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Curso: Gestión Integral de

Proyectos

Material de estudio
Clase 1

Qué es el PMI
Qué es un Proyecto
Factores del inicio
Proyectos y operaciones
Limitaciones
Problemas en Proyectos
Project Management o Gestión de Proyectos
Fases de un Proyecto

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El Project Management Institute es una organización autónoma dedicada a

desarrollar la práctica o profesión de la Dirección de Proyectos. Fue creada en 1969
por funcionarios de reconocidas corporaciones de ciencia y tecnología, como una
organización sin ánimo de lucro.

Algunas de las actividades que desarrolla:

▪ Construcción de diversos Estándares y Guías de la profesión
Uno de ellos: la Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
▪ Congresos, Convenciones, Seminarios, Publicaciones
▪ Certificación de profesionales, la más difundida: Project Management
Professional (PMP)®

El Headquarter se encuentra en Pennsylvania (EEUU) y en todo el mundo funcionan

“Chapters” compuestos por voluntarios que tienen como objetivo desarrollar la
profesión.

www.pmi.org

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QUÉ ES UN PROYECTO
El vocablo “proyecto” tiene varias acepciones. Por ejemplo: “Mi proyecto es hacer un viaje distinto”; “Voy a
realizar un posgrado”; “Quiero irme de vacaciones durante un mes”; “Deseo cambiar de casa; tengo el proyecto
de construir una”. Estamos expresando deseos, intenciones, ilusiones. Son expresiones que hacemos a diario,
por las que declaramos la intención, la idea de hacer algo.
Por otro lado, un proyecto también significa un borrador, un diseño, un
esquema. Un dibujo que represente el frente de una casa, los planos
borradores de una construcción.
Un proyecto también es lo que emprendemos para lograr un resultado, es el conjunto de aquellas acciones que
al ejecutarlas nos permiten obtener algún producto, un resultado; por ejemplo, la casa construida. Otros
ejemplos: el proyecto de planear y ejecutar el viaje de vacaciones, y el resultado es el viaje realizado; proyecto
es planear y construir una usina hidroeléctrica, y la usina en funcionamiento es el resultado.
Como define el Project Management Institute en uno de sus estándares, Guía del PMBOK®, “un proyecto es un
emprendimiento temporal para lograr un producto, servicio o resultado”.
Los proyectos son el corazón de la evolución y el crecimiento.
En estos tiempos donde los costos, las ventas, las ganancias, la calidad y la satisfacción de los clientes están
cuidadosamente reconocidos, comprender cómo maximizar el valor a través del mejor control de los proyectos
es vital para las organizaciones.
Dirigir proyectos, necesariamente implica compromiso; luego viene todo lo demás.
Conducir proyectos y ejecutarlos es construir futuro, no esperarlo, sino realizar acciones a través de las cuales
edificamos el futuro que deseamos o nos comprometimos a generar.
No es lo mismo gerenciar un sector, gerencia, departamento, que un proyecto.
Cuando una persona se hace cargo de un sector tiene el objetivo de ser lo más eficiente posible en las
actividades de su sector, la limitación del tiempo no es evidente, ya que esa persona dejará de conducir ese
sector, cuando lo asciendan, se vaya u otra razón.
En cambio, en un proyecto desde su inicio hay que estar pensando, vislumbrando el final. Esto es, pues cuando
se termine el proyecto, el cliente dispondrá del producto que se generó, y por ende, satisfecha la necesidad
que originó el proyecto.
Los líderes deben vislumbrar, imaginar, permanentemente, el final.

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Un proyecto tiene tres características distintivas:

1. Es TEMPORAL
Porque tiene un comienzo y un fin definidos.
Su finalización se puede dar (entre otras) cuando:
− Se ha construido el producto y se entregó al Cliente
− El producto no podrá ser construido o alcanzado
− La necesidad del proyecto ya no existe

2. Es ÚNICO
El producto, servicio o resultado no se hizo antes, se está realizando por primera vez, incluso si es la
construcción de un edificio con el diseño igual a otro, ya que el lugar de construcción, los materiales, las
personas que lo construyen, etc., son diferentes al edificio anterior, y hay circunstancias distintas.

