SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Fecha: 20-10-2017
SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION Y EVALUACION DE
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE Versión: 02

1. OBJETO

Establecer la metodología para la identificación, control, acceso y evaluación de

cumplimiento correspondiente a los requisitos legales aplicables al Sistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo de la EPC S.A E.S.P.

2. ALCANCE

Aplica para la identificación y evaluación de cumplimiento de los requisitos legales

aplicables y otros suscritos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo por la Empresa
de Servicios Públicos de Cajicá S.A E.S. P, para los procesos administrativos y operativos
de servicios domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, mantenimiento de zonas
verdes y actividades conexas.

3. CONDICIONES GENERALES

Para efectos de este procedimiento es importante tener en cuenta que la estructura y

jerarquía de la normatividad Colombiana es la denominada Pirámide de Kelsen, cuya
aplicación en el país es la Siguiente:

En esta pirámide, lo que está en la cúspide, predomina por encima de lo que está en la
base, es decir, la Constitución prevalece sobre las otras normas, y ninguna de ellas puede
contradecir o ser menos exigente.

La EPC S.A. E.S.P ha establecido que mediante canales de comunicación externa

(Congreso, Presidencia, entidades gubernamentales y municipales, entes de control,
entre otros) como fuentes de información y de consulta, ya que son generadoras de
legislación y otros requisitos; que deben ser identificados mediante verificación preliminar
y asesoría del grupo jurídico de la EPC S.A. E.S.P, si son aplicables o se deben tener
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REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE Versión: 01

identificados para conocimiento y serán ingresados a la matriz de requisitos legales y

comunicados a los interesados de forma inmediata.

Como fuente de la identificación de los requisitos legales, se establece mensualmente la

consulta las páginas web, canales virtuales de consultorios jurídicos laborales, o mediante
el apoyo de la ARL con herramienta virtual de legislación.

Cuando EPC S.A. E.S.P. incorpore nuevas actividades, instalaciones, equipamientos,

procesos o servicios, es responsabilidad del director y/o profesional del Área, Coordinador
y/o Líder de Proceso identificar los requisitos legales y la normatividad colombiana que le
aplique a estos nuevos procesos y/o actividades.

El profesional de SG-SST, con apoyo del grupo juridicoP, verificara la implementación de

los requisitos legales aplicables dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo de la Empresa de Servicios Públicos de Cajicá S.A. E.S.P.

4. DEFINICIONES

Decreto: Acto administrativo propio de la Rama Ejecutiva cuyo alcance puede ser de
carácter general, individual o colectivo.

Derecho: Término medio entre la anarquía y el despotismo; trata de crear y mantener un

equilibrio entre esas dos formas extremas de la vida social, para evitar la anarquía, el
derecho limita el poder de los individuos particulares.

Derogación: Dejar sin efecto una ley; puede ser parcial o total.

Doctrina: Conjunto de estudios de carácter científico, jurídico, social, político que los
juristas realizan sobre diferentes aspectos para interpretar o señalar una correcta
aplicación de una norma.

Exequible: Cuando la norma o ley en cuestión se ajusta a los mandamientos de la

constitución, es decir a las normas impresas en nuestra constitución.

Inexequible: Cuando la norma en cuestión no se ajusta a los preceptos de la

constitución y por esto la contradice o la viola.

Legislación: Conjunto de leyes de un estado.

Ley: Es una declaración de una voluntad soberana manifestada en la forma prevenida en

la constitución. El carácter general de la ley es mandar prohibir, permitir o castigar. Art.
Cuarto C.C.(Colombia).

Resolución: Es una norma preventiva. Resolución Judicial: Es el acto procesal

proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las peticiones de las partes, o
autoriza u ordena el cumplimiento de determinadas medidas.
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Responsabilidad: Obligación moral que se tiene a consecuencia de haber o haberse

cometido una falta.

Requisito Legal: Obligaciones legales del país que le aplica a la organización a partir de
su naturaleza y procesos. Todo requisito obligatorio establecido en la legislación que
reglamenta la Seguridad Industrial y la Salud Ocupacional

Requisitos o de otra índole: Requisitos no legales pero de obligatorio cumplimiento para

la organización, se trata de requisitos de proyecto, normatividad interna, Normas Técnicas
Colombianas (ICONTEC), requerimientos de la administración, acuerdos con terceros.
Los compromisos voluntarios que la organización asumió (están relacionados con el
cliente, comunidad y sector).

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Gerencia, Directores y Profesionales de área, Coordinadores y/o Líderes de

proceso: Identificar los requisitos legales aplicables frente algún cambio o nuevo proceso
a implementar; así como dar cumplimiento a la implementación de estos requisitos legales
aplicables a los procesos liderados.

Profesional SG-SST: Mantener las consultas respectivas a las diferentes fuentes de

información respecto a nuevas legislaciones aplicables, con el fin de mantener actualizado
la matriz de requisitos Legales aplicables en SST al igual que comunicar los nuevos
requisitos legales identificados y/o suscritos.

De igual forma es responsable de comunicar a las Direcciones de área, Coordinaciones

y/o Líderes de Proceso los requisitos legales aplicables en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Profesional Talento Humano: Permanecer actualizado en el marco legal y normatividad

Laboral vigente aplicable a la organización.

6. DESARROLLO

Antes de la aplicación de este procedimiento se debe leer y entender por parte de los
responsables la implementación adecuada del requisito legal, si existen dudas deben ser
consultadas con el Grupo Jurídico de la EPC S.A E.S.P.; este procedimiento permite tener
acceso fácil y oportuno a la legislación y requisitos legales aplicable a la EPC S.A E.S.P.
en términos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Cargos o
Áreas Documentos /
Actividades Personas
Involucradas Registros
Responsables
Identificación de requisitos Directores y
legales: profesionales de
Mensualmente se debe consultar Área
las fuentes de información legal Líderes de Todas Páginas Web
mediante las páginas web para la proceso
actualización de la normatividad Profesional SG-
vigente; SST
Una vez identificado el requisito Directores y
legal se analiza su aplicabilidad profesionales de
y el alcance al proceso o área Área
Acta de reunión
encargada Líderes de
Todas ADGCFO-20
proceso
V3
Profesional SG-
SST
Grupo Jurídico
Analizada la aplicabilidad se Normograma
Profesional SG-
actualiza la matriz de requisitos Todas GEFO-01
SST
legales V5
Actualizada la matriz se debe Directores y
comunicar a las partes profesionales de
interesadas para su aplicabilidad Área Todas Correo Electronico
en el proceso o área Líderes de
correspondiente proceso
Para la implementación del Profesional SG-
cumplimiento del requisito legal SST Normograma
se establece mediante el Todas GEFO-01
normograma y se hará V5
seguimiento trimestralmente
Si el requisito se evidencia Profesional SG-
Normograma
cumplimiento este se dará con SST
Todas GEFO-01
un visto bueno y continúa en
V5
seguimiento anualmente.
Si el requisito se evidencia Profesional SG- Plan de
incumplimiento se genera una SST Mejoramiento
acción correctiva y se le realizara Todas
ADGCF0-07
el plan de acción V2

Variable a Acción a tomar

Criterio de Documento
Controlar Frecuencia en caso de Control Responsable
Aceptación o Registro
incumplimiento
Cumplimient Tener en un
o de los 100% el Realizar acción
Normogram
requisitos cumplimient correctiva y el Profesional SG-
Revisión a
legales o de los Anualmente plan de acción SST
anual GEFO-01
aplicables y requisitos para el requisito Asesor Jurídico
V5
de otra legales legal incumplido
índole aplicables