Universidad José Antonio Páez

Facultad de Ciencias Sociales

Sistemas y Procedimientos
Seccion 306U1

FORMULARIOS

Autor (es):
Freddy Soto C.I: 22.225.136
Andrea Zapata C.I: 19.129.368

San Diego, Julio 2019

 INDICE

INDICE…………………………………………………………………………………..2

INTRODUCCION……………………………………………………………………....3

DESARROLLO

FOMULARIOS…………………………………………………………….……4

CARACTERISTICAS…………………………………………………………..4

CLASIFICACION……………………………………………………………….6

PARTES……………………………………………………………………….10

PRINCIPIOS DE ELABORACION DE
FORMULARIOS………………………………………………………………11

ETAPAS DE
ELABORACION………………………………………………………………12

IMPORTANCIA……………………………………………………………….13

CONCLUSION………………………………………………………………………...16
 INTRODUCCIÓN

Un formulario es un documento, físico o digital, que se

diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie
de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas
zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es
almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los
formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud.
Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al
mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición
que se realice.
 FORMULARIOS.

DEFINICION

Para empezar el Formulario es un documento impreso que

transmite información específica de una persona a otra o de una a
otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es
parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir
información El propósito fundamental del diseño de formularios,
es suministrar medios estandarizados para el eficaz
procesamiento de información administrativa, así como también,
crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la
información. Los formularios impresos en papel son bien
conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de
reconocer en la pantalla de una computadora evitan este
problema.

CARACTERÍSTICAS DE UN FORMULARIO

Las características mínimas que deben tener todo formulario

son las siguientes:

-Sencillez en su diseño.
 -Cada formulario debe estar diseñado para un
procedimiento específico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser

realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que

por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la
persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar
la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente

para aquellos departamentos que manejan que manejan la
información que contienen los mismos.

-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el

concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios
prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las

aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema,

de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación
del formato a una función o área específica y se indique la última
fecha de revisión.
CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

Las clasificaciones de los formularios se distinguen por

forma y fondo, Con el paso del tiempo, este tipo de documentos
ha ido cambiando, ya que en su principio se realizaban de un
modo físico, es decir, en papel, con la introducción de las
computadoras, los formularios han pasado a hacerse
exclusivamente en formato digital, por tal razón, los mismos se
han diversificado en diseño y formas.

Tipos de formularios manejados en empresas

Formularios pre-impresos

Se trata de los formularios que suelen ser enviados a una

determinada compañía gráfica para ser confeccionados.

Tipos de formularios pre-impresos

Formularios de hojas sueltas: son formularios que se

realizan individualmente, los cuales son impresos tanto en
máquinas tipográficas como rotativas. Estos se emplean cuando
la información que contendrá es hecha a mano en una máquina
de escribir.

Hojas continuas: se trata de formularios que únicamente son

impresos en máquinas rotativas. Ejemplo: comprobantes de
egreso, cheques, facturas, roles de pagos, etc.

Sobres: estos formularios se suelen realizar en tamaños,

formas y gramajes especiales, donde se suele enrutar información
para su correspondencia. Ejemplo: sobres manila, tamaño carta,
de oficio, etc.

Tarjetas: estos se suelen realizar con un gramaje especial,

usualmente en cartulina. El tipo de gramaje a utilizar depende
directamente del uso a dar a la tarjeta. Ejemplo: tarjetas de
presentación, Kardex, de control de entrada y salida, etc.

Formulario electrónico

Es un formulario que solo se utiliza a través de ordenadores,

los cuales poseen campos que son fáciles de llenar por el usuario.
Estos pueden integrar campos de textos con una longitud variable
o prefijada.

Los formularios electrónicos se llenan desde la misma

computadora, por lo tanto cualquier error se podrá corregir con
gran facilidad. Pueden al mismo tiempo ser compartidos con otros
usuarios, solo si el ordenador está conectado a una red.
 Tipos de formularios según las necesidades de las
personas:

Formularios permanentes

Se trata de los formularios que ya han sido probados, por lo

tanto se tiene planeado su implantación.

Formularios pilotos

Son los formularios utilizados para probar algún formularios

que se desea implementar.

Formularios eventuales

Estos tipos de formularios son empleados solo para casos

especiales, como son las investigaciones y las encuestas.

Formularios breves

Son los empleados al momento de registrar una información

corta. Ejemplo de estos son: los tickets y los talones.

Tipos de formularios según su diseño

 Formularios de columna simple

Se trata de los formularios donde se ordena toda la

información en campos que presentan una sola columna.

Formulario tabular

Es el formulario que muestra una estructura en tabla: tiene

campos en columnas y se pueden realizar los registros en filas.

Formulario gráfico

Es el que permite la implementación de gráficos.

Formularios automáticos

Tipo de formulario que llega a crear una columna simple sin

que haya dado la orden el usuario.

Formulario principal

También se le conoce como subformulario. Este permite el

uso de diversas columnas y tablas sin tener la necesidad de abrir
un nuevo formulario.
 Tipos de formularios según su formato

Formulario en formato vertical

En este tipo de formulario tanto la secuencia como el flujo

de las operaciones se mantiene en posición vertical, o sea, de
arriba hacia abajo. Esta integra aquellas operaciones que son
necesarias con relación a su propósito.

Formularios horizontales

Tipo de formulario donde las operaciones en secuencia o el

flujo de estas, se organizan de izquierda a derecha, o sea, en
forma horizontal.

