GV-Sesión 3.pptx - Compressed

Programa de
Especialización en
Gestión de Proyectos
– Enfoque PMI
“ 03
ÁREAS DE CONOCIMIENTO, GRUPOS
DE PROCESOS Y GESTIÓN DE LA
INTEGRACIÓN
2
AGENDA
INTRODUCCIÓ 0
01 N
ÁREAS DE
2
CONOCIMIENTO
0 GRUPOS DE
PROCESOS
0 GESTIÓN DE LA
3 4
INTEGRACIÓN
3
ÁREAS DE CONOCIMIENTO Y GRUPOS DE PROCESOS
4
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
✔ La gestión de la integración reúne los procesos y

las actividades necesarias para que el proyecto
exista más allá de sus partes.
✔ Sin integración, el proyecto no es más que una

propuesta de valor con un objetivo.
✔ Implica asignación de recursos, balancear

objetivos y alternativas contrapuestas.
✔ Es parte fundamental en la elaboración gradual

de los proyectos.
5
“
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
6
Un área de conocimiento es un área de gestión de

proyectos definida por sus requisitos de conocimiento y
1 descrita en términos de sus procesos componentes,

prácticas, insumos, productos, herramientas y
técnicas.
Aunque están interrelacionadas, se definen por

separado desde la perspectiva de la gestión de
2 proyectos.
7
Gestión de la Integración del Proyecto

Define los procesos y actividades que integran los diversos elementos de la dirección
de proyectos. Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir,
combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de
proyectos.
Gestión del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de esta área, es definir y
controlar qué se incluye y qué no, en el proyecto.
Gestión del cronograma del Proyecto

Incluye los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del
proyecto.
8
Gestión de los costos del Proyecto

Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la Calidad del Proyecto

Contempla los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y
garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto.
Gestión de los recursos del Proyecto

Describe los procesos involucrados en la identificación, adquisición, desarrollo y
gestión de los recursos necesarios para la culminación exitosa del proyecto.
9
Gestión de las comunicaciones del Proyecto

Contempla los procesos para garantizar que la planificación, recopilación,
creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control,
monitoreo y disposición de la información sean adecuados y oportunos.
Gestión de los riesgos del Proyecto
Describe los procesos involucrados en la planificación de la gestión,
identificación, análisis, planificación de las respuestas, implementación de las
respuestas y control de los riesgos para el proyecto.
Gestión de las adquisiciones del Proyecto
Durante la gestión de las adquisiciones se desarrollarán y gestionarán las
contrataciones para comprar los bienes y servicios que necesita el proyecto.
Title
Gestión de los interesados 04 del Proyecto
Consiste en identificar, analizar y desarrollar relaciones con todas aquellas
personas u organizaciones que se verán afectadas por el proyecto o que
afectarán de alguna forma al proyecto.
10
“
GRUPOS DE PROCESOS
11
GRUPOS DE PROCESOS
¿Qué es un proceso?
1 Conjunto de acciones y actividades que se realizan para obtener un producto,
resultado o servicio previamente especificado.
Un proceso se caracteriza por tener:
2
• Inputs: Información de entrada.
• Técnicas y herramientas: herramientas y habilidades que se utilizan en el
proceso.
• Procesos Orientados
Outputs: productos al producto
o entregables, información generada en el proceso.
• Especifican y crean el producto del proyecto.
3 • Se definen con el ciclo de vida del proyecto, varían según el área de aplicación.
• No se tratan en el PMBOK.
Procesos Orientados al proyecto
4 Están relacionados entre sí.

Son parte del PMBOK.
12
GRUPOS DE PROCESOS
Un grupo de procesos de gestión de proyectos es una

1 agrupación lógica de procesos de gestión de proyectos
para lograr objetivos específicos del proyecto.
Los grupos de procesos son independientes de las fases

2 del proyecto.
Los procesos de gestión de proyectos se agrupan en los

siguientes cinco grupos de procesos de gestión de
3 proyectos.
13
GRUPOS DE PROCESOS
Los 5 grupos de procesos

se solapan a lo largo de la
vida del proyecto.
No todas las interacciones

son aplicables a todas las
fases del proyecto.
Si el proceso se divide en
fases, los grupos de procesos
interactúan dentro de una
fase del proyecto y también
pueden cruzarse entre fases.
14
GRUPOS DE PROCESOS
15
“
16
17
✔ La gestión de la integración reúne los procesos y

las actividades necesarias para que el proyecto
exista más allá de sus partes.
✔ Implica Gestión de las expectativas y

cumplimiento de los requisitos del proyecto.
✔ Se descubrirá nueva información, la cuál será

agregada a los Planes y Documentos del
Proyecto.
✔ Tiene los procesos y actividades necesarios para

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar.
Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar,

unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de
proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.
18
Un buen DP tiene visión de conjunto y no permite que el árbol le oculte el bosque.

