1

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, CONTROL ORGANIZACIONAL Y

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN PYMES: UN ESTUDIO DE
CASO EN LA COMPAÑÍA ALIMENTOS PIU S.A.S.
Resumen
En este articulo se analizará la importancia de los sistemas de control de gestión y los
sistemas de información financiera en las empresas, a través de la implementación de la
planeación estratégica, control interno y sistemas de información financiera, observando los
efectos positivos y negativos según sea su aplicación en la organización. Se aplicara un estudio
de caso a la organización Alimentos PIU SAS el cual permitirá diagnosticar a esta empresa
perteneciente al sector de las Pymes, donde se aplicara un cuestionario el cual nos permitirá
conocer el direccionamiento que tiene Alimentos PIU SAS en los sistemas de control de gestión
y los sistemas de información financiera y se hará un análisis en las áreas que presenten
oportunidad de mejora para contribuir a la evolución y al buen funcionamiento de la empresa, así
como una contribución al sector de las pymes.
Abstract
This article will analyze the importance of management control systems and financial
information systems in companies, through the implementation of strategic planning, internal
control and financial information systems. observing the positive and negative effects as its
application in the organization, a case study will be applied to the organization Alimentos PIU
SAS which will allow to diagnose this company belonging to the sector of SMEs, where a
questionnaire will be applied which will allow us to know the address that Alimentos PIU SAS
has in management control systems and financial information systems and an analysis will be
made in the areas that present opportunities for improvement to contribute to the evolution and
good functioning of the company, as well as a contribution to the SMEs sector.
Introducción
Los sistemas de control y gestión ayudan a apoyar las decisiones de las gerencias en las
empresas para que los procesos en los frentes operativos, tácticos y estratégicos sean más
eficientes y puedan ayudar al logro de los objetivos en las organizaciones. El direccionamiento
de las empresas se ha convertido en una labor muy importante para su continuidad dado que así
se pueden cumplir los objetivos propuestos por la gerencia a corto y a largo plazo, y se logra
direccionar el buen manejo operativo, el cual ayudará a alcanzar las metas estratégicas y

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 2

garantizar la puesta en marcha del negocio; debido a un entorno en globalización, las exigencias
para las organizaciones cada vez son más altas con la competencia en los mercados,
especialmente con productos posicionados; las políticas monetarias, tributarias, arancelarias y los
avances tecnológicos hacen cada vez más compleja la gestión y los sistemas de control en las
organizaciones, ya que las necesidades del entorno económico hacen que las empresas tengan
que adaptarse cada vez más rápido a los cambios permanentes del mercado (Artieda, 2015).
La competitividad cada vez adquiere mayor relevancia en las empresas, en donde se buscan
procesos más eficientes y eficaces en los niveles de productividad y el óptimo manejo de los
recursos. Las organizaciones se ven obligadas a aumentar la participación en el mercado por
medio de la innovación, la eficiencia de los procesos de producción, la búsqueda de nuevos
nichos en el mercado y el impulso a la mano de obra calificada (Saavedra, 2017). Es aquí donde
juega un papel importante la planeación estratégica para lograr desarrollar los objetivos de la
empresa a corto, mediano y largo plazo. Para Castañeda (2014): “El control interno diseñado,
implementado y monitoreado de manera ordenada, eficiente y uniforme de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidos, contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos
y operativos en las organizaciones” (p. 143). El buen direccionamiento estratégico en un entorno
donde se presentan altos niveles de competitividad ayudará a mejorar el desempeño de los
sistemas de control y gestión, visualizando la organización como un sistema integrado.
La competitividad ha provocado que las pequeñas y medianas empresas (pymes)
incursionen en ambientes de competencia internacional, con exigencias que en variadas
ocasiones superan sus capacidades operativas, tácticas y estratégicas (Zúñiga, González,
Gutiérrez, Rosales, Fuentes & Téllez, 2013); en este artículo se analizarán los sistemas de control
de gestión y contabilidad en las pymes donde en la actualidad existen altos niveles de
competitividad. Para Saavedra (2017): “la competitividad de una empresa depende de la
productividad, la rentabilidad, la posición competitiva, la participación en el mercado interno y
externo, las relaciones interempresariales, el sector y la infraestructura regional” (p. 101). La
competitividad empresarial tiene relación con la administración empresarial que permita un
desarrollo superior a la competencia y una empresa cumple con este parámetro si es rentable, es
decir, si sus ingresos son mayores que sus costos. Los indicadores que se toman en cuenta para
determinar el nivel de competitividad son: indicadores externos, tecnología, innovación, recursos
humanos y financieros, producción, organización interna etc. (Saavedra, 2017). Aquí radica la

