Nombres: Eliana Fernanda Lozano

1.077.973.314
Fecha: 10 de Septiembre-2021

CORRECCIÓN ACA 1.
PROCESO: COBRO DEUDA EN EL ÁREA DE CARTERA.
DESCRIPCIÓN PROCESO: En el área de cartera se realiza el cobro de los productos que se adquieren
en la compañía. Manejando un historial de usuarios desde la adquisición de los productos, hasta el pago
final de los mismos, se debe obtener resultados satisfactorios de pago en un período de seis meses (en
cualquiera de las situaciones que se puedan presentar: a tiempo, en mora, por medios legales).
SUBPROCESOS: 1. Estado de cuenta, 2. Nota de cobro, 3. Tiempo de espera del pago, 4. Cobro pre
jurídico, 5. Envío al área jurídica.
PROCEDIMIENTOS:
1. Estado de cuenta: revisión de cuentas de cada cliente, selección de clientes en mora,
generación de carta de conceptos y valores que se adeudan, envío de carta de conceptos y
valores adeudados a clientes en mora.
2. Nota de cobro: Selección de clientes que no han realizado pagos, realización de nota de cobro,
anexo de cuentas bancarías disponibles para el pago, envío de nota de cobro a clientes morosos.
3. Tiempo de espera del pago: Revisión constante de las cuentas bancarias, revisión constante
de la respuesta de los deudores en período de 5 días hábiles.
4. Cobro pre jurídico: Llamada a los clientes morosos, reunión acuerdo morosos, realización de
pre acuerdo de pago, delimitación de fechas y montos de pago.
5. Envío al área jurídica: Envió de información de clientes morosos al área jurídica, contratación
de abogado, inicio de cobro a cargo del área jurídica.

PROCESO CONTROL DEL FORMA DE CONTROL CONTROL DE CALIDAD

Estado de cuenta
Nota de cobro
Tiempo de espera del pago
Cobro pre jurídico
Envío al área jurídica
PROCESO (UNIDAD)
Revisión constante de Revisión diaria de todas las Revisión diaria de todas las
cuentas en mora. cuentas en mora. cuentas en mora y pendientes
de pago.
Proceso de realización de Revisión de la nota de cobro y Revisión de la efectividad de la
nota de cobro el anexo de cuentas bancarías. nota de cobro.
Revisión del pago Revisión del pago Pago realizado en los 5 días
satisfactorio hábiles
Realización del cobro Realización del acuerdo de Delimitación de fechas para el
pago pago.
Finalización de procesos en Tiempo de finalización Duración del proceso, menos
el área de cartera de 30 días

SOLUCIÓN ACA 2

DELIMITACIÓN DEL PROCESO: El proceso de cobro del área de cartera inicia con el flujo de ingresos
de la empresa, por ello todos los días se debe realizar una revisión de facturas de usuarios para verificar los
morosos o aquellos que se encuentran con fecha cercana de pago. Lo anterior, con el fin de obtener un
pago oportuno o satisfactorio en un periodo no mayor a seis meses, finalizando con el pago satisfactorio o
en caso contrario con el envío de la documentación al área jurídica para su respectivo cobro.
OBJETIVO: Obtener un pago oportuno de productos en mora o próximos a vencer en período no superior
a seis meses desde el inicio del proceso y hasta su cobro satisfactorio o en caso contrario el envío al área
jurídica.

DIAGRAMA DE FLUJO:

ENTRADAS (insumos) -SALIDAS (producto) y TRANSFORMACIONES:

Entradas: personal de recursos humanos capacitado para obtener el objetivo satisfactorio en el proceso,
material de miscelánea usado para propender la realización de documentos.

Salidas: efectivo (que genera liquidez en la compañía), a partir del cumplimiento del pago de deudas que
se encontraban en mora o en proceso del mismo. Permitiendo de esta forma la satisfacción de la
organización.

Transformación: Mediante proceso de cobro orientado a la consecución de un pago de deuda, por medio
de conocimientos y solicitudes específicas a personas determinadas ya conocidas por los trabajadores
encargados.
¿QUÉ SE QUIERE MEJORAR?

Mejora en el tiempo que transcurre de la gestión de cobro a clientes morosos hasta el cobro satisfactorio de
la deuda, sin superar los seis meses estipulados para realizar dicho proceso, Unidad de medición de
mejoramiento: Tiempo destinado, ya que se busca evitar superar el tiempo propuesto de seis meses, para
que por medio del proceso se genere de forma eficiente el pago de la deuda de los morosos. Evitando que
la gestión de cobro pase a manos del área jurídica, promoviendo cobros en el área de cartera. Sin provocar
el desgaste de tiempo y de recursos humanos, además de posibles problemas financieros a la compañía.

INDICADORES PARA EL PROCESO

-Gráfico de control: Que permite verificar variaciones anormales de determinado producto o servicio
brindado, en un periodo de tiempo específico. De esta forma se logra comprobar por ejemplo en el proceso,
en qué o cuáles momentos los deudores morosos tienden a obtener un nivel bajo de viabilidad o pago de la
deuda en el área de cartera.

De esta forma se pueden presentar los ajustes correspondientes, para delimitar este margen (anulándola) y
acelerar otros procesos que por el contrario puedan significar un menor tiempo de pago satisfactorio, lo que
resaltaría en la eficiencia de ese método y permitiría la mejora del tiempo.

-Diagrama causa-efecto: Este permite analizar los problemas que representan una causa y por ende efecto
como su nombre lo indica, es ideal porque permite conocer distintos puntos de vista derivados de un
problema específico y todas las causas que lo generan y los posibles efectos.

De esta forma se puede presentar mejoras, con el fin de verificar porque el tiempo como unidad de
mejoramiento no puede ser reducido y que aspectos deben cambiarse para que ello suceda de forma acertada
desde distintos puntos de vista.

CONCLUSIONES

El proceso de cobro de deuda en el área de cartera, presenta un gran número de procesos y de él se deslinda
aún más procedimientos, esto puede provocar que su aplicación presente tardías, además de que aunque los
procedimientos se encuentre estipulados estos no se apliquen de la forma correcta.

Finalmente, se puede concluir que el proceso necesita claramente de unas mejorar para optar por minimizar
el tiempo de pago efectivo de deudas, además de evitar que asuntos como estén consuman el tiempo de
trabajadores, y de otras áreas diferentes a cartera. Ya que, provocan delineamientos y posibles
insatisfacciones por parte de quienes hacen parte de la compañía, incluso los clientes, y de la misma empresa
al no recibir en su flujo de cartera el dinero correspondiente a su servicio prestado.