ISC 201-3 EQUIPO DE MANEJO DEL INCIDENTE – EMI PLANTA SANTA ROSA - GOC

Comandante de Incidente Teléfono: 3124473122 / 3504706242

Gerente de la instalación Extensión: 46071 / 41791

Yovanny Gravini / Eduardo Valbuena Correo: Giovani.gravini@ecopetrol.com.co / eduardo.valbuena@ecopetrol.com.co

Teléfono: 3144182569 Oficial de Enlace Oficial de Seguridad HSE Teléfono: 3133952113

Extensión: 49509 Gestor Social Jefe Dpto HSE Extensión: 49423

Correo: paula.pedraza@ecopetrol.com.co Paula Pedraza Oscar Julian Carreño Correo: Oscar.careno@ecopetrol.com.co

Teléfono: 3113338975 Oficial de Seguridad Oficial de Información Pública Teléfono: 3204369978

Extensión: 43445 Líder de Seguridad Física Profesional Comunicaciones del Área Extensión: 49720

Correo: fbio.pinilla@ecopetrol.com.co Fabio Pinilla Erminda Vecino Pico Correo: erminda.vecino@ecopetrol.com.co

Sección de Sección de
Sección de Operaciones Logística Planeación* Sección de Administración y Finanzas

Líder de Sección Líder de Sección Líder de Sección Líder de Sección

Jefe Regional Central Jefatura del

Operador de Consola Ludwing Perez
Servicios Compartidos Departamento PMG

Teléfono: (031) 2340000 Teléfono: 3176362571 Teléfono: 3112079979 Teléfono: 3015545350

Extensión: 46998 Extensión: 49036 Extensión: 49232 Extensión: 41804

Correo: Coordinacion_O&M_ Santa_Rosa@ecopetrol.com.co

Correo: mercedes.rivera@ecopetrol.com.co Correo: alvaro.cortes@ecopetrol.com.co Correo: Ludwing.Perez@ecopetrol.com.co

Teléfono: 3124473122 Líder Fuerza de Tarea Operativa Teléfono:

Profesional de Servicios Compartidos Profesional de Gestion Profesional deXXXX
Extensión: 46071 Coordinador de Producción Ludwing Perez <Nombre> Extensión:

Correo: giovani.gravini@ecopetrol.com.co Yovanny Gravini Correo:

Teléfono: 3176362571 Teléfono: 3015545350 Teléfono:

Teléfono: 3504706242 Fuerza de tarea n. 1 Extensión: 49036 Extensión: 41804 Extensión: Teléfono:

Extensión: 41791 Eduardo Valbuena Correo: mercedes.rivera@ecopetrol.com.co Correo: Ludwing.Perez@ecopetrol.com.coCorreo: Extensión:

Correo: eduardo.valbuena@ecopetrol.com.co Correo:

Fuerza de Tarea de mantenimiento Profesional de Contratación y

Teléfono: 3124473122 / 3504706242 Teléfono:
Compras Líder Documentación Profesional de XXXXX
Extensión: 46071 / 41791 Coordinador de Mantenimiento Santa Rosa Extensión:
<Nombre> <Nombre> <Nombre>

Correo: Giovani.gravini@ecopetrol.com.co / eduardo.valbuena@ecopetrol.com.co Correo:

Teléfono: Teléfono: Teléfono:

Fuerza de Tarea de Continuidad Operativa

Teléfono: Extensión: Extensión: Extensión: Teléfono:

Extensión: <Nombre> Correo: Correo: Correo: Extensión:

Correo: Correo:

Teléfono: 3212053516 Líder de respuesta Jurídico** Teléfono:

Profesional de XXXXX Profesional de XXXXX Profesional de XXXXX
Extensión: 46048 Jefe Jurídico Regional <Nombre> <Nombre> <Nombre> Extensión:

Correo: diana.arias@ecopetrol.com.co Diana Carolina Arias Correo:

Teléfono: Teléfono: Teléfono:

Teléfono: 3003822710 Líder de respuesta Laboral** Extensión: Extensión: Extensión:

Extensión: 48665 Líder Relaciones laborales regional Correo: Correo: Correo:

Correo: monica.alvarez@ecopetrol.com.co Monica Lorena Alvarez

*Jefes de área de Ingeniería / Contabilidad / GIRO con apoyo metodológico del SGCC
** Esta fuerza de tarea se active en caso de incidents como Bloqueos, Ceses de actividades, Huelgas y similares.
 EQUIPO DE MANEJO DE INCIDENTES/E
ROLES Y RESPONSABILID
Rol

• Asumir el mando y establecer el puesto de comando – EMI.

• Evaluar los impactos y el alcance del incidente.
• Determinar los objetivos para el manejo del incidente, prioridades inmediatas,
• Mantener la coordinación general de las actividades de la emergencia y la con
• Velar por la seguridad operacional y por la seguridad pública del incidente.
• Activar, conformar y asignar las funciones del SCI, la estructura y designar res
• Evaluar los criterios que apliquen para escalar de forma oportuna la situación a
• Establecer procedimientos de activación, movilización, operación y cierre.
• Aprobar los recursos requeridos por los jefes de sección.
• Validar y autorizar el contenido de las comunicaciones a ser emitidas a los dife
• Validar y aprobar las notificaciones a entes oficiales e instituciones de nivel lo
• Asegurar la recopilación de la información registrada del incidente para su con
• Comunicar oportunamente a los niveles superiores las necesidades de recursos
Comandante de Incidente • Generar la presentación y divulgación de lecciones aprendidas.
• Responder por las decisiones operativas tomadas en el cumplimiento de las res
• Declarar la finalización de la atención del incidente y establecer el cierre opera
En Continuidad
• Evaluar los impactos que el incidente haya generado o pueda generar en las op
• Declarar la operación en contingencia y activar los planes y estrategias que ap
• Convocar al equipo de Continuidad operativa para dar inicio a la ejecución de
• Aprobar los recursos que demande la operación de las estrategias alternas que
• Notificar y escalar oportunamente al Equipo de Soporte al Negocio (ESN) cua
capacidad para recuperar la operación en los niveles mínimos establecidos.
• Liderar la operativización de las decisiones tácticas que hayan sido comunicad
• Liderar las acciones para retornar a la normalidad operativa una vez el inciden

