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1. ANTECEDENTES:
Por lo tanto la Dirección Administrativa con la finalidad de satisfacer y facilitar los requerimientos
de los servidores públicos y trabajadores de la Secretaría Nacional de la Administración Pública,
que deban desplazarse dentro y fuera del país, y/o que se encuentren en comisión de servicios o por
retornos a su lugar habitual de trabajo y de sus residencias, por el cumplimiento de sus actividades y
objetivos inherentes a la misión y visión de la institución, requiere contratar el servicio de
transportación y asistencia aérea nacional e internacional para el personal de la Secretaría Nacional
de la Administración Pública, de conformidad a lo determinado en la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, Resolución INCOP No. RE-2013-0000086 del 4 de Junio del
2013 y demás normas legales aplicables.
1.1. Justificación.- Es necesario contratar los servicios de una agencia de viajes que cubra con los
requerimientos de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para la adquisición de
pasajes aéreos nacionales o internacionales para el personal de la Secretaría, en las rutas y
horarios no cubiertos por la empresa TAME EP, que a la vez permitirá su óptimo
desenvolvimiento y la correcta ejecución de sus fines y objetivos.
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empresa TAME EP; de manera ágil, oportuna y eligiendo las tarifas más económicas y
convenientes a los intereses institucionales.
2. OBJETO.-
Contratar los servicios de una agencia de viajes para la provisión de pasajes, boletos o tickets aéreos
en las diferentes rutas nacionales e internacionales en rutas y horarios no cubiertos por la empresa
TAME EP, para las autoridades y servidores de la Secretaría Nacional de la Administración
Pública, y el servicio de asistencia aérea nacional e internacional cumpliendo con los estándares de
calidad necesarios que permita brindar un servicio óptimo y eficiente de conformidad con lo
dispuesto en la Resolución NO. RE-2013-000086, de 04 de junio del 2013.
3. ALCANCE.-
Este procedimiento precontractual tiene como finalidad principal seleccionar la oferta más
conveniente para la Secretaría Nacional de la Administración Pública, en función del menor costo
por servicio conforme el numeral 18 del artículo 6 de la LOSNCP, para la contratación de una
Agencia de Viajes para la adquisición y reserva de plazas y venta de boletos aéreos nacionales
(donde NO opere TAME, donde TAME no tenga los horarios requeridos en las diferentes rutas o
donde TAME no posea espacios en las diferentes rutas) y boletos internacionales (donde NO opere
TAME, donde TAME no tenga los horarios requeridos en las diferentes rutas o donde TAME no
posea espacios en las diferentes rutas), para lo cual la agencia deberá realizar las siguientes
actividades:
1. Ubicación de rutas.
2. Tiempos de viaje.
3. Criterios de precio
4. Oportunidad de viaje.
5. Cambio imprevisto de destinos.
6. Manejo de beneficios a favor de la institución por acumulación de millas.
7. Gestión de adquisición de pasajes aéreos.
8. Atención a reclamaciones a las aerolíneas.
9. Las demás actividades que son propias del servicio que prestan las agencias de viajes.
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4. METODOLOGÍA
La adquisición de pasajes aéreos nacionales o internacionales serán requeridos por el/la responsable
de la Dirección Administrativa, previo solicitud de los servidores de la institución, y se utilizará la
siguiente metodología:
PASAJES NACIONALES:
El servidor responsable solicitará vía mail las opciones de vuelos, conforme ruta, fecha y
horario requerido por el servidor.
La agencia enviará todas las opciones posibles que cumplan con lo requerido, señalando
siempre el costo y horario de cada uno de las opciones.
El servidor responsable de la SNAP revisará las opciones y coordinará con el/la servidor/a, la
opción mas conveniente a los intereses institucionales que permitan al pleno cumplimiento de
sus obligaciones.
La agencia confirmará y solicitará vía mail la opción elegida, a fin de que la agencia proceda
con la emisión del ticket.
La agencia enviará por la misma vía el ticket electrónico requerido.
El servidor responsable, de ser necesario, solicitará la realización del check-in.
La agencia enviará al servidor responsable de la SNAP, el documento que certifique el check-
in. del pasajero.