3. Tiene ELABORACIÓN GRADUAL

Implica proceder por pasos coordinados, normalmente planificados y divididos en fases.
A medida que se avanza en su construcción, se obtiene y trabaja con mayor nivel de detalle.

Algunos ejemplos de proyectos a lo

largo de la historia:
▪ Las pirámides de Egipto
▪ La gran muralla china
▪ La llegada del hombre a la luna

Algunos más recientes:

▪ El Paseo del Bajo en Bs. As.
▪ Desarrollo de un medicamento
▪ World Trade Center Bolivia
▪ Remodelación de un aeropuerto
▪ La fiesta de casamiento

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FACTORES QUE INICIAN UN PROYECTO

Las organziaciones y las personas tienen necesidades de cumplir diversos objetivos, de ellos se desprenden muchas
veces los proyectos que son los que nos permiten dar “saltos”, pasar de una situación a otra. Algunos de los factores
por los que se encaran los proyectos son:

Crear o Mejorar Cambiar la Incorporar Requerimientos

Requerimientos
Productos y Forma de Hacer Nuevas Sociales o
Regulatorios
Procesos las Cosas Tecnologías Ambientales

Cambios en el Necesidades Demanda de los

Mercado del Negocio Interesados

PROYECTOS Y OPERACIONES
Los proyectos impulsan el cambio porque permiten pasar de una situación actual a una nueva (nuevos procesos,
nuevo producto). Este pasaje se realiza ejecutando proyectos que generan un resultado o algo nuevo.
Los proyectos aumentan la capacidad de generar valor; esto es el beneficio que los resultados del proyecto
proporcionan a los interesados. Estos beneficios pueden ser tangibles (activos monetarios, infraestructura,
servicios) e intangibles (prestigio de la empresa, reconocimiento de marca, reputación).

En cambio, las operaciones son trabajos continuos y repetitivos; no nos proporcionan un cambio para llegar a una
nueva situación, sino que producen repetitivamente cosas previsibles y de bajo riesgo.
Con la operación se crea o genera el valor (productos, activos, mejoras).

Proyecto Operaciones
Fabricación de automoviles  ✓
Diseño de un nuevo automovil ✓ 
Mejora de un proceso ✓ 
Construcción de un edificio ✓ 
Cierre de balance contable anual ✓ 
Emisión de facturas a clientes  ✓
Realizar campaña de marketing ✓ 

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LIMITACIONES TÍPICAS EN PROYECTOS

Todos los proyectos tienen limitaciones que los condicionan,

como ser: los recursos disponibles son escasos y hay que
utilizarlos en distintos emprendimientos; un determinado
proyecto se lo necesita concluir en un momento determinado.
Se conocen como limitaciones típicas de un proyecto al alcance,
al tiempo, y al costo.
Estas limitaciones está vinculadas. Los proyectos tienen un
alcance definido (lo que se tiene que hacer), un tiempo en el
cual hacerlo, y un presupuesto definido. Si algunos de estos
elementos cambian, entonces alguno de los otros dos o los dos
cambian también.
Gestionar un proyecto es gestionar estas limitaciones y
mantenerlas bajo control.

Para un determinado alcance,

si quisieramos hacer el
proyecto más rápido, el costo
comúnmente aumentará.

Para un determinado alcance,

si quisieramos hacer el
proyecto con menos costo,
comúnmente llevará más
tiempo.

Si quisieramos aumentar el
alcance, comúnmente tanto el
tiempo como el costo serán
mayores.

