SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CÓDIGO: ASIG-P-003

SENA Empresa
ADMISNISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO VERSIÓN: 001
DE GESTIÓN
Procedimiento de Planificación Y Control de
Cambios FECHA: 08-11-2019

PROCESO: Administración del Sistema Integrado de Gestión

Establecer la metodología y los lineamientos generales
para llevar a cabo los cambios de manera planificada,
OBJETIVO: considerando: Propósitos, consecuencias potenciales,
integridad del sistema de gestión, disponibilidad de
recursos y asignación o reasignación de
responsabilidades y autoridades del Sistema Integrado
de Gestión de SENA Empresa.
Este procedimiento inicia con la identificación de los
cambios y finaliza con la definición de responsabilidades
ALCANCE: y autoridades del Sistema Integrado de Gestión y los
demás procesos de SENA Empresa y el seguimiento de
estos en los Comités del SIG.
Gestores del Sistema Integrado de Gestión, Líder del
RESPONSABLE Subsistema de Calidad, Líder del Subsistema Ambiental,
: Líder del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
y líderes de Procesos.

DEFINICIONES:

 Cambio: Se refiere a cualquier adición, eliminación, modificación

temporal o permanente realizada a algún sistema existente.

 Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un

documento de Ingeniería (redes eléctricas, cambios estructurales
de los vehículos, entre otros). Y se considera permanecerá
indefinidamente.

 Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y

efectuada con la intención de retornar a las condiciones de diseño
originales después de un tiempo específico.

 Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino corto a

través del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar
rápidamente. La documentación detallada requerida se completará
posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como
temporal o permanente.
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 Consecuencia: Hecho o acontecimiento derivado o que resulta

inevitable y forzosamente de otro.

 Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre el logro de los objetivos.

 Efecto: Es una desviación de aquello que se espera, sea positivo,

negativo o ambos.

 Incertidumbre: Es el estado, incluso parcial de deficiencia de

informacion relacionada con la comprensión o el conocimiento de
un evento, su consecuencia o su probabilidad.

 Oportunidad: Se denomina oportunidad a toda circunstancia en

la cual existe la posibilidad de lograr algún tipo de mejora para el
Sistema Integrado de Gestión.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Formato de Planificación y Control de Cambios.

 Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
 Matriz de Identificación de Peligros
 Procedimiento de Comunicación.
 Norma ISO 9001 versión 2015.
 Norma ISO 14001 versión 2015.
 Norma ISO 45001 versión 2018.

DESARROLLO DEL CONTENIDO:

Para los diferentes tipos de cambios que surjan en SENA Empresa, se debe
realizar la respectiva planificación antes de ser introducidos o realizados con
el fin de que estos se efectúen sin afectar el Sistema Integrado de Gestión, la
estructura documental de los procesos de SENA Empresa, entre otros
aspectos.
Dentro de la planificación se debe analizar, en acompañamiento de los
implicados y de la persona que identifica el cambio, los posibles peligros y
riesgos, incluso oportunidades que estos generan en el ámbito de seguridad
y salud en el trabajo (SST), y el Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo
la aplicación de nuevas actividades o maquinaria introducida a los procesos
productivos de SENA Empresa, lo que podría generar nuevos aspectos y por
ende impactos que serán necesario identificar antes de introducir tales
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cambios y actualizar la informacion documentada que se relaciona con el