PASAJES INTERNACIONALES:
El servidor responsable de la SNAP solicitará vía mail opciones de itinerarios que puedan
cubrir la ruta requerida por el servidor, en las fechas referenciales.
La agencia enviará vía mail, las opciones en todas las aerolíneas posibles en tarifa económica,
señalando de ser el caso, todos los horarios que cubran las aerolíneas, con sus escalas, tiempos,
costo de cada uno de las opciones, y de ser el caso dar a conocer a la Institución la
documentación y/o requisitos exigidos por el país de destino para realizar el viaje.
La agencia debe tener especial precaución en proporcionar espacios de ida y regreso en
Business Class para uso de la máxima autoridad de la Institución, conforme Art. 1 del Acuerdo
Ministerial No. 178, Publicado en Registro Oficial 101, de 15 de octubre de 2013.
El servidor responsable de la SNAP, revisará las opciones y coordinará con el/la servidor/a, y la
autoridad competente, la opción más conveniente a los intereses institucionales, que permitan el
pleno cumplimiento de las obligaciones de el/la servidor/a.
El servidor responsable de la SNAP solicitará vía mail la reserva de la opción elegida.
La agencia confirmará la reserva señalando el costo y el tiempo máximo de emisión,
considerando que la Institución podrá requerir se renueve la reserva por el tiempo adicional
requerido, hasta que la Institución formalice la documentación interna que viabilice la
autorización para el viaje en comisión de servicios al exterior.
El servidor responsable de la SNAP, solicitará a la agencia proceder con la emisión del ticket
una vez se cuente con la autorización interna emitida por el jefe inmediato superior del servidor
o en caso de pasajes por residencia la autorización la dará el Director Administrativo.
La agencia enviará por la misma vía el ticket electrónico requerido.
El servidor responsable de la SNAP de ser necesario se solicitará la realización del check-in.
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La adjudicataria deberá adaptarse a la metodología de trabajo de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública y a posibles cambios producidos por situaciones imprevistas, para lo cual
debe tener la capacidad de resolverlas de manera inmediata y oportuna.
La Institución dispone del listado de todos los servidores/as y autoridades que pueden requerir de
movilización aérea nacional o internacional, a quienes se deberá proveer de pasajes aéreos una vez
cumplan con los requisitos internos para cumplir las funciones a ellos/as encomendadas.
6. SERVICIOS ESPERADOS:
Atención las 24 horas del día los 7 días de la semana para cualquier solicitud de emergencia.
Venta y reserva de pasajes aéreos nacionales e internacionales.
Conocimiento y experiencia de los destinos internacionales que permitan facilitar y agilitar la
movilización de los servidores en el cumplimiento de sus labores.
Asistencia de equipajes y carga.
Tramitar la pérdida, daño de equipaje o demora.
Reserva, cambio, anulación, monitoreo o cualquier otro componente relacionado a la
adquisición de pasajes aéreos nacionales e internacionales las 24 horas del día los 7 días de la
semana.
Emisión directa de pasajes aéreos nacionales e internacionales por parte del proveedor
adjudicado, lo cual permitirá realizar modificaciones o anulaciones las 24 horas del día.
Asesorar con trámites de pasaportes, visas, certificados de salud y todo documento de viaje que
no requiera del pasajero; e intervención en los trámites que permitan hacerlo.
a. Trabajar con todas las líneas aéreas nacionales e internacionales, inclusive con todas aquellas
que no vuelan desde el Ecuador, para lo cual se compromete a satisfacer las rutas aéreas que
solicite la Secretaría Nacional de la Administración Pública.
b. Desglosar los valores, inclusive con capturas de pantalla o impresiones del sistema SABRE y/o
AMADEUS, para las reservas y emisión de pasajes aéreos.
c. Cuando la SNAP realice solicitudes de reembolsos por no ocupación de tickets, la agencia
deberá realizar los trámites respectivos con las aerolíneas para su posterior emisión de la nota
de crédito respectiva a favor de la Institución.
d. Contar con tecnología adecuada, para acceder directamente en la emisión de pasajes aéreos
nacionales e internacionales, previa reserva a la emisión de pasajes y para la facturación.
e. Responsabilizarse por la ejecución de todos los servicios requeridos en la contratación, salvo
fuerza mayor o caso fortuito que impida el cumplimiento de los mismos, debidamente
justificados y comprobados a la Secretaría Nacional de la Administración Pública. La Agencia
de Viajes remitirá informes mensuales de la prestación del servicio, indicando claramente las
devoluciones de los pasajes requeridos, de los descuentos que se realizarían en caso de
producirse devoluciones, reembolsos o anulaciones.