19
TEMA 1
Desarrollar el Acta de Constitución
20
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y
documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
Describen las
necesidades, los
objetivos y los
entregables de
manera general, se
identifican
suposiciones y
restricciones.
Formaliza el
inicio del
proyecto. Se establecen fechas
importantes (hitos) y el
presupuesto inicial del
proyecto.
Establecer el nivel de
autoridad que tendrá el
director a lo largo del ciclo 21
de vida del proyecto.
Establece una relación de cooperación entre la organización

ejecutante y la organización solicitante (o cliente, en el caso
de proyectos externos).
01
El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de 0

2
constitución del proyecto aprobada.
Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto

como sea posible, de preferencia durante la elaboración del 0
acta de constitución del proyecto, pero siempre antes de
comenzar la planificación. 3
Se recomienda que el director del proyecto participe en la
elaboración del acta de constitución del proyecto, ya que 0
ésta le otorga la autoridad para planificar, ejecutar y
controlar el proyecto. 4 22
23
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN - ENTRADAS
Documentos de Negocio:
Fuentes de información acerca de los objetivos del proyecto y cómo el proyecto contribuirá a las metas
de negocio.
Estos documentos son el Caso de negocio y el Plan de gestión de beneficio.
Caso de Negocio: Plan de gestión de
beneficios:
Se usa Describe los beneficios (rentabilidad,
Es el documento comúnmente utilidad) del proyecto, se utiliza para
de negocio más para la toma de
utilizado para decisiones por medir si se han alcanzado las metas
crear el acta del gerentes o del proyecto tal como se había
proyecto. ejecutivos por
encima del nivel planificado.
del proyecto.
Describe la
Por lo general, la información necesaria
necesidad del negocio y desde un punto de
el análisis de vista de negocio para
costo-beneficio se determinar si los
incluyen en el caso de resultados esperados
negocio para justificar y del proyecto justifican 24
establecer límites para la inversión requerida.
Documentos de Negocio:
Caso de Negocio:
Razones por las cuales se desarrolla un caso de negocio:
Demanda
Necesidad
del
comercial
mercado
Necesida Solicitud de
d social un cliente
final
Impacto Adelantos
ecológico tecnológi
cos
Requisito 25
legal
Acuerdos:
Se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto y pueden ser por cualquier medio
escrito o verbal.
Cartas de
Contratos intención
Memorandos de Acuerdos
entendimiento (MOU) verbales
Correos
Acuerdos de nivel electrónico
de servicio (SLA) s
Otros
Cartas de acuerdos
acuerdo escritos
26
Factores ambientales de la empresa:
Son todas aquellas condiciones de las que no se tiene control y que influyen en el proceso de Desarrollar el
Acta de constitución del Proyecto.
Internos: la misma organización.
Externos: Cuando están orientados al cliente o situaciones fuera del proyecto).
Estándares
Cultura y Clima
gubernamental
político de la
es o de la
organización
industria
Requisitos y/o Marco de

restricciones gobernanza de la
legales organización
Expectativas de
Condiciones del los interesados y
mercado los umbrales de
riesgos
27
Activos de los procesos de la organización:
Son los procesos, procedimientos y bases de conocimiento específicos de la organización que pueden influir
en el proceso de Desarrollar el Acta de constitución del Proyecto.
Políticos, procesos y
procedimientos de la
1 organización
Marco para Gobernanza de

2 portafolios, programas y proyectos
Métodos de Monitoreo e
3 información.
Plantillas (de acta de constitución por

4 ejemplo).
Información histórica y base de
5
conocimientos de lecciones
aprendidas.
28
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN – HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de expertos: Reuniones:

Se refiere a la experiencia proporcionada por personas con
conocimientos especializados en una disciplina, área de Deben realizarse con interesados claves,
conocimiento, industria, etc. para identificar los objetivos, criterios de
éxito, entregables claves, requisitos de
alto nivel, resumen de hitos y otra
Conocimient Área de información resumida del proyecto.
os técnicos especializaci
de la ón del
industria proyecto
Estimación
Busines Identificaci
de duración
y s ón de
Infogra riesgos
presupuesto
phic
Estrategia
Gestión de Organizacion
beneficios al
29
Recopilación de datos:
Grupos
focales
Se reúnen interesados y expertos en la materia, para
conocer de algún tema de un modo más coloquial que
una entrevista individual.
Herramientas Lluvia de
ideas
que nos Se realiza en un entorno de grupo y liderada por un
permiten la facilitador. Por lo regular se tienen dos partes: la
recopilación de generación de ideas y el análisis
datos
Entrevist
as
Se utilizan para obtener información como requisitos,
supuestos, restricciones, criterios de aprobación y demás a
partir de interesados utilizando un dialogo directo.
30
Habilidades interpersonales y de equipo:
Son todas aquellas habilidades que se adquieren con la experiencia.

Gestión de
conflictos
1
Puede utilizarse para ayudar a alinear a los interesados del proyecto con
respecto a los objetivos, criterios de éxito, requisitos de alto nivel, hitos del
proyecto y otros elementos del acta de constitución.
Facilitaci
ón
2
Son técnicas para ayudar a los equipos e individuos a llevar a cabo las
actividades para llegar a una decisión, solución o conclusión exitosa.
Gestión de
reuniones
3
Las reuniones deben prepararse con una agenda bien definida, con un
propósito, con un objetivo y con un marco temporal y deben ser
adecuadamente documentadas con actas de reunión y lista de acciones a
31
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN – SALIDAS
Acta de Constitución:
Es el documento, emitido por el patrocinador del proyecto, que autoriza la existencia del proyecto.
El acta proporciona al gerente del proyecto la autoridad necesaria para iniciarlo, así como la disponibilidad de
los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
A un alto nivel, el acta asegura una comprensión común por parte de los
interesados de los entregables clave, los hitos, el presupuesto y los roles y
responsabilidades.
Supuestos:
Es un conjunto de hipótesis o conjeturas que se
realizan sobre las actividades de un proyecto.
Se suelen definir especificaciones técnicas, las
estimaciones, el cronograma y riesgos a un nivel
Supuestos
muy general.
El registro de supuestos se utiliza y actualiza a lo largo

