VERSIÓN 1

ACUERDO PARA LA TRANSMISIÓN DE DATOS

PERSONALES
Octubre de 2018
A-08-11

ACUERDO PARA LA TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES CELEBRADO ENTRE LA CAJA DE

COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL HUILA Y ___________________________.

Entre los suscritos, __________________________________, identificado(a) con la Cédula de Ciudadanía No.

_________ expedida en ________________, en su calidad de Supervisor del Contrato No.____________, quien para
efectos del presente acuerdo se denominará COMFAMILIAR o EL RESPONSABLE, por un lado; y por el otro,
_____________________, mayor de edad, identificado(a) con la Cédula de Ciudadanía No. _____________ Expedida
en ______________ y que en lo sucesivo se denominará EL ENCARGADO (cuando el encargado sea una persona
jurídica se colocará el nombre de la entidad, el NIT, el nombre y cédula del representante legal), hemos acordado
celebrar el presente Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, previas las siguientes consideraciones. PRIMERO.
La Caja de Compensación Familiar del Huila Comfamiliar Huila, es una persona jurídica de derecho privado sin ánimo de
lucro, con personería jurídica reconocida por la Gobernación del Huila mediante Resolución No. 0035 de fecha 15 de
abril de 1966, goza de autonomía administrativa y patrimonio independiente, con domicilio principal en la Ciudad de
Neiva, organizada como Corporación en la forma prevista en el Código Civil, que cumple funciones inherentes a los
regímenes de Subsidio Familiar, Seguridad y Protección Social, sometida al control y vigilancia de la Superintendencia
de Subsidio Familiar. SEGUNDO. Que Comfamiliar Huila es RESPONSABLE de una Base de Datos Personales, la cual
Recolectó de ______________________________________________________. TERCERO. EL RESPONSABLE para
dar cumplimiento al Contrato No. __________, ve necesario celebrar con EL ENCARGADO un Acuerdo de transmisión
de Datos Personales. CUARTO. Que para desarrollar el objeto Contractual del Contrato No. __________, EL
RESPONSABLE debe transmitir la Base de Datos Personales que tiene recolectada de
_______________________________________, y por lo tanto deben suscribir el presente Acuerdo. QUINTO.
DEFINICIONES. Para el completo entendimiento del presente Acuerdo deberán tenerse en cuenta las siguientes
definiciones: Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
Datos Personales. Base de Datos: conjunto organizado de Datos y/o Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables. El Encargado Del Tratamiento: Es quien realiza el Tratamiento de Datos y/o Datos Personales por
cuenta de EL RESPONSABLE del Tratamiento. El Responsable Del Tratamiento: Es el propietario de la Base de Datos y
quien decide sobre ella y/o el Tratamiento de los datos. Titular: persona natural y/o Jurídica cuyos Datos y/o Datos
Personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos y/o
Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia:
Comunicación de la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento de
los datos. Transmisión: Tratamiento de Datos y/o Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable. QUINTO: Que en mérito de lo expuesto, las partes convienen en suscribir el
presente Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: CLÁUSULA
PRIMERA. OBJETO. EL ENCARGADO se compromete con EL RESPONSABLE a dar un uso idóneo y confidencial a la
Base de Datos Personales recolectada de _______________________________________________________, que le
transmitirá Comfamiliar Huila para dar cumplimiento al Contrato No. ________________. CLÁUSULA SEGUNDA.
ACTIVIDADES DEL ENCARGADO. EL ENCARGADO, por cuenta del RESPONSABLE, para el Tratamiento de los
Datos Personales realizará las siguientes actividades:
_______________________________________________________. Parágrafo Primero. Las anteriores actividades las
realizará EL ENCARGADO para EL RESPONSABLE en el marco de la Autorización otorgada, la cual consigna que la
finalidad para la cual se realiza el Tratamiento es para dar cumplimiento y ejecución al Contrato No. ________________.
Parágrafo Segundo. EL ENCARGADO no podrá, con la Base de Datos Personales suministrada, realizar actividades
adicionales a las planteadas en la presente cláusula. CLÁUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO. Son
obligaciones del ENCARGADO las siguientes: 1. Realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con lo señalado en la
cláusula Primera del presente Acuerdo. 2. Garantizar que el Tratamiento de los Datos se hará cumpliendo con los
protocolos de seguridad y demás obligaciones mínimas contenidas en el Manual de Políticas de Manejo de Información
del RESPONSABLE, que hará parte integral del presente Acuerdo. 3. Dar Tratamiento, a nombre del RESPONSABLE, a
los Datos conforme a los principios que los tutelan. 4. Salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se
contengan Datos Personales, cuando sea el caso. 5. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos. 6.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta EL RESPONSABLE. 7. Tener o adoptar un manual interno de
políticas de protección de Datos. 8. Adoptar un procedimiento para la atención de consultas y reclamos. 9. Documentar
los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los Datos de conformidad con las disposiciones