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PROBLEMAS EN PROYECTOS

El reconocimiento de aplicar una gestión de proyectos efectiva está aumentando, pues la cantidad de proyectos con
fallas y problemas son muchos.
Muchos son los proyectos que tienen desvíos respecto a lo planificado inicialmente. Proyectos que exceden con
creces el presupuesto previsto, los clientes quedan desconformes a pesar de los esfuerzos hechos para completar el
proyecto en término, mucho trabajo es repetido pues no se hace bien la primera vez. En fin, si nos dedicamos un
tiempo a recordar proyectos con problemas serán prácticamte innumerables, y los hay en todos los ámbitos.
Parece fácil enumerar algunas razones: falta de un plan bien definido, el alcance es ambiguo no bien definido,
metodología de gestión inexistente, gente no idónea en gestión, la cantidad de dinero resulta insuficiente,
requerimientos inalcanzables, aspectos externos que influyen negativamente en el proyecto, frecuentes
modificaciones a los requerimientos, el conductor no está preparado para cumplir su tarea, en la empresa donde
estoy no se trabaja de manera ordenada, todos los días se cambia el rumbo, la gente no asume compromisos.
La lista de razones puede ser casi interminable, pero dejo que recuerde sus experiencias.
Vamos a ir analizando cómo encontrar respuestas a estas preguntas: ¿de qué manera minimizar los inconvenientes
propios de un proyecto?, ¿cómo estar preparados para los problemas?, ¿de qué modo evitar ir a los tumbos
minimizando el uso del método de “prueba y error”, en el que hacemos mal y arreglamos, pues así se nos va el tiempo
y el dinero?

Principales problemas
Proyectos que nunca terminan
Proyectos que exceden el presupuesto
Clientes desconformes
Proyectos requieren excesivo “rework”

Deficiencias frecuentes encontradas en los

proyectos con problemas
Falta de metodología integral
Falta entrenamiento en gestión
Políticas poco claras
Deficiencias en la planificación
Poca participación del Cliente

La gestión de proyectos minimiza o hace desaparecer todos estos problemas.

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El Project Management (Gestión de Proyectos –

Dirección de Proyectos) es la aplicación de
conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a
las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
Provee un ordenado y efectivo conjunto de prácticas,
procesos, técnicas y herramientas para definir y
gestionar proyectos exitosos.
Permite a las organizaciones:
− Cumplir objetivos del negocio
− Ser más predecibles
− Responder a los riesgos oportunamente
− Optimizar uso de recursos

FASES
Todos los proyectos pasan por estas fases: primero surge la idea, luego se desarrolla con mayor detalle y luego
pasa, si es aprobado, al desarrollo o ejecución propiamente dicha. Al final de cada fase hay una “Puerta” o toma
de decisión para pasar o no a la siguiente fase.

Evaluación de la Oportunidad
Se identifica la idea o proyecto, ya sea una oportunidad de venta o un proyecto interno. Se describe globalmente y se
establecen las razones para iniciar el proyecto, los beneficios esperados. Se evalúa si amerita o no invertir más recursos
en detallar la idea o proyecto. Ejemplo: se identifica una licitación, se evalúa y se decide si se va a presentar o no una
propuesta.
En esta fase se identifica la oportunidad con la información suficiente para comprender de qué se trata. Se enuncia
globalmente la solución (ingeniería básica, diseño global, diseño preliminar, etc.), sus riesgos, los beneficios que generaría,
la complejidad, los recursos necesarios, etc.

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Un documento importante que se confecciona es el Caso de Negocio, el cual es un documento que establece los motivos
por los cuales se emprendería el proyecto; contiene información relevante para la toma de decisión.
Teniendo en cuenta esa información se toma la decisión de seguir hacia la siguiente fase de Captura, o se abandona la
idea.

− Identificar Oportunidades de Negocios o Proyectos − Caso de Negocio

− Hacer Diseño Conceptual de la Solución − Evaluación de la
− Desarrollar el Caso de Negocio del Proyecto Oportunidad
− Evaluar, Calificar Oportunidades
− Decidir si Pasar a la siguiente Fase de Captura

CASO DE NEGOCIO - PROPUESTA

Estudio de viabilidad de la validez de los beneficios de un proyecto.