• Obtener información actualizada (directorio), contactar y vincular a los represe

del incidente.
• Facilitar reuniones y respuestas a interrogantes a las comunidades de influenci
• Obtener información veraz, oportuna y confiable para el reporte a los diferente
• Garantizar un punto de contacto de comunicación para los representantes de to
• Identificar a los representantes de cada una de las instituciones y comunicacion
Oficial de Enlace • Aportar información de gestión previa de las comunidades y de instituciones y
se haya activado.
• Identificar problemas actuales y/o potenciales con relación a los impactos perc
productivos afectados directamente por el incidente.
• Monitorear las operaciones para identificar problemas actuales o potenciales e

• Dar a conocer al personal de HSE involucrado en el incidente las prioridades e

• Identificar y comunicar las situaciones de riesgos asociadas con el incidente.
• Revisar el Plan de Acción de Incidente (PAI) para las implicaciones en segurid
Oficial de Seguridad HSE • Verificar que todas las Empresas Contratistas estén informadas sobre la emerg
• Asegurar que las medidas de seguridad industrial y estándares de Ecopetrol se
instalación.

Oficial de Seguridad Física
Oficial de Información Pública
• Asegurar la identificación de situaciones peligrosas con base en un análisis int
• Desarrollar y asegurar la implementación de controles y medidas de seguridad
incidente.
• Brindar seguridad física al personal que participa en las actividades de recuper
PCO.
• Asegurar y restringir el control de acceso al área del incidente por medio del a
• Asegurar que el área establecida como el Puesto de Comando de Incidente par
por parte de terceros).
• Establecer contacto con las fuerzas de orden público y organismos gubername
prevenir acciones peligrosas.
• Apoyar a Operaciones en las acciones de planificación y de recomendaciones
• Dar asistencia a las Autoridades Gubernamentales y a la Empresa coordinando
causas de vandalismo, sabotaje o terrorismo.
• Contactar a los diferentes organismos especializados en caso de fatalidades.
• Preparar, consignar y transmitir los mensajes de seguridad necesarios durante
• Participar en las sesiones de lecciones aprendidas que sean requeridas para me
• Mantener comunicación constante con el Comandante del Incidente.
• Establecer un centro único de información, de ser posible.
• Notificar al Comandante del incidente sobre las implicaciones de asuntos loca
nivel.
• Preparar todos los mensajes que vayan a ser emitidos por los diferentes canale
• Notificar al Comandante del incidente sobre cualquier contacto con los diferen
• Mantener comunicación constante con su par de comunicaciones en el ESN pa
• Preparar y coordinar el escenario para las conferencias de prensa que se vayan
• Alinear las comunicaciones a ser divulgadas para el personal ECOPETROL y
continuidad operativa.
• Mantener informado al Comandante del incidente sobre cualquier interés espe
• Garantizar la consolidación, coherencia, actualización y veracidad de la inform
continuidad en el suministro de los productos críticos de las instalaciones afecta
• Llevar y/o consolidar el registro fotográfico del incidente, si es solicitado por e
• Definir los mensajes para el Plan de acción del incidente.
• Realizar seguimiento permanente a medios de comunicaciones regionales, nac
impacto de las comunicaciones en los diferentes medios y audiencias.
• Responder a las solicitudes especiales de comunicaciones
 General
• Activar, conformar y asignar las funciones e instalaciones de la sección de ope
• Supervisar la ejecución de las operaciones en concordancia con el PAI y dirigi
• Dirigir la preparación de los planes operativos, los recursos, solicitudes y entre
• Establecer las estrategias y tácticas para minimizar impactos del incidente en p
• Aprobar los recursos requeridos por el Líder de Respuesta Operativa; encargad
• Determinar las necesidades de recursos y escalarlas al Comandante del Inciden
• Evaluar impactos en la continuidad de la operación y determinar las estrategia
• Aprobar recursos solicitados por el personal a cargo para la atención del incide
• Ejecutar el plan de seguridad HSE establecido por el Oficial de Seguridad HSE
• Mantener informado al Comandante del Incidente sobre las actividades y even
Sección de Operaciones • Declarar la finalización de las acciones operativas de manejo del incidente.
Por Continuidad
• Evaluar las condiciones operacionales del área afectada y el impacto potencial
• Coordinar la operación del plan de acción establecido acorde a los impactos de
estén interrumpidos.
• Establecer una estrategia para controlar y aislar los inventarios de la unidad af
• Coordinar con Mantenimiento y Logística las actividades asociadas con la rep
• Realizar asignaciones tácticas que permitan la ejecución de las actividades de
• Aprobar recursos adicionales que demanden las actividades de recuperación y
mantienen la operación en contingencia.
• Aprobar la readecuación de los suministros y recursos que hayan sido utilizado

General
• Llevar un seguimiento de todos los requerimientos recibidos para la atención d
la instalación.
• Coordinar la provisión de todos los servicios de transporte, equipos de comuni
servicio de comida, alojamiento, requeridos para el desarrollo o soporte del inci
• Garantizar la provisión de alimentos y servicios médicos, sanitarios, de entren
• Garantizar que se cumplan las normas de higiene y nutrición para todo el perso
• Apoyar la preparación y desarrollo de cualquier contrato especial requerido pa
Sección de Logística • Asegurar y supervisar el desarrollo de la atención en comunicaciones, unidade
• Revisar y hacer observaciones al plan de comunicaciones, plan médico y plan
• Dimensionar necesidades de recursos y requerimientos de soporte que se requi
• Solicitar recursos adicionales según sea necesario.
• Supervisar la desmovilización de su sección y los recursos asociados.
• Garantizar que todos los formularios utilizados en el incidente del personal a s
• Participar en el cierre del incidente.

