EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA

EMPRESA QUE DESEA ADAPTARSE RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE

PROPONE SU ENTORNO

NASLY LIZCANO PADILLA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINSITRACIÓN DE EMPRESAS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

EJE 3

2020
 DEL PODER JERÁRQUICO A LA GESTIÓN POR PROCESOS

Cada día las organizaciones se enfrentan a un mundo más globalizado y

cambiante, donde los clientes son más exigentes y buscan de mayores valores
agregados en los productos y servicios. Lo cual, ha generado la necesidad de las
organizaciones de implementar estrategias que les permita adaptarse y ser más
competitiva. Así, lograr lo anterior, depende de la habilidad de las organizaciones para
mejorar cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria, pero dicha mejora solo
es posible cuando la organización aprende de sí misma y de otras organizaciones, en
otras palabras, logra incorporar tendencias que le están permitiendo a otras
organizaciones ser más competitivas.

De acuerdo a lo anterior, León (2020) plantea que varias organizaciones han

pretendido reducir la cantidad de niveles jerárquicos con el fin de ser menos
burocráticas y así lograr una mejor eficiencia y productividad. Sin embargo, no han
logrado consolidar la organización de manera eficaz, ya que siguen operando bajo un
esquema de organización funcional.

Lo anterior, se debe a que normalmente las organizaciones han sido diseñadas y

operan como máquinas, a lo cual se le denomina burocracia. La estructura de dichas
organizaciones, se caracteriza por trabajar a través de patrones de autoridad y tan
exactamente como sea posible, debido en mayor parte al interés que cada uno tiene
por alcanzar el objetivo, de manera independiente. Por lo tanto, este tipo de
organización presenta ausencia de cooperación y colaboración, factores claves en el
desempeño eficaz de una organización competitiva.

En este sentido, es importante que las organizaciones se perciban de manera

más horizontal, y se basen en el proceso de trabajo y no en un mando de poder
jerárquico. Ya que en un contexto empresarial y económico tan complejo,
globalizado y competitivo como el actual, la gestión de procesos se ha convertido
en una necesidad imperativa de las empresas, no ya para tener éxito, sino incluso
para subsistir. 
 En razón de lo expuesto anteriormente, Castellnou (2020) plantea que la
principal diferencia entre ambas, es que la gestión por procesos está orientada a
satisfacer al cliente, mientras que en el modelo por departamentos actúan de forma
independiente, lo que provoca que no haya coordinación e incluso que se
dupliquen las tareas. También son frecuentes los fallos de comunicación entre los
departamentos y la desmotivación de los empleados. Además, los organigramas
verticales potencian que haya jefes, y no líderes.

Por otro lado, en las organizaciones cada vez es mayor la necesidad de

generar valor agregado para los clientes, por lo tanto, el modelo de gestión por
procesos ha tomado gran importancia, ya que permite gestionar toda la
organización basándose en los procesos, entendiéndolos como una secuencia de
actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para
conseguir un resultado.

De esta manera, según la Asociación Española para la Calidad (2019) la

gestión basada en procesos es uno de los ocho principios de la gestión de la calidad.
Su importancia radica en que los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. De este modo,
gestionar las actividades con un enfoque basado en procesos proporciona a las
organizaciones múltiples, por ejemplo: Facilita la orientación al cliente, mejora la
eficacia y la eficiencia de las actividades, ayuda a estructurar las actividades de la
organización, permite mejorar el seguimiento y el control de los resultados obtenidos,
facilita la planificación, el establecimiento de objetivos de mejora y la consecución de
los mismos, entre otros.

De acuerdo a lo anterior, una organización puede describirse como un

conjunto de procesos interrelacionados e interdependientes, que pueden plasmarse
gráficamente. Por lo tanto, la gestión por procesos implica poder representar, a
través de un mapa de procesos, cuál es la cadena de valor de una empresa u
organización, definiendo sus distintos elementos y las personas implicadas. Por
consiguiente, el mapa de sirve para entender y mejorar una organización, ya que
graficar los procesos que conforman la estructura medular de ésta, da la oportunidad
de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos. Así, el mapa de procesos
permite contar con otras perspectivas facilitando el trabajo de corrección y mejora,
además de ver todos los colaboradores que participan en cada una de las tareas.  

En este sentido, se hace necesario describir los diferentes tipos de procesos

existentes. De este modo, los procesos estratégicos o de dirección, son aquellos
aportan directrices a todos los demás procesos, consisten en planear y controlar. De
otra parte, están los procesos misionales, operativos o claves, los cuales son los
responsables de alcanzar la misión de la empresa y tienen un impacto en el usuario o
cliente, creando valor para éste. Finalmente, los procesos de apoyo o de soporte,
proporcionan todos los recursos necesarios para que el resto de procesos puedan
operar de manera eficaz (León, 2020).

En resumen, la gestión de procesos consiste en dotar a la organización de una

estructura de carácter horizontal, con una clara visión de orientación al cliente final. Por
lo tanto, los procesos deben estar perfectamente definidos y documentados, señalando
las responsabilidades de cada colaborador, y deben tener un responsable y un equipo
de personas asignado. De este modo, al adoptar un enfoque basado en procesos, el
mapa de procesos juega un papel muy importante, ya que permite  plasmar
gráficamente el funcionamiento integral de la organización y tener una visión clara de
las actividades que aportan valor al producto o servicio recibido finalmente por el
cliente.
 REFERENCIAS

Asociación Española para la Calidad (2019). Gestión por procesos. Recuperado de

https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/gestion-por-procesos

Castellnou, R. (2020). La necesidad de la gestión por procesos. Captio by emburse.

Recuperado de https://www.captio.net/blog/la-necesidad-de-la-gesti%C3%B3n-por-
procesos

León, W. (2020). Gestión por procesos: Eje 3. Fundación Universitaria del Área Andina.

Pico, G. (2006). El mapa de procesos: Elemento fundamental de un sistema de gestión

de calidad para empresas de servicios en Venezuela. Revista Venezolana de Análisis
de Coyuntura, 12(2), 291-309. Recuperado de https://www.redalyc.org/articulo.oa?
id=364/36412216