32
de toda la vida del proyecto.
TEMA 2
Desarrollar el Plan para la Dirección del
Proyecto
33
DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
El plan para la dirección de proyectos
contiene:
Es el proceso de definir, preparar y
coordinar todos los componentes del
plan y consolidarlos en un plan integral
para la dirección del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es la

producción de un documento
comprehensivo que define la base para
todo el trabajo y el modo en el que se
realizará el trabajo del proyecto.
Se puede realizar una vez o en puntos

predefinidos del proyecto.
34
DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
35
DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO - ENTRADAS
Acta de Constitución: Salidas de otros procesos:
Se utiliza como punto de partida para la Las salidas de muchos de los otros procesos
planificación. se integran para la creación del Plan para la
Dirección del Proyecto.
El tipo y cantidad de información varía en Los planes subsidiarios y líneas bases
función del tipo de proyecto y la cantidad de productos de otros procesos son entradas
información que se conoce en el momento importantes para este proceso.
que se elabora.
El Acta de constitución debe contener
como mínimo la información de alto nivel Los cambios realizados sobre los planes
acerca del proyecto, que se desarrollará subsidiarios pueden requerir actualizar el
en cada uno de los componentes del Plan Plan para la Dirección del Proyecto.
para la Dirección.
✔ Línea Base:
Es una línea temporal que nos permite tener la referencia del alcance, calidad, tiempo y costos. Hace
de punto de referencia para comparar el avance real del proyecto.
36
Factores ambientales de la empresa:
Son todas aquellas condiciones de las que no se tiene control y que influyen en el proceso de Desarrollar el
Acta de constitución del Proyecto.
Internos: la misma organización.
Externos: Cuando están orientados al cliente o situaciones fuera del proyecto).
Estándares Estructura y/o cultura

gubernamentales o de la de la Organización,
industria: producto, prácticas de gestión y
calidad, seguridad, etc. sostenibilidad.
Marco de gobernanza
Requisitos y o
organizacional
restricciones legales y
(personas, políticas y
regulatorios.
procesos).
Fundamentos para la Infraestructura
dirección de proyectos (instalaciones
específicos para existentes y bienes de
mercados verticales y/o capital.
áreas de especialización. 37
Activos de los procesos de la organización:
Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización.
Plantilla del Plan para la Dirección del proyecto.

✔ Guía y criterios de procesos para adaptar los procesos de la organización a las necesidades
del proyecto.
✔ Guías o requisitos para el cierre del proyecto (criterios de validación y aceptación).
Procedimientos de control de cambios, incluso para modificar los estándares,
políticas, planes y procedimientos de la organización y cómo se validará y
aprobará cualquier cambio.
Métodos de monitoreo e información, procedimientos de control de riesgos y

requisitos de comunicación.
Información de proyectos anteriores similares.
Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas.

38
DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO - HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de expertos:
Considerar la pericia de expertos con capacitación o conocimientos especializados en:
❖ Adaptar los procesos en Dirección de proyectos para satisfacer las

necesidades del proyecto.
❖ Desarrollar componentes adicionales del Plan de Dirección del

proyecto.
❖ Determinar las herramientas y técnicas necesarias.
❖ Determinar las recursos y habilidades necesarias para ejecutar el

proyecto.
❖ Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará.
❖ Determinar qué documentos de gestión se someterán el proceso

formal de Gestión de cambios.
❖ Priorizar el trabajo del proyecto para asegurar que los recursos del
proyecto se asignen al trabajo adecuado en el momento adecuado.
39
Recopilación de Datos: ✔ Se utilizan para analizar el enfoque del
Reuniones:
proyecto, determinar el modo en el que se
ejecutará el proyecto para alcanzar los
objetivos y establecer la manera en la que
se monitoreará y controlará el proyecto.
✔ Kick off meeting: normalmente está
asociada al final de la planificación y al
inicio de la ejecución. Su propósito es
comunicar los objetivos del proyecto, lograr
el compromiso del equipo y explicar los
roles y responsabilidades de cada
interesado.
40
Habilidades interpersonales y de equipo:
Gestión de reuniones:
• Prepararse con anticipación.

