COMISIÓN ÚNICA DE CONTRATACIÓN ORIENTE

GUIA - REVISIÓN DE CASOS

Objetivo: La unión de criterios para la revisión de los expedientes recibidos por la

Coordinación de la Comisión Unica de Contratación, previo a su presentación ante
los miembros de la Comisión. (Nohemy Calvo 26/09/2019)

Nota: Validar que los puntos cargados en el SICAC se encuentren en el ambiente (C163), En
el encabezado del acta A.

INICIOS:

CONCURSO ABIERTO
1. Acta de inicio SICAC (Original y Firmada por el Nivel). Validar: NOMBRE DEL PROCESO, ALCANCE, Monto PB, Tiempo
de Ejecución, NATURALEZA, NRO DE SOLPED,
2. Datos Completos Analista Responsable.
3. Pantalla SAP de la Solped.
4. ROAP Nivel Que Somete.
5. ROAP Nivel Que Aprueba.
6. Presupuesto Base Original, sellado y firmado, Vigente.
7. Acto Motivado Ampliación de Lapsos (Si Aplica).
8. Matriz Evaluación Técnica VS Contenido Especificaciones Técnicas. EN LA MATRIZ DEBE VALIDARSE LOS PUNTAJES
A CONSIDERARSE EN CADA RENGLON.
9. Cómputos métricos de las especificaciones técnicas. DEBE CORRESPONDER CON EL ALCANCE Y NATURALEZA DEL
PROCESO.
10. Validación de especificaciones técnicas por SIHO, Ambiente y Relaciones Laborales. SELLADO Y FIRMADOS.
11. Cronograma de contratación. (propuesta GEO: 2 personas RRLL, 2 Unid. usuaria, 2 Unid. Contratante, 2 Costos)
12. Foliado del expediente. EN LETRA Y NUMERO
13. Modelo de publicación
14. Formato de disponibilidad presupuestaria, validado por ¿?. (POR DEFINIR EL ENTE QUE DARÁ LA INFORMACIÓN)
15. VALIDAR EN EL PLIEGO DE CONDICIONES SI APLICA ANTICIPO, RADCA, NORMAS SIHO Y AMBIENTE, RUNSAI.
DEBE COINCIDIR CON LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS.

CONTRATACIÓN DIRECTA O NORMATIVA INTERNA:

1. Acta de inicio SICAC (Original y Firmada).
2. Datos completos Analista Responsable.
3. Pantalla Solped.
4. ROAP nivel que somete.
5. ROAP nivel que aprueba.
6. Presupuesto Base Original vigente.
7. Acto motivado (por la naturaleza de contratación) indicar fecha estimada de inicio y finalización.
8. Cómputos métricos de las especificaciones técnicas.
9. Validación de especificaciones técnicas por SIHO, ambiente y relaciones laborales.
10. Carta de invitación. SIN FIRMA DEL CONTRATISTA
11. Cronograma de contratación. (propuesta GEO: 2 personas RRLL, 2 Unid. usuaria, 2 Unid. Contratante, 2 Costos)
12. Modelo de invitación

ANEXAR:
1. RNC. INSCRITA Y HABILITADA
2. EVALUACIÓN SIHO VIGENTE ANEXO A. VIGENCIA DE 2 AÑOS / LA D – 1 AÑO.
3. EVALUACIÓN AMBIENTE ANEXO A . VIGENCIA DE 2 AÑOS
4. RACDA. VIGENCIA DE 5 AÑOS.
1. NOTA DE VALIDACIÓN DE SIHO PDVSA DE NO TENER EVENTOS CLASE A O B. SI APLICA.-
2. NOTA DE VALIDACIÓN AMBIENTE DE NO TENER EVENTOS CLASE A O B. SI APLICA.-
3. NOTA DE VALIDACIÓN DE RRLL PDVSA DEL CERTIFICADO ELECTRÓNOCO DE SOLVENCIA LABORAL.
4. NOTA DE VALIDACIÓN DE RRLL PDVSA DE LA EMPRESA NO POSEER RECLAMO DE INDOLE LABORAL.
5. VERIFICACIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS EMITIPO POR PCP PDVSA VIGENTE.
6. INFORME TÉCNICO DE LA INSPECCIÓN DE LA EMPRESA DE LOS EQUIPOS PROPIOS O ALQUILADOS.
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RESULTADOS:
EL ACTA B EMITIDA ANTERIORMENTE DEBE ESTAR FIRMADA POR EL NIVEL CORRESPONDIENTE.
EL CASO DEBE ESTAR CARGADO EN SICAC Y EL EXPEDIENTE FOLIADO.

