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3. Analice los gastos actuales detenidamente, comience con los más obvios y
siga con aquellos que pudieran parecer menos importantes. Inicie con los
gastos de personal, de viaje, mercadeo, I+D, mantenimiento, seguros, servicios
públicos, financieros… Establezca no solo la cuantía sino el cómo, cuando, por
qué y a quien se le compran estos insumos. No cometa el error de promediar el
monto total entre doce meses, establezca de manera minuciosa la temporalidad
de cada tipo de gasto y compare con períodos similares de ejercicios anteriores,
considerando cantidades, valores absolutos y valores relativos, recuerde que
esta evaluación afecta no solo los resultados económicos de la organización sino
también el flujo de caja.
8. Comience ahorrar con cosas simples mientras estudia y diseña planes más
complejos. A veces, las soluciones son tan simples como instalar controladores
que eviten que las luces queden encendidas, que los grifos desperdicien agua,
que las máquinas se mantengan encendidas con un alto consumo energético,
que el reparto de material de oficina se haga de manera anárquica y que las
impresiones se realicen en papel nuevo cuando se puede hacer en papel
reciclado. Nada evita que usted siga trabajando en aspectos más complejos
mientras estas medidas son tomadas de manera inicial.
10. Evalúe alternativas de trabajo a distancia. Cada vez es menos útil contar con
una oficina permanente que apenas es ocupada unas horas al mes. El uso de las
modernas herramientas telemáticas mantiene unido a grupos completos de
trabajo y el alquiler de espacios por horas, en algún centro de operaciones,
puede cubrir las necesidades de espacio físico. Recuerde que el contar con una
oficina implica alquileres, personal adicional, servicios públicos, seguros y otros
gastos relacionados que, de otra forma, se puede redirigir a tareas más
productivas.
16. Controle tesorería diariamente. Recordemos que una cosa son las ventas y
los rendimientos brutos y operativos y otra, muy distinta, el flujo de caja. Tanto
es así, que cada vez que dicto cursos a dueños de empresas siempre surge la
misma pregunta: ¿por qué si mi contador me dice que ganamos X millones, en el
banco solo tengo X miles?, ¿dónde está mi ganancia?. La respuesta es muy
amplia y depende del tipo de compañía. Las utilidades pueden estar repesadas
en una cartera de clientes nada solvente, en un inventario sobredimensionado,
obsoleto o dañado, en las nuevas máquinas que se adquirieron y se cancelaron
de contado, en el pago de la deuda bancaria, en… Por lo general, es una mezcla
de varias causas y, como toda mezcla, puede tener aspectos muy diversos y de
diferente valoración. Lo importante es recordar que hoy pude vender 1.000
unidades monetarias pero que, para que este dinero llegue a la empresa,
deberán transcurrir, al menos, 30 días.
17. Haga limpieza general una vez al año. Contacte nuevos proveedores, busque
alternativas que hasta ese momento no se hayan analizado, compare propuestas
innovadoras. A lo mejor nada cambia, pero usted sabrá que la alternativa por la
que optó es la que cubre mejor sus necesidades.