• Asignar el personal de acuerdo con el Plan de Acción.

• Supervisar la preparación del Plan de Acción.
• Revisar la Matriz de Criticidad y los Criterios de Escalamiento del Plan de Ge
• Organizar la información acerca de estrategias alternativas.
• Identificar la necesidad de uso de recursos especializados.
Sección de Planeación • Llevar a cabo la planeación operativa de la sección de planeación.
• Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.
• Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del incidente al i
• Coordinar la readecuación de los suministros que hayan sido utilizados durant

Sección de Administración y Finanzas
General
• Participar en las reuniones de planificación para obtener información y requeri
• Informar al personal el plan de trabajo y las asignaciones y monitorear el desem
• Desarrollar un plan para el funcionamiento de las finanzas del incidente.
• Mantener contacto permanente con las instituciones en lo que respecta a asunt
• Asegurar que todos los documentos de obligaciones legales iniciados durante e
• Asegurar que todos los registros de tiempo del personal sean transmitidos a la
• Participar en toda la planificación y desmovilización.
• Informar al personal administrativo (Sección Jurídica y Bienes y Tierra) sobre
seguimiento antes de dejar el incidente.
• Consolidar información financiera del incidente
• Entrega del informe financiero final.
Por Continuidad
• Coordinar con la sección de operaciones las necesidades de recursos requerido
• Llevar control y monitoreo de los fondos que ingresan, de gastos y servicios co
• Realizar los procesos de contratación de bienes y servicios que se requieran pa

Fuerza de Tarea No1

General
• Establecer el Puesto de Comando de Incidente en sitio (on site commander) en
• Coordinar la solicitud de personal adicional, ayuda externa y recursos especial
Fuerza de Tarea Mantenimiento • Mantener comunicación efectiva con el Jefe de Operaciones para canalizar cua
(interrupción del tránsito fluvial y terrestre, aseguramiento del área).
• Mantener comunicación con los Líderes de los puntos de control, retroaliment
En Continuidad
Fuerza de Tarea No2 • Liderar la ejecución de las acciones establecidas en los procedimientos de recu
• Asegurar que se cumple con los tiempos de recuperación definidos en el PCO.
• Notificar al Jefe de la sección de operaciones cuando se detecten inconvenient
Fuerza de Tarea No3 • Mantener informado al Jefe de la sección de operaciones sobre la evolución y
• Solicitar oportunamente la necesidad de recursos y apoyo logístico adicional p
• Ejecutar las actividades definidas para retornar a la normalidad operativa una v

Fuerza de Tarea Continuidad PCO

Nivel de toma de decisiones financieras

EQUIPO DE MANEJO DEL INCIDENTE – EMI

Rotación definida cada 12 hora
 Rol Backup
Comandante de Incidente <Nombre>
Oficial de Enlace <Nombre>
Oficial de Seguridad HSE <Nombre>
Oficial de Seguridad Física <Nombre>
Oficial de Información Pública <Nombre>
Sección de Operaciones <Nombre>
Sección de Logística <Nombre>
Sección de Planeación <Nombre>
Sección de Administración y Finanzas <Nombre>
Fuerza de Tarea xxxx <Nombre>
Fuerza de Tarea Mantenimiento – Cenit <Nombre>
Fuerza de Tarea xxxx <Nombre>
Fuerza de Tarea xxxxx <Nombre>
Fuerza de Tarea Continuidad <Nombre>
E MANEJO DE INCIDENTES/EMERGENCIAS - IMT
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad

el puesto de comando – EMI.

ce del incidente.
el manejo del incidente, prioridades inmediatas, estrategias y tácticas.
ral de las actividades de la emergencia y la continuidad operativa.
onal y por la seguridad pública del incidente.
as funciones del SCI, la estructura y designar responsables de cada función.
en para escalar de forma oportuna la situación a sus niveles superiores.
ctivación, movilización, operación y cierre.
s por los jefes de sección.
o de las comunicaciones a ser emitidas a los diferentes públicos interesados y/o involucrados en la emergencia.
ones a entes oficiales e instituciones de nivel local.
información registrada del incidente para su consolidación y presentación.
s niveles superiores las necesidades de recursos.
lgación de lecciones aprendidas.
perativas tomadas en el cumplimiento de las responsabilidades de su rol.
tención del incidente y establecer el cierre operacional.

cidente haya generado o pueda generar en las operaciones y que afecten la entrega de los productos críticos de la instalación afectada.
ngencia y activar los planes y estrategias que apliquen para la recuperación y restablecimientos de los procesos críticos interrumpidos.
idad operativa para dar inicio a la ejecución de los procedimientos de recuperación en los tiempos definidos.
nde la operación de las estrategias alternas que hayan sido activadas y monitorear los costos incurridos frente a los planeados.
nte al Equipo de Soporte al Negocio (ESN) cuando las acciones alternas definidas en el plan de continuidad operativa sean insuficientes y se supere su
ación en los niveles mínimos establecidos.
s decisiones tácticas que hayan sido comunicadas desde el ESN.
nar a la normalidad operativa una vez el incidente y los efectos de éste en la continuidad de los procesos de la instalación hayan sido superados.

da (directorio), contactar y vincular a los representantes de las entidades que apoyan la respuesta o que puedan ser convocadas de acuerdo con la evolución

s a interrogantes a las comunidades de influencia afectadas o que potencialmente puedan afectarse por el incidente.
ortuna y confiable para el reporte a los diferentes niveles organizacionales y entidades externas que requieran información del evento.
o de comunicación para los representantes de todas las instituciones.
de cada una de las instituciones y comunicaciones, incluyendo su ubicación y líneas de comunicación.
n previa de las comunidades y de instituciones y organizaciones para facilitar la ejecución de los planes de acción establecidos para la operación alterna que

y/o potenciales con relación a los impactos percibidos por los diferentes actores involucrados en el incidente, especialmente comunidades o sectores
nte por el incidente.
a identificar problemas actuales o potenciales entre las diversas organizaciones que se puedan solucionar.