INFORME DE CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

1. VALIDAR EN EL INFORME: NRO DEL PROCESO, NOMBRE, NATURALEZA, PB, EN EL Informe DEBE FIRMAR AL
FINAL EL GEO designado en el acta B del inicio. SI HAY ALGUN CAMBIO, DEBE MENCIONARSE LOS MOTIVOS.
2. Datos completos analista responsable
3. Carta de oferta económica recibida en acto público.
4. Presupuesto de la oferta económica.
5. RATIFICACIÓN DE LA Oferta, SI LA OFERTA PRESENTADA NO CUENTA con periodo de validez de sesenta (60)
días.
6. Carta de la unidad contratante informando las observaciones O CORRECCIONES SOLICITADAS.
7. CARTA DE LA RESPUESTA DE LA CONTRATISTA, SOBRE LAS OBSERVACIONES.
8. Nota de validación de RRLL PDVSA certificado electrónico de solvencia laboral. (MENSUALMENTE SE VENCE)
ACTUALMENTE LA SOLVENCIA LABORAL SE VALIDA CON LOS PAGOS ACTUALIZADOS, CARTA EXPLICATIVA
Y LA VERIFICACION EMITIDA POR RRLL)
9. Verificación de personas jurídicas emitido por PCP PDVSA vigente. (1 AÑO)
10. EN CASO DE DESIERTO: VALIDAR EL SOPORTE DONDE LA EMPRESA NO RATIFICO LA OFERTA. VALIDAR
LOS RESULTADOS DE LAS OFERENTES COMO DESCALIFICADAS.
11. No se debe mencionar SENSIBILIZACIÓN en el informe de resultados (Costo), desde el 27.09.2019.

ANEXAR:
5. RNC. INSCRITA Y HABILITADA
6. EVALUACIÓN SIHO VIGENTE ANEXO A. VIGENCIA DE 2 AÑOS / LA D – 1 AÑO.
7. EVALUACIÓN AMBIENTE ANEXO A . VIGENCIA DE 2 AÑOS
8. RACDA. VIGENCIA DE 5 AÑOS.
9. ACTAS DE LA APERTURA.
10. ACTA DE INICIO B
11. APTO POR PCP – DSI - CALIFICA

VALIDAR:

1. LISTA DE OFERENTES Y OFERTAS PRESENTADAS

2. DEBE COINCIDIR LA INFORMACIÓN DE LAS ACTAS DE APERTURA CON LO INDICADO EN LA FASE 1 DE LA EVALUACIÓN.
3. DESCRIPCIÓN Y PUNTAJES DE LA EVALUACIÓN DE LA MATRIZ TECNICA DEL INFORME, DEBE COINCIDIR CON LA MATRIZ
INICIAL.
4. MONTOS DE LAS OFERTAS PRESENTADAS, DEBEN COINCIDIR CON LAS CARTAS PRESENTADAS EN LA APERTURA.
5. TIEMPO DE VALIDEZ DE LA OFERTA DE LA EMPRESA GANADORA.
6. SI APLICA ANTICIPO, DEBE ANEXARSE MEMORADUM AVALADO POR LA MAXIMA AUTORIDAD DE LA FILIAL.
7. REVISIÓN DE LA SENSIBILIZACIÓN EMITIDO POR COSTO.
8. PARA LOS CASOS QUE TENGAN COMPONENTES EN DOLARES: COMPARAR EL PB, CON EL MONTO MAS EL IMPUESTO
MUNICIPAL. ES DISTINTO AL PB INICIAL (ACTA DE INICIO).
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MODIFICACIONES AL CONTRATO:
Las notificaciones no se presentan ante la Comisión, el NAAF debe asumirlas. DESDE EL 01/01/2018
EL ACTA B EMITIDA ANTERIORMENTE DEBE ESTAR FIRMADA POR EL NIVEL CORRESPONDIENTE.

