Guia 6 B

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 6 B
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código:122121
TECNICO EN ASISTENCIA Versión:2
ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto:

IDENTIFICACION DE LOS
PROCESOS
Código:704640
ORGANIZACIONALES EN LA
GESTION ADMINISTRATIVA.
Fase del proyecto: PLANEACION
Actividad (es) del Proyecto: Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
AP 5. Desarrollar procesos presentar los ESCENARIO (Herramienta (unidades
comunicativos y de gestión documentos Entorno laboral - equipo) empleadas
documental en la empresariales Ambiente Equipos de durante el
organización, mediante el aplicando normas tradicional Computo programa)
uso de herramientas técnicas legales Video Beam Resma de Papel
tecnológicas aplicando vigentes y las Impresora Tamaño carta
normas técnicas y legales normalizadas por la
vigentes. empresa
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
21060100102 Redactar 210601001 Producir
documentos organizacionales los documentos que
teniendo en cuenta el asunto, se origen de las
el tipo, las funciones de la funciones
unidad administrativa;
administrativas,
aplicando las normas
gramaticales, de semántica y siguiendo la norma
de sintaxis, las normas técnicas técnica y la
colombianas vigentes para la legislación vigente
elaboración y presentación y
las normas de gestión de la
calidad..
21060100103 Digitar textos
utilizando la tecnología
disponible, aplicando las
técnicas de digitación y el
desarrollo de habilidades y
destrezas para el logro de la
velocidad y la precisión de
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GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
acuerdo con los

requerimientos y las normas
de seguridad y salud
ocupacional.
21060100104 Transcribir
documentos organizacionales
utilizando la tecnología
disponible, aplicando las
técnicas de digitación, las
normas técnicas colombianas
vigentes para su presentación,
las de la organización, las de
gestión documental y de la
calidad.
24020150004 Redimensionar 240201500 Promover la
permanentemente su Proyecto interacción idónea
de Vida de acuerdo con las consigo mismo, con los
circunstancias del contexto y demás y con la
con visión prospectiva. naturaleza en los
24020150005 Desarrollar contextos laboral y
procesos comunicativos social.
eficaces y asertivos dentro de
criterios de racionalidad que
posibiliten la convivencia, el
establecimiento de acuerdos,
la construcción colectiva del
conocimiento y la resolución
de problemas de carácter
productivo y social.
24020150006 Asumir
responsablemente los criterios
de preservación y conservación
del Medio Ambiente y de
Desarrollo Sostenible, en el
ejercicio de su desempeño
laboral y social
.
24020150103 Leer textos muy 24020150101
breves y sencillos en inglés general Comprender textos en
y técnico inglés en forma escrita y
auditiva
Duración de la guía ( en
horas):
100 horas presenciales
20 horas autónomas
2. INTRODUCCIÓN
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Continuando con el proceso de formación por proyectos y ante la respuesta positiva

en el aprovechamiento de la anterior Guía pasaremos a la siguiente actividad de la Guía
6 B que corresponde a la organización de los documentos.
Le deseamos la mejor de las suertes en esta nueva experiencia, ¡adelante...! Se

recomienda que su participación en el desarrollo de la presente guía se realice de
manera responsable y comprometida.
Es importante que el producto de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en

el portafolio de evidencias de aprendizaje de acuerdo con los lineamientos orientados por
su instructor
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
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3.1 Actividades de Reflexión inicial

Actividad Grupal
Tiempo 4 horas.
El documento de Archivo registra la actividad Administrativa y deja huella de sus actuaciones, es garantía
de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institución, su adecuada clasificación facilita la
gestión y posibilita las consultas, por esta razón es de carácter vital conocer su ruta desde que ingresa o
sale de la Empresa, por lo tanto debemos conocer y aprender su manejo .
Por Grupos de 4 aprendices diligencien la siguiente tabla con los documentos que generalmente se
manejan en un hogar
DOCUMENTO EMPRESA
Recibo de pago para pagar el Teléfono UNE
Como producto de esta socialización individualmente organícelo en forma alfabética por nombre de
empresa, socializando con el grupo de manera lúdica los contenidos y archívelo en su portafolio de
evidencias previo visto bueno de su instructor
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Los archivos, tal cual los entendemos al día de hoy, surgen como resultado de tres grandes
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procesos socioculturales de amplio espectro, procesos que no aparecieron simultáneamente, sino

a lo largo de todo el periodo que engloba lo que llamamos cultura escrita.
Por eso estimado aprendiz lo invitamos a conocer a través del video “La Archivistica” la historia
de los mismos, después de ver el video analice si usted se había puesto a pensar como surgen
los archivos y la importancia de los mismos, exprese sus vivencias con respecto a la
documentación que maneja a diario .
Usted podrá contestar los siguientes interrogantes:

