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Criterios para La Selección de Proyectos de Sistemas
Criterios para La Selección de Proyectos de Sistemas
INTRODUCCIÓN
CONCEPTOS BÁSICOS
PROYECTO
CONTROL
SELECCIÓN DE PROYECTOS
Los proyectos tienen orígenes y motivos muy diversos. No todos ellos deben
elegirse para estudios adicionales. Las razones que justifican todo un estudio de
sistemas sobre un proyecto, que parece solucionar un problema o traer mejoras,
deben quedar muy claras en su mente. Considere los motivos que hay detrás de
una propuesta de proyecto. Necesita verificar que el proyecto en consideración no
se propuso sólo para beneficio de la reputación política o de su poder, o de la
persona o grupo que lo patrocinan; pues en estos casos habrá una alta
probabilidad que la concepción de tal proyecto sea pobre y, más adelante quizá,
no llegue a ser bien aceptado.
1. Respaldo de la directiva.
2. Programación del tiempo que se requiere para el proyecto.
Evaluación y Control de Proyectos
DETERMINACION DE LA FACTIBILIDAD
La definición de factibilidad en nuestro contexto tiene una mayor profundidad que
el uso común de esta palabra. Para los proyectos de sistemas, la factibilidad se
apoya en tres principios básicos: operativo, técnico y económico. Un proyecto
debe satisfacer los tres principios para merecer el desarrollo posterior.
Dirección y control del proyecto: Una vez iniciado el proyecto, el director del
proyecto se convierte en su máximo responsable. Como tal, dirige las actividades
del equipo y hace evaluaciones del avance del proyecto. Por consiguiente, todo
director de proyectos debe demostrar ante su equipo cualidades de dirección,
como son saber motivar, recompensar, asesorar, coordinar, delegar funciones y
reconocer el trabajo de los miembros de su equipo. Además, el director debe
informar frecuentemente del avance del proyecto a sus superiores. Tal vez, la
función más difícil e importante del director sea controlar el proyecto. Pocos planes
hay que puedan llevarse a la práctica sin problemas y retrasos. La labor del
director de proyectos es hacer un seguimiento de las tareas, los plazos, los costes
y las expectativas, con el fin de controlar todos estos elementos.
CONTROL DE PROYECTO
El Líder del Proyecto debe mantener un Archivo de Control del Proyecto, el cual
puede mantenerse en una carpeta donde se archivan todos los documentos de
importancia para el control del proyecto, en orden cronológico y según su clase.
Es recomendable establecer las siguientes secciones:
- Plan General del Proyecto
- Planes de Fase
- Reportes de Progreso
- Solicitudes de Cambio:
o Pendientes
o Aprobados
o Rechazados
- Notas y Minutas de reuniones
Evaluación y Control de Proyectos
Todos los sistemas tipo PERT emplean una red de proyecto para visualizar
gráficamente la interrelación entre sus elementos.
Evaluación y Control de Proyectos
GRÁFICOS DE PERT
Evaluación y Control de Proyectos
Para ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran
variedad de símbolos: circuios, cuadrados y similares. En nuestras exposiciones,
usaremos .círculos. En los gráficos PERT, estos acontecimientos reciben a
menudo el nombre de nodos (como se puede observar en la siguiente figura)
Todos los gráficos PERT tienen un nodo de inicio que representa el inicio del
proyecto y un nodo de fin que señala el final del proyecto.
En un gráfico PERT, las tareas (llamadas también actividades) se representan
mediante una flecha entre dos nodos. Una tarea es una actividad del proyecto (o
un conjunto de actividades).
En la flecha, se incluyen una letra de identificación de la tarea y la duración
esperada de la misma. Una flecha con trazo discontinuo. Es una tarea vacía, la
cual representa la dependencia de dos acontecimientos. Sin embargo, como no ha
Evaluación y Control de Proyectos
Antes de dibujar un gráfico PERT, debe hacerse una estimación del tiempo
requerido por cada tarea del proyecto. El gráfico PERT puede utilizarse para
indicar los tiempos máximos y mínimos estimados para la finalización de las
tareas. Aunque estos tiempos se expresan a menudo en forma de personas-día,
no recomendamos este planteamiento. No existe ninguna prueba de que exista
una dependencia lineal entre el tiempo de terminación de un proyecto y el número
de personas asignadas al equipo de proyecto. Muchos proyectos de sistemas que
se entregaron con retraso aumentaron más su desviación en los plazos cuando
añadieron más personas al equipo de proyecto. Por el hecho de que dos personas
hagan un trabajo en cuatro días no puede suponerse que cuatro personas lo
terminarán en dos días. Proponemos mejor que se exprese este tiempo en días
de calendario para un número dado de personas asignadas a la tarea.