cambio, en este caso la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, según
lo especifica la Norma ISO 9001 versión 2015 en el ítem 6.3 Planificación de
los cambios, la Norma ISO 45001 versión 2018 en el ítem 8.3 Gestión del
Cambio y la Norma ISO 14001 versión 2015.
Los cambios más frecuentes que pueden afectar a la organización en
seguridad y salud en el trabajo son:
 Cambios en la legislación.
 Cambios en la infraestructura, instalaciones y equipos de SENA
Empresa.
 Adecuaciones de los sitios de trabajo de SENA Empresa.
 Cambios en la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión.
 Cambios de personal en SENA Empresa.
 Cambios en la metodología de trabajo (actividades) de algún proceso
administrativo u operativo de las unidades.
 La implementación de nuevos procesos en SENA Empresa.
FUENTES DE GENERACIÒN DE CAMBIOS:
Es importante considerar que la identificación de las necesidades de los
cambios puede surgir a partir de diferentes fuentes; es decir de donde
proviene la identificación de esa necesidad de llevar a cabo el o los cambios,
a continuación, se mencionan las principales fuentes de generación de los
cambios:
 Comentarios de los clientes.
 Retroalimentación de los empleados.
 Los resultados de una auditoria.
 Los resultados de una No Conformidad identificada.
 Revisión por la dirección.

Para la respectiva Planificación y el Control de los cambios se debe utilizar el

formato de Gestión del Cambio, el cual detalla los campos a diligenciar para
que se ejecute el cambio de una manera planificada, se definan las
responsabilidades, los recursos, las fechas de ejecución y de seguimiento al
cumplimiento y la correcta ejecución de las actividades relacionadas con el
cambio.

Frente a cada tipo de cambio que se pueda dar, se deben establecer y

especificar los procedimientos para su realización. Se propone, como
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mínimo revisar y tener en cuenta los siguientes ítems para la ejecución

del cambio:

 Responsable(s) por áreas, Lideres de Proceso y Subsistemas de

gestión, de acuerdo al tipo de cambio que se piensa implementar.
Ejemplo: Gestión Humana como responsable de la gestión del cambio
de las nuevas contrataciones, cambio de puestos, contratistas, etc.,
apoyado por Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Identificar las respectivas medidas preventivas de acuerdo al cambio.
 Las responsabilidades en el sistema de SST en la gestión del cambio.
 El procedimiento de comunicación, al personal, del cambio en SST y
todos lo que pueda incidir en el cambio.
 Establecer si la gestión del cambio será centralizada o
descentralizada. Las gestiones descentralizadas requieren un
desarrollo importante del sistema SST.

2. Ejemplo de Manejo de Posibles Cambios en SENA Empresa:

A continuación, se proponen algunas consideraciones importantes para tener
en cuenta en la gestión de los cambios de algunas situaciones muy comunes
y que se pueden presentar en SENA Empresa:
En el caso en que la Alta Dirección de SENA Empresa decida que es
necesario introducir un nuevo cargo con el fin de mejorar la productividad y
rendimiento de los procesos se deben planificar ciertas actividades como, por
ejemplo:
 Describir cual es la finalidad o el propósito de realizar el cambio; es
decir por qué se quiere introducir un nuevo cargo en SENA Empresa.
 Designar al responsable de ejecutar o llevar a cabo el cambio y de
comunicarlo a las personas o procesos que se benefician o se afectan
por el cambio.
 En este caso Talento Humano es el responsable de incluir en el
Manual de Roles y Responsabilidades el nuevo cargo que hará parte
de los procesos de SENA Empresa y especificar cuáles serán sus
responsabilidades, los documentos a utilizar por la persona que
ocupará el nuevo cargo, etc.

 Se deberán analizar las respectivas oportunidades que se generan a

partir de la implementación del cambio; en este caso una posible
oportunidad seria que se mejoraría el rendimiento y la operatividad en
los procesos de SENA Empresa al generarse un nuevo cargo que
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tendrá sus responsabilidades y contribuirá en el cumplimiento de los

objetivos de SENA Empresa.
Nota: En todo caso se deberán analizar también los posibles riesgos
que se generan a partir del cambio.
 Se debe especificar la documentación que soporta la implementación
de dicho cambio; en este caso se presentará el Manual de Roles y
Responsabilidades actualizado en donde haya quedado definido las
responsabilidades y los documentos a ser utilizados por la persona
que ocupará el nuevo cargo y la evidencia fotográfica de divulgación
del nuevo cargo a los procesos implicados.

DESARROLLO.

NO ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

.