La Agencia deberá indicar los beneficios que la Secretaría Nacional de la Administración Pública,
tuviere por la adjudicación del contrato de prestación del servicio, que entre otros deben ser:
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Manejo de beneficios a favor de la Secretaría Nacional de la Administración Pública por boletos
emitidos. La administración de convenios con aerolíneas, con el afán de buscar beneficios en el
manejo de sus recursos económicos en los desplazamientos del personal que la Secretaría Nacional
de la Administración Pública lo requiera, además de:
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Designar a una persona que mantenga contacto permanente con el proveedor.
En el caso que se genere una penalidad por cambio o anulación definitiva de pasajes, este costo
deberá ser asumido por:
* El servidor autorizado de la SNAP que solicita el cambio o anulación (en caso de error de ésta)
* Por el pasajero (en el caso de que éste la solicite)
* Por la agencia de viajes (en caso de error de ésta)
* Por la Institución, cuando éste cambio o anulación se requiera por necesidad Institucional
debidamente justificado y autorizado por el Director Administrativo de la SNAP
* La agencia de viajes realizará un reporte mensual de los boletos NO utilizados por las
autoridades del Despacho de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, información
que será procesada por la Dirección Administrativa, a fin de determinar los pasajes no
utilizados y los servidores que no laboran en esta Institución, información que servirá de base
para que la SNAP inicien los trámites pertinentes con la agencia, para que ésta proceda al
reembolso, devolución o al crédito según corresponda.
7. PLAZO:
8. PERSONAL TÉCNICO
Los pagos se realizarán mensualmente, por los pasajes efectivamente emitidos por el
contratista; dentro de los cinco (5) días término del mes subsiguiente de prestado el servicio,
previo informe favorable del Administrador del contrato de haber recibido el servicio a
entera satisfacción de la institución, debiendo el proveedor adjuntar el detalle de los pasajes
emitidos el cual deberá contener: nombre y apellido del pasajero, número de ticket, No. de cédula
de identidad, ruta, fecha de emisión, detalle de valor del pasajes, copia de pasajes y el total del
valor mensual a ser cancelado por el servicio efectivamente recibido; conjuntamente con la
presentación de la factura.
Para el pago final, el Administrador del contrato deberá emitir un informe final consolidado
indicando que el servicio total fue recibido a entera satisfacción de la institución; y, la
suscripción del acta entrega recepción definitiva de conformidad a lo establecido en el
artículo 124 y 125 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
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10. PRESUPUESTO REFERENCIAL:
El Presupuesto Referencial es de USD 68,970.71 (Son: Sesenta y ocho mil novecientos setenta con
71/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA) más IVA a aplicarse únicamente
al costo de emisión, de conformidad con el siguiente desglose:
Valor
No. Partida
No. Nombre Referencial
Presupuestaria
(en USD)
1. 530301 Pasajes aéreos al Interior 15 904,00
2. 530302 Pasajes aéreos al exterior 20 583.35
3.- 730301 Pasajes aéreos al Interior 32 483.36
TOTAL 68,970.71
(*) El valor del IVA únicamente se aplica al costo de emisión de los tickets
Por la naturaleza del servicio no es posible cuantificar la cantidad exacta de boletos a adquirir durante
la vigencia del contrato, en este sentido el presupuesto referencial podrá variar en virtud del
requerimiento de la Secretaría de la Administración Pública, no obstante de lo cual se realiza la
proyección del consumo de servicio de vuelos aéreos en base al consumo del año 2013, considerando la
inflación, proyectos nuevos, variación en precios de pasajes, nuevos destinos o rutas y el ingreso de
personal nuevo a la institución.