MODIFICACIONES DE CONTRATO:
El acta A debe contener N° contrato SICAC y nro de Contrato.
1. Acta de modificación o ajuste del contrato.
2. Datos completos analista responsable
3. Cuadro de modificación o ajuste del contrato. Que este vigente el contrato
4. Memorándum de modificación dirigido a la comisión.
5. Cuadro de balance de contrato firmado por la empresa y PDVSA.
6. Carta de PDVSA a la contratista donde se pide aceptar la modificación.
7. Carta de aceptación de la modificación de la contratista.
8. PARA LA AMPLIACIÓN DE LAPSOS, LA SOLICITUD DEBE CONTENER: PRONUNCIAMIENTO DE RRLL,
FINANZAS, ESTIMACIÓN DE COSTO Y JURIDICO- PDVSA DEBE TENER soporte de que INICIO ESTA SOLICITUD
CON UN MINIMO DE 15 DIAS ANTES DE LA FECHA ESTIMADA DE CULMINACIÓN.
9. Para OBRAS ADICIONALES: ANEXAR ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, COMPUTOS MÉTRICOS, PRESUPUESTO BASE, ACTA
DE APERTURA INTERNA OFERTA ECONOMICA Y DESMAS SOPORTES DEL MISMO.

NOTA: SI LA MODIFICACIÓN ES NOTIFICADA ANEXAR DECISIÓN DE LA GERENCIA CONTRATANTE Y EL ACTA DEBE SER EN
OTRAS CONSIDERACIONES. (ACTUALMENTE NO APLICA)

CIERRE DEL CONTRATO:

EL ACTA B EMITIDA ANTERIORMENTE DEBE ESTAR FIRMADA POR EL NIVEL
CORRESPONDIENTE.

LAS ACTAS DEBEN CONTENER EL N° contrato SICAC (1C-163…) , NRO DE PROCESO (A-163-19…) Y NUMERO DE
CONTRATO SAP (46000…), debe contener:
1. Acta A de cierre del contrato
1. Validar en el acta A: Datos completos analista responsable (Nombre y Apellido, indicador y nro de extensión)
2. Debe estar anexo: Cuadro de modificación o ajuste del contrato. DEBE COINCIDIR CON LOS MONTOS DEL
ACTA A, MEMORANDUM A LA COMISIÓN, DECISIÓN DE GERENCIA.
3. Memorándum de cierre dirigido a la Comisión.
4. Cuadro de Balance de contrato firmado por la empresa. ORIGINAL
5. Carta de PDVSA a la a la contratista solicitando el cierre. ORIGINAL
6. Carta de aceptación del cierre de la contratista. ORIGINAL
7. Acta de terminación del contrato. DEBE TENER FECHA de culminación. O FECHA FIN DE LA Ultima prorroga.
8. Acta de recepción provisional del contrato. DEBE TENER FECHA contada después de la fecha del acta de
terminación, dentro del periodo de 60 días. O COMO LO ESTABLEZCA EL CONTRATO. ORIGINAL
9. Acta de recepción definitiva. DEBE TENER FECHA de 1 año, después de la fecha de terminación. O LAPSO DE
GARANTIA. ORIGINAL
10. Modelo de finiquito del contrato. NO NECESARIAMENTE DEBE ESTAR FIRMADO POR LAS PARTES.
11. ZMCO balanceado. SI NO ESTA BALANCEADO DEBE ESTAR JUSTIFICADO EN EL ACTA Y EN EL
MEMORADUM A LA COMISIÓN (SI ES EL MISMO NIVEL QUE FIRMA AMBOS DOCUMENTOS, PUEDE
TOMARSE EN CUENTA ALGUNO DE ELLOS) EL MONTO BALANCEADO DEBE COINCIDIR CON EL MONTO
DEL ACTA.
12. Reporte de SAP de los descuentos del aporte al fondo social.
13. MEMORANDUM DE JURÍDICO APLICA PARA: CIERRE SIN CONCLUSIÓN, FALTA DE DOCUMENTACIÓN. RESCINDEN DEL
CONTRATO. MUTUO ACUERDO. NORMALIZADO.
14. VALIDAR ÚLTIMO ACTO ADMINISTRATIVO CON EL NAAF ACTUAL, POR SI SE DEBE MENCIONAR EL CAMBIO DEL MISMO
PARA EL ACTA. (CAMBIO DEL NAAF)
15. CONTRATOS FIRMADOS HASTA 31/12/2015, PUEDE PRESENTARSE LA EVALUACION DE ACTUACIÓN Y EL CIERRE EN EL
MISMO ACTO.
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ACTA DE OTRAS CONSIDERACIONES:

EL ACTA B EMITIDA ANTERIORMENTE DEBE ESTAR FIRMADA POR EL NIVEL
CORRESPONDIENTE. (EN EL CASO QUE APLIQUE)

EL ACTA DE OTRAS, DEBE CONTENER EL N° contrato SICAC (1C-163…) , NRO DE PROCESO (A-163-19…) Y
NUMERO DE CONTRATO SAP (46000…), LOS QUE APLIQUEN.
1. EL EXPEDIENTE DEBE ESTAR Foliado.
2. Datos completos analista responsable- NOMBRE APELLIDO, INDICADOR Y EXT.
3. EL PUNTO DEBE Cargado en SICAC
4. Actas anteriores firmadas
5. Folios cambiados, EN CASO DE LOS CAMBIOS DEL PLIEGO, NRO DE CONTRATO, SOLPED.
6. MEMO DE JURIDICO APLICA: Rescisión DEL CONTRATO POR MUTUO ACUERDO
7. PARA DAR POR TERMINADO: DEBE PRESENTARSE ACTO MOTIVADO FIRMADO POR EL NIVEL
CORRESPONDIENTE.
8. Caso de variación del monto del Presupuesto Base, DEBE PRESENTAR UNA Justificación POR PARTE DE
estimación de costos.
9. Las Evaluaciones DE ACTUACIÓN deben estar Con FIRMA Y Sello De La Empresa CONTRATISTA.
10. En el caso de que las evaluaciones de actuación no estén firmadas por el contratista, deberá contener un
memorándum de Asuntos Jurídicos pronunciándose al respecto.
11. Las evaluaciones de actuación con fecha de firma del contrato anterior al 31/12/2015, puede presentarse en acta de
CIERRE juntamente con el mismo. (guía de adm del Contrato)

MOTIVOS:

EVALUACIONES DE ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA: Debe presentarse: Acta De otras. Memo a la comisión.
Soportes de la evaluación de actuación firmada y sellada por la contratista.
CAMBIO DE PLIEGO: MONTO PB – ESPECIFICACIONES TECNICAS – VALIDAR LOS NUMEROS DE HOJAS
FOLIADAS A SUSTITUIR Y LAS NUEVAS A INCLUIR.
CAMBIO DEL NAAF. JUSTIFICACIÓN, SOPORTES, NOTA DE INTERES, RESOLUCIÓN.
CAMBIO DE SOLPED. JUSTIFICACIÓN, ANTERIOR Y NUEVA SOLPED.
CAMBIO DE NRO DE CONTRATO
DAR POR TERMINADO. DEBE VENIR CON UN ACTO MOTIVADO
ADJUDICACIONES DIRECTAS - CON INICIO CONTROL PREVIO:
RESCINDIR CONTRATO- MUTUO ACUERDO
REPOSICION DE DOCUMENTOS
NOTIFICACIONES DE MODIFICACIONES AL CONTRATO (NO APLICA ACTUALMENTE)
OTRAS

EXPEDIENTES PARA APERTURAS:

1. DEBE ESTAR Foliado.
2. CONTENER EL SOBRE CON EL Presupuesto base Original
3. Acta de inicio B y acto motivado original y firmado
4. Empresas cargadas en el SICAC.
5. Registro de adquirente.
6. Modelo publicación en web actualizado.
7. Notificación empresas adquirientes si hubo modificación en el expediente.
8. Minuta de reunión.
9. CRONOGRAMA FIRMADO Y SELLADO POR ESTADÍSTICAS-SICAC