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 3

importancia de un control interno, ya que el manejo de la información y la globalización han

generado cambios en la gestión de la empresa y con ello también en los procesos de gestión y
sistemas de contabilidad que las Pymes implementan, que permitan crear un entorno uniforme
donde la gerencia pueda utilizarla en la toma de decisiones (Castañeda, 2014).
Farfán (2010) afirma:
La contabilidad tiene como principal función informar al propietario o propietarios de una
entidad sobre la administración que se ha hecho de sus recursos, de manera que les sea posible
controlar el buen manejo de los mismos, y el mantenimiento y el crecimiento de su
patrimonio desde una perspectiva financiera, para así, de esta forma, evaluar la efectividad de
la persona encargada de esta labor, es decir, del administrador (p.4).
Pero aquí surge una de las interrogantes, ya que en la actualidad esta información contable,
la cual es importante para que las empresas pymes mejoren sus sistemas de control y gestión, la
utilizan solo para satisfacer a terceros, como son los acreedores que están interesados en la
capacidad de endeudamiento que posee la empresa para cumplir con sus obligaciones, por otra
parte los accionistas que están interesados en la gestión y resultado de la administración y el
estado con el fin de estar al tanto de su continuidad y el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y fiscales (Farfán, 2010). Y no se toma en cuenta la importancia de llevar a cabo una
planificación de los sistemas de control de gestión y contabilidad de las Pymes, que permita una
adecuada planeación estratégica, controles operativos más robustos y un mejor control interno y
es aquí donde surge la importancia de los sistemas de control de gestión y el direccionamiento
estratégico, soportados por la contabilidad, para lograr que la información financiera de las
empresas se convierta en una herramienta de desarrollo para el cumplimento de las metas
propuestas por la administración, con el fin de ofrecer a estos pequeños empresarios información
útil, analítica y completa.
El propósito de este trabajo consiste en la caracterización de los sistemas de control de
gestión y contabilidad en las Pymes, se analizará la importancia de su aplicación y efectos en la
competitividad en el sector, luego se observará la planificación estratégica que aplican las Pymes
y la importancia de contar con un buen control interno dentro de la organización, el cual
ayudará a identificar si existe alguna práctica inadecuada para el manejo de los sistemas de
control de gestión y la información, y para finalizar se concluirá con los resultados obtenidos del
diagnóstico de una pyme y se realizarán las recomendaciones pertinentes o aspectos a mejorar

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 4

que se encuentren a lo largo del proceso, en donde se aplicará un instrumento basado en un

cuestionario que constará de tres secciones, las cuales son: control interno en donde se evaluará
el grado de eficiencia que tiene la organización en su gestión actual; planeación estratégica
donde se evaluarán los objetivos y el grado de cumplimiento que tiene cada uno; y los sistemas
de información contable donde se evaluará su adecuado registro y el alcance que tiene en la
toma de decisiones en la organización, lo que nos permitirá caracterizar los sistemas de control
de gestión y los sistemas de contabilidad en la PYME Alimentos PIU S.A.S, para diagnosticar su
situación actual y tener una idea del direccionamiento que tienen las PYMES en el tratamiento
de los sistemas de control de gestión y contabilidad.
Importancia de los sistemas de control de gestión
Los sistemas de control de gestión son procesos que ayudan a la organización a evaluar el
grado de cumplimiento que tiene la empresa en relación con el logro de sus objetivos, sean éstos
a largo, mediano y corto plazo, para hacer más eficientes cada una de las operaciones realizadas,
con el fin de evitar ineficiencias en los procesos para la organización, además de que los
procesos tácticos, estratégicos y operativos sean eficientes para garantizar la buena gestión de los
sistemas de control de gestión.
La planeación táctica, estratégica y operativa ayuda a potenciar la empresa de manera que
contribuya con la eficiencia de la misma; cada proceso tiene una labor importante en la empresa
de la siguiente manera:
1. Planeación estratégica: generalmente la estrategia de la empresa tiene unas bases las
cuales ayudan a cumplir sus objetivos; son procesos que ayudarán a la buena aplicación de la
estrategia de una empresa y éstos se dividen en los procesos tácticos y operativos, cada uno
contribuye en cada nivel de la organización donde es importante la implementación de controles
para:
-encontrar ineficiencias en procesos de la empresa.
-evitar deficiencias en los procesos operativos.
-garantizar la implementación de controles que permitan el cumplimiento de las labores de
cada área de la organización.
-establecer el cumplimiento de las políticas de la organización en temas tributarios,
contables y laborales, en sus obligaciones con sus empleados y usuarios externos.
-mejorar la captación de clientes nuevos y lograr obtener ventajas sobre la competencia.

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 5

-garantizar la calidad de sus servicios o productos (Carrión, 2016).

Administrar y direccionar correctamente una empresa siempre representará unas ventajas
sobre las demás organizaciones, como sería evitar riesgos que puedan llevar a la iliquidez de la
empresa y muchos son los factores negativos que influyen para el decrecimiento de una pyme,
entre ellos se encuentran la globalización económica, donde se presentan cambios continuos de
políticas y normas como es el caso de la armonización de normas internacionales de información
financiera (NIIF), llevada a cabo a través de la ley 1314 del 2009 y normas posteriores. Aquellas
organizaciones que no lo apliquen se verán en desventaja frente a las demás organizaciones.
También se aprecia la falta de liderazgo de la administración para la toma de decisiones y el
riesgo de que la empresa se estanque y no exista la conducción apropiada por parte de la
gerencia, obteniendo como consecuencia una inadecuada planificación estratégica o deficiente en
sus procesos tácticos y operativos (Carrión, 2016).
2. Procesos tácticos: la planeación táctica es una extensión de la planeación estratégica, ya
que ésta es una las funciones de las cuales la gerencia se encarga; se aplica en todas las áreas de
la organización, generalmente a corto plazo, brindando el apoyo y las herramientas para la
ejecución estratégica, la cual es importante para cumplir con los objetivos propuestos por la
gerencia y de igual manera la importancia de su constante verificación, para garantizar que se
estén siguiendo los pasos estipulados para lograr su efectivo cumplimento.
3. Procesos operativos: esta fase se centra en la planificación de los servicios y productos
de la empresa, con el ánimo de incrementar su participación en el mercado; ésta se centra en la
planificación productiva, de personal y de maquinaria.
Artieda (2015) afirma:
La dirección estratégica empresarial implica la toma de decisiones sobre la estructura,
tecnología y la gestión en las operaciones de logística, producción y comercialización a fin de
lograr eficiencias en los costos y optimizar la rentabilidad de la empresa dependiendo del
sector industrial y comercial en que se desenvuelven las pequeñas y medianas empresas
(PYMES) (p. 93).
La planificación estratégica, en conjunto con los procesos tácticos y operativos, permiten la
elaboración de un sistema de gestión eficiente que permita a la organización sobresalir en un
entorno competitivo. La globalización actual ha llevado a que la competitividad se convierta en
un concepto clave para la trascendencia de las empresas. Esta dependerá de su posicionamiento y