Adicionalmente cumplirá con las reglas de participación establecidas por el SERCOP mediante
Resolución No. RE-2013-000082, de 15 de febrero del 2013.
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b. El oferente deberá demostrar que su patrimonio es igual o superior a las relaciones indicadas en
el siguiente cuadro contenido en el literal c. del artículo 1 de la Resolución No. RE-2013-
000082 de 15 de febrero de 2013, emitida por el SERCOP, para lo cual se debe incluir en la
oferta la copia de la Declaración del Impuesto a la Renta del año fiscal 2012. La SNAP
verificará el cumplimiento de este requisito.
PRESUPUESTO
MONTO QUE DEBE CUMPLIRSE DEL PATRIMONIO USD
REFERENCIAL
EN USD FRACCIÓN BÁSICA EXCEDENTE
0 - 200.000,oo 25% del presupuesto referencial -----
20% sobre el exceso de
200.000,oo - 500.000,oo 50.000,oo
250.000,oo
10% sobre el exceso de
500.000,oo - 10'000.000,oo 100.000,oo
1'00.000,oo
PARÁMETROS DE REQUERIMIENTO
PUNTAJE
EVALUACIÓN
Acreditar experiencia en la ejecución de
contratos de objeto igual o similar al
señalado en el presente proceso de
selección, para lo cual deberá presentar
Experiencia General (Agencia:) como mínimo dos (2) certificaciones 10 PUNTOS
expedidas por entidades estatales o
privadas, que demuestren 5 años de
experiencia mínima; en los últimos 10
años.
Acreditar el servicio brindado a entera
satisfacción por parte en la ejecución de
contrato con entidades del estado, de
objeto igual o similar al señalado en el
Experiencia Específica (Agencia:) 10 PUNTOS
presente proceso de selección, para lo
cual deberá presentar como mínimo dos
(2) certificaciones expedidas por
entidades estatales.
Personal Asignado al Proceso Dispondrá exclusivamente de una/un 20 PUNTOS
ejecutiva/o de cuenta para la SNAP,
quien directamente coordinará con la
institución alternativas disponibles en
rutas y otras que se deriven de la
prestación del servicio; además
mantendrá diariamente informada a la
institución de promociones, cambios de
itinerarios ofrecidos y otros de ser el
caso, por las líneas aéreas, que cumpla
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con los siguientes requisitos:
* Tiempo de experiencia y
conocimiento, en el medio y en el
manejo de cuentas corporativas, al
menos de 5 años;
* Suficiente madurez y experiencia
para toma de decisiones, dispuestos
(as) a aprender y aplicar las
regulaciones de viajes de la SNAP.
* Conocimiento del manejo de
sistemas de reservaciones y tipo de
boletos que emiten las líneas aéreas.
La Agencia deberá capacitar al
personal designado por la SNAP,
sobre clases de boletos existentes,
las restricciones que le aplican a
cada una y cualquier otra
información que facilite la buena
comunicación y servicio.
TERMINOS Y/O El proveedor deberá cumplir con cada
ESPECIFICACIONES una de las especificaciones técnicas 5 PUNTOS
TECNICAS detalladas.
Oferta que presente los mejores costos
en derechos, comisiones, cuotas, precios,
Oferta Económica estipendios, emolumentos u honorarios, 40 PUNTOS
a las demás agencias se calificarán en
forma proporcional
MYPES Nacionales 10 puntos (*)
MYPES – Participación Local 5 puntos (*)
TOTAL 100 PUNTOS
(*) puntaje otorgado por el portal www.compraspublicas.gob.ec
13. GARANTÍAS
15. MULTAS:
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El administrador del contrato impondrá una multa equivalente al UNO POR MIL (1/1000) del valor
total contratado por cada día de retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Las multas no serán revisadas, ni devueltas por ningún concepto, sin embargo, el contratista podrá
impugnarlas en sede administrativa, a través de los respectivos recursos, en sede judicial o arbitral.
Si las multas superan el 5% del valor total del contrato, la entidad contratante podrá dar por
terminado el contrato de manera unilateral y anticipada.
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