SE involucrado en el incidente las prioridades establecidas (personas, medio ambiente y equipos).

aciones de riesgos asociadas con el incidente.
ncidente (PAI) para las implicaciones en seguridad y notificar al Comandante del Incidente.
as Contratistas estén informadas sobre la emergencia para que se tomen las medidas de precaución adecuadas.
eguridad industrial y estándares de Ecopetrol sean implementadas en las actividades de recuperación definidas en el plan de continuidad operativa de la
tuaciones peligrosas con base en un análisis integral de riesgos para el incidente.
mentación de controles y medidas de seguridad física para el personal que participa en la respuesta con base en el resultado del análisis de riesgos del

onal que participa en las actividades de recuperación de las operaciones acorde con las estrategias de continuidad operativa que se hayan activado según el

de acceso al área del incidente por medio del apoyo de los organismos de orden público, así como también a las instalaciones.
a como el Puesto de Comando de Incidente para la emergencia sea segura y que no tenga interferencia externa (personal interno, personal contratado o,

rzas de orden público y organismos gubernamentales (policía nacional, ejército, armada) según sea requerido y hacer uso de su autoridad para detener o

cciones de planificación y de recomendaciones necesarias para proteger al público de los efectos del incidente.
s Gubernamentales y a la Empresa coordinando las actividades de investigación de los eventos que conducen a emergencias, una vez que se sospeche de
o terrorismo.
nismos especializados en caso de fatalidades.
r los mensajes de seguridad necesarios durante todo el desarrollo del incidente.
cciones aprendidas que sean requeridas para mejorar la respuesta.

nte con el Comandante del Incidente.

nformación, de ser posible.
cidente sobre las implicaciones de asuntos locales o regionales y desarrollar estrategias de respuestas con relación a las comunicaciones a generar en este

e vayan a ser emitidos por los diferentes canales y medios locales y regionales y asegurarse que son aprobados por el Comandante del Incidente.
cidente sobre cualquier contacto con los diferentes medios de comunicación locales y regionales.
nte con su par de comunicaciones en el ESN para alinear estrategias de comunicación.
io para las conferencias de prensa que se vayan a llevar a cabo en la zona de influencia de la emergencia.
er divulgadas para el personal ECOPETROL y verificar que los empleados estén efectivamente actualizados con el estado de la emergencia y de la

dante del incidente sobre cualquier interés especial por parte de la prensa y otros medios de comunicación.
herencia, actualización y veracidad de la información a ser divulgada de la operación en contingencia que se esté adelantando para mantener la
os productos críticos de las instalaciones afectadas.
o fotográfico del incidente, si es solicitado por el Comandante del Incidente.
an de acción del incidente.
nte a medios de comunicaciones regionales, nacionales y redes sociales para mapear el estado de la información y generar estrategias que atiendan el
en los diferentes medios y audiencias.
eciales de comunicaciones
as funciones e instalaciones de la sección de operaciones: fuerzas de tarea, equipos de intervención, área de clasificación de víctimas, área de espera, etc.
operaciones en concordancia con el PAI y dirigir su ejecución.
anes operativos, los recursos, solicitudes y entrega de recursos.
icas para minimizar impactos del incidente en personas, infraestructura y procesos.
s por el Líder de Respuesta Operativa; encargado del área de espera; Helibase y, encargado del área de clasificación de víctimas.
recursos y escalarlas al Comandante del Incidente para su aprobación.
idad de la operación y determinar las estrategias operativas alternas aplicables.
or el personal a cargo para la atención del incidente.
HSE establecido por el Oficial de Seguridad HSE.
dante del Incidente sobre las actividades y eventos especiales.
acciones operativas de manejo del incidente.

ionales del área afectada y el impacto potencial a otras áreas/procesos/funciones críticas.

n de acción establecido acorde a los impactos del incidente en la operación y los tiempos objetivo de recuperación definidos para los procesos críticos que

controlar y aislar los inventarios de la unidad afectada.

y Logística las actividades asociadas con la reparación y acondicionamiento de los equipos de la instalación afectados.
que permitan la ejecución de las actividades de recuperación de los procesos interrumpidos
ue demanden las actividades de recuperación y coordinar con las áreas de logística y finanzas para asegurar los recursos que requieren las personas que
ngencia.
suministros y recursos que hayan sido utilizados durante el incidente.

s los requerimientos recibidos para la atención del incidente y atender las solicitudes prioritarias de apoyo para la respuesta en la continuidad operativa de

s los servicios de transporte, equipos de comunicaciones, suministros, servicios médicos, mantenimiento de equipos, abastecimiento de combustible,
requeridos para el desarrollo o soporte del incidente.
entos y servicios médicos, sanitarios, de entrenamiento o descanso para el personal que trabaja en el incidente.
normas de higiene y nutrición para todo el personal.
ollo de cualquier contrato especial requerido para la atención del incidente: contratista, proveedores de bienes y/o servicios.
ollo de la atención en comunicaciones, unidades médicas y planes de tráfico.
al plan de comunicaciones, plan médico y plan de circulación.
cursos y requerimientos de soporte que se requieran en el manejo del incidente.
egún sea necesario.
de su sección y los recursos asociados.
larios utilizados en el incidente del personal a su cargo, estén diligenciados y entregados a la Sección de Planificación.
ente.