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 6

será proporcional a su tamaño; según estos factores, la competitividad de una organización se

define como la capacidad que tiene una empresa para aumentar su participación en el mercado a
través de la implementación de sistemas de control de gestión (Saavedra, 2017).
Planificación estratégica y control interno en las pymes
El buen direccionamiento estratégico de una organización contribuirá a la buena gestión de
la matriz de la organización (misión, visión, objetivos), por eso es importante que los directivos
cuenten no solo con recursos sino también con herramientas que les brinden los conocimientos
necesarios para encaminar la planeación de los sistemas de control y gestión.
La no implementación de una planeación estratégica ocasionará un alto porcentaje de
fracaso para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos, generando efectos negativos
en las acciones a corto, mediano y largo plazo en la organización (Mora, Vera y Melgarejo,
2015).
Herramientas estratégicas
Los sistemas de costos en las organizaciones contribuyen como herramienta estratégica para
la toma de decisiones y mejorar los procesos de la organización; de aquí la importancia del buen
direccionamiento estratégico, el cual nos permitirá optimizar los procesos de estructura,
tecnología, producción y comercialización para obtener un equilibrio entre la rentabilidad y el
riesgo de los costos, mejorando los ingresos de la compañía; cuando se hace referencia a las
PYMES, se deben tener en cuenta algunas características que mantendrá el negocio en marcha,
éstas son: captar nuevos ingresos, estar al tanto de la amenaza de posibles productos/servicios
sustitutos, el poder negociador de los compradores y proveedores y la competitividad entre los
actuales competidores del sector (Artieda, 2015).
Los sistemas de costos estratégicos generan valor agregado a la empresa, en mercados
altamente competitivos donde se siente cierto grado de incertidumbre y riesgo por políticas
arancelarias, tributarias y fiscales, además de los altos costos a los que se someten las pequeñas y
medianas empresas en los procesos de importación, producción y comercialización.
Generalmente una empresa industrial compra materiales para luego tener un producto
terminado y lanzarlo al mercado con el fin de obtener un margen de rentabilidad, que le permita
a la empresa obtener ingresos y mantenerse de pie, mientras que las compañías del sector
comercial se dedican a comprar bienes tangibles sin generar un valor agregado y las compañías
de servicios ofrecen productos intangibles (Artieda, 2015).

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 7

Artieda (2015) afirma:

Las pequeñas y medianas empresas aplican sistemas de costos totales o full costing,
desconociendo los costos de las distintas unidades de producción, no permite a la empresa
hacer benchmarking, ni aplicar just in time (justo a tiempo) a los procesos de control de
inventarios (p. 111).
Al analizar los sistemas de costos que maneja una organización, se reconoce las carencias
que hay en el sector de las PYMES, que no aplican una planeación estratégica que le dé la
posibilidad de conocer los costos en el corto y mediano plazo, así como lograr precios
competitivos que les permita aumentar su valor patrimonial, además no disponen de un sistema
de información gerencial que les permita tomar decisiones desde el punto de vista estratégico,
por lo que desconocen sus costos ya que no se registra adecuadamente la contabilidad y se
distorsiona la fijación de precios en una competitividad empresarial (Artieda, 2015).
Posicionamiento estratégico
En un ambiente competitivo donde los cambios del mercado son permanentes, las empresas
adoptan diferentes estrategias para lograr posicionarse sobre sus competidores, mediante
procedimientos de costos estratégicos con productos de buena calidad, innovando y acaparando
nuevos mercados.
La competitividad empresarial se deriva de los procesos de producción y organización de las
empresas y promueve un desempeño superior al de la competencia, aplicando la planeación
estratégica correcta, y depende de factores externos como la estabilidad económica, la apertura
económica y el acceso a mercados internacionales de los cuales carecen las PYMES (Saavedra,
2017).
Mora, Vera y Melgarejo (2015) afirman:
La competitividad empresarial está asociada a lo que ocurre fuera de la organización (políticas
gubernamentales, estructura económica del país, características del mercado, variables
regionales), pero depende estrechamente del desempeño interno de la misma entidad. La
estrategia empresarial es un factor fundamental para alcanzar una posición dominante y
exitosa en los mercados (p. 80).
Control interno
La importancia del control interno en una organización se halla en que garantiza la
prevención ante posibles riesgos en los cuales pueda incurrir, y la buena práctica para este

