ADMINISTRACION DE PROYECTOS (APR – 711)

“PROGRAMA DE ENSEÑANZA”
“ADMINISTRACION DE PROYECTOS”

TEMA #1
FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1.- INTRODUCCIÓN

En toda organización surgen continuamente problemas, necesidades y oportunidades. Problemas

tales como la baja eficacia operativa, necesidades como el espacio de oficina adicional y generar
nuevas oportunidades. Estos problemas, necesidades y oportunidades dan lugar a la búsqueda e
identificación de soluciones. La aplicación de tales soluciones entraña un cambio en la organización.
En general, los proyectos se han establecido para efectuar este cambio y siempre hay alguien
responsable de la finalización satisfactoria de cada proyecto.

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para

completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”

El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo,
ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

2.- DEFINICION

La preparación y evaluación de proyectos busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un

conjunto de antecedentes que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y
desventajas de asignar recursos en una determinada iniciativa.

El proyecto es un conjunto de antecedentes, que nos permite analizar las ventajas y desventajas
económicas, que se deriva de asignar determinados recursos de un país para la producción de bienes
y/o servicios1.

El Proyecto está relacionado de acuerdo al ámbito de desarrollo y la perspectiva que adopte el

proyectista en un determinado trabajo. En primera instancia, debe saber qué tipo de estudio está por
realizar, por ejemplo, si es un Proyecto de Investigación, un Proyecto de Inversión Privada o  un
Proyecto de Inversión Social.

A pesar de que existen diferentes tipologías de elaboración de proyectos como ser: Proyectos de
Inversión Privada, Proyectos de Inversión Social, Proyectos de Investigación y Proyectos
Tecnológicos, existe el siguiente concepto general de proyecto que es utilizado con mayor frecuencia:

"Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma
sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados.
Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo".
Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca la solución de un
problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.
Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o
situación en particular, a través de la recolección y el análisis de datos.

1
RAMALLO CACERES, “Preparación Evaluación y Administración de Proyectos de Inversión – Enfoque de Sistemas”, Ed. Latinas Editores
2005, pg. 5.

Ing. Frídel J. Calancha Andia Pág. # 1

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3.- TIPOS DE PROYECTOS

Hay diferentes formas de clasificar los proyectos. Su clasificación es variada, algunos autores la
plantean teniendo en cuenta su finalidad, otros según el tiempo que dure su ejecución, otros los
relacionan con la producción. A pesar de que no hay un consenso sobre los tipos de proyectos en la
literatura especializada, aquí se propone una tipología de estos.

En este orden de ideas los proyectos podemos clasificarlos de la siguiente manera:

a).- Sociales.- Un proyecto tiene carácter social cuando su implementación y operación no depende
necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los
rendimientos financieros sobre los dineros invertidos.

b).- Financieros.- Cuando su factibilidad depende de una demanda real en el mercado del bien o
servicio a producir, a los niveles del precio previsto.

c).- Agropecuarios.- Dirigidos al campo de la producción animal y vegetal; las actividades pesqueras
y forestales; y los proyectos de riego, extensión y crédito agrícola y ganadero, mecanización de faenas
y abono sistemático, entre otros.

d).- De infraestructura social.- Dirigidos a atender necesidades básicas en la población, tales como:
Salud, Educación, Recreación, Turismo, Seguridad Social, Acueductos, Alcantarillados, Vivienda y
Ordenamiento espacial urbano y rural.

Los proyectos se clasifican dependiendo de la óptica según la cual se realice la misma, en efecto:

a) Según el tipo de bienes y / o servicios que se genera:

 Proyectos que generan bienes y / o servicios de consumo final.

 Proyectos que generan bienes intermedios.
 Proyectos que generan bienes de capital.

b) Según los sectores productivos:

 Proyectos agropecuarios: abarcan todo el campo de la producción animal y vegetal.

 Proyectos Industriales: Relacionados con la actividad manufacturera y con la parte
extractiva y el procesamiento de los productos de pesca, agricultura y actividad
pecuaria.
 Proyectos de infraestructura económica: Incluyen los proyectos de unidades directa o
indirectamente productivas, que proporcionan a la actividad económica ciertos
insumos, bienes o servicios, de utilidad general, tales como energía eléctrica,
transporte y comunicaciones.
 Proyectos de servicios: Su propósito no es producir bienes materiales, sino prestar
servicios de carácter personal, material o técnico.

De acuerdo a la presente clasificación, el proyecto objeto de estudio se inscribe en proyectos que

generan bienes y / o servicios de consumo final.

Los proyectos de creación de nuevas empresas corresponden a inversiones que permitirían

implementar o emprender un negocio nuevo.