con el Plan de Acción.

lan de Acción.
y los Criterios de Escalamiento del Plan de Gestión de Crisis Empresarial para determinar otras necesidades y el apoyo del Comité de Entorno Regional
a de estrategias alternativas.
de recursos especializados.
erativa de la sección de planeación.
ódicas acerca del potencial del incidente.
ión resumida acerca del estado del incidente al interior del Equipo de Manejo de Incidentes.
os suministros que hayan sido utilizados durante el Incidente.
planificación para obtener información y requerimientos.
trabajo y las asignaciones y monitorear el desempeño y cumplimiento de los objetivos.
cionamiento de las finanzas del incidente.
con las instituciones en lo que respecta a asuntos financieros.
entos de obligaciones legales iniciados durante el incidente estén debidamente preparados y completados.
s de tiempo del personal sean transmitidos a la institución de acuerdo con las normas.
ón y desmovilización.
ativo (Sección Jurídica y Bienes y Tierra) sobre todo asunto de manejo de negocios del incidente que requiera atención y proporcionar herramienta de
idente.
iera del incidente
final.

eraciones las necesidades de recursos requeridos para la operación en contingencia y la operación de las estrategias operativas que hayan sido activadas.
los fondos que ingresan, de gastos y servicios contratados para operatividad las actividades que aseguran la continuidad operativa.
tación de bienes y servicios que se requieran para asegurar que se cumplen los niveles de operación mínimos definidos para la contingencia

do de Incidente en sitio (on site commander) en un lugar seguro, cercano al área afectada y que proporcione visión amplia de lugar.
nal adicional, ayuda externa y recursos especiales, a través de comunicaciones establecidas con el Jefe de Operaciones.
va con el Jefe de Operaciones para canalizar cualquiera de las acciones especiales que sean significantes al proceso de control de la emergencia
y terrestre, aseguramiento del área).
s Líderes de los puntos de control, retroalimentando temas de recursos y estatus de las labores, e informar al Jefe de Operaciones.

ones establecidas en los procedimientos de recuperación para asegurar la continuidad operativa.

s tiempos de recuperación definidos en el PCO.
de operaciones cuando se detecten inconvenientes que impidan la ejecución de las actividades de recuperación.
la sección de operaciones sobre la evolución y resultado de la aplicación de las estrategias operativas definidas.
esidad de recursos y apoyo logístico adicional para asegurar la operación en contingencia.
as para retornar a la normalidad operativa una vez se haya superado el incidente.

Coordinación y Comunicaciones

ANEJO DEL INCIDENTE – EMI - PLANTA SANTA ROSA

Rotación definida cada 12 horas.
Teléfono/Celular Avantel Correo
Teléfono:

Extensión:
Correo:

Teléfono:

Extensión:

Correo:

Teléfono:

Extensión:
Correo:
Teléfono:
Extensión:
Correo:
Teléfono:

Extensión:
Correo:

Teléfono:
Extensión:

Correo:

Sección de Operaciones

Gerente de Operaciones (Comandante de incidente)

<Nombre>

Gerente de Operaciones (Gerentes de otras

instalaciones de la V, que se han visto afectadas)

<Nombre>

Gerentes de otros negocios* (Gerentes de otros

negociso afectados real/potencialmente con el incidnete
y que requiere ser parte de la solución)
 <Nombre>

Jefe Regional Laboral**

<Nombre>
 EQUIPO D

Líder

VICEPRESIDENCIA O&M DE T

Ruben Dari

Oficial de Enlace

Líder Entorno

<Nombres>

Oficial de Seguridad Física

 Líder de S.Física

<Nombres>

Sec

Teléfono: Jefe Dpto Operación

V
Extensión:
Correo:

Teléfono:
Jefe Regional Salud
Extensión:

Correo:

Teléfono:
Líder Abastecimiento
Extensión:
Correo:
Teléfono: Líder Administradore de
Extensión: apoya

Correo:

***Si el incidente es una anormalidad labo

 EQUIPO DE SOPORTE AL NEGOCIO - ESN << VICEPRESID

Líder ESN

IDENCIA O&M DE TRANSPORTE Y LOGISTICA

Ruben Dario Moreno

Oficial de Seguridad HSE

Jefe Dpto. HSE HSE

<Nombres>

Oficial de Información Pública

 Líder Regional de Comunicaciones

<Nombres>

Sección de Logistica

Jefe Dpto Operación Regional GSC ( Que apoya a la

Vicepresidencia)

<Nombre>

Jefe Regional Salud ( Que apoya a la Vicepresidencia)

<Nombre>

Líder Abastecimiento ( Que apoya a la Vicepresidencia)

 <Nombre>

Líder Administradore de Contratos/Gestión Contractual ( Que

apoya a la Vicepresidencia)

<Nombre>

a anormalidad laboral o incidentes relacionados con temas laborales, se

O - ESN << VICEPRESIDENCIA OPERATIVA/SEGMENTO >>

Teléfono: 3212415467

Extensión: 43565

Correo: ruben.moreno@ecopetrol.com.co

e Seguridad HSE Teléfono:

Extensión:
pto. HSE HSE
Correo:
Nombres>

nformación Pública Teléfono:

al de Comunicaciones Extensión:

Nombres> Correo:

Teléfono:

Extensión:
Correo:

Teléfono:

Extensión:

Correo:

Teléfono:

Extensión:
Correo:
 Teléfono:
Extensión:
Correo:

s con temas laborales, se puede ubicare el Jefe laboral de la VP en esta

NTO >>
 Sección de Planificación

Jefe de Dpto GOP ( Rol de programación que lo reemplace))

<Nombre>

Jefe Regional Jurídica ( Que apoya a la Vicepresidencia)

<Nombre>

Líder Documentación ( Que apoya a la Vicepresidencia)

 <Nombre>

<Nombre>

e la VP en esta sección
 Sección d

Teléfono:
Jefe Dpto Financi
Extensión:
Correo:

Teléfono:

Extensión:

Correo:

Teléfono:

Extensión:
Correo:
Teléfono:
Extensión:
Correo:
 Sección de Administración y Finanzas

Jefe Dpto Financiero ( Que apoya a la Vicepresidencia)

<Nombre>

<Nombre>
<Nombre>

<Nombre>

Rol
Líder Equipo de Soporte al Negocio
Oficial de Enlace
Oficial de Seguridad HSE
EQUIPO DE SOPORTE AL NEGO
ROLES Y RESPONSABILID
• Evaluar los impactos que el incidente haya generado o pueda gene
afectada.
• Declarar la operación en contingencia y activar los planes y estrate
interrumpidos.
• Convocar al equipo de Continuidad operativa para dar inicio a la e
• Aprobar los recursos que demande la operación de las estrategias
• Notificar y escalar oportunamente al Equipo de Soporte al Negoci
insuficientes y se supere su capacidad para recuperar la operación e
• Liderar la operativización de las decisiones tácticas que hayan sido
• Liderar las acciones para retornar a la normalidad operativa una ve
sido superados.
• Obtener información actualizada (directorio), contactar y vincular
de acuerdo con la evolución del incidente.
• Facilitar reuniones y respuestas a interrogantes a las comunidades
• Obtener información veraz, oportuna y confiable para el reporte a
evento.
• Garantizar un punto de contacto de comunicación para los represe
• Identificar a los representantes de cada una de las instituciones y c
• Aportar información de gestión previa de las comunidades y de in
para la operación alterna que se haya activado.
• Identificar problemas actuales y/o potenciales con relación a los im
comunidades o sectores productivos afectados directamente por el i
• Monitorear las operaciones para identificar problemas actuales o p
• Dar a conocer al personal de HSE involucrado en el incidente las p
• Identificar y comunicar las situaciones de riesgos asociadas con el
• Revisar el Plan de Acción de Incidente (PAI) para las implicacion
• Verificar que todas las Empresas Contratistas estén informadas so
• Asegurar que las medidas de seguridad industrial y estándares de E
continuidad operativa de la instalación.

Oficial de Seguridad Física
Oficial de Información Pública
• Asegurar la identificación de situaciones peligrosas con base en un
• Desarrollar y asegurar la implementación de controles y medidas d
análisis de riesgos del incidente.
• Brindar seguridad física al personal que participa en las actividade
se hayan activado según el PCO.
• Asegurar y restringir el control de acceso al área del incidente por
• Asegurar que el área establecida como el Puesto de Comando de I
interno, personal contratado o, por parte de terceros).
• Establecer contacto con las fuerzas de orden público y organismos
autoridad para detener o prevenir acciones peligrosas.
• Apoyar a Operaciones en las acciones de planificación y de recom
• Dar asistencia a las Autoridades Gubernamentales y a la Empresa
una vez que se sospeche de causas de vandalismo, sabotaje o terrori
• Contactar a los diferentes organismos especializados en caso de fa
• Preparar, consignar y transmitir los mensajes de seguridad necesar
• Participar en las sesiones de lecciones aprendidas que sean requeri
• Mantener comunicación constante con el Comandante del Inciden
• Establecer un centro único de información, de ser posible.
• Notificar al Comandante del incidente sobre las implicaciones de a
comunicaciones a generar en este nivel.
• Preparar todos los mensajes que vayan a ser emitidos por los difer
Comandante del Incidente.
• Notificar al Comandante del incidente sobre cualquier contacto co
• Mantener comunicación constante con su par de comunicaciones e
• Preparar y coordinar el escenario para las conferencias de prensa q
• Alinear las comunicaciones a ser divulgadas para el personal ECO
emergencia y de la continuidad operativa.
• Mantener informado al Comandante del incidente sobre cualquier
• Garantizar la consolidación, coherencia, actualización y veracidad
para mantener la continuidad en el suministro de los productos críti
• Llevar y/o consolidar el registro fotográfico del incidente, si es sol
• Definir los mensajes para el Plan de acción del incidente.
• Realizar seguimiento permanente a medios de comunicaciones reg
estrategias que atiendan el impacto de las comunicaciones en los dif
• Responder a las solicitudes especiales de comunicaciones
 General
• Activar, conformar y asignar las funciones e instalaciones de la se
víctimas, área de espera, etc.
• Supervisar la ejecución de las operaciones en concordancia con el
• Dirigir la preparación de los planes operativos, los recursos, solici
• Establecer las estrategias y tácticas para minimizar impactos del in
• Aprobar los recursos requeridos por el Líder de Respuesta Operati
víctimas.
• Determinar las necesidades de recursos y escalarlas al Comandant
• Evaluar impactos en la continuidad de la operación y determinar l
• Aprobar recursos solicitados por el personal a cargo para la atenci
• Ejecutar el plan de seguridad HSE establecido por el Oficial de Se
Sección de Operaciones • Mantener informado al Comandante del Incidente sobre las activid
• Declarar la finalización de las acciones operativas de manejo del i
Por Continuidad
• Evaluar las condiciones operacionales del área afectada y el impac
• Coordinar la operación del plan de acción establecido acorde a los
para los procesos críticos que estén interrumpidos.
• Establecer una estrategia para controlar y aislar los inventarios de
• Coordinar con Mantenimiento y Logística las actividades asociada
• Realizar asignaciones tácticas que permitan la ejecución de las act
• Aprobar recursos adicionales que demanden las actividades de rec
requieren las personas que mantienen la operación en contingencia.
• Aprobar la readecuación de los suministros y recursos que hayan s

