QUÉ ES?

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el

fin de determinar las responsabilidades y las funciones de las empleados de una
compañía.

Comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa. El

manual contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada
área y sus responsabilidades

Por otra parte, existe el manual de procedimientos, que es la descripción de todos

y cada uno de los procesos que integran la secuencia de producción o servicio
que brinda la empresa 
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de
una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
organización

ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN UN MANUAL DE FUNCIONES

CARACTERÍSTICAS 
Lenguaje sencillo
Metodología fácil
Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización
administrativa y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las normas
vigentes. 
Facilita la supervisión.
ASPECTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Descripción básica del cargo: 
-Cargo, dependencia, jefe inmediato
Objetivo estratégico del cargo: 
-Razón por la que es necesario este cargo en la empresa
Funciones básicas: 
-Responsabilidades definidas claramente
Personal relacionado con el cargo: 
-Ubicación del cargo dentro de la empresa
Perfil del cargo: 
-Perfil óptimo del funcionario 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa.
Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. 
CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 

Permite conocer el funcionamiento interno 

Auxilian en la inducción del puesto 
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
Establece un sistema de información 
Determina en forma más sencilla las responsabilidades 
Aumenta la eficiencia de los empleados
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Manual de funciones y responsabilidades
Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos
Estructura orgánica de la empresa
Manual de normas administrativas
Reglamento laboral
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
Su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades,
divide el trabajo y fomenta el orden.
Permite implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación
de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera

Diagrama de flujo
El diagrama de flujo o diagrama de actividades, también conocido como
flujograma es la representación gráfica del algoritmo o proceso.
Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos
industriales y psicología cognitiva.
Resulta útil para investigar oportunidades para la mejora mediante la
comprensión detallada de la forma en que funciona en realidad un
proceso.
A través del examen de la forma en que los diversos pasos de un
proceso se relacionan entre sí, se pueden descubrir a menudo las
fuentes potenciales de los problemas. 
Los diagramas de flujo se pueden aplicar a todos los aspectos de
cualquier proceso, desde el flujo de materiales hasta los pasos para
realizar una venta o darle mantenimiento a un producto.
 
 
Imagen by Luciano Lujan Antonietti
¿Cuál es la utilidad de un diagrama de
flujo?
 
 Se puede conocer el proceso de un solo vistazo.
 Al ser muy visual, permite que las personas involucradas, lleguen a
acuerdos sobre los métodos a utilizar y resolución de problemas, de una
manera más fácil.
 Se puede usar para identificar problemas, asignar recursos,
coordinar actuaciones y delimitar tiempos.
 Deja bien definidas las funciones y responsabilidades de cada una
de las personas que intervienen en un proceso.
 Permite establecer indicadores operativos.

Tipos de diagrama de flujo

 
Matricial
Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del
dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a
ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se
recomiendan los primeros.
Lineal
Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la
otra. Es más fácil de construir y es recomendable si los agentes de
proceso son mayores a seis, pero aporta menos información.
 Cómo se elabora un diagrama de
flujo?
 
Si es un proceso existente
 
 Identificar el principio y el fin del proceso.
 Observar el proceso completo desde el principio hasta el fin.
 Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas,
salidas).
 Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el
proceso.
 Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que
participan en el proceso.
 Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
 Verificar el diagrama de flujo con respecto el proceso real.
 Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.
Para diseñar un nuevo proceso
 
 Identificar el principio y el fin del proceso.
 Visualizar los pasos que se deben dar en el proceso (actividades,
decisiones, entradas, salidas).
 Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas,
salidas).
 Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el
proceso.
 Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que se
espera participarán en el proceso.
 Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
 Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.