aplicables a la materia de que se trate. 10. Suprimir la información cuando se solicité la revocatoria de la Autorización
por parte del RESPONSABLE. 11. Mantener la información bajo los parámetros de seguridad establecidos para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 12. Respetar las condiciones de privacidad
de la información. 13. Actualizar la información cuando sea comunicada por EL RESPONSABLE dentro de los cinco (5)
días hábiles contados a partir de su recibo. 14. Rectificar la información cuando sea corregida por EL RESPONSABLE.
15. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley de protección de Datos
Personales, cuando sea el caso. 16. Informar a solicitud del RESPONSABLE sobre el uso dado a los Datos. 17. Informar
a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares. 18. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
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derecho de hábeas data, cuando sea el caso. 19. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
Titular. 20. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 21. Garantizar
que sus empleados, contratistas, personal y en general cualquier persona que pudiera intervenir en cualquier fase
contractual conozca y cumpla con las obligaciones aquí pactadas. 22. Mantener indemne al RESPONSABLE por
cualquier incumplimiento en la protección de Datos de acuerdo a la normatividad vigente y las obligaciones pactadas en
este Acuerdo. 23. Resarcir cualquier daño o perjuicio que se le cause al Titular de la información y/o al RESPONSABLE
como consecuencia del indebido Tratamiento, divulgación no consentida, acceso no permitido o incumplimiento de las
obligaciones y preceptos normativos que regulan el Tratamiento y protección de los Datos, así como las obligaciones
aquí pactadas. 24. Informar al Titular como acceder o consultar la política de Tratamiento de Información. 25. Cumplir
con los demás deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. CLÁUSULA CUARTA. OBLIGACIONES
DEL RESPONSABLE. Son obligaciones del RESPONSABLE las siguientes:1. Suministrar al ENCARGADO únicamente
datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado y de conformidad con lo previsto en el presente acuerdo. 2.
Suministrar al ENCARGADO únicamente los datos cuyo Tratamiento sea necesario para realizar las actividades
enmarcadas en el Contrato No. ________________ y en el presente acuerdo. 3. Informar al ENCARGADO del
Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 4. Comunicar de forma oportuna al ENCARGADO
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado. 5. Adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada al ENCARGADO se mantenga actualizada. 6. Comunicar la
rectificación al ENCARGADO. 7. Suministrar al ENCARGADO información veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. 8. Comunicar oportunamente al ENCARGADO todas las novedades respecto de los datos
que previamente le haya suministrado. 9. Comunicar al ENCARGADO cuando la información sea incorrecta. 10. Informar
al ENCARGADO cuando la información se encuentre en discusión por parte del Titular. 11. Garantizar que la información
objeto de Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 12. Cumplir con los
demás deberes establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012. CLÁUSULA QUINTA. PROPIEDAD DE LA BASE
DE DATOS. EL ENCARGADO reconoce expresamente que los Datos a los que tendrá acceso son de exclusiva
propiedad del RESPONSABLE, por lo que no podrá utilizarlos sino para los fines autorizados en el Contrato No.
_____________ y en el presente acuerdo. CLÁUSULA SEXTA. MEDIDAS DE SEGURIDAD. EL ENCARGADO se
compromete a aplicar, en el acceso a los Datos facilitados por EL RESPONSABLE, las medidas de seguridad de
acuerdo con las categorías de datos accedidos. CLÁUSULA SÉPTIMA. CESIÓN. EL ENCARGADO se obliga a no
realizar ninguna cesión de los Datos a los que tenga acceso sin la debida Autorización del RESPONSABLE. CLÁUSULA
OCTAVA. DURACIÓN. El presente acuerdo tendrá la misma duración que el Contrato No._______________. Parágrafo.
En todo caso, el presente Acuerdo continuará vigente siempre que exista transmisión de Datos entre EL
RESPONSABLE y EL ENCARGADO. CLÁUSULA NOVENA. INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS. Las Partes
indemnizarán los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones a su cargo. CLÁUSULA DÉCIMA.
VIGENCIA DE LA CONFIDENCIALIDAD. Toda la información suministrada deberá ser destruida al momento de la
terminación del presente Acuerdo. En todo caso, las obligaciones sobre el manejo de la confidencialidad de la
información tendrán una duración de diez (10) años más a la terminación del presente Acuerdo. CLÁUSULA DÉCIMA
PRIMERA. ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE INFORMACIÓN. En caso de alteración o manipulación de la
información deberá seguirse lo establecido en la Política de Tratamiento de la información del RESPONSABLE.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. ANEXOS. Hará parte integral del presente Acuerdo la Política de Tratamiento de la
información del RESPONSABLE. Para constancia se firma en dos (2) ejemplares, el día

EL RESPONSABLE EL ENCARGADO

______________________________ __________________________________
Supervisor C.C. No. _____________ de ___________
Coordinador(a) o Lider de __________
Comfamiliar Huila