Auditoria interna en el proceso de dispensación de MEDISPO S.

C1
Nicoll Alexandra Diaz Morales 2206057
Sirley Vanessa Soto Camacho 2206290

Nataly Jhoana Quiroga Berdugo

Universidad Industrial de Santander

Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia
Tecnología en Regencia de Farmacia
Gestión de la calidad
Tercer semestre
Bucaramanga
2021
 Introducción
La empresa de MEDISPO S.A desea realizar las actividades de Inspección, Control
y vigilancia teniendo como base las Auditorias en una Sistema de Gestión de la
Calidad norma ISO 19011. En el que se definen la auditoría como un proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del auditado y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría. El tipo de auditoría es interna y el área a auditar
es el de dispensación, para lo cual genera el siguiente boceto para luego proceder
con la planeación formal.
Auditoria interna en el proceso de dispensación de MEDISPO S.A
Alcance: La auditoría interna se llevó a cabo desde las 8:00 am hasta las 18:00 pm
del 01 de mayo del 2021 según la norma ISO 19011:2018 en el área de
dispensación.
Objetivos:
 Diagnosticar el proceso de dispensación del establecimiento para detectar
falencias a mejorar y los puntos fuertes a mantener en cuanto al manejo de
documentación y comunicación con el paciente.
 Verificar que se cumplan los requisitos del proceso de dispensación vigilando
el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.
Equipo auditor: El equipo auditor es liderado por el Químico de farmacia, quien
cuenta con un Regente de farmacia del área de almacenamiento y uno del área de
administración.
Contacto inicial: Se notificará con 24 horas de antelación a las personas del área
de dispensación que se realizará la auditoria internar.
La reunión de apertura: Al inicio de la primera jornada de trabajo del día de la
auditoria, se reúne el Equipo Auditor y el representante de la dirección del Sistema
de Gestión de la Calidad y los responsables del proceso de dispensación que será
auditado. Durante la reunión, se presenta el Equipo Auditor y sus funciones, se
ratifican los objetivos, el alcance, criterios de auditoría, duración de la auditoría,
horarios, la fecha y hora de la reunión de cierre, se describe que los métodos y
procedimientos a utilizar para la realización de la auditoría se basan en la
observación y revisión de información disponible, se ratifica la confidencialidad de
la auditoria y los canales de comunicación, se informa sobre la forma de
presentación de los resultados de la auditoría y se permite un espacio para aclarar
dudas de todos los participantes. La reunión finaliza firmando la asistencia a la
reunión.
Realización de la auditoria: Como se informó en la reunión el equipo auditor
procura no influir en el desarrollo del trabajo normal del área auditada. Las
actividades que se realizan serán de seguimiento, medición, informe y revisión con
relación a los objetivos y metas de desempeño claves, en concreto:
  Recolección de información: a través de la observación, documentos,
registros, informes, entre otros, utilizando para ello el Formato
Observaciones de Auditoría interna (Anexo 1), se busca identificar
evidencias.
 Revisión documental: con objetivo de verificar que se exigen los documentos
necesarios para entregar los medicamentos y dispositivos médicos en el área
de dispensación se diligenciara la lista de chequeo (Anexo 2) según como se
observe que se realiza el proceso de recepción de documentos. Para la
revisión documental en el área de dispensación se revisará que se reciban
los siguientes documentos:
o Formula medica
o Autorización si es persona por eps
o Pago de medicamentos si es necesario
o Contrato firmado del recibimiento de dispensación de medicamentos
Hallazgos en la auditoria: Las evidencias de la auditoría son evaluadas frente a
los criterios de auditoría, para lo cual se utiliza la Lista de Chequeo y el Formato. El
equipo auditor se comunicará entre sí para unificar observaciones acerca de la
información recolectada en la auditoria. Después de esto, los hallazgos tantos de
conformidad o no conformidad, son revisados con el auditado para obtener su
