de Acción desempeño y mejora continua.
11.Procedimiento Correctiva
PCAL-04.

4 Todos los procesos Medición de V- Verificar la medición de indicadores de gestión del proceso en el formato FGER-07, FGER-07 Medición de FGER-07 Medición de Gestión riesgo, evaluación del
de la organización indicadores de A generar las mejoras o cambios pertinentes . indicadores de gestión indicadores de gestión con desempeño y mejora continua.
gestión. sus soportes Gestión Liderazgo.

9. SISTEMA DE GESTIÓN SST

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

1 Gestión Cumplimiento P- Establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de SST Sistema de gestión SST Sistema de gestión SST Todos los procesos de la
admin,compras, TI Legal H- organización
V-
A

10. PROTECCIÓN DE DATOS

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CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, COMPRAS, TI colocar el nombre
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FECHA

# PROCESO ENTRADA DESCRIPCIÓN REGISTRO SALIDA PROCESO

PROVEEDOR CLIENTE

Claudia erez:
1 Gestión Cumplimiento V Vigilar
H-V-Ael cumplimiento de ley de habeas data. Política y documentos Evidencias de Gestión admin,compras, TI
admin,compras, TI Legal asociados. cumplimiento. Registro base
de datos.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: JEFE ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO CARGO: PRESIDENTE

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 Control de cambios del proceso
Versión 12: Se actualiza la caracterización con el alcance y cobertura de actividades del proceso. Se actualiza según tran
(Proveedores calificados satisfactoriamente/Total de proveedores calificados) *100. Se adicionan actividades del sistema
riesgos, evaluación y mejora.
Versión 11. Se adiciona indicador de eficacia de formación, se adiciona en nueva línea de H: esta actividad y se describe c

Versión 10: Se une el proceso administrativo y de Talento Humano y se ajusta la estructura de la caracterización.

Versión 9:
Se incluyen las actividades principales para la administración de la infraestructura tecnológica, debido a la eliminación de
Se elimina el mapa de procesos
Se ajusta la estructura del la caracterización
Se cambia la frecuencia de los indicadores
Se ajustan los cargos de los responsables de las actividades de acuerdo con los cambios generados en el Organigrama.
Se eliminan registros para la selección de proveedores

Versión 8:
Se incluyen las actividades principales para la administración de la infraestructura tecnológica, debido a la eliminación de
Se incluye en nuevo mapa de procesos de la organización
Se ajusta el objetivo del proceso
Se suprime el indicador "Suministrar oportunamente los recursos físicos , Satisfacción de los procesos (Infraestructura te
Se ajustan los cargos de los responsables de las actividades de acuerdo con los cambios generados en el Organigrama.
Se aclara la custodia sobre los documentos de propiedad de la organización.

Versión 7:
Se hace notar que cuando sea pertinente se deben tomar acciones en el momento de realizar las evaluaciones a los pro
Se especifica que para las no conformidades generadas por auditoria se deben realizar tanto las correcciones como las a
Se realiza la sustitución de los formatos FCAL-11 Registro de No Conformidades, FCAL-12 Registro de Quejas del client

Versión 6:
Se especifica la entrega de los informes de gestión dentro de los primeros 5 a 7 días hábiles de cada mes.
Se modifica la meta del indicador "Cumplir el programa de mantenimiento de la infraestructura administrativa"
Se incluye el "Registro de mantenimiento realizado" como evidencia de los trabajos realizados a la infraestructura por el p
Se eliminan las actividades referentes al control de vehículos de la organización, se suprimen los formatos correspondien
Se cambia criterio de control de análisis de presupuesto, pasa de mensual a trimestral.
Versión 5:
Se suprime el Jefe Jurídico en una de las actividades del proceso, estas son tomadas por el Secretario General.
Se cambia el cargo de Escolta por Escolta - Conductor

Versión 4:
Se establecen controles para los vehículos como parte de la infraestructura de la organización. Para esto se incluyen los
Se modifica la meta y frecuencia de medición del indicador "CUMPLIR EL PRESUPUESTO ASIGNADO"
Se modifica la meta e índice para el indicador “Desarrollar la calificación de los proveedores”
Versión 3:
Se unifican los formatos FADM-07 Evaluación inicial de servicios de mano de obra y FADM-08 Evaluación inicial Servicio
Se unifican los formatos FADM-15 Reevaluación Mano de obra y FADM-16 Reevaluación Servicios profesionales

Versión 2:
Se modifica la codificación de los documentos del SGC. Se incluye una ilustración del Mapa de Procesos en la Caracter
rol de cambios del proceso
del proceso. Se actualiza según transición a los nuevos numerales de la norma. Se establece el indicador:
Se adicionan actividades del sistema de SST, Habeas Data, se adicionan los procedimientos de gestión de

a de H: esta actividad y se describe cómo se realizará. Se realiza corrección ortográfica y de gramática, se hacen adecuaciones de forma ind

ructura de la caracterización.

cnológica, debido a la eliminación del proceso de sistemas

mbios generados en el Organigrama.

cnológica, debido a la eliminación del proceso de sistemas

n de los procesos (Infraestructura tecnológica)" y se adicionan los indicadores "Cumplir el programa de infraestructura tecnológica"
mbios generados en el Organigrama.

e realizar las evaluaciones a los proveedores de acuerdo con el impacto del producto suministrado por estos.
zar tanto las correcciones como las acciones correctivas pertinentes.
CAL-12 Registro de Quejas del cliente y FCAL-13 Acción Correctiva y preventiva por el formato FCAL-11 Tratamiento de N.C. e Informe de

hábiles de cada mes.

estructura administrativa"
ealizados a la infraestructura por el personal doméstico de la organización.
suprimen los formatos correspondientes.
al.

s por el Secretario General.

anización. Para esto se incluyen los formatos FADM-16 Ficha técnica de vehículo, FADM-23 Programa de mantenimiento preventivo de ve
UESTO ASIGNADO"
eedores”

FADM-08 Evaluación inicial Servicios profesionales

ación Servicios profesionales

el Mapa de Procesos en la Caracterización.

n adecuaciones de forma indicadas por el líder de proceso.

structura tecnológica"

Se modifica el orden para las actividades de selección y evaluación inicia

miento de N.C. e Informe de Acción Correctiva y Preventiva.

ntenimiento preventivo de vehículo, FADM-24 Programa de mantenimiento correctivo de vehículo, FADM-25 Hoja de Vida de Vehículo.
selección y evaluación inicial de los proveedores.

oja de Vida de Vehículo.