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 8

control interno posibilita la supervivencia y el éxito en la empresa. Actualmente las PYMES

presentan debilidades en la aplicación de un sistema de control, en el nivel gerencial se presenta
desconocimiento en cuanto al manejo de los recursos y a los procesos operativos, ya que gran
parte de las empresas PYMES se crean por la experiencia de otros trabajadores que laboraron en
otras organizaciones y es así como ellos aportan su conocimiento técnico. Al no tener la
suficiente idoneidad se limitan a llevar a cabo las prácticas de un proceso administrativo. En este
orden de ideas, es evidente la falta de un modelo de gestión, así como de un modelo de control
interno en las PYMES (Castañeda, 2014).
Para poder implementar un modelo de control interno es importante dejar de lado todas
aquellas contradicciones que solo generan incertidumbre y es importantes que se comience a
cambiar la mentalidad, de modo que se desarrolle una visión con base en una planificación, para
que así se logre consolidar en el sector.
Las gerencias deben estar centradas en la construcción de nuevos modelos y estructuras
sólidas, que evalúan los riesgos que impiden su desarrollo productivo, sostenible y competitivo
para así fortalecer el cumplimiento de los objetivos estipulados por la administración (Carrión,
2016).
Control interno administrativo en las PYMES
En la actualidad los modelos de control y gestión de las pequeñas y medianas empresas
presentan una dependencia casi al 100% de su administrador, por lo tanto, es él quien está al
tanto de todas las operaciones acontecidas en la empresa, Éstas son algunas de las situaciones
que pueden presentarse, con base en la observación y análisis del sector en donde la gerencia es
la principal protagonista:
Situación 1
Se presenta la situación en la cual el administrador está a cargo del objeto social de la
organización, y si él no está al mando la empresa, es muy probable que se vea comprometido el
principio de negocio en marcha y es aquí donde juega un papel importante el control interno
ejercido en la empresa.
El administrador tiene la ventaja de ejercer un control total en la organización, desde todos
los niveles de jerarquía en la empresa y esto se debe precisamente al tamaño, número de
empleados y cantidad de ingresos que tiene la PYME, lo que le permite estar al tanto de todo lo
que sucede y brindar asesoría a sus empleados como recomendaciones para su mejor

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 9

funcionamiento; aunque se observará cierta tendencia del administrador por controlar todo en la
empresa, ejerciendo un control que hasta cierto punto puede ser excesivo ya que no acepta
cambios, ni nuevas ideas, ocasionando resistencia y/o un ambiente de trabajo inadecuado. Éste
podría ser uno de los modelos de control interno que se presentan.
Situación 2
Otro modelo de control podría ser el del administrador que, a través de las experiencias
vividas, tiene todo el conocimiento operativo para ejercer el objeto social de la organización
hasta cierto punto, ya que ante la falta de idoneidad en términos de conocimiento administrativo,
tendrá miedo al cambio y no contará con las suficientes capacidades para estar al tanto de las
obligaciones fiscales, tributarias y contables; además tendrá dificultades para controlar ciertas
áreas y procesos de la organización siendo éste el modelo de control más riesgoso para la PYME.
El mercado cambiante hace que las pymes se conviertan en organizaciones frágiles y con
estructuras débiles, en donde se presenta un incumplimiento de lo ordenado por la ley
precisamente por el desconocimiento de la norma por parte del administrador. Lo anterior genera
perjuicios para sus procesos de gestión de información e inconvenientes a la hora de establecer
controles que permitan crear seguridad en la empresa y una estabilidad.
Debilidades de Control interno en las PYMES
Las empresas PYMES son generadoras de grandes cantidades de empleos y representan un
porcentaje importante en la productividad, ya que mueven un gran porcentaje del producto
interno bruto del país. Ésta es una de las fortalezas de las PYMES como empresas, además se
observa en el sector que muchas están conformadas por núcleos familiares. Sin embargo, esto
también puede representar un arma de doble filo, por eso se expondrán las debilidades que
presentan para la implementación de un control interno adecuado:
Insuficiente fuente de maquinaria y tecnología en los procesos operativos y administrativos.
Insuficiente capacitación de sus empleados.
Insuficientes fuentes de financiamiento, limitando la inversión en sistemas de control,
gestión y operación.
Inadecuada implementación de políticas y normas.
Falta de controles en las operaciones.
Insuficiente capacidad de abarcamiento del mercado (importación y/o exportación) (Carrión,
2016).

