DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL ALMACEN

La anotación oportuna de todas las operaciones realizadas en un almacén es

vital para la buena gestión de una empresa. La única manera de registrar estas
operaciones es a través de documentos, que precisan de todos los datos
pertinentes a su ejecución.

Una correcta organización de los documentos de los almacenes es esencial para

garantizar el buen funcionamiento de todos los procesos. Conocer los niveles de
stock, las fechas de entrada y salida de la mercancía, la preparación de los
pedidos o el cumplimiento de plazos son algunas de las gestiones que
necesitaran estar acreditadas por documentos de control.

Los almacenes muchas veces cuentan con soluciones de software que les
permiten automatizar la recogida de la información y facilitan el acceso a los
datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, ofreciendo agilidad a los
procesos. Estos son algunos de los documentos primarios que se utilizan para
registrar las actividades dentro de un almacén:

1. Pedidos: es un documento en el que se solicitan productos o mercancías.

Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Poder optimizar al máximo la preparación de pedidos es un factor clave
en un almacén.

2. Entrada de almacén: documento que garantiza el ingreso de la

mercancía en la empresa. Con las entradas se registran las llegadas de
productos al almacén. Se utiliza para certificar ingresos de mercancías y
para proveer información de las mismas entradas.

3. Recepción de mercancías: se trata del documento que se hace por el

comprador y se encarga de certificar qué artículos se recibieron de los
pedidos u órdenes de compra.

4. Control de los niveles de stock: este documento permite tener un

control sobre las existencias del almacén, los productos enviados y
aquellos que necesitan ser repuestos. También sirve para controlar
 mermas, es decir, para conocer qué productos se han perdido o no
pueden ser vendidos por diferentes motivos.

5. Facturación: documento con perfil administrativo que sirve como

comprobante de la mercancía. Además, incluye toda la información de la
operación como el importe, las unidades, la fecha, etc. Se podría decir
que es una acreditación de la transferencia de un producto después de su
compra. Este tipo de documento permite dejar constancia de la
operación y poder comprobar los detalles del acuerdo comercial.

6. Orden de compra: es un documento para poder solicitar mercancías,

que, a diferencia de los pedidos, cuando se genera existen compromisos
legales de responder por el pedido. Se utiliza para solicitar mercancías,
documentar las solicitudes de mercancías de la entidad y las garantías de
pagos.