CODIGO: JALM-D-SST-017

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR AUDITORIAS VERSIÓN: 01

FECHA: SEP- DE 2017

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
AUDITORIAS VERSIÓN: 01

FECHA: SEP- DE 2017

COORDINADOR SST REPRESENTANTE LEGAL

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.......................................................................................................................................................3
2. ALCANCE........................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES................................................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDAD........................................................................................................................................5
5. CONDICIONES GENERALES............................................................................................................................5
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.....................................................................................................................8
7. ANEXOS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................................................................12
8. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................................12

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR AUDITORIAS

1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es definir las actividades, responsabilidades y requisitos

para planificar y efectuar auditorías de la gestión de seguridad y salud en el trabajo con el
fin de establecer acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento continuo según sea
aplicable de acuerdo a los objetivos de la Empresa JALM S.A.S.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la recepción de la programación de las auditorias y termina

con la elaboración y entrega del informe final de las auditorías a Gerencia.
Aplica a todas las actividades de seguridad y salud en el trabajo realizadas en la Empresa
JALM S.A.S.

3. DEFINICIONES

AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría [conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia] y que son verificables) y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los requisitos de
auditoría.
AUDITORÍA INTERNA: Auditoría realizada a los procesos de una organización, cuyo cliente
de la auditoría es la misma organización. También es llamada Auditoría de primera parte,
y puede ser realizada por miembros de la misma organización o personas naturales o
jurídicas contratadas para tal fin.
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las
acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los
hallazgos, cuando sea aplicable.
ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable.
ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
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COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
CRITERIO DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La
evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, además debe ser objetiva,
suficiente y apropiada.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva,
recopilada frente a los criterios de la auditoría.
MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
OBSERVACIÓN: Una declaración hecha durante la auditoria de calidad y sustentada
mediante evidencia objetiva.
PROGRAMA DE AUDITORIAS: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
periodo determinado de tiempo y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE AUDITORIA: Es la programación de la forma como se va a llevar a cabo la
auditoria interna en determinada área de la organización.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
VERIFICACIÓN: Conformación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados
4. RESPONSABILIDAD

Los auditados son los responsables de la elaboración e implementación de los planes de

mejoramiento.

El Coordinador administrativo debe realizar seguimiento a la implementación y el cierre

de las acciones preventivas y correctivas y archivar los registros de las auditorías.
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Las responsabilidades principales del gerente son las siguientes:

 Seleccionar nuevos miembros para el equipo de auditoría, de acuerdo a los

criterios establecidos.
 Preparar el programa de auditorías.
 Asegurar la ejecución del programa de auditoría.
 Evaluar el cumplimiento del programa de auditoría.
 Velar por el cumplimiento del plan general de auditorías.
 Verificar que se efectúen las auditorias de seguimiento
 Solucionar todo tipo de conflictos que se pueda presentar durante el desarrollo de
alguna auditoria con el apoyo y aprobación del Gerente.
 Promover la actuación ética de los auditores.

5. CONDICIONES GENERALES

Las Auditorías pretenden determinar mediante la verificación directa, objetiva e

independiente, en cada uno de los procesos, la conformidad de las actividades
desarrolladas por los funcionarios y colaboradores con lo establecido en los
procedimientos documentados, manuales y demás documentos internos y externos
pertinentes, así como la norma técnica aplicable.
La Auditoría puede ser desarrollada por personal propio de la Empresa JALM S.A.S. o por
equipos externos contratados para tal fin. En ambos casos se conservarán los principios de
independencia, confidencialidad y respeto por parte de los auditores.
El Programa de Auditorías debe incluir un plan de acción, los responsables de la
realización de las auditorías durante una vigencia anual, el cual estará sujeto a la dinámica
de los diferentes procesos, reflejada en los ejercicios de autocontrol por procesos. Cada
auditoría contará con un plan de auditoría que incluye las actividades específicas de la
auditoría de un proceso.
 Perfil de los Auditores.