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 10

Identificar las debilidades de las PYMES permite centrar la atención en establecer bases
para crear un modelo de control interno que ayude a alcanzar un óptimo sistema de control y
gestión en la organización, con el fin de prevenir situaciones que afecten el desempeño de la
misma y contribuyan a la detección de posibles errores que garanticen su oportuna
retroalimentación.
Modelos de control interno basados en la implementación del COSO – MECI
La implementación de los modelos de control interno COSO & MECI tiene que ser
fundamental para el desarrollo de la organización, además de que la ley colombiana y demás
normas así lo estipulan; por lo tanto, su aplicación debe ser una base para su buena práctica en
los ámbitos fiscales, tributarios y contables. Uno de los mayores inconvenientes que han tenido
las organizaciones ha sido la incorrecta aplicación de estos modelos, inclusive su total
desconocimiento, lo que evidencia una falta de compromiso por parte de las gerencias, pasando
por alto sus responsabilidades en la organización, lo cual conlleva a graves consecuencias en la
planificación de los sistemas de control y a verse involucrados en actividades ilícitas y/o
corruptas (Arango, 2013).
En el sector privado, que es a donde pertenecen las PYMES, la situación no cambia mucho,
debido a que algunos empresarios ven como un gasto innecesario la capacitación en la
implantación de estos modelos de control en sus organizaciones, desconociendo el alcance que
éstos pueden tener para el cumplimiento de los objetivos propuestos a corto, mediano y largo
plazo (Arango, 2013).
Para definir un modelo de control interno es importante trazar inicialmente cuáles son los
objetivos en el corto, mediano y largo plazo; por lo tanto la aplicación de este sistema es
responsabilidad de la alta gerencia, que deberá asumir una responsabilidad total y no solo en la
financiación para recursos tecnológicos y económicos, sino también en la capacitación si es
necesario y la contratación de personal calificado que contribuya al desarrollo de este modelo, el
cual se convertirá en una herramienta de valoración de riesgos y planificación estratégica que
brindará a los administradores elementos para la toma de decisiones de autogestión, autocontrol
y autorregulación (Arango, 2013).
Sistemas e información contable en pymes
La contabilidad, como herramienta para la toma de decisiones, debe aportar una gran
cantidad de información para que la gerencia direccione por buen camino a la organización, ya

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 11

que al implementar herramientas de gestión adecuadas contribuyen al desarrollo de los sistemas

de control de gestión en las organizaciones; por lo general, los administradores trabajan junto
con los contadores en donde se plantea un presupuesto maestro que servirá para la planificación
operativa y financiera de la empresa para un periodo específico y así promover el cumplimiento
de los objetivos.
Los sistemas de información financiera deben adaptarse a los cambios que se presentan
constantemente en la economía, y más si la empresa se encuentra en auge, para que la
información esté disponible cuando se requiera, confiable cuando se tenga que dar rendición a
terceros y además pueda conservarse sin cambios que afecten su contenido, ya que en gran
medida la administración dependerá de la información que se encuentra contenida en los
informes financieros y administrativos que se generan, los cuales se utilizan para la toma de
decisiones. Las personas que se encargan de preparar la información deben conocer las
características que está debe contener.
Características de la información:
Adaptarse a las condiciones de la empresa para que pueda ser útil en cualquier
procedimiento y área que la requiera, teniendo en cuenta el principio de la reserva.
Elaborarse de manera comprobable y verificable para que pueda ser de fácil comprensión y
útil para la administración.
Uniforme para garantizar su integridad y la rendición de cuentas ante organismos externos.
Relevante para que la gerencia se enfoque en utilizar la información de mayor importancia
en la toma de decisiones, de tal forma que se alcancen los objetivos de la organización.
Prepararse oportunamente para cuando se requiera (Fernández, 2010).
Cuando la información cumple con estas características, se convierte en un motor
indispensable para el desarrollo y además una herramienta, especialmente cuando se habla de la
información contable, por eso es importante tener un buen direccionamiento estratégico en la
contabilidad, cuyo fin será cumplir con los requerimientos informativos para los usuarios
internos y externos a la organización; adicional a esto prepararla y presentarla de manera que
contribuya a la toma de decisiones, para lograr ventajas competitivas en busca de la excelencia
empresarial (Farfán, 2010).
Para Fernández et ál., (2005): AAA, (2007); Bertolino et ál., (2000); García y Rodríguez,
(2001); Milanes y Texeira, (2005); Puig, (2005):

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 12

Los administradores de las Pymes necesitan principalmente la siguiente información:

• Información analítica y desagregada de carácter específico que les permita analizar la
gestión y tomar decisiones para beneficio de la propia empresa;
• Información útil para la formulación e implementación de estrategias y para el
planeamiento y control táctico;
• Mayor periodicidad, información al día;
• Información del pasado, presente y futuro, con mayor énfasis en el futuro;
• Información acerca de la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa y la
satisfacción de los clientes;
• Valoraciones realizadas a nivel de procesos, en busca de una mejora continua de las
actividades que se realizan en ellos;
• Dentro de la información de tipo cuantitativo los administradores necesitan información
en unidades físicas y no solo en unidades monetarias;
• Información de carácter cualitativo cuya inclusión no es posible en un modelo de
contabilidad de tipo financiero. Esta información no se limita a la explicación del contenido
de los estados financieros mediante notas a los mismos, sino a información mucho más
completa y profunda (citado por Farfán, 2010, p. 356-357).
Para Gelinas y Dull (2008):
En relación con lo antes mencionado, el Sistema de Información facilita estas funciones
operativas, proporcionando información que puede utilizarse para planificar y controlar las
actividades de la empresa. De igual forma, puede tener elementos de avanzada, tales como
una base de datos para almacenamiento, y puede utilizar los modelos de decisión para
presentar la información de salida, la información utilizada debe ser adaptada y tomada en
consideración. Además, la información es más útil si se reconoce el estilo personal de
direcciones y preferencias de la toma de decisiones. Al identificar los sistemas de información
aplicados a las Pymes, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los
métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la
toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y
Sistemas de información para ejecutivos) (citado por Blanco, 2015, p. 18-19).