Formularios en formato panorámico

Es el formulario donde todos los datos de información se

organizan en una sola carta, por lo tanto se puede valorar en una
sola mirada. Estos formularios son muy fáciles de leer y de
comprender. Juega con líneas verticales y horizontales.

PARTES DE UN FORMULARIO
 Encabezado

Se encuentra en la parte superior y debe contener al menos

el titulo, numero y fecha de elaboración del formulario.

Cuerpo Principal

Contiene la información principal y relevante para procesar

el formato

Observaciones

Debe contener la información necesaria para aclarar las

posibles dudas sobre lo contenido en el formulario

Autorizaciones

Son los campos reservados para la aprobación del

procesamiento de la información

PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN

FORMULARIO

1. Facilidad para su relleno

Debe tener un espacio suficiente para la escritura de
los datos, debe existir una secuencia lógica en el
orden de la información y debe ser legible.
2. Reducción de las posibilidades de error
Establecer solo los campos que sean necesarios.
3. Estética
 Deben tener buena apariencia en su diseño,
reproducción y políticas de imagen empresarial.
4. Reducción de costos
Deben elaborarse a un mínimo de costo, pero
cumpliendo con todas las especificaciones de
funcionalidad.

ETAPAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS

Inventario de Formularios

Se elabora una lista de los formularios elaborados por la empresa

y se hace un inventario considerando la siguiente clasificación:
Por áreas o secciones, Por tamaño, Por cualquier característica
física, Formal o informal.

Análisis de formularios

Se evalúa la utilización de cada formulario, y se eliminan,

prohíben o rediseñan los formularios que sean necesarios.

Clasificación de formularios

Según un criterio especifico

Codificación de formulario

Deben ser con base en los métodos nemotécnico, de bloques o

alfanuméricos.

IMPORTANCIA DEL USO DE LOS FORMULARIOS COMO

ELEMENTOS RECOPILADORES DE LA INFORMACION.

Hay diversos tipos de instrumentos de medición o recolección de

datos, cada uno con características diferentes. Sin embargo, el
procedimiento general de construcción es semejante. Entre los
instrumentos mas usados en la investigación esta el cuestionario
una especie de formulario impreso con una serie de preguntas
ordenadas y lógicas, destinado a obtener información objetiva de
una determinada muestra. Sin embargo, tal como los demás tipos
de formularios, su aplicación y llenado es teóricamente sencillo ya
se busca es recolectar información de distintas áreas de la
empresa ya sea para hacer estudios muestrales de una
investigación o para elaborar manuales de procedimientos cuyos
procesos requieren de la aplicación de formularios a fin de dar a
conocer los procedimientos a seguir ante un evento especifico en
la empresa.

El proceso de recolección de datos puede ser largo y arduo,

incluso si solo implica administrar un sencillo y corto cuestionario
a un pequeño grupo de personas. Por ello es conveniente tener
los siguientes “diez mandamientos de la recolección de datos” en
cuenta:

Primero. Cuando comience a considerar un proceso de

investigación, piense en el tipo de datos que tendrá que recopilar
para contestar a su pregunta.

Segundo. Mientras piensa en el tipo de datos que recabara,

piense también de donde los va a obtener.

Tercero. Asegúrese de que el formato de recopilación que está

usando sea claro y fácil de aplicar.

Cuarto. Una vez que transfiera los puntajes de los instrumentos a

su base de datos, obtenga una copia de estay guárdela en un
lugar distinto.

Quinto. No dependa de otras personas para que recopilen o

transfieran sus datos si no las ha capacitado ni tiene confianza en
que entienden el proceso de recopilación de datos tan bien como
usted mismo.

Sexto. Haga un programa detallado de cuando y donde recabara

los datos.

Séptimo. Determine la muestra y concientice a los individuos que

abordara como unidades de análisis.
Octavo. Trate de ponerse en contacto otra vez con los sujetos que
faltaron a su sesión de pruebas o entrevistas.

Noveno. Nunca deseche los datos originales; pueden ser útiles

para verificaciones posteriores.

Decimo. Obedezca los otros nueve.

 CONCLUSION

Hasta la aparición de los formularios, en la mayoría de las

ocasiones era el propio solicitante que tenía que escribir en un
documento en blanco no sólo sus datos personales, sino los
motivos por los que se realizaba la petición, por lo que en muchas
ocasiones había errores de contenido o la petición que se
solicitaba era confusa y la persona tenía que volver a tramitar otra
vez el documento.

Ya fuera este u otros motivos, llevaron a la administración y

a las empresas a elaborar una serie de documentos tipo en los
que estuviera ya la información o el tipo de petición que se
necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario de registro
y, al mismo tiempo, a la administración a la empresa la búsqueda
de la información que este requiriese.

Los formularios representan un elemento que da agilidad en

la búsqueda y la tramitación de todo tipo de documentación,
supone un ahorro económico e incluso una fuente de beneficios si
se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde
el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio
y de tramitación para todo el territorio. Para una empresa, la
elaboración de formularios para todos sus departamentos,
también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la
tramitación del mismo.

Por otro lado, almacenar todos estos formularios, también

supone el poder guardar información útil para mejorar el servicio y
también para conocer las necesidades reales de los usuarios de
la administración o de la empresa privada. Al final, lo que todas
las personas necesitan, cuando van a solicitar algo, es rapidez,
una tramitación fácil y para la administración significa mucha
mayor agilidad ya que los usuarios van a solicitar una petición de
un modo correcto, concreto y similar.