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 Proyectos de reemplazo: Son los que buscan medir la conveniencia de una sustitución.
 Los proyectos de ampliación: Son aquéllos que generan mayor capacidad de producción
o atención, tanto por la expansión de un servicio existente, como por la integración de
otro nuevo.
 Proyectos de abandono: Son los que se denominan comúnmente como de desinversión y
corresponden, a la eliminación de áreas de actividad ineficientes (o no rentables) o al
cierre de unidades que, siendo eficientes (o rentables), permitan liberar recursos que
pueden ser utilizados en otras áreas más eficientes o rentables.
 Los proyectos de externalización u outsourcing: Son similares en su evaluación, al
procedimiento seguido en los proyectos de abandono, con la diferencia de que la
actividad que se deja de realizar internamente, es sustituida por la prestación del
mismo servicio mediante el contrato a un externo.
 Los proyectos de internalización: Son lo opuesto a las inversiones en outsourcing, y
corresponden a la ejecución interna de tareas o procesos, que hasta ahora se
contrataban externamente. Este tipo de proyectos se fundamenta en la conveniencia de
aumentar la productividad mediante el desarrollo de más actividades con los mismos
recursos, en oposición al procedimiento de reducir recursos y seguir haciendo las
mismas actividades. Esto es principalmente válido, cuando existen capacidades ociosas
en ciertas atenciones, tiempo de trabajo de personal o espacios físicos.

De acuerdo con la finalidad del estudio de Pre inversión, los proyectos se clasifican en aquellos que
miden la rentabilidad del proyecto, la rentabilidad de los recursos propios invertidos en el proyecto y
la capacidad de pago a las fuentes de financiamiento.

 Los estudios para medir la rentabilidad del proyecto determinan la rentabilidad del
negocio como un todo.
 Los estudios que se realizan para medir la rentabilidad del inversionista o, lo que es igual,
de los recursos propios invertidos en la realización del proyecto. Este caso es válido,
cuando es posible que una parte de la inversión total se financie con deuda.
 Un tercer estudio se hace para medir la capacidad de pago del propio proyecto sobre
eventuales préstamos para financiarlo. Un proyecto puede ser muy rentable y no tener
capacidad de pago.

De acuerdo a la tipología descrita líneas arriba, el presente proyecto es de creación de nuevas

empresas.

4.- OBJETIVO DE LOS PROYECTOS

Los proyectos difieren de otras actividades de la compañía debido a que poseen una duración
limitada. Esto significa que poseen objetivos fijos y mensurables que el equipo puede seguir.
Cuando los miembros del equipo miden el progreso que realizan para cumplir con los objetivos,
pueden determinar la efectividad del equipo para realizar el trabajo. Todos los proyectos comparten
tres objetivos generales que son identificados y detallados durante las etapas de planificación.
Cuando un proyecto cumple con dichos objetivos, el equipo lo ha completado con éxito.

Cuando elaboramos un proyecto, hay que definir sus objetivos, que pueden ser de tres tipos: 

a).- Objetivos generales.- Los objetivos generales corresponden a las finalidades genéricas de un
proyecto o entidad. No señalan resultados concretos ni directamente medibles por medio de
indicadores pero sí que expresan el propósito central del proyecto. Tienen que ser coherentes con la
misión de la entidad. Los objetivos generales se concretan en objetivos específicos. Objetivos

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específicos; Se derivan de los objetivos generales y los concretan, señalando el camino que hay que
seguir para conseguirlos. Indican los efectos específicos que se quieren conseguir indicando las
acciones directamente medibles mediante indicadores. 

b).- Objetivos operativos.- Concretan los objetivos específicos. Son cuantificables, medibles
mediante indicadores y directamente verificables. Así nos permiten hacer seguimiento y evaluación
del grado de cumplimiento de los efectos que se quieren conseguir con los objetivos específicos. 

c).- Objetivos del proyecto.- Los tres aspectos críticos de un proyecto son la función, el costo y el
tiempo. Debe cumplir su función, ser completado dentro del presupuesto y realizarse a tiempo. El
equipo debe detallar los objetivos específicos dentro de estos objetivos generales a través de la
definición de características y variables dentro de cada uno. Los objetivos deben ser mensurables,
claros y realistas, y el equipo debe establecer hitos para el porcentaje completado de cada objetivo. Un
proyecto exitoso mantiene su rumbo para alcanzar cada hito y ser completado según el plan.

Función.- El objetivo más importante del proyecto es realizar las funciones para las cuales fue
creado. Si no cumple su función, el proyecto ha fallado. Las compañías emprenden proyectos
para satisfacer las necesidades de los usuarios del proyecto o para resolver problemas
específicos. Dentro del objetivo general de cumplir su función, tiene que satisfacer
necesidades reales y realizar operaciones específicas. El equipo define éstas y diseña pruebas
para demostrar que, una vez completado, el proyecto puede funcionar como ha sido
especificado.

Costo.- El costo del proyecto es un elemento clave y cumplir con los presupuestos es un
objetivo general de todos los proyectos. Si un proyecto cuesta más que lo anticipado, los
cálculos costo - beneficio que la administración utilizó para justificar el proyecto pueden no
aplicar. Si el exceso es considerable, la compañía tal vez no tenga los recursos para completar
el proyecto. Si los costos son significativamente menores al presupuesto, la planificación tiene
fallas y la compañía posee recursos sobre asignados. Por todas estas razones, el cálculo preciso
de los costos es un objetivo del proyecto.