Lamentablemente, no se dispone de un conjunto de fórmulas que puedan
utilizarse para deducir los requisitos de tiempo de cada tarea. Estos requisitos de
tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimación. Con estimación
queremos decir que han de hacerse como se puedan. Un buen director de
proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia de
anteriores proyectos.
el gráfico PERT sirve de ayuda para determinar el tiempo estimado referido para
completar un proyecto dado, obteniendo fechas reales para el proyecto y
asignando los recursos necesarios.
Como herramienta de control, el gráfico PERT ayuda al director a identificar los
problemas actuales y potenciales.
Evaluación y Control de Proyectos
Un ejemplo de Pert
Supongamos a un analista de sistemas que está tratando de ajustar una
calendarización realista para las fases de recolección de datos y propuestas del
ciclo de vida del análisis y diseño de sistemas. El analista de sistemas observa la
situación y lista las actividades que necesitan ser realizadas a lo largo del camino. Esta lista,
que aparece en la siguiente figura, también muestra que algunas actividades deben preceder
a otras.
Actividad Predecesor Duración
A Realización de entrevistas Ninguno 3
B Administración de cuestionarios A 4
C Lecturas de reportes de la compañía Ninguno 4
D Análisis del flujo de datos B,C 8
E Presentación del prototipo B,C 5
F Observación de las reacciones ante Ennnnnnnnnnn Mmmmm
el prototipo 3
G Realización de análisis costo/beneficio D 3
H Preparación de la Propuesta G 2
I Presentación de la Propuesta H 2
2
0
A,3 B,4
Agilización
Cuando todas las actividades están identificadas y trazadas como un diagrama
PERT, o cuando un proyecto parece estar atrasándose, un analista de sistemas
tiene la oportunidad de agilizar el proceso para terminar el proyecto en el tiempo
deseado. A este proceso se le menciona como agilización.
La figura siguiente es esencialmente una tabla de compromiso entre tiempo y dinero para el
proyecto de nuestro analista de sistemas. Se lista cada actividad junto con el tiempo
estimado que se lleva el terminar la actividad. La tercer columna, etiquetada “duración
mínima”, se refiere al tiempo mínimo absoluto en que podría ser terminada una actividad si
se canalizara dinero adicional a esa actividad. La columna última contiene el costo de la
reducción de la actividad en una semana.
Duración
Actividad Duración Mínima Costo/semana
Estimada
A 3 1 $800
B 4 2 500
C 4 2 400
D 8 6 1000
E 5 5 1000
F 3 3 800
G 3 3 800
H 2 2 400
I 2 1 600
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
La siguiente parte que se desarrollará, sin ser capítulo aparte, debe ser el "marco
de desarrollo", "marco de referencia" o' 'antecedentes del estudio", donde el
estudio debe ser situado en las condiciones económicas y sociales y se debe
aclarar básicamente por qué se pensó en emprenderlo; a qué personas o
entidades va a beneficiar; qué problema específico va a resolver; si se pretende
elaborar determinado artículo sólo porque es una buena opción de inversión, sin
importar los beneficios sociales o nacionales que podría aportar, etcétera. No hay
que olvidar que muchos artículos, sobre todo los suntuarios, se elaboran bajo este
Evaluación y Control de Proyectos
último criterio, y no por este hecho deberá omitirse un estudio que justifique tal
inversión, desde todos los puntos de vista.
En el mismo apartado deberán declararse los objetivos del estudio y los del
proyecto. Los primeros deberán ser básicamente tres, a saber:
1. Verificar que existe un mercado potencial insatisfecho y que es viable,
desde el punto de vista operativo, introducir en ese mercado el producto objeto del
estudio.
2. Demostrar que tecnológicamente es posible producirlo, una vez que se
verificó que no existe impedimento alguno en el abasto de todos los insumos
necesarios para s producción.
3. Demostrar que es económicamente rentable llevar a cabo su realización.
De los objetivos del proyecto, se puede decir que están en función de las
intenciones de quienes promueven este último, y se puede agregar cuáles son las
limitaciones que se imponen, dónde puede ser preferible la localización de la
planta, el tipo de productos primarios que se desea industrializar, el monto máximo
de la inversión, y otros elementos.
La primera parte de todo proyecto, como se observa, es una presentación formal
del mismo, con sus objetivos y limitaciones.
CONCLUSIÓN