ADMINISTRACION INDUSTRIAL

LOGISTICA I

CLASE 3 : COMPRAS
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 COMPRAS : CONCEPTO
Es el área funcional de la empresa
encargada de adquirir los materiales
necesarios para las operaciones de la
empresa, en la cantidad necesaria, en el
momento y lugar precisos, de la calidad
adecuada y al precio más conveniente,
asegurando la continuidad de las
operaciones.

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 ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La organización sirve para cumplir las funciones

involucradas en el sistema, controlándolas y efectuando
revisiones periódicas que permitan actualizándolas de
acuerdo a las innovaciones y cambios en la tecnología o
a la política general de la empresa.

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5
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 PLAN DE COMPRAS
Es el programa de compras a realizar en un periodo
determinado, ya sea de materias primas, materiales,
productos terminados y otros. Se le llama también
presupuesto de compras.

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 POLITICAS DE COMPRAS

Vamos a considerar las siguientes:

1) Lote por lote
2) Cantidad fija de reorden
3) Periodo fijo de reposición

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 LOTE POR LOTE
Con esta política se compra cada mes la cantidad que se
necesita, se trabaja sin existencias y depende del
proveedor y su eficiencia en el abastecimiento.
MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 1200

FEB 1400 1400
MAR 1850 1850
ABR 2300 2300
MAY 2780 2780
JUN 3000 3000
JUL 3200 3200
AGO 2450 2450
SEP 2150 2150
OCT 1750 1750
NOV 1300 1300
DIC 1100 1100

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 CANTIDAD FIJA DE REORDEN
Según esta política, el lote estaría definido por la capacidad de
transporte, facilidad de embalaje y presentación. En ocasiones se
debe a factores externos o indicaciones del proveedor. En el cuadro,
vemos que el proveedor puede abastecer lotes de 4000 unidades.
MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 4000 2800

FEB 1400 2800 1400

MAR 1850 1400 4000 3550

ABR 2300 3550 1250

MAY 2780 1250 4000 2470

JUN 3000 2470 4000 3470

JUL 3200 3470 270

AGO 2450 270 4000 1820

SEP 2150 1820 4000 3670

OCT 1750 3670 1920

NOV 1300 1920 620

DIC 1100 620 4000 3520

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 CANTIDAD FIJA DE REORDEN
EN BASE A LA DEMANDA PROYECTADA Y A LA PROVISION EN EL QUE
EL proveedor puede abastecer lotes de 5000 unidades. COMPLETE EL
CUADRO, INDIQUE LOS MESES DE COMPRA Y LOS STOCKS FINALES.

MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 5000

FEB 1400

MAR 1850

ABR 2300

MAY 2780

JUN 3000

JUL 3200

AGO 2450

SEP 2150

OCT 1750

NOV 1300

DIC 1100
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 CANTIDAD FIJA DE REORDEN
SOLUCION

MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 5000 3800

FEB 1400 3800 2400

MAR 1850 2400 550

ABR 2300 550 5000 3250

MAY 2780 3250 470

JUN 3000 470 5000 2470

JUL 3200 2470 5000 4270

AGO 2450 4270 1820

SEP 2150 1820 5000 4670

OCT 1750 4670 2920

NOV 1300 2920 1620

DIC 1100 1620 520

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 PERIODO FIJO DE REPOSICIÓN
Se revisa las existencias en una fecha determinada y se ordena
reponer para un determinado periodo, pudiendo depender de los
intereses de la empresa y la capacidad de almacenaje. De tener
proyectada la demanda, se podrá solicitar de manera bimestral,
trimestral, etc.
MES DEMANDA STOCK INICIAL COMPRA STOCK FINAL