Contenido sintético:

▪ Necesidad de Negocio o Situación

− Enunciado situacional del problema o la oportunidad a abordar
− Identificación de interesados afectados (stakeholders)
▪ Análisis de situación
− Identificación de los objetivos de la organización
− Causas raíz del problema o contribuidores de la oportunidad
− Identificación de opciones para abordar el problema u
oportunidad
▪ Recomendación (enunciado general del proyecto)
− Descripción de la opción recomendada (proyecto)
− Descripción de los trabajos principales a realizar en el proyecto
− Restricciones que condicionan al proyecto (tiempo, costos, etc.)
− Riesgos del proyecto
− Hitos principales y plazo de ejeccuión previsto.
− Factores críticos del éxito: son los objetivos de negocio que el
proyecto contribuirá a lograr y/o beneficios esperados, ya sean
tangibles (valor monetario, infraestructura) o intangibles
(reputación de la marca). También puede incluir las métricas
que se utilizarán en tiempo de operación del producto para
medir los beneficios

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Captura
Se analiza en mayor detalle la oportunidad, se obtiene más información, y se confecciona la propuesta, ya sea interna o
para un cliente; se investiga, se cuantifica la dimensión del proyecto, los recursos necesarios, los costos, entre otros
elementos. Puede refinarse o ajustarse el Caso de Negocio ya realizado.

Con la información posible de obtener, se identifican los requisitos, se realiza un diseño de la solución y se elabora un Plan
preliminar del Proyecto, esto es, establecer el producto o solución a generar, las tareas necesarias, los recursos físicos y
humanos, las subcontrataciones, los riesgos, el cronograma, el presupuesto.
En función de los valores económicos-financieros, los objetivos de la organización, el grado de cumplimiento (alineación)
del proyecto de esos objetivos, y otros elementos, se toma la decisión de presentar o no la propuesta para su aprobación.
Si la propuesta es aprobada se negocian los convenios o contratos con sectores internos que deberán participar en la
ejecución, con los subcontratistas, con el cliente, etc.

− Analizar los Requisitos − Aprobación

− Desarrollar Plan Preliminar del Proyecto Propuesta
− Preparar Propuesta Técnica, Económica, Contractual
− Obtener Aprobación de Propuesta-Proyecto
− Negociar el Contrato y/o Convenios

Desarrollo
Es la ejecución propiamente dicha del proyecto. En esta fase bien temprano se debe revisar o refinar, es decir, agregar
mayores detalles al Plan del Proyecto realizado en Captura.
En esta fase se desarrolla el proyecto ejecutando los procesos. En Inicio se confecciona el Project Charter o Acta de
Constitución del Proyecto, tomando información del Caso de Negocio (Business Case) y/o la Propuesta realizados en la
fase de Evaluación de Oportunidad y perfeccionados en Captura.
En el proceso de Cierre se valida el producto y se transfiere la responsabilidad a Operaciones, o al Cliente. En este caso
puede asignarse tareas o responsabilidades al área de Servicios de Post Venta, o Mantenimiento.

▪ Inicio: confección y emisión del Project Charter.

▪ Planificación: refinamiento del Plan que se realizó en Captura.
Desafortunadamente, en algunas organizaciones el Plan del Proyecto
realizado en Captura es bastante ambiguo, o se realiza en esta fase, cuando
los compromisos están ya contraídos. Aquí ya estamos en tiempo de
ejecución y debemos hacer un Plan “cumplible” y, si es necesario, renegociar
los antes posible.
▪ Ejecución es cuando se hacen los trabajos y se aplican los recursos previstos.
▪ Monitoreo y Control para analizar el progreso respecto a lo planeado.
▪ Cierre es cuando se entrega el producto al cliente.

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