• Con una agenda bien definida.
• Con un propósito y con un objetivo.
• Con un marco temporal.
• Deben ser documentadas con actas de reunión y
planes de acción. 41
DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO - SALIDAS
Plan de Dirección del Proyecto:

Las necesidades del Proyecto determinan qué
componentes del plan de dirección del Proyecto
son necesarios.
Integra y consolida todos los planes de

gestión y líneas bases subsidiarias y demás
información necesaria para dirigir el
proyecto.
Es un documento formalmente aprobado

que describe cómo será gestionado,
monitoreado y controlado y cerrado el
proyecto. Es creado por el Director y el
equipo del proyecto.
Todo Plan requiere de muchas

iteraciones y la participación activa del
equipo del proyecto.
42
43
Plan de Dirección del Proyecto – Planes

Subsidiarios:
Plan de Gestión del
alcance
• Componente del plan de gestión del proyecto que describe cómo se definirá,
desarrollará, supervisará, controlará y validará el alcance.
• Puede ser formal o informal, con un marco amplio o muy detallado, según las
necesidades del proyecto.
Plan de Gestión de los
requisitos
• Establece cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos.
• Algunas organizaciones se refieren a él como un plan de análisis empresarial.
Plan de Gestión del

cronograma
• Establece los criterios y las actividades para el desarrollo, seguimiento y control del
cronograma.
• Puede ser formal o informal, muy detallado o con un marco amplio en función de las 44
necesidades del proyecto e incluye umbrales de control adecuados.

Subsidiarios:
Plan de Gestión de costos
• Describe cómo se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto.
• Los procesos de gestión de costes y sus herramientas y técnicas asociadas se documentan en
el plan de gestión de costes.
Plan de Gestión de la
Calidad
• Describe políticas, procedimientos y directrices para lograr los objetivos de calidad.
• Describe las actividades y los recursos necesarios para que el equipo de gestión del proyecto
logre los objetivos de calidad establecidos para el proyecto.
• Puede ser formal o informal, detallado o con un marco amplio.
Plan de Gestión de los
recursos
• Proporciona orientación sobre cómo se deben categorizar, asignar, administrar y
liberar los recursos del proyecto.
• Se puede dividir entre el plan de gestión del equipo y el plan de gestión de recursos 45
físicos.

Subsidiarios:
Plan de Gestión de las
comunicaciones
• Describe cómo se planificarán, estructurarán, implementarán y supervisarán las
comunicaciones del proyecto para determinar su eficacia.
Plan de Gestión de los riesgos

• Describe cómo se estructurarán y realizarán las actividades de gestión de riesgos.
• El Plan de gestión de los riesgos puede incluir: Estrategia de riesgo, metodología, enfoques,
herramientas y fuentes de datos específicos, funciones y responsabilidades.
Plan de Gestión de las
adquisiciones
• Contiene las actividades que se realizarán durante el proceso de adquisición.
• Documenta si se realizarán licitaciones internacionales, públicas nacionales, locales, etc.
• Si el proyecto se financia externamente, las fuentes y la disponibilidad de financiamiento deben estar
46
alineadas con el plan de gestión de adquisiciones y el cronograma.

Subsidiarios:
Plan de involucramiento de los
interesados
• Identifica las estrategias y acciones necesarias para promover la participación productiva de los grupos
de interés en la toma de decisiones y ejecución.
• Puede ser formal o informal y muy detallado o con un marco amplio, según las necesidades del proyecto
y las expectativas de las partes interesadas.
Líneas Base:
Línea base del alcance

• Es la versión aprobada de la declaración de alcance, EDT y el diccionario de la EDT asociado.
• Solamente se puede cambiar mediante procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como
base para la comparación.
47
Líneas Base:
Línea base del cronograma

• Es la versión aprobada del cronograma, solo se puede cambiar mediante el procedimiento formal de
control de cambios.
• Se utiliza como base para la comparación con los resultados reales.
• Es aceptado y aprobado por las partes interesadas apropiadas.
• Durante el seguimiento y el control, las fechas de referencia se comparan con las fechas reales de inicio
y finalización para determinar si se han producido variaciones.
Línea base de los

costos
• Versión aprobada del presupuesto por fases, excluidas las reservas de gestión, que solo
pueden modificarse mediante procedimientos formales de control de cambios.
• Se utiliza como base para la comparación con los resultados reales.
• La línea base de costos se desarrolla como una suma de los presupuestos aprobados para las
diferentes actividades del cronograma. 48
Componentes adicionales:
Plan de gestión de cambios
Describe el modo en el que se autorizarán e incorporarán
formalmente las solicitudes de cambios a lo largo del proyecto.
Plan de gestión de la configuración

Describe la manera en la que la información sobre los elementos
del proyecto así como cuales elementos serán registrados y
actualizados de modo que el producto, servicio o resultado del
proyecto se mantenga consistente y/o operativo.
Línea base para medición del desempeño

Un plan integrado a nivel de alcance, cronograma y costo
para el trabajo del proyecto, con el cual se compara la
ejecución del proyecto para medir y gestionar el
49
desempeño.
Componentes adicionales:
Ciclo de vida del proyecto

Describe la serie de fases que tiene un proyecto desde su
inicio a su cierre.
Enfoque de desarrollo
Describe el enfoque del desarrollo del producto,
servicio o resultado, tal como un modelo predictivo,
iterativo, ágil o híbrido.
Revisiones de la gestión
Identifica los puntos del proyecto en el que el Director del
Proyecto y los interesados relevantes revisarán el avance del
proyecto para determinar si el desempeño es el esperado o
50
si son necesarias acciones preventivas o correctivas.
TEMA 3
Dirigir y gestionar el trabajo del Proyecto
51
DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
Se lleva a cabo lo indicado en el Plan de Dirección del proyecto.
Se realizan las actividades para cumplir con los objetivos del proyecto.
Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones

preventivas, reparación de defectos).
Se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el

proyecto
Durante la ejecución del proyecto se recopilan datos de desempeño del

trabajo y se comunican a los procesos de control aplicables para su
análisis.
Los datos de desempeño del trabajo también se utilizan como entrada
para el proceso de Monitoreo y Control y para la retroalimentación para
las lecciones aprendidas.
52
DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
53
54
DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO - HERRAMIENTAS
55
DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO - SALIDAS
56
TEMA 4
Gestionar el conocimiento del Proyecto
57
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO
Gestionar el conocimiento consiste en crear, compartir y re-utilizar

el conocimiento y la información para mejorar los resultados del
proyecto a través del aprendizaje.
Hay 2 tipos de conocimientos:

Explícito (consciente – saber
qué):
Fácil de identificar, codificar, guardar y compartir. Por ejemplo, las
palabras, imágenes o números de un libro. El DP debería asegurar
el fácil acceso a este conocimiento y mantenerlo actualizado en
un repositorio compartido.
Tácito (inconsciente – saber cómo):
Basado en la intuición, experiencias, creencias, valores,
cultura y actitud. Difícil de comunicar. El DP podría transferir
este conocimiento a través de la socialización, historias y
tutorías con expertos. 58
60
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO - ENTRADAS
1
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO
Todos los planes son entradas.
ENTREGABLES
Producto, resultado o capacidad único y verificable. 2
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
❖ Registro de lecciones aprendidas:
Proporciona información sobre prácticas efectivas en la gestión del
3
conocimiento.
❖ Asignaciones del equipo del proyecto:
Proporciona información sobre el tipo de experiencias y compatibles en
el proyecto y el conocimiento que puede llegar a faltar.
❖ Estructura de Desgloce de Recursos:
Incluye información sobre la composición del equipo y puede ayudar a
comprender que tipo de conocimiento está disponible como grupo y qué
conocimiento está faltando. 61
❖ Registro de Interesados:
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO - HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
GESTIÓN DEL
JUICIO DE EXPERTOS CONOCIMIENTO
Se refiere a la experiencia Conectan personas de manera tal que
proporcionada por personas con permita crear nuevo conocimiento,
conocimientos Gestión del compartirlo e integrar el conocimiento del
conocimiento, de la información, equipo del proyecto.
Aprendizaje organizacional, etc. Gestionar el conocimiento es llevar el
conocimiento adecuado, a la persona
apropiada, en el momento justo.
GESTIÓN DE LA HABILIDADES
INFORMACIÓN INTERPERSONALES
Documentar el conocimiento explícito Escucha activa, facilitación de reuniones,
para poder compartirlo. liderazgo, relacionamiento, empatía,
Por ejemplo, repositorios de inteligencia emocional, conciencia política,
información. etc.
62
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO - SALIDAS
0
3 PLAN DE
Cualquiera de lo planes de este
Plan se pueden actualizar.
DIRECCIÓN DEL
PROYECTO
REGISTRO
ACTUALIZADO
Recomendaciones, mejoras, DE
impactos, problemas, riesgos, LECCIONES
oportunidades, etc. APRENDID
AS 0 Todos los proyectos crean nuevo
2
ACTIVOS
ORGANIZACIONA
conocimiento, este debe ser codificado y
almacenado para ser incorporado en los
LES
01 ACTUALIZADOS entregables o activos de la organización.
63
TEMA 5
Monitorear y controlar el trabajo del
Proyecto
64
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
El DP y otros miembros del equipo serán los responsables de monitorear y controlar las
actividades del proyecto durante todos los grupos de procesos.
Se realiza seguimiento, revisa e informa del avance del proyecto respecto a los objetivos de
desempeño definidos.
Algunas de las acciones que se llevan a cabo en este
proceso son: Monitorear:
Comparar el estado del proyecto vs el
Recolectar datos, procesar información de
plan original. desempeño y tendencias, para evaluar lo que
está ocurriendo en el proyecto y generar
alarmas en aquellas áreas que requieren mayor
Analizar el desempeño del trabajo para
atención.
Controlar:
recomendar, cuando sea necesario,
acciones correctivas, preventivas o Implementar acciones correctivas o
preventivas cuando sea necesario y hacer un
reparación de defectos. seguimiento de la implementación de esas
Proveer información para presentar acciones.
reportes y proyecciones a los En este proceso se debe:
interesados. ❖ Observar lo que está ocurriendo.
❖ Implementar acciones correctivas.
Asegurar que el proyecto siga alineado
con las necesidades del negocio. 65
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
66
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO – HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Son herramientas utilizadas para organizar,

examinar y evaluar datos e información.
Dentro de algunas de las técnicas de análisis de datos

tenemos:
• Análisis de alternativas. • Análisis de regresión. • Evaluación de la calidad de los datos
• Análisis costo beneficio. • Análisis de reserva. sobre los riesgos.
• Costo de la Calidad (COQ). • Análisis de escenarios ¿Qué • Evaluación de probabilidad e impacto
• Análisis de Valor Ganado. pasa si…?. de riesgos.
• Análisis de causa raíz. • Revisiones de desempeño. • Evaluación de otros parámetros de
• Análisis de tendencias. • Análisis FODA. riesgo.
• Análisis de la variación. • Análisis de supuestos y • Simulación.
67
• Análisis de documentos. restricciones. • Análisis de desempeño, etc. 67
Análisis de datos:
Análisis de alternativas
• Se utiliza para seleccionar un conjunto de acciones a implementar, ya sea cuando ocurre