Los Auditores deben cumplir con un perfil de manera que se garantice la objetividad y
utilidad del proceso de auditoría. El coordinador administrativo evaluará estas
competencias en cada uno de los auditores tanto al inicio del proceso, como
periódicamente para garantizar la calidad de las auditorías.
El siguiente es el perfil definido para los auditores, ya sea que se utilice recurso propio
o contratado.
 Conocimiento: Se debe tener como mínimo, entrenamiento certificado en sistemas
de gestión de calidad y auditoría de calidad certificados por el coordinador
Administrativo. Cuando se decida realizar las auditorías internas con personal
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externo, deberán demostrar formación como auditores internos de calidad,

certificado por un organismo acreditado para tal fin.
 Experiencia: Se requiere como experiencia haber realizado por lo menos una
auditoría interna de calidad como acompañante de un proceso de auditoría.
Cuando se decida contratar con agentes externos a la Empresa JALM, se exigirá
una experiencia de al menos tres auditorías internas de calidad certificadas por el
cliente de la auditoría.
 Habilidades: Comunicación asertiva, actitud conciliadora, respetuoso, rectitud,
espíritu de cooperación.
 Formación: Manejo de programas básicos de sistemas (office, internet)
 Experiencia: Mínimo debe tener seis meses de antigüedad dentro de la empresa.

 Preparación de la auditoría

De acuerdo con el Programa de Auditoría diseñado por la empresa JALM S.A.S se

designarán el equipo de auditoría respectivo, el cual seleccionara un auditor líder,
quien elabora el Plan y la lista de chequeo de la auditoria.
La planeación de la auditoría incluye la obtención de información acerca del proceso a
auditar de manera previa, su estudio y análisis para definir los aspectos críticos hacia
los cuales se enfocará la auditoría. Igualmente, se definirá la fecha y hora de inicio de
la auditoría, los métodos a utilizar, el tiempo estimado y los participantes en la
auditoría, tanto del equipo auditor como del auditado.
 Reunión de Apertura

Toda auditoría interna debe iniciar con una reunión del equipo auditor con el dueño
del proceso auditado y sus colaboradores. En esta reunión se brinda una explicación
del objetivo de la auditoría y se acuerdan asuntos como participantes, tipo de apoyos
permitidos (fotografía, video, etc.). Lo acordado en esta reunión se consigna en el acta
de reunión de apertura de la auditoría.
 Modalidades de Auditoría

Durante la auditoría se pueden utilizar diferentes métodos como la entrevista, las

listas de chequeo, la revisión documental, etc.
 Reunión de cierre

Al finalizar la auditoría es conveniente que el equipo auditor, con el auditor líder a la

cabeza, realice una reunión de cierre en la cual informa de manera general las
fortalezas encontradas y las oportunidades de mejora. Igualmente se explica que
todos los hallazgos harán parte del informe final, que servirá de base para las acciones
que debe tomar el líder del proceso.
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 Informe de la auditoría

El informe de auditoría se presenta ante el dueño del proceso, con copia al gerente, se
presenta en el formato respectivo, y debe contener la descripción de los hallazgos, las
técnicas utilizadas, los aspectos que el equipo auditor considere relevantes durante el
desarrollo de la auditoría, las fortalezas y oportunidades de mejora.

Políticas de operación

 El Gerente será informado periódicamente sobre el proceso de

implementación de las auditoras.

 El responsable de Seguridad y salud en el trabajo tendrá la responsabilidad de

controlar las fechas de cumplimiento de las auditorias y de notificar su
incumplimiento, enviando, además, un informe periódico al comité de Gerente

 Es responsabilidad de todos los empleados de la Empresa JALM S.A.S, informar al

Responsable de Seguridad y salud en el trabajo, en el momento mismo de la
aparición de una no conformidad; si esta es generada a partir de una auditoria, el
auditor debe radicar la no conformidad dentro de los quince (15) días calendario
siguiente contados a partir de la fecha de suscripción del informe final de
auditoria.

 Las personas que integren el equipo de auditores no deben pertenecer al proceso

auditado tanto en decisiones como dueños del proceso, con el fin de desarrollar su
labor de manera imparcial y objetiva.

 El auditor debe conocer todo el Marco legal aplicable a la Empresa JALM S.A.S.

 Las auditorias son efectuadas por un auditor líder y en determinados casos

acompañado de un auditor auxiliar. Este último, apoyará al auditor principal en la
formulación de preguntas, en la anotación de los hallazgos y en la redacción de las
observaciones y/o no conformidades.

 Las auditorias especiales son definidas por parte de la Gerencia de la empresa y

pueden no ser avisadas al auditado.