ENE 1200 0 2600 1400

FEB 1400 1400 0 0
MAR 1850 0 4150 2300
ABR 2300 2300 0 0
MAY 2780 0 5780 3000
JUN 3000 3000 0 0
JUL 3200 0 5650 2450
AGO 2450 2450 0 0
SEP 2150 0 3900 1750
OCT 1750 1750 0 0
NOV 1300 0 2400 1100
DIC 1100 1100 0 0
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 PROCESO DE COMPRA
Debido a los montos invertidos de dinero, a la cantidad
de artículos comprados y al carácter legal de los
acuerdos llegados con los proveedores, se hace
necesario establecer un proceso de compras,
asegurando el flujo de materiales. Los aspectos que se
deben considerar para desarrollar un proceso de
compras consistente son los siguientes:
Recepción de la solicitud de productos
Selección de proveedores
Emisión de la orden de compra
Seguimiento y recepción de la orden
Liquidación de facturas
Mantenimiento de registros 14
Recepción de la solicitud de productos
La solicitud de productos es un documento que establece
una necesidad a satisfacer y es con este documento que
se da inicio al proceso de compras.
La solicitud puede referirse a materia prima, insumos u
otros materiales y es elaborado por las áreas funcionales
de la empresa para la ejecución de sus actividades
diarias. De acuerdo al stock existente en almacén y
considerando la política establecida (punto de reposición)
se procederá a la compra.

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Recepción de la solicitud de productos
Los datos básicos de una solicitud son:
Fecha de emisión
Descripción del artículo con su nombre
Cantidad pedida y unidad
Fecha máxima de llegada del producto
Utilización que se le dará al artículo
Existencia disponible
Consumos históricos
Lugar de entrega
¨Área solicitante
Firma autorizada

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Recepción de la solicitud de productos
Existen algunos tipos de solicitudes que requieren un trato especial
o diferenciado. Por ejemplo:
Solicitudes Urgentes
En algunos casos se reciben pedidos marcados como urgentes
debido a cambios inesperados en la demanda (tendencia, moda,
situación económica, campañas, etc.) o por mala planificación.
Solicitudes por cantidades pequeñas
Existen casos que los pedidos son por cantidades o montos menores
que su costo de tramitación pero que deben ser satisfechos para
evitar malestar en la organización. Se pueden aplicar los siguientes
métodos: 1) persuadir al área solicitante para que incremente o
estandarice las cantidades. 2) de contar con tiempo de entrega,
reunir adquisiciones pequeñas hasta acumular un lote mínimo
económico.3) Establecer un calendario de adquisiciones.

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 Selección de proveedores
Cuando la solicitud de compra es aprobada, el siguiente
paso es identificar al o los proveedores que
suministrarán el producto. Para ello se siguen los
siguientes pasos:
a) Selección de posibles proveedores
No todos los proveedores son aptos para abastecer el
material solicitado. Para ello debemos recurrir a los
registros históricos, catálogo de proveedores y fuentes
virtuales.
b) Solicitud de cotización
Una vez identificados los posibles proveedores, se realiza
la solicitud de cotización en la que se le hace conocer la
necesidad de la empresa y se pide información sobre las
condiciones de pago, tiempo y calidad para satisfacerla 18
 Selección de proveedores
La información que debe contener la solicitud de
cotización es:
-Fecha de emisión
-Descripción del artículo
-Cantidad y unidad
-Fecha de vencimiento en la recepción de cotizaciones
-Fecha máxima de llegada al punto de entrega
-Punto de llegada
La información solicitada en este documento es:
-Precio
-Condición de pago
-Plazo de entrega
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Modelo cotización

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 Selección de proveedores
c) Selección del proveedor
Una vez recibidas las cotizaciones, se genera un cuadro
comparativo que permitirá su análisis. El criterio para
seleccionar al proveedor debe basarse en el precio, plazo
de entrega, grado de cumplimiento, calendario de pago
propuesto, calidad del producto, etc.

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Modelo cuadro comparativo

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 Emisión de la orden de compra

El proveedor seleccionado recibirá la orden de compra de

la empresa. Este documento establece una relación
contractual entre el comprador y el vendedor. El vendedor
esta obligado a suministrar los productos en los plazos
establecidos y el comprador al pago de dicho producto
según calendario acordado.