alguna desviación o cuando haya alguna estrategia que implementar, entre otras.
Análisis Causa – raíz (de

pescado)
• (ACR o RCA en sus siglas en inglés) es un método para la resolución de problemas que intenta
evitar la recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas.
68
Análisis de datos:
Análisis de Análisis de la
tendencias •variación
(Consiste en pronosticar resultados futuros
Se utiliza para
basándose en resultados históricos,
pronosticar el
utilizando para ello modelos matemáticos.
desempeño futuro
• Permite determinar la variación de un
teniendo como
parámetro de presupuesto, costo, alcance o
referencia resultados
cronograma respecto de la referencia, en el
pasados.
que se han utilizado datos históricos, hacia
un punto futuro del proyecto.
Toma de Decisiones
❖ Es un proceso de evaluación que maneja múltiples

alternativas, con un resultado esperado en forma de
acciones futuras.
❖ Pueden realizarse por consenso o unanimidad, por el voto 69

de la mayoría, pluralidad (aunque no se alcance el 50%,
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO – SALIDAS
Informes de desempeño del

trabajo:
Se utiliza para seleccionar un conjunto de acciones a implementar, ya sea cuando
ocurre alguna desviación o cuando haya alguna estrategia que implementar, entre
otras.
Solicitudes de Cambio:
Propuesta formal enviada al comité de cambios
recomendando una acción preventiva o correctiva, o una
reparación de defectos.
Los principales objetivos de estas solicitudes son:
❖ Buscar problemas de manera proactiva, en lugar de
esperarlos.
❖ Tener un plan realista con líneas de base
actualizadas.
70
❖ Encontrar la causa raíz del problema.
❖ Ajustar el proyecto a su plan original cuando sea
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO – SALIDAS
Flujograma de acciones correctivas:
71
TEMA 6
Realizar el control integrado de cambios
72
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
Revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los
cambios a los entregables.
Revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los
cambios a los activos de los procesos de la organización, a los documentos y
al plan para la dirección del proyecto.
Influir en los factores que generan el control de cambios, de tal manera que se implementen
solamente los cambios aprobados.
Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida
Gestionar los cambios aprobados y mantener la integridad de las líneas base.
Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas.
Coordinar los cambios a través de todo el proyecto.
Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.
73
Cualquier interesado En caso sea necesario el proceso

involucrado en el proyecto Realizar el Control Integrado de
puede solicitar cambios. Cambios debe incluir un comité de
control de cambios (CCB).
Los cambios pueden

iniciarse verbalmente El CCB es el responsable de
pero siempre deben aprobar o rechazar las
registrarse por escrito. solicitudes de cambio.
Los cambios deben El CCB puede estar

ingresarse al sistema compuesto por el
de gestión de cambios Patrocinador, el Cliente
y/o al sistema de (según contrato) y en
gestión de la algunos casos el DP.
configuración.
74
75
76
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS - ENTRADAS
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Plan de Gestión de Base de las
cambios estimaciones
proporciona las indicaciones para gestionar el Pueden utilizarse para calcular el
proceso de control de cambios y los roles y impacto de los cambios en el tiempo,
responsabilidades del CCB. el presupuesto y los recursos.
Línea base del

Plan de gestión de Matriz de trazabilidad
alcance
la configuración de requisitos
proporciona la definición Ayuda a evaluar el impacto de
Describe los elementos
del proyecto y el los cambios sobre el alcance
configurables e identifica los
producto. del proyecto.
documentos que serán
Líneaybase
registrados de
actualizados.
Informe de Riesgos
Línea base del
costos Presenta información sobre las
cronograma
para evaluar el impacto de los fuentes de riesgos generales e
para evaluar el impacto de los
cambios en el costo del individuales involucrados en el
cambios en el cronograma del
proyecto. cambio. 77
proyecto.
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS - ENTRADAS
Informes de desempeño del proyecto

1 Datos de disponibilidad de recursos, cronograma y costo, informes de valor ganado y gráficos de trabajo realizado o
pendiente de realizar.
Solicitudes de cambio
2 Generadas por distintos procesos, pueden incluir acciones preventivas, correctivas, reparaciones de defectos y
actualizaciones a documentos o entregables.
Factores ambientales
3 Restricciones legales, estándares gubernamentales o de la industria, requisitos legales y regulatorios, marco de
gobernanza organizacional y restricciones contractuales.
Activos organizacionales
4 Procedimientos de control de cambios y autorizaciones y base de conocimiento de gestión de la organización.
78
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS – HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de
expertos
Conocimientos técnicos sobre la industria y el área de especialización. Gestión de la configuración.
Legislación, regulaciones, asuntos legales y adquisiciones. Gestión de riesgos