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 13

Cuando la información financiera no cumple con las condiciones y parámetros de una

información integral, puede deberse a la insuficiente planificación estratégica y tendrá como
consecuencia alguna de los siguientes motivos:
La información no se genera a tiempo al concluir el ejercicio contable, ya que la empresa
puede venir registrando información atrasada de meses pasados por el atraso en el cumplimiento
de las normas y leyes.
La información no se usa integralmente; en algunos casos solo se usa para para satisfacer a
terceros (estado, clientes, proveedores, acreedores) con fines económicos y no se utiliza para la
toma de decisiones.
La información no se realiza bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados.
La información no se utiliza adecuadamente, no es analizada y/o comparada con
instrumentos de interpretación financiera que permitan a la organización su desarrollo.
La información no es registrada, presentando total desconocimiento de su información
financiera en el corto, mediano y largo plazo (Zúñiga et al., 2013).
Resultados de la aplicación del instrumento en la Pyme Alimentos PIU SAS.
La PYME Alimentos PIU SAS es una empresa que nació en agosto de 2017, es una empresa
bastante reciente que tuvo un cambio de razón social como consecuencia de una asociación con
otra organización que se llamaba Indexcol, que elaboraba productos de baja calidad y no eran los
mismos que producía alimentos PIU, por esta razón se creó la empresa con el fin de lograr
obtener un mejor impacto en el mercado; actualmente alimentos PIU produce y comercializa la
marca gourmet de productos embutidos los cuales son: salchichas, chorizos, hamburguesas,
jamones y salchichón. Se aplica un cuestionario a la organización con el fin de caracterizar los
sistemas de control de gestión y los sistemas de información contable gracias a la información
suministrada por la doctora Andrea López, actual administradora de alimentos PIU S.A.S, quien
nos ofreció su amable colaboración para realizar la entrevista, que nos ayudó a recopilar la
información necesaria para diagnosticar y analizar dichos sistemas, con el fin de dar a conocer
oportunidades de mejora en la organización.

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 14

Cuestionario
Empresa: Alimentos PIU Entrevistado: Andrea López Fecha: 09/11/2017
S.A.S Cargo: Administradora
Área: General
Control interno Si No N/A Observaciones
¿Existen manuales de x No existen manuales de funciones, un
funciones y procedimientos estudiante de la Universidad Cooperativa los
dentro de la organización? está elaborando como proyecto de grado y en
el momento se están adecuando para la
organización.
¿Son conocidos dichos x
manuales y procedimientos
por todo el personal de la
organización?
¿Se efectúan controles o x Se efectúan controles en el área de calidad de
revisiones internas de las producción, más específicamente en la parte de
operaciones realizadas en preparación de sus productos y también en el
la organización? control a sus proveedores. En el área
administrativa se está desarrollando su
implementación.
¿Existen normas o x No tienen documentados los procedimientos de
instrucciones sobre los control interno, son socializados a sus
procedimientos de control empleados verbalmente.
interno?
¿Se encuentran segregadas x Los empleados comparten oficinas entre
las funciones de cada área departamentos, además un trabajador puede
en la organización? realizar varias funciones dentro de su
dependencia.
¿Están establecidas las x Se tienen las líneas de cada departamento, se
líneas de autoridad y cuenta con el organigrama de la organización,
el cual fue elaborado por un estudiante de la

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 15

responsabilidad en cada Universidad Cooperativa como proyecto de

área? grado.
¿Existen medidas de x Se implementan controles en la parte operativa,
seguridad y protección para en cuanto al manejo de sus recursos
los activos de la disponibles solo lo hace una persona; también
organización? cuentan con claves de acceso para la
información bancaria y operativa de la
organización donde solamente el personal
autorizado puede acceder a dicha información.
¿Existen normas y x Se implementan controles para el manejo de la
procedimientos para el información, pero no los tienen documentados.
manejo de la información?
¿Existe control en la x Existen controles para el manejo de la
información sistematizada? información operativa sistematizada, pero en la
parte administrativa aún se está implementado
el uso de software; actualmente utilizan Excel
para registrar la información.
¿Se prevé que los x Los empleados realizan sus funciones, pero
empleados no efectúen pueden realizar más actividades dentro de su
labores ajenas a las de sus dependencia, ya que la organización es
funciones asignadas? reciente.
¿Los estilos de liderazgo x La actual gerencia de la organización
que se identifican en la conformada por la doctora Rossana Landinez
organización permiten que fomenta la participación de sus empleados en
sus integrantes desarrollen el desarrollo de la organización, así como el
sentido de pertenencia? compañerismo dentro del ámbito laboral.
Planeación estratégica Si No N/A Observaciones
¿La administración x La organización no tiene los objetivos
establece y revisa sus formalmente formulados, ya que es reciente.
objetivos periódicamente?