reconocimiento de que la evidencia ha sido exacta y se ha comprendido los
hallazgos, el equipo auditor trata de resolver cualquier opinión divergente y se
registran las no conformidades indicando si son menores o mayores, se aclara
cuando existen desacuerdos. El equipo auditor antes de emitir conceptos se reúne
y es el Auditor Líder quien se encarga de colocar en manifiesto lo evidenciado a
través del informe de auditoría interna.
Reunión antes de empezar a realizar el informe: El Equipo Auditor se reúne antes
de la reunión de cierre con el fin de:
 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier información considerada
apropiada para el logro de los objetivos de la misma.
 Acordar conclusiones.
De acuerdo a esta reunión el Auditor Líder realiza el informe de la auditoría interna.
Reunión de cierre: se realiza según lo acordado y es presidida por el Auditor Líder
quien presenta los hallazgos y las conclusiones de la Auditoría interna, en cuanto al
cierre, se realiza igual que en la reunión inicial, registrando las firmas de las
personas que asisten a la reunión. La organización cuenta con dos semanas
después de la reunión de cierre para plantear el plan de acción en cuanto a las
correcciones y acciones correctivas que tengan coherencia con el informe
presentado, tales acciones deberán presentarse formalmente en un formato
expuesto en una reunión. El Auditor Líder lo revisará y determinará si el plan de
acción está acorde con las No Conformidades encontradas y si se eliminan sus
causas; ante las no conformidades otorga un tiempo máximo de noventa (90) días
calendario, contados a partir de la reunión de cierre efectuada en la Auditoría de
Certificación, para que la empresa evidencie que ha llevado a cabo las acciones
planteadas; siempre y cuando estas acciones se considere que pueden ser
desarrolladas en este periodo de tiempo.
Viabilidad:
La auditoría se considera viable ya que se encuentra conformidad con los requisitos
de la norma del Sistema de Gestión de la Calidad y documentos normativos
aplicables, recolecta la información suficiente y apropiada para planificar y realizar
correcciones según las no conformidades que se presenten buscando el beneficio
de la empresa y el mejoramiento del rendimiento del auditado. Además, la auditoría
presenta la proporcionar el tiempo y los recursos adecuados para su realización.
Conclusiones
 La auditoría es un proceso sistemático que permite a la empresa la obtención
de información sustentada con evidencias y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría en un área o proceso determinado.
 En las auditorías internas el equipo auditor hace parte de los empleados de
la empresa, se encuentra liderado por una persona que a su vez es la
encarga de generar el informe de auditoría después de la recolección de
información mediante actividades como: entrevistas, registros, observación,
inventario y cuestionarios.
 La auditoría debe hacerse en base a la norma ISO 19011:2018 ya que esta
es la que normaliza las Directrices para los Sistemas de Gestión de Auditoría.
 La auditoría no termina después de la reunión de cierre puesto que continua
el proceso de verificar que las estrategias y proyectos que se planteen para
corregir las no conformidades sean coherentes a estas y solucionen su
origen.
Anexos
1. Anexo #1
2. Anexo #2
Bibliografía
1. Escuela Europea de Excelencia. Criterios claves que distinguen a un gran auditor
interno de calidad de un buen auditor (Internet). España. (Consultado 2021 May 01).
2020 disponible en https://cutt.ly/DbYfGl3
2. Norma ISO 19011. Principios de auditoria (Internet). España. (Consultado 2021
May 02). 2015. Disponible en: www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2015/11/
norma-iso-19011-principios-de-auditoria/
3 Norma ISO 19011. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión
(Internet). Colombia. (Consultado 2021 May 02). 2018. Disponible en:
www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:19011:ed-3:v1:es
4. Universidad tecnológica de Pereira. Procedimiento auditoria in situ- (Internet).
Colombia. (Consultado 2021 May 05) 2011 Dic 15. Disponible en: utp.edu.co/cms-
utp/data/bin/UTP/web/uploads/media/qlct/documentos/procedimiento-auditoria-in-
situ.pdf