Herramientas de control de
cambios
Existen distintos software que facilitan la identificación, registro (documentación), configuración, clasificación (importancia,
impacto, complejidad), evaluación (justificación), toma de decisiones (aceptar/rechazar), implementación y monitoreo de los
Análisis de
cambios.
datos
Análisis de alternativas: Para evaluar los cambios solicitados y decidir cuáles serán Análisis costo beneficio: Para determinar si el
aceptados, rechazados, o necesitan ser modificados para ser aceptados. cambio solicitado justifica su costo asociado
Toma de
decisiones
Toma de decisiones autocrática: Análisis de decisiones con múltiples criterios:
Votación:
Una sola persona toma la decisión por todo Usa una matriz de decisiones con múltiples
por unanimidad, mayoría o pluralidad .
Reunione el grupo. criterios definidos con un enfoque analítico
s
sistemático.
• El CCB también revisar las actividades de gestión de la configuración.
• Para ejecutar el Comité de control de cambio (CCB).
• Los roles del CCB deben estar claramente definidos y todos deben estar
• El CCB aprueba, rechaza o aplaza las Solicitudes de cambio.
79
acordados con los interesados adecuados.
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS – SALIDAS
Actualizaciones a los Actualizaciones al Plan

documentos del • Cualquier
de Dirección del componente del Plan
proyecto
• Cualquier documento Proyectode Dirección formalmente
controlado puede ser
formalmente controlado
actualizado.
puede ser actualizado.
• Los cambios en las líneas bases
• Uno de los documentos que
se realizan desde las últimas
generalmente se actualiza
líneas bases.
es el registro de cambios.
• El desempeño pasado no se
Solicitudes de cambio aprobadas modifica.
• Pueden ser procesadas por el CCB, el Director del proyecto o un miembro

designado por el equipo.
• Deben procesarse de acuerdo al Plan de gestión del cambio.
• Las solicitudes de cambio aprobadas se implementan mediante el proceso
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
• Las sol. De cambio aplazadas o rechazadas deben ser comunicadas a
80
quienes la solicitaron.
TEMA 7
Cerrar el proyecto o fase
81
CERRAR EL PROYECTO O FASE
Es el proceso de finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o

contrato.
La información del proyecto o fase se archiva, el trabajo

planificado se completa y los recursos del equipo de la
organización se liberan.
En caso el proyecto fue dividido en fases, en este proceso se

tienen que evaluar los resultados antes de seguir con la
siguiente fase.
También se conoce como cierre administrativo.

82
Algunas actividades que el DP realizará al cerrar el proyecto o fase son:
Revisar toda la información del

2 3
1.
proyecto para asegurarse que
Asegurarse que no quedaron Conseguir la aceptación
. .
no ha quedado nada pendiente
incidentes sin resolver. formal del cliente.
y que se cumplieron con los
objetivos.
4 Medir la satisfacción de los

5 Evaluar el desempeño del equipo y
6 Actualizar registros y archivar
la información de manera
. . .
interesados. ordenada para encontrarla
actualizar sus calificaciones.
fácilmente y re-utilizarla en
futuros. proyectos.
7 Liberar recursos materiales 8 Recopilar lecciones aprendidas y

actualizar los activos de los 9 Redactar el reporte final del
. . .
y humanos para poder procesos de la organización. proyecto auditando su éxito o
asignarlos a otros ¿Qué podemos mejorar en fracaso.
proyectos. nuestros próximos proyectos? 83
Pasos para cerrar el proyecto:
Paso Paso Paso Paso

1 2 3 4
Verificar el producto, Transferencia del Aprobación formal
Cierre del contrato.
servicio o resultado producto, servicio o del producto,
mutuamente resultado. servicio o resultado
acordado. por parte de los

interesados.
Paso Paso Paso Paso

8 7 6 5
Cierre del proyecto Informe de
Archivar la Información Informe de cierre.
o fase de un lecciones
histórica.
proyecto. aprendidas.
84
Pasos para cerrar el contrato:

Supervisar que los bienes y servicios
entregados por los vendedores
01 (proveedores) cumplen con los términos