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 16

¿La organización tiene x Están en el proceso de implementación, en el

claridad sobre su misión y momento solo los conoce la gerencia y los
visión dentro de su objeto directivos, el resto de personal aún no tiene
social? acceso a ellos.
¿El órgano directivo x Aún no se han implementado, pero con el
establece objetivos tanto de tiempo se van a empezar a adecuar en las áreas
corto plazo como de largo de administración y ventas.
plazo?
¿Los objetivos trazados en x
el proceso de planeación
estratégica son
compartidos a todos los
eslabones de la
organización?
¿Se evalúan los resultados x
obtenidos en el
cumplimiento de los
objetivos planteados?
¿El proceso de evaluación x
de resultados está a cargo
de la dirección
exclusivamente?
¿El proceso de evaluación x La organización aún no toma en cuenta las
de resultados tiene periodicidades para la evaluación de sus
diferentes periodicidades, resultados.
dependiendo del área y de
las personas a cargo?
¿La organización traza x La organización va a implementar cuatro
estrategias para la nuevas líneas de negocio.
captación de nuevos
mercados e incentiva la

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 17

innovación constante de
sus productos y/o
servicios?
¿Los criterios que se x La organización permite que todos los
consideran para la toma de trabajadores aporten sus ideas para el
acciones correctivas desarrollo de la empresa, y también se apoyan
provienen únicamente de en estudios de mercado.
los juicios de la dirección?
¿Existen procesos de x Se realiza retroalimentación a sus empleados
retroalimentación o cuando alguna función no es debidamente
Feedback para el realizada.
mejoramiento continuo de
las áreas organizacionales y
sus integrantes?
Sistemas de información Si No N/A Observaciones
contable
¿Existen normas y x No se tiene un control ya que solo se registra la
procedimientos para el información en los libros contables, además
registro de la información esta información no está sistematiza, piensan
contable? en un tiempo hacerlo en el software Siigo.
¿La información financiera x La información financiera la utilizan para
se utiliza para la toma de llevar el flujo del plan de producción y ventas,
decisiones en la además también la utilizan para acceder a
organización? créditos bancarios que permitan el desarrollo
de la organización.
¿Se implementa algún x Se llevan matrices en Excel para evaluar el
sistema de costeo que margen de rentabilidad.
permita a la organización
evaluar sus márgenes de
rentabilidad?

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 18

¿La información contable x Es información elaborada por el contador y de

es de uso exclusivo del área uso para las áreas administrativa y gerencial.
financiera y/o de la
dirección de la empresa?
¿La elaboración de x La información además de ser elaborada para
informes financieros requerimientos legales también sirve a la
responde, de forma administración y gerencia para tomar
exclusiva, a la necesidad de decisiones.
cumplir requerimientos
legales?
¿Divulgan información x
contable a agentes externos
diferentes de entidades de
vigilancia y control?
¿Además de los informes x
financieros exigidos por los
marcos normativos
actuales, la organización
elabora informes sobre su
gestión e impacto en la
sociedad?
¿La información contable x La organización se encuentra en la etapa de
es usada para el control de implementación de su estrategia por lo cual aún
la estrategia trazada? se ve un poco limitada en este campo.
¿La empresa tiene x Ingresan la información a las plataformas
múltiples canales de virtuales que el Estado tiene para la liquidación
comunicación para de sus impuestos. Por ejemplo, la DIAN.
divulgar su información
contable, tanto a nivel
interno como externo?

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 19

¿Se realizan ejercicios de x Se realizan proyecciones mensuales de ventas.

predicción de la
información contable?
¿La contabilidad de la x En el momento la organización no tiene
empresa esta soportada por registrada la información en el software
alguna herramienta contable.
tecnológica?
¿Están bien definidos los x La organización se encuentra en el proceso de
procesos de aseguramiento implementación de los procesos de
de la información contable? aseguramiento de la información contable.

Hallazgos y Recomendaciones
1. Control interno
En la actualidad la PYME Alimentos PIU no cuenta con los manuales de funciones y
procedimientos, debido a que la empresa se creó recientemente y están en una etapa de
elaboración y diseño de dichos manuales. La organización se centra en la revisión y el control de
los procesos productivos para garantizar la calidad de sus productos embutidos, pero con la
falencia de que aún no están documentados dichos controles; además sus empleados pueden
realizar varias funciones dentro de su dependencia lo que podría generar que los trabajadores
tengan jornadas más extensas de trabajo. La empresa maneja de manera adecuada el registro de
la información operativa sistematizada, donde se cuenta con claves de acceso que garantizan la
seguridad de los procedimientos operativos.
Oportunidad de mejora
Documentar los manuales de funciones en la organización para que se establezcan
delimitaciones, con el fin de que los empleados no se extralimiten en sus funciones o, en caso
contrario, no cumpla a cabalidad con el cargo asignado, lo que puede ocasionar situaciones de
inequidad e inconformidad por parte de los trabajadores en la organización. Además, dicha
documentación contribuirá ampliamente a la conformación del control interno, para asegurar que
cada trabajador tenga claridad de la labor a realizar y se pueda realizar su oportuno seguimiento
y supervisión, con el fin de prevenir situaciones en las cuales no se les pueda hacer un