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 Emisión de la orden de compra
La orden de compra es el documento más importante
emitido por el área de compras y debe contener la
siguiente información:
-Fecha de emisión
-Número correlativo
-Razón social y dirección del proveedor
-Descripción del artículo, código, norma
-Cantidad y unidad
-Lugar y fecha de entrega
-Precio
-Firmas autorizadas
-Otros
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 Emisión de la orden de compra
Las cláusulas más comunes contenidas en una OC son:
1) La aceptación de los productos está sujeta a la
inspección de calidad.
2) De no recibir los productos en el plazo estipulado, se
procederá a cancelar la orden.
3) Si el precio no está estipulado en la orden, la
facturación se hará a un precio no mayor al pagado en
la última transacción.

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Modelo Orden de Compra

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 Seguimiento y recepción de la
orden
Una vez generada la OC, se inicia la labor de
seguimiento, que debe estar enfocada en los artículos
considerados críticos; es decir, aquellos que pueden
paralizar la producción o generar pérdidas de ventas.
Esta labor culmina cuando los artículos son
recepcionados en el almacén de la empresa posterior a
su inspección. En la recepción se verifican cantidades,
estado de conservación. Se detectan faltantes,
deteriorados, en mal estado, productos que no fueron
pedidos, entre otros. Esta información le sirve al área de
compras para gestionar el envió posterior de faltantes o
el descuento en la factura del proveedor.

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 Liquidación de facturas
Consiste en la comprobación y
aprobación de las mismas. Las diferencias
resultan de comparar la factura con la
orden de compra y el informe de
recepción debe ser comunicado al
vendedor para su corrección y ajuste.

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Modelo Factura

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 Mantenimiento de registros
Los registros o archivos se llevan con la finalidad de
ubicar cualquier documento relacionado con las
compras y mantener de esta manera la trazabilidad de
la operación. Entre los registros básicos tenemos:
a) Solicitud de pedidos
Sustentan las compras realizadas
b) Orden de compra
Control de entregas totales y parciales
c) Proveedores
Catálogo de proveedores, oferta y cumplimiento.
d) Cotizaciones
Sustentar la selección del proveedor (cuadro comparativo)
e) Materiales
Maestro de materiales, codificación y especificación 30
 DOCUMENTOS DE COMPRA
Solicitud de compra (requerimiento, nota, vale)
Solicitud de cotización
Cuadro comparativo
Orden de compra
Abierta: Permite extender el tiempo indefinidamente, así como
la cantidad de artículos. Utilizada en productos de alta rotación
y volumen, ahorrando el costo de preparación de órdenes.
Bajo contrato: Permite aprovechar descuentos por volumen de
compra sin necesidad de mantener inventarios en la empresa.
Las cantidades necesarias se van pidiendo según la necesidad.
Archivos y registros
Guía de Remisión
Factura
Nota de ingreso 31
DESARROLLLO DE PROVEEDORES
Relaciones que un cliente mantiene con su proveedor.
Puede desarrollarse desde una relación competitiva hasta
una cooperativa.
a) Relación Ganar- Perder
Proveedor y cliente se comportan como adversarios. La
negociación esta basada principalmente en el precio, que
el cliente trata de bajar al máximo generando la
competencia entre proveedores disponibles. No existe
garantía de pedidos futuros para el proveedor. Se realizan
inspecciones masivas a los productos comprados debido a
que no existe ningún compromiso en el largo plazo.

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DESARROLLLO DE PROVEEDORES
b) Relación Ganar- Ganar
Proveedor y cliente se comportan como socios. Existen
compromisos de trabajo y desarrollo conjunto a largo
plazo. La calidad del producto es acordada al inicio de la
relación eliminándose las inspecciones a los productos y
generando inspecciones periódicas a los procesos
productivos del proveedor. Se elimina almacenamiento
intermedio (cuarentena).

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 ANALIZAMOS
La empresa peruana de fósforos esta presentando problemas de
cumplimiento con sus clientes debido a la demora en su atención.
Al parecer el problema se origina en el área de compras, pues los
proveedores no están cumpliendo con las fechas pactadas.
Antes de tomar decisiones apresuradas debe de eliminar del cuadro
de posibles causas :
- A favor del proveedor
- A favor del proveedor
- En contra del proveedor
- En contra del proveedor
- En contra del Gestor de compras
- En contra del Gestor de compras.

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