Actividad individual
Tiempo: 4 horas
1. En donde conserva su Institución Educativa los Registros de Grados de los Estudiantes

2. Su Institución Educativa aplica el Sistema de Ordenamiento a los documentos? Investigue cual es
el sistema que utiliza y argumente su respuesta.
Una vez contestados estos interrogantes, consígnelos en su portafolio de evidencias previo visto bueno de
su instructor.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Tiempo: 10 horas
A lo largo de todos los tiempos, el papel ha sido el material más profusamente empleado por los hombres
para dibujar y escribir, dos rasgos diferenciales del grado de civilización del ser humano con respecto al
resto de componentes de la naturaleza.
La aparición del papel se vio forzada por la necesidad de un nuevo soporte de transmisión de información
de fácil obtención, manejo y almacenamiento, ventajas indudables que el papel presenta sobre otros
soportes como eran anteriormente lajas de piedra y el bonche.
Ahora lo invitamos a leer del material de apoyo el artículo denominado “ 2000 AÑOS DE HISTORIA DEL
PAPEL”, después desarrolle el taller propuesto.
Tiempo: 10 horas
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Como ya conoce la historia del papel, ahora podrá reconocer los diferentes tipos de papel que existen en
el mercado para lo cual por equipos de trabajo elaborarán una Rueda papelera en donde consignará cual
es el tipo de papel y cuáles son sus usos con la ayuda e instrucciones de su instructor:
Compañera de la IED
COMUNEROS
Para su elaboración usted deberá conseguir los siguientes materiales:

 Todas los diferentes tipos de papel que tenga
 Tijeras
 1 pliego de cartulina
 Plumones
 Pegastik
Consigne la Rueda papelera en su portafolio de evidencias previo visto bueno de su instructor
Actividad Individual
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Tiempo 10 horas
Pasemos ahora a conocer el Ciclo de Vida de los documentos, para ello lo invitamos a consultar el material
de apoyo denominado “Ciclo Vital” y “Caso Ciclo Vital”, desarrolle el taller propuesto y consígnelo en su
portafolio de evidencias una vez sea retroalimentado por su instructor
Tiempo: 20 horas
Para el desarrollo de esta actividad lo invitamos a consultar el documento denominado “SISTEMAS DE

ORDENAMIENTO”
 Desarrolle los 6 Ejercicios de Ordenamiento propuestos por su instructor de acuerdo con el

material de apoyo dispuesto para que usted logre apropiar este conocimiento
 Cuando se encuentre desarrollando el Ejercicio de ordenamiento Geográfico, elabore un Fichero
de acuerdo con las instrucciones de su instructor, los materiales para elaborar este fichero son:
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o 1 octavo de Cartulina Iris de color amarillo

o 2 octavos de Cartulina iris color Verde
o 6 octavos de cartulina normal de un solo tono (rosado,verde, blaco etc…)
o Tijeras
o Regla
o Pegastick
Su fichero de clientes quedará así:
Actividad Individual
Tiempo: 15 horas
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Lo invitamos a consultar el siguiente link https://prezi.com/ia4lr14ugiao/procesos-programa-de-gestion-

documental-decreto-2609-de-2012/
Consulte el Decreto 2609 de 2012 y elabore un cuadro en donde determine cuáles son los procesos para la
elaboración de un PGD
Consigne esta actividad en su portafolio de evidencias de acuerdo con el visto bueno de su instructor
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Tiempo: 15 horas
De acuerdo con el capítulo 2 para el desarrollo de su proyecto formativo usted está en la

capacidad de desarrollar la actividad propuesta, súbala a la plataforma Blackboard de acuerdo con
el Link en donde dejara plasmada su actividad en diapositivas o Prezzi
2. MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL

2.1 INTRODUCCIÓN
2.2 OBJETIVOS
2.3 MARCO LEGAL
2.3.1 Ciclo Vital del Documento
2.3.2 Gestión documental
2.3.2 Archivo
2.3.2.1 Correspondencia
2.3.2.2 Planeacion
2.3.2.3 Producción
2.3.2.4 Gestión y Trámite
2.3.2.5 Organización
2.3.2.6 Transferencia
2.3.2.7 Disposicion
2.3.2.8 Preservación a largo Plazo
2.3.2.9 Valoracion
3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
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Evaluación
Evidencias de • Elabora los documentos DE CONOCIMIENTO: Instrumento
Conocimiento : comerciales, de acuerdo con las Cuestionario
normas legales y los Tecnica: Formulacion de
procedimientos Preguntas
organizacionales.
• Redacta documentos
organizacionales aplicando las
normas gramaticales, de
sintaxis y las de redacción.
• Elabora documentos
organizacionales, aplicando las DE DESEMPEÑO
técnicas de digitación; las Instrumento: LCH
Normas Técnicas Colombianas Técnica: Observacion en la
vigentes. preparacion del ambiente, el
• Identifica la papelería en proceso el resultado de la
Evidencias de Desempeño: cuanto a tamaño y calidad para transcripción
el proceso de digitación y/o
transcripción, de acuerdo con
los estándares internacionales.
• Digita con precisión y DE PRODUCTO

Evidencias de Producto: velocidad documentos Instrumento: lCH
aplicando las técnicas de Técnica: Observacion de los
digitación. atributos del Producto: Cd con
• Opera los equipos de los documentos empresariales
digitación de acuerdo con los elaborados
manuales de usuario y las
normas de seguridad.
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE
Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
AP 5. Desarrollar
procesos
comunicativos y de
gestión documental
en la organización,
mediante el uso de Profesional en
herramientas Contaduria publica,
Equipos de
tecnologicas Administracion de
Computo Resma de Papel sala de computo
aplicando normas 120 30 3 empresas / Negocios, 1
Viedeo Beam Tamaño carta Entorno Laboral
tecnicas y legales Economía, Ciencias
Impresora
vigentes. humamas y Tecnologo en
Asisencia Admnistrativa;
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en

una institución.
ARCHIVOS Son archivos administrativos, los archivos
ADMINISTRATIVOS: de gestión y los archivos centrales de las
instituciones.

ARCHIVO Son aquellos archivos que conservan un
PARTICULAR: conjunto de documentos producidos o
pertenecientes a personas naturales.

ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos que custodian documentos
producidos por organizaciones de carácter
privado.

ARCHIVOS PUBLICOS: Son los archivos formados en las
instituciones del Estado.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Fuster Ruíz, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar

los conceptos. [En línea] En: Anales de Documentación, 2, 1999.
pp. 103-120 <www.um.es/fccd/anales/ad02/AD07-1999.pdf> [Consulta: 15 Mar. 2001]
García Caballero, Ricardo; Martín Galán, Bonifacio. Herramientas para la gestión de los
documentos electrónicos en los nuevos servicios de información y documentación
[En línea] <www.cobdc.org/7es/home-cas.htm> [Consulta: 11 Mar. 2001]
García-Morales Huidobro, Elisa. Gestión documental en Intranet [En

línea] <www.inforarea.es/Documentos/expinte1.pdf> [Consulta: 13 May. 2001]
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
ELABORADO POR.
MABEL ESPERANZA FERNANDEZ HERRERA
Instructora Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Nombre del Proyecto:

Fase del proyecto: PLANEACION

Actividad (es) del Proyecto: Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

acuerdo con los

Continuando con el proceso de formación por proyectos y ante la respuesta positiva

Le deseamos la mejor de las suertes en esta nueva experiencia, ¡adelante...! Se

Es importante que el producto de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

procesos socioculturales de amplio espectro, procesos que no aparecieron simultáneamente, sino

Usted podrá contestar los siguientes interrogantes:

1. En donde conserva su Institución Educativa los Registros de Grados de los Estudiantes

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Para su elaboración usted deberá conseguir los siguientes materiales:

Consigne la Rueda papelera en su portafolio de evidencias previo visto bueno de su instructor

Para el desarrollo de esta actividad lo invitamos a consultar el documento denominado “SISTEMAS DE

 Desarrolle los 6 Ejercicios de Ordenamiento propuestos por su instructor de acuerdo con el

o 1 octavo de Cartulina Iris de color amarillo

Su fichero de clientes quedará así:

Lo invitamos a consultar el siguiente link https://prezi.com/ia4lr14ugiao/procesos-programa-de-gestion-

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

De acuerdo con el capítulo 2 para el desarrollo de su proyecto formativo usted está en la

2. MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL

3.5 Actividades de evaluación.

• Digita con precisión y DE PRODUCTO

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en

Fuster Ruíz, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar

García-Morales Huidobro, Elisa. Gestión documental en Intranet [En

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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