General
• Llevar un seguimiento de todos los requerimientos recibidos para
continuidad operativa de la instalación.
• Coordinar la provisión de todos los servicios de transporte, equipo
abastecimiento de combustible, servicio de comida, alojamiento, req
• Garantizar la provisión de alimentos y servicios médicos, sanitario
• Garantizar que se cumplan las normas de higiene y nutrición para
• Apoyar la preparación y desarrollo de cualquier contrato especial
Sección de Logística • Asegurar y supervisar el desarrollo de la atención en comunicacio
• Revisar y hacer observaciones al plan de comunicaciones, plan mé
• Dimensionar necesidades de recursos y requerimientos de soporte
• Solicitar recursos adicionales según sea necesario.
• Supervisar la desmovilización de su sección y los recursos asociad
• Garantizar que todos los formularios utilizados en el incidente del
• Participar en el cierre del incidente.
 • Asignar el personal de acuerdo con el Plan de Acción.
• Supervisar la preparación del Plan de Acción.
• Revisar la Matriz de Criticidad y los Criterios de Escalamiento de
Comité de Entorno Regional
• Organizar la información acerca de estrategias alternativas.
Sección de Planeación • Identificar la necesidad de uso de recursos especializados.
• Llevar a cabo la planeación operativa de la sección de planeación.
• Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incid
• Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del i
• Coordinar la readecuación de los suministros que hayan sido utiliz

Sección de Administración y Finanzas
General
• Participar en las reuniones de planificación para obtener informaci
• Informar al personal el plan de trabajo y las asignaciones y monito
• Desarrollar un plan para el funcionamiento de las finanzas del inci
• Mantener contacto permanente con las instituciones en lo que resp
• Asegurar que todos los documentos de obligaciones legales iniciad
• Asegurar que todos los registros de tiempo del personal sean trans
• Participar en toda la planificación y desmovilización.
• Informar al personal administrativo (Sección Jurídica y Bienes y T
proporcionar herramienta de seguimiento antes de dejar el incidente
• Consolidar información financiera del incidente
• Entrega del informe financiero final.
Por Continuidad
• Coordinar con la sección de operaciones las necesidades de recurs
que hayan sido activadas.
• Llevar control y monitoreo de los fondos que ingresan, de gastos y
operativa.
• Realizar los procesos de contratación de bienes y servicios que se
contingencia

Nivel de toma de decisiones financieras

EQUIPO DE SOPORTE AL NEGOCIO E

Rotación definida cada XX hor
Rol Backup
Líder Equipo de Soporte al Negocio <Nombre>
Oficial de Enlace <Nombre>
Oficial de Seguridad HSE <Nombre>
Oficial de Seguridad Física <Nombre>
Oficial de Información Pública <Nombre>
Sección de Operaciones <Nombre>
Sección de Logística <Nombre>
Sección de Planeación <Nombre>
Sección de Administración y Finanzas <Nombre>
<Nombre>
<Nombre>
<Nombre>
<Nombre>
<Nombre>
 SOPORTE AL NEGOCIO ESN- VIT
ES Y RESPONSABILIDADES

Responsabilidad

ente haya generado o pueda generar en las operaciones y que afecten la entrega de los productos críticos de la instalación

ncia y activar los planes y estrategias que apliquen para la recuperación y restablecimientos de los procesos críticos

ad operativa para dar inicio a la ejecución de los procedimientos de recuperación en los tiempos definidos.
e la operación de las estrategias alternas que hayan sido activadas y monitorear los costos incurridos frente a los planeados.
e al Equipo de Soporte al Negocio (ESN) cuando las acciones alternas definidas en el plan de continuidad operativa sean
ad para recuperar la operación en los niveles mínimos establecidos.
decisiones tácticas que hayan sido comunicadas desde el ESN.
a la normalidad operativa una vez el incidente y los efectos de éste en la continuidad de los procesos de la instalación hayan

(directorio), contactar y vincular a los representantes de las entidades que apoyan la respuesta o que puedan ser convocadas
idente.
interrogantes a las comunidades de influencia afectadas o que potencialmente puedan afectarse por el incidente.
una y confiable para el reporte a los diferentes niveles organizacionales y entidades externas que requieran información del

de comunicación para los representantes de todas las instituciones.

cada una de las instituciones y comunicaciones, incluyendo su ubicación y líneas de comunicación.
revia de las comunidades y de instituciones y organizaciones para facilitar la ejecución de los planes de acción establecidos
ya activado.
potenciales con relación a los impactos percibidos por los diferentes actores involucrados en el incidente, especialmente
s afectados directamente por el incidente.
dentificar problemas actuales o potenciales entre las diversas organizaciones que se puedan solucionar.

involucrado en el incidente las prioridades establecidas (personas, medio ambiente y equipos).