Tiempo.- Debido a que los proyectos son limitados por el tiempo, la fecha de finalización del
proyecto es importante. Las compañías identifican problemas y necesidades del usuario junto
a las fechas específicas. Si el proyecto no está listo para ser utilizado en dicha fecha, las
necesidades del usuario pueden cambiar y los problemas pueden resolverse de cierta forma
que tenga una influencia negativa en la compañía. Los retrasos también generan
consecuencias financieras.
El ingreso esperado del proyecto es retrasado mientras que los costos de financiación
aumentan. Los retrasos cuestan dinero y pueden hacer que el proyecto sea superfluo.

5.- IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LOS PROYECTOS.

Sin planificación, las organizaciones marcharían a la deriva. Simplemente sería un caos. Por ello, hay
que considerar una serie de factores vinculados a este proceso, como disipar el mayor número de
incertidumbres con respecto al proyecto o determinar con bastante aproximación las necesidades de
recursos y los fondos a requerir.

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La importancia del diseño del proyecto estriba en que esto debe realizarse detallada y
minuciosamente conjuntando una serie de elementos que permitan finalmente determinar si es viable
o no en base a estos antecedentes. Es importante que el diseño este bien estructurado entendible para
diferentes instancias, con ideas claras y sistematizadas que permitan reflejar en situaciones,
condiciones y números reales del proyecto.

Es por ello que los proyectos nos permiten primeramente resolver problemas identificados, los cuales
de una u otra forma van a mejorar las condiciones de vida del grupo en estudio, además de ello
permiten acceder a diversas fuentes de financiación las cuales basan sus decisiones en diseño de
estrategias y flujo de recursos que concluidos de la forma correcta van a permitir obtener resultados
que nos llevan a la recuperación del capital, en cuanto a gestión, los proyectos nos permiten tener una
adecuada forma de gestionar y organizar los recursos invertidos en base a los resultados esperados,
todo esto estableciendo una lógica de ejecución.

Los puntos mencionados anteriormente reflejan la importancia general de todo proyecto, pero
cuando hablamos de proyectos de sistemas muy aparte de considerar los puntos antes vistos tenemos
que considerar los que llamamos las “Cinco C”, las cuales son: Capacidad, Control, Comunicación,
Costos y Competitividad.

La capacidad está referida a la velocidad de procesamiento, volumen y recuperación inmediata de la

información, por lo que el Control, va a pedir exactitud y mejora de la consistencia y va a trabajar con
los niveles de seguridad, la Comunicación nos hace referencia al flujo de información e integración
de las áreas, los Costos van a ser monitoreados observando la evolución y capacidad de los mismo,
mientras que la Competitividad está relacionada a clientes, acuerdos con proveedores y desarrollo de
productos nuevos.

Por todas estas razones, el desarrollo de un proyecto es primordial en toda empresa, mucho más aún
en estos tiempos donde el mercado competitivo es cada vez es más amplio y agresivo, pero hay que
tener en cuenta lo que realmente se quiere ya que “El hecho que se pueda no quieres decir que se
deba”.

6.- INDICADORES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

Los indicadores aportan la información necesaria para verificar el progreso hacia el logro de los
objetivos establecidos en el proyecto. Un indicador es un algoritmo o fórmula que expresa la relación
cualitativa o cuantitativa entre dos o más variables y que sirve para medir cuánto se ha logrado del
objetivo, como el impacto del proyecto a nivel de Fin, el efecto directo a nivel de Propósito y los
productos a nivel de Componentes. Un indicador debe ser objetivamente verificable.
¿Qué funciones cumplen los indicadores?

Las funciones que cumplen los indicadores son las siguientes:

Constituyen la base del seguimiento y evaluación del proyecto. Es por ello que los
indicadores deben ser, por el papel que cumplen, suficientes como para poderse utilizar en
diferentes momentos y no sólo al final del proyecto.
Especifican de manera precisa cada objetivo, nivel de Componente (Producto), de Propósito
y el Fin del mismo.

¿Cómo se expresan los indicadores?

Los indicadores se expresan de forma que puedan ser verificables en términos de cantidad y tiempo.
Un indicador no verificable será desechado. Es por ello que para cada indicador deberá describirse la

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fuente o medio de verificación. Así, por ejemplo, un indicador para medir los niveles de desnutrición
de la población infantil podría ser: número de niños desnutridos entre número total de niños por
cien. Si el número de niños desnutridos es 3.000 y el total de niños 30.000, el resultado nos indica que
el 10% de los niños están desnutridos.

¿Cuáles son los requisitos de un buen indicador?

Ser prácticos: lo cual significa:

Medir lo que es importante.
Mínimo en su número, pero suficientes para medir cada objetivo.
Referirse a metas realizables.
Eficientes en su costo para medir cada objetivo.
Realista en cuanto no deben referirse a algo que no ocurrirá.
Independientes: esto es, que reflejen el resultado especificado en el objetivo y no los medios
utilizados para alcanzar el resultado.
Focalizados: (específicos, medibles), es decir, que especifiquen el grupo objetivo, la cantidad,
calidad, tiempo y lugar.

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