Manual de procedimiento:

Captura de gastos diarios

Proceso Captura de egresos
Subproceso Captura de gastos al día
Conocer el total de dinero gastado en el día para su análisis y conocer
Propósito
los resultados de la empresa desde este proceso.
Área
Egresos
correspondiente
Responsables Auxiliar de egresos, Auxiliar de RH.
Supervisa Gerente general
Entradas de proceso Datos generados en carpeta de gastos del gerente general
Salida del proceso Reporte de resumen de compras SAE
Frecuencia Diaria
Tiempo promedio 1 hora

*La captura de gastos debe ser registrada al día hábil siguiente de efectuado el
gasto sin excepción.

Procedimiento:
-Preparar las entradas
Se solicita la carpeta de gastos actualizada al gerente general, el cual deberá
entregarla en cuanto esta lista para ser capturada.
-Se ingresa al programa SAE de la siguiente manera:

1.- Se selecciona la segunda empresa: “CARLOS SANTANA RUELAS” , el usuario

es ecomexicoc y la contraseña es: 8, seguido de eso se cambia la fecha de
manera que se este trabajando en el día del que surge la información:

Actualizado 26 de marzo de 2020

2.- Ingresar dentro de la pestaña compras, hacemos click en el icono de compras:

3.- Se despliega la pantalla de compras y se inicia la captura dando click en el

icono de alta de compras:

4.- Se desplegará el formato de alta de compras:

5.- Dentro del formato de alta se capturará de la siguiente manera:

5.1 Proveedor (Está codificado con un número del 1 al 26 de la siguiente manera)

Actualizado 26 de marzo de 2020

Clave Nombre Descripción

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 1 DESTINO FINAL Es el total del cobro efectuado por tirar los residuos en su lugar
autorizado (Aire, Mia Hassar’s)
2 GASOLINAS PERCOGAS Es el total en pesos de las gasolinas soportadas por ticket del proveedor
percogas
3 GASOLINAS OTROS Es el total en pesos de las gasolinas soportadas por ticket diferentes a
percogas.
4 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Es el total en efectivo de las reparaciones de mantenimiento reportadas
en la carpeta de gastos.
5 VEHICULOS OTROS GASTOS Es el total de gastos efectuados por seguros, GPS y algún otro gasto
respecto a servicios de los vehículos
6 NOMINAS El total del gasto efectuado al día por la asistencia del personal
7 EXTRAS DE PERSONAL El total de gastos diferentes a la asistencia reportados en la carpeta de
gastos. (bonos, lavadas de camionetas etc.)
8 RECICLABLES PERSONAL Por el momento está obsoleto
9 PERSONAL OTROS GASTOS Gastos del personal, diferentes a la asistencia y reportados en la carpeta
de gastos (aguinaldo, pasteles, equipo de seguridad)
10 COMPRA DE RECICLABLES Por el momento está obsoleto
11 CR FANTASIAS MIGUEL Total de la Compra de cartón y plástico de Fantasías miguel
12 CR RICHARD & ROGER Por el momento está obsoleto
13 CR COMERCIALIZADORA OMEX Total de la Compra de cartón y plástico de Loydeal
14 CR PAPELERIA CORNEJO Total de la Compra de cartón y plástico de Cornejo
15 CR MAMA CONEJA Total de la Compra de cartón y plástico de agromercante
16 CR MATERNIDAD LOPEZ MATEOS Por el momento está obsoleto
17 CR TWIN LIONS Total de la Compra de cartón y plástico de twin lions
18 CR FARMATEC Total de la Compra de cartón y plástico de Farmatec
19 GASTOS DE OFICINA Total de gastos reportados de gastos referentes a las actividades de
oficina
20 GASTOS DE OPERACION Total de gastos reportados de gastos referentes a las actividades de
operación
21 GASTOS DE VENTA Total de gastos reportados de gastos referentes a las actividades de Venta
22 IMPUESTOS Total de bases de impuestos proporcionales a un día.
23 CR ELEKTRA Por el momento está obsoleto
24 CR HARINERA DEL PARAYAS Por el momento está obsoleto
25 CR OTROS PROVEEDORES RECICLABLES Total de la Compra de cartón y plástico de Fantasías miguel
26 CR AXIONLOG (CEDIS GUADALAJARA) Total de la Compra de cartón y plástico de Fantasías miguel
27 CALZADO DEL TRABAJO Total de la Compra de cartón y plástico de Fantasías miguel
28 STUFFACTORY Por el momento está obsoleto

6.- Para la captura es recomendable basarse en el siguiente documento de Excel

pues dentro de cada proveedor se encuentran codificados diversos conceptos
para generar el total del proveedor. (abrir dando click en el vinculo y sosteniendo
la tecla Ctrl, o en escritorio se encuentra el archivo)
..\..\Estructura de Gastos oOK.xlsx

Montos fijos dentro de los proveedores.

Dentro de algunos proveedores registrados en el Excel de gastos, existen valores
designados, los cuales corresponden a gastos que se deberán registrar día con
día, independientemente de los gastos que se reporten en la carpeta de gastos.

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Por ejemplo en el proveedor 5:

Los conceptos VOG GPS y VOG SEGUROS deberán ser apuntados con ese
monto dentro del programa SAE cada día sin excepción, lo cual garantizará un
correcto presupuesto de la partida de los Seguros y GPS de la compañía.
-Dar de alta un movimiento de proveedor:
1.- Se elije un proveedor: en este caso 6 (nóminas)

2.- Se utiliza la codificación: NOM(mas el número de empleado en la carpeta de

gastos) cuidando el resultado que arroja como sueldo:

La codificación correspondiente a cada proveedor se puede consultar en el archivo

del punto 6 de este documento.
Finalización del proceso:
Al terminar de capturar cada proveedor se debe acceder al menú compras, reporte
de compras, resumen de compras.

Vamos a la pestaña, periodo, y seleccionamos la fecha “HOY”, seguido de

aceptar.

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Se generará el resumen del día, el cual se imprime y entrega al gerente general.
El cual lo revisará y pedirá correcciones o lo aprobará, dependiendo el contenido
que esté posea. El gerente lo capturará en su archivo de Excel y así podrá
analizarlo de una manera eficaz.

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