iones de riesgos asociadas con el incidente.
dente (PAI) para las implicaciones en seguridad y notificar al Comandante del Incidente.
Contratistas estén informadas sobre la emergencia para que se tomen las medidas de precaución adecuadas.
uridad industrial y estándares de Ecopetrol sean implementadas en las actividades de recuperación definidas en el plan de
ión.
aciones peligrosas con base en un análisis integral de riesgos para el incidente.
entación de controles y medidas de seguridad física para el personal que participa en la respuesta con base en el resultado del

al que participa en las actividades de recuperación de las operaciones acorde con las estrategias de continuidad operativa que

e acceso al área del incidente por medio del apoyo de los organismos de orden público, así como también a las instalaciones.
como el Puesto de Comando de Incidente para la emergencia sea segura y que no tenga interferencia externa (personal
parte de terceros).
as de orden público y organismos gubernamentales (policía nacional, ejército, armada) según sea requerido y hacer uso de su
cciones peligrosas.
ones de planificación y de recomendaciones necesarias para proteger al público de los efectos del incidente.
Gubernamentales y a la Empresa coordinando las actividades de investigación de los eventos que conducen a emergencias,
de vandalismo, sabotaje o terrorismo.
mos especializados en caso de fatalidades.
os mensajes de seguridad necesarios durante todo el desarrollo del incidente.
ones aprendidas que sean requeridas para mejorar la respuesta.

e con el Comandante del Incidente.

ormación, de ser posible.
dente sobre las implicaciones de asuntos locales o regionales y desarrollar estrategias de respuestas con relación a las
ivel.
vayan a ser emitidos por los diferentes canales y medios locales y regionales y asegurarse que son aprobados por el

dente sobre cualquier contacto con los diferentes medios de comunicación locales y regionales.
e con su par de comunicaciones en el ESN para alinear estrategias de comunicación.
para las conferencias de prensa que se vayan a llevar a cabo en la zona de influencia de la emergencia.
divulgadas para el personal ECOPETROL y verificar que los empleados estén efectivamente actualizados con el estado de la
rativa.
nte del incidente sobre cualquier interés especial por parte de la prensa y otros medios de comunicación.
rencia, actualización y veracidad de la información a ser divulgada de la operación en contingencia que se esté adelantando
suministro de los productos críticos de las instalaciones afectadas.
otográfico del incidente, si es solicitado por el Comandante del Incidente.
de acción del incidente.
a medios de comunicaciones regionales, nacionales y redes sociales para mapear el estado de la información y generar
de las comunicaciones en los diferentes medios y audiencias.
iales de comunicaciones
 unciones e instalaciones de la sección de operaciones: fuerzas de tarea, equipos de intervención, área de clasificación de

raciones en concordancia con el PAI y dirigir su ejecución.

es operativos, los recursos, solicitudes y entrega de recursos.
as para minimizar impactos del incidente en personas, infraestructura y procesos.
or el Líder de Respuesta Operativa; encargado del área de espera; Helibase y, encargado del área de clasificación de

cursos y escalarlas al Comandante del Incidente para su aprobación.

ad de la operación y determinar las estrategias operativas alternas aplicables.
el personal a cargo para la atención del incidente.
E establecido por el Oficial de Seguridad HSE.
nte del Incidente sobre las actividades y eventos especiales.
iones operativas de manejo del incidente.

nales del área afectada y el impacto potencial a otras áreas/procesos/funciones críticas.

e acción establecido acorde a los impactos del incidente en la operación y los tiempos objetivo de recuperación definidos
interrumpidos.
ntrolar y aislar los inventarios de la unidad afectada.
Logística las actividades asociadas con la reparación y acondicionamiento de los equipos de la instalación afectados.
e permitan la ejecución de las actividades de recuperación de los procesos interrumpidos
demanden las actividades de recuperación y coordinar con las áreas de logística y finanzas para asegurar los recursos que
en la operación en contingencia.
uministros y recursos que hayan sido utilizados durante el incidente.

os requerimientos recibidos para la atención del incidente y atender las solicitudes prioritarias de apoyo para la respuesta en la
ión.
os servicios de transporte, equipos de comunicaciones, suministros, servicios médicos, mantenimiento de equipos,
vicio de comida, alojamiento, requeridos para el desarrollo o soporte del incidente.
tos y servicios médicos, sanitarios, de entrenamiento o descanso para el personal que trabaja en el incidente.
rmas de higiene y nutrición para todo el personal.
o de cualquier contrato especial requerido para la atención del incidente: contratista, proveedores de bienes y/o servicios.
o de la atención en comunicaciones, unidades médicas y planes de tráfico.
plan de comunicaciones, plan médico y plan de circulación.
rsos y requerimientos de soporte que se requieran en el manejo del incidente.
ún sea necesario.
su sección y los recursos asociados.
ios utilizados en el incidente del personal a su cargo, estén diligenciados y entregados a la Sección de Planificación.
e.
on el Plan de Acción.
n de Acción.
los Criterios de Escalamiento del Plan de Gestión de Crisis Empresarial para determinar otras necesidades y el apoyo del

de estrategias alternativas.
recursos especializados.
tiva de la sección de planeación.
icas acerca del potencial del incidente.
resumida acerca del estado del incidente al interior del Equipo de Manejo de Incidentes.
suministros que hayan sido utilizados durante el Incidente.

nificación para obtener información y requerimientos.

abajo y las asignaciones y monitorear el desempeño y cumplimiento de los objetivos.
namiento de las finanzas del incidente.
n las instituciones en lo que respecta a asuntos financieros.
os de obligaciones legales iniciados durante el incidente estén debidamente preparados y completados.
de tiempo del personal sean transmitidos a la institución de acuerdo con las normas.
y desmovilización.
vo (Sección Jurídica y Bienes y Tierra) sobre todo asunto de manejo de negocios del incidente que requiera atención y
miento antes de dejar el incidente.
a del incidente
nal.

aciones las necesidades de recursos requeridos para la operación en contingencia y la operación de las estrategias operativas

fondos que ingresan, de gastos y servicios contratados para operatividad las actividades que aseguran la continuidad

ción de bienes y servicios que se requieran para asegurar que se cumplen los niveles de operación mínimos definidos para la

Coordinación y Comunicaciones

ORTE AL NEGOCIO ESN <Vicepresidencia>

otación definida cada XX horas.
Teléfono/Celular Avantel Correo