INICIO

Identificar el Identificar el Responsable del ASIG-MT-

Cambio y cambio. proceso, líderes 011 (Matriz
01 documentarlo de de cada de
forma detallada. Subsistema del planificación
Proceso ASIG. y control de
Cambios)

Describir el ASIG-MT-
propósito del 011 (Matriz
02 Cambio, esto con Describir el propósito Responsable del de
el fin de justificar del Cambio. proceso, líderes planificación
las modificaciones de cada y control de
al Sistema Subsistema del Cambios)
Integrado de Proceso ASIG.
Gestiòn.
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Realizar el ASIG-MT-
respectivo análisis Describir las 011 (Matriz
de los riesgos consecuencias o Responsable del de
sobre la efectos potenciales proceso, líderes planificación
03 de cada
implementación del y control de
cambio y Subsistema del Cambios)
considerar la Proceso ASIG.
viabilidad del
mismo.

Se deberá describir ASIG-MT-

el proceso que se Describir el proceso 011 (Matriz
ve implicado con la implicado en el de
implementación del cambio. Responsable del planificación
cambio y los proceso, líderes y control de
04 demás procesos de cada Cambios)
que se afecten o Subsistema del
beneficien por el Proceso ASIG.
cambio.

Se deberá describir ASIG-MT-

que tipo de Informacion 011 (Matriz
informacion en documentada que Responsable del de
medio magnético o soporte el cambio. proceso, líderes planificación
05 de cada
física respaldará o y control de
soportará el Subsistema del Cambios)
cambio. Proceso ASIG.

ASIG-MT-
Designar el equipo 011 (Matriz
Describir a la de trabajo que Responsable del de
persona(s) que implementará el proceso, líderes planificación
06 hará parte del de cada
cambio. y control de
equipo de trabajo Subsistema del Cambios)
para que lleve a Proceso ASIG.
cabo el cambio.
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Se deberá describir ASIG-MT-

si se decide o no Aceptación del 011 (Matriz
llevar a cabo el cambio. Responsable del de
cambio y realizar la proceso, líderes planificación
07 de cada
respectiva y control de
justificación sobre Subsistema del Cambios)
la decisión tomada. Proceso ASIG.

Se planificará la
realización del
cambio, se debe Planificación del ASIG-MT-
describir la(s) cambio. 011 (Matriz
08 Responsable del de
actividades que se proceso, líderes
realizarán, los planificación
de cada y control de
responsables, a Subsistema del
quienes se Cambios)
Proceso ASIG.
comunicarán los
cambio, la fecha de
ejecución y la fecha
de seguimiento del
mismo.

Junto con los ASIG-MT-

implicados en el 011 (Matriz
cambio se deberá Riesgos asociados Responsable del de
analizar y describir al cambio. proceso, líderes planificación
09 de cada
cuáles serán los y control de
posibles riesgos Subsistema del Cambios)
que traerá para el Proceso ASIG.
SIG y los procesos
de SENA Empresa,
las causas, las
medidas de control
y los responsables
sobre dichos
cambios.

Junto con los

implicados en el
cambio se deberá Oportunidades
analizar y describir asociadas al
qué oportunidades cambio.
10 traerá para el SIG y Responsable del ASIG-MT-
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para los procesos proceso, líderes 011 (Matriz

de SENA Empresa de cada de
la implementación Subsistema del planificación
del cambio, las FIN Proceso ASIG y control de
causas, efectos Cambios)
potenciales, las
medidas de control
y los responsables
sobre dichos
cambios.
Cambio Descripción del Fecha del No. De Responsable
realizado cambio cambio versión del cambio
Creación del Luis Felipe
Todo 08/11/2019 001
Documento Marin Arango

CONTROL DE CAMBIOS

CUADRO DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO

Luis Felipe Luis Felipe Caterine Silva

Elaboró Revisó Aprobó
Marin Arango Marin Arango Meneses
Instructora
Gestor de Gestor de
Cargo Cargo Cargo Líder de
Calidad Calidad
Calidad
Fecha 08-11-2019 Fecha 08-11-2019 Fecha 14/11/2019