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 20

seguimiento o no puedan resolverse oportunamente al no contar con la persona encargada para

dicha función.
Actualmente la organización aplica un control interno en la parte de seguridad, pero debería
preocuparse por el seguimiento, monitoreo y uso de indicadores de todas sus operaciones, que
contribuyan a implementar un control interno efectivo en toda la organización, y no sólo en la
parte operativa, sino también implementar las políticas de calidad en todas sus áreas, para que
contribuya a evaluar y diagnosticar su gestión actual con el fin de prevenir situaciones
inesperadas.
2. Planeación estratégica
Alimentos PIU, al ser una organización tan reciente, aún no cuenta con la documentación, ni
la planeación de sus objetivos, se encuentra en una etapa de elaboración donde se tiene trazada la
implementación de cuatro nuevas líneas de negocios; además se cuenta con la posibilidad de que
todos sus trabajadores aporten su conocimiento a la organización y se recalca el seguimiento por
parte de la administración y gerencia hacia sus operarios, para garantizar la calidad de sus
procesos productivos y, en caso de presentarse, realizar la debida retroalimentación a sus
empleados.
Oportunidad de mejora
Establecer y documentar los objetivos de la organización, tanto a corto como a largo plazo,
para generar identidad y que se cuente con un alcance, el cual permitirá a la organización aspirar
a mejorar día a día y no destinar recursos a actividades improductivas.
Documentar y compartir la estrategia corporativa, para que los empleados puedan conocer
cuál es la misión y visión de la organización, con el fin de generar identidad en el mercado y que
sus trabajadores conozcan hacia donde se perfila la organización en sus futuras proyecciones,
para que cada uno pueda hacer su aporte en el desarrollo de alimentos PIU.
3. Sistemas de información contable
La organización no cuenta con normas y procedimientos para el registro de la información
contable, ésta se maneja en libros y en Excel, pero sin su debido registro en un software
especializado por parte del contador. se manejan matrices que permiten analizar el margen de
rentabilidad que tienen sus productos en el mercado, así como estudios de presupuestos que se
utilizan para hacer proyecciones mensuales de ventas que permiten a los directivos y gerentes
disponer de información para la toma de decisiones en la organización, con la excepción que no

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 21

conocen la totalidad de su información contable, la cual aportaría una información mucho más
íntegra; la empresa tiene la intención de implementar el software contable Siigo.
Oportunidad de mejora
Documentar y registrar la información contable conforme a lo establecido en los principios
de contabilidad generalmente aceptados, para garantizar su adecuado tratamiento con el fin de
que contribuya a la organización, poder contar con una herramienta que les permita conocer a
fondo sus movimientos, logrando tener una información completa y exacta que ayude a la toma
de decisiones de la administración y a la gerencia, quienes direccionarán a la organización por el
mejor camino, y les permita prevenir situaciones inesperadas en cuanto a las cifras expresadas en
sus estados financieros.
En la actualidad, en la organización Alimentos PIU S.A.S, no se cuenta con un sistema de
control y gestión íntegro, pero se tienen diseñados algunos elementos de control interno y
planeación estratégica para implementarlos a futuro, con el fin de mejorar sus procesos
operativos, tácticos y estratégicos, además de contar con personal capacitado para las funciones y
tener una buena comunicación en las áreas organizacionales; se está empezando a dar
importancia a la toma de decisiones basada en información de presupuestos y costos, y tiene altas
aspiraciones de crecer en el mercado para llegar a convertirse en una empresa grande de
embutidos a nivel nacional, contando con la motivación de sus trabajadores y la adecuada
dirección de sus administrativos y gerentes de los procesos de planeación estratégica, control
interno, e información contable.

Lista de Referencias
Arango, G. (2013). Beneficios y obstáculos de la implementación de un modelo de control
interno: MECI-COSO (Trabajo de Especialización). Bogotá, Colombia, Universidad Militar
Nueva Granada.
Artieda, C. (2015). Análisis de los sistemas de costos como herramientas estratégicas de
gestión en las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Revista publicando, 2(2). 90-113.
Blanco, J. (2015). Efecto que tiene la aplicación de los sistemas de información en los
procesos contables y la influencia en la toma de decisiones de las PYMES (Tesis de Maestría).
La Morita, Venezuela, Universidad de Carabobo.

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
 22

Carrión, G. (2016). Factores potenciales de mayor incidencia en el fracaso de las pequeñas y

medianas empresas (Pymes) (Trabajo final). Machala, Ecuador, Universidad Técnica de
Machala.
Castañeda, L. (2014). Los sistemas de control interno en las Mipymes y su impacto en la
efectividad empresarial. En Contexto, (2), 129-146.
Farfán, M. (2010). La contabilidad de direccionamiento estratégico como oportunidad de
desarrollo empresarial en las Pymes. Cuadernos de contabilidad, 11(29), 347 -365.
Fernández, M. (2010). Desarrollo del sistema de planificación y control financiero y
operativo de una Pyme (Trabajo Final). Universidad Empresarial Siglo Veintiuno.
Mora, E., Vera, M., & Melgarejo, Z. (2015). Planificación estratégica y niveles de
competitividad de las Mipymes del sector comercio en Bogotá. Estudios Gerenciales, 31, 79-87.
Saavedra, M. (2017). Una propuesta para la determinación de la competitividad en la pyme
latinoamericana. Pensamiento & Gestión, (33), 93-124.
Zúñiga, J., González, J., Gutiérrez, L., Rosales, N., Fuentes, T., & Téllez, A. (2013). El
análisis financiero herramienta de apoyo al desarrollo de las pequeñas y medianas empresas
(pymes) de la región centro del estado de Coahuila. Revista de Investigación en Ciencias y
Administración, 8(14), 79-100.

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.