contractuales.
Verificar los entregables con 0

el cliente.
2
0 Firmar los acuerdos legales y aceptación
formal para cerrar los contratos.
3
Devolver las garantías 0
4
0 Redactar carta de finalización
5
del contrato (libre deuda).
85
86
CERRAR EL PROYECTO O FASE - ENTRADAS
1 2
Acta de Constitución:
Documenta los criterios de éxito del
proyecto, los requisitos de aprobación y Todos sus componentes.
Documentos
quién firmará ladel proyecto:
aprobación del proyecto.
Registro de supuestos, Base de las
estimaciones, Registro de cambios, Registro Entregables aceptados:
3 4
de incidentes, Registro de lecciones Pueden incluir las especificaciones aprobadas
aprendidas, Lista de hitos, Comunicaciones del producto, recibos de entrega y los
del proyecto, Mediciones de control de documentos de desempeño del trabajo;
calidad, Informes de Calidad, también entregables intermedios o parciales.
Documentación de requisitos, Registro de Acuerdos:
riesgos, Informede
Documentos de negocio:
riesgos.
• Por lo general los requisitos para el cierre del
5 6
Caso de Negocio: documenta la proyecto están comprendidos en los términos
necesidad del negocio y el análisis y condiciones del contrato y en el plan de
costo-beneficio. gestión de adquisiciones.
Plan de gestión de beneficios: describe Un proyecto complejo
•Documentos de negocio: puede implicar la
los beneficios objetivos del proyecto. gestión de más de 1 contrato.
Guías o requisitos de cierre del proyecto o
Documento de las adquisiciones: fase: lecciones aprendidas, auditorías finales,
7
5 8
Contratos, cronograma de entregables, evaluaciones del proyecto, criterios de
cambios, documentos técnicos, aceptación, cierre de contrato.
desempeño del trabajo, desempeño del Base de conocimiento de gestión de la
vendedor, garantías, pagos, registro de configuración: versiones y líneas base de todos 87
inspecciones, etc. los estándares y políticas.
CERRAR EL PROYECTO O FASE - HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
ANÁLISIS DE DATOS
Análisis de documentos:
Analizar diferentes documentos del proyecto para identificar
lecciones aprendidas y transferir conocimientos.
Análisis de regresión:
Interrelacionar diferentes variables analizando cómo
impactaron en los resultados del proyecto.
Análisis de tendencias y de variación:
Analizar tendencias y causas de la variación para mejorar las
métricas en futuros proyectos.
REUNIONES
• Para confirmar que los entregables han sido
Con conocimientos
JUICIO DE EXPERTOS entregados y celebrar el éxito del mismo.
en: • Criterios de salida se han cumplido y
• Control de formalizar el cumplimiento de los contratos.
gestión. • Recopilar lecciones aprendidas, transferir
• Auditoría. conocimientos e información del proyecto.
• Asuntos legales y • Pueden ser cara a cara, virtuales, formales e
adquisiciones. informales.
• Legislación y
regulaciones.
88
CERRAR EL PROYECTO O FASE - SALIDAS
Actualización a los documentos del
proyecto
Se pueden actualizar todos los documentos del proyecto, generar versiones finales de los
documentos y generar las últimas lecciones aprendidas..
Transferencia del producto, resultado o servicio
al cliente
• El producto, servicio o resultado de un proyecto puede transferirse al encargado de su
operación, mantenimiento y soporte durante su ciclo de vida.
• Se debe de asegurar la correcta transferencia del producto, servicio o resultado.
Informe Final
Proporciona un resumen del desempeño del proyecto y puede incluir información tal como:
Descripción resumida, Objetivos del alcance, criterios de evaluación, objetivos de calidad,

verificación de hitos, objetivos de costo, costos reales y sustento de sus variaciones.
Actualización a los activos de los procesos de la
organización
Información de validación del producto, servicio o resultado.
Objetivos del cronograma e indicando si se cumplieron los beneficios comprometidos.
Un resumen de como se cumplieron con los beneficios.

89
Resumen de los riesgos e incidentes del proyecto y su resolución.
GRACIAS!
90

GV-Sesión 3.pptx - Compressed

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

GV-Sesión 3.pptx - Compressed

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Programa de

✔ La gestión de la integración reúne los procesos y

✔ Sin integración, el proyecto no es más que una

✔ Implica asignación de recursos, balancear

✔ Es parte fundamental en la elaboración gradual

Un área de conocimiento es un área de gestión de

1 descrita en términos de sus procesos componentes,

Aunque están interrelacionadas, se definen por

Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

Gestión del cronograma del Proyecto

Gestión de los costos del Proyecto

Gestión de la Calidad del Proyecto

Gestión de los recursos del Proyecto

Gestión de las comunicaciones del Proyecto

Un proceso se caracteriza por tener:

Procesos Orientados al proyecto

4 Están relacionados entre sí.

Un grupo de procesos de gestión de proyectos es una

Los grupos de procesos son independientes de las fases

Los procesos de gestión de proyectos se agrupan en los

Los 5 grupos de procesos

No todas las interacciones

✔ La gestión de la integración reúne los procesos y

✔ Implica Gestión de las expectativas y

✔ Se descubrirá nueva información, la cuál será

✔ Tiene los procesos y actividades necesarios para

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar,

Un buen DP tiene visión de conjunto y no permite que el árbol le oculte el bosque.

Establece una relación de cooperación entre la organización

El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de 0

Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto

Requisitos y/o Marco de

Marco para Gobernanza de

Plantillas (de acta de constitución por

Información histórica y base de

Juicio de expertos: Reuniones:

Habilidades interpersonales y de equipo:

Son todas aquellas habilidades que se adquieren con la experiencia.

El registro de supuestos se utiliza y actualiza a lo largo

El beneﬁcio clave de este proceso es la

Se puede realizar una vez o en puntos

Acta de Constitución: Salidas de otros procesos:

Estándares Estructura y/o cultura

Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización.

Plantilla del Plan para la Dirección del proyecto.

Métodos de monitoreo e información, procedimientos de control de riesgos y

Información de proyectos anteriores similares.

Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas.

Considerar la pericia de expertos con capacitación o conocimientos especializados en:

❖ Adaptar los procesos en Dirección de proyectos para satisfacer las

❖ Desarrollar componentes adicionales del Plan de Dirección del

❖ Determinar las recursos y habilidades necesarias para ejecutar el

❖ Determinar qué documentos de gestión se someterán el proceso

Habilidades interpersonales y de equipo:

• Prepararse con anticipación.

Plan de Dirección del Proyecto:

Integra y consolida todos los planes de

Es un documento formalmente aprobado

Todo Plan requiere de muchas

Plan de Dirección del Proyecto:

Plan de Dirección del Proyecto – Planes

Plan de Gestión del