 La administración del programa de auditorías es realizada por el coordinador

administrativo.
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 Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no

conformidades encontradas y estar enmarcadas en los planes de Mejoramiento de
la Empresa JALM S.A.S.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO

1 Inicia con la recepción de la Equipo Auditor Programa de
Inicio programación de auditorías auditorias
donde se les comunica toda
la información de fechas,
Entregar procesos, recursos entre
Programa de otros.
auditorias Se debe tener en cuenta el
plan de acción del
programa de auditorías
donde la conformación de
los equipos de auditoría se
realiza de acuerdo con las
características de los
procesos a auditar.
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2 Solicita y revisa la Auditor líder Revisión de la

Solicitar y documentación de Equipo auditor documentación
revisar referencia necesaria a los requerida.
documentos de responsables de los
referencia
procesos como
caracterización del proceso,
procedimientos,
instructivos de trabajo,
formatos, normatividad,
manual de funciones,
resultados de auditorías
previas si las hay entre
otros.
3 Se elabora el plan de Auditor líder Formato plan de
Elaborar y auditoria, es preparado por auditorías y
entregar plan de el auditor líder en Formato lista de
auditoria coordinación con el equipo chequeo de
auditor, en este se describe auditorías.
objetivos, alcance, criterios,
documentos de referencia,
fecha, lugar incluyendo
agenda de la auditoria en
campo con actividades hora
y duración estimada,
responsabilidades del
equipo auditor y de los
acompañantes si los hay y
la asignación de recursos.
4 Se realiza la reunión de Auditados Formato plan de
Realizar apertura de la auditoría de Auditor líder auditoria
Reunión de acuerdo con lo Equipo Auditor
Apertura programado, con la
participación de los
miembros del equipo
objeto.
Se debe diligenciar el
formato Plan de auditorías.
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5 Se ejecuta la visita de Equipo de Formato Lista de

Recolectar auditoría, utilizando Auditados Chequeo de
evidencias de la diferentes técnicas de Auditor líder Auditorias.
auditoria auditoria para recolectar Equipo auditor
evidencias, se revisan
responsabilidades,
autoridades, competencia
del personal, suficiencia de
recursos, ambiente de
trabajo, documentación,
aplicación de acciones
correctivas y preventivas,
evidencias de
mejoramiento continuo,
disponibilidad de registros,
oportunidades de
mejoramiento y fortalezas
entre otras.
6 Se revisa si se presentan Auditor líder
1 situaciones de riesgo para
Repro el equipo auditor, parálisis
grama de actividades o situaciones
de incumplimiento evidente
Riesgo de normas reglamentarias
? que impliquen riesgo para
No los clientes se suspende la
Si
auditoría
Si se presentan situaciones
de riesgo se reprograma
nueva fecha conjuntamente
con auditados y se informa
al Gerente.
7 Si no se presentan riesgos Equipo Auditor
Clasificar se continua la visita se Auditor Líder
hallazgos auditoria y se clasifican los
hallazgos encontrados
fortalezas, debilidades,
observaciones, no
conformidades mayores o
menores).
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8 Se realiza reunión de cierre Equipo Auditor

Realizar reunión de la auditoría con la Auditor Líder
de cierre participación de los Auditados
miembros del equipo
auditado, en la cual se
informa de manera general
acerca del resultado de la
2 auditoría.
Se debe diligenciar el
formato Plan de auditorías.
9 Se elabora el informe de Auditor líder Formato informe
2 auditoría donde se de auditoria
presentan identificación de
la organización auditada,
Elaborar informe equipo, de auditores,
de auditoria objetivos, alcance, criterios
de la auditoria, plan de
auditoria, hallazgos y
conclusiones de la
auditoria.
10 Se entrega el informe de Auditor líder Formato Informe
Entregar auditoría al equipo de de Auditoria
informe de auditados y al gerente.
Máximo ocho días hábiles
después de realizada la
auditoria.
11 El auditado propone y Equipo de formato Plan de
Realizar Plan de desarrolla las acciones Auditados mejoramiento
Mejoramiento correctivas y preventivas de
acuerdo a las no
conformidades detectadas
durante la auditoria, y
entrega Plan de
Mejoramiento al gerente
Máximo a los ocho (8) días
hábiles después de ser
presentados.
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12 Realiza la auditoria de Auditor Líder

Realizar auditoria seguimiento de acuerdo al Equipo Auditor
de seguimiento Plan de Mejoramiento (las
acciones correctivas y
preventivas propuestas en
la fecha acordada) y
presenta el informe de
auditoría de seguimiento
El auditor realiza el cierre
de los hallazgos, en caso
contrario realiza la
observación por la cual no
se cierra el hallazgo e
informa a Gerencia.
13 Entrega el informe final de Auditor líder Se debe
Entregar informe Auditoria al Gerente con el diligenciar el
de auditorias fin de ser analizado en el Formato Informe
Comité de Gerencia. Final de
Auditorias.
Fin

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

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