Tema 4

Protocolo Notarial
Dr. José Antonio Gracias González

Guatemala, julio de 2021.

 Contenido
⚫ Ver libro: Derecho Notarial Guatemalteco, capítulo XI.
1. Antecedentes, etimología
2. Definición
3. Contenido
4. Requisitos y formalidades
5. Obligaciones del notario relativas al protocolo:
i. Apertura
ii. Cierre
iii. Avisos trimestrales
iv. Razones marginales
v. Índice y su testimonio
vi. Atestados
vii. Empastado
viii. Depósito y entrega
6. Protocolo de notario fallecido
7. Rectificación
8. Reposición
9. Revisión Dr. José Antonio Gracias González
 Antecedentes
⚫ Los antecedentes del protocolo, se encuentran en la
antigua Roma, cuna de la tradición jurídica occidental.

Dr. José Antonio Gracias González

 Antecedentes
⚫ Justiniano (483-565), el famoso emperador
romano de oriente, comenzó a regular
aspectos básicos en relación al protocolo
durante su reinado.

⚫ Uno de los importantes legados de Justiniano

fue la compilación uniforme del derecho
romano a través del Corpus Iuris Civilis, que
todavía sirve de base para el derecho civil de
muchos países.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ En la Novela XLV reguló lo siguiente:
⚫ También añadimos a la presente ley que los notarios no
escriban los documentos en papel en blanco, sino en el
que al principio tenga el nombre del que a la sazón sea
gloriosísimo conde de nuestras sacras liberalidades, la
fecha en que se hizo el documento y lo que en tales
hojas se escribe, y que no corten el protocolo, sino que lo
dejen unido.

Dr. José Antonio Gracias González

 España
⚫ Durante el reinado de Alfonso X de
Castilla, llamado el Sabio (1221-1284),
se emitió El Fuero Real.

⚫ Es un cuerpo de leyes, redactado en

1254. También es llamado Fuero del
Libro, Libro de los Concejos de Castilla
y Fuero Castellano.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Mediante el Fuero Real, va adquiriendo el
protocolo una connotación más relacionada
con el concepto actual, en donde se ordena
que:

⚫ “Los Escribanos públicos tengan las notas

primeras que tomaren de las cartas que
hicieren, por que si la carta se perdiere o
viniere sobre ella alguna duda que puede ser
probada por la nota donde fue sacada”.
Dr. José Antonio Gracias González
⚫ En lo legislativo, es importante el aporte de los Reyes
Católicos a través de la Pragmática de Alcalá de
Henares, de fecha 7 de junio de 1503.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Dispuso que “cada Escribano tuviera un libro de protocolo
encuadernado, de pliegos de papel enteros en los que había de
escribir por extenso las notas de las escrituras que ante él pasaran y
se hubieran de otorgar, declarando las personas que las otorgan y
especificando todas las condiciones, cláusulas y renunciaciones
establecidas por las partes”.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Más tarde, con base en la práctica establecida por los Escribanos
de Madrid desde el siglo XVI, con posterioridad a la introducción
del papel timbrado, se adopta la costumbre de empastar el
protocolo hasta que finalice el año, a efecto de evitar costos
innecesarios, porque dicho papel sólo podía utilizarse para el
faccionamiento de los instrumentos dentro del año de emisión, y
no en el siguiente.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Afirma Núñez Lagos que por esa época no se tiene noticia de que
la conservación del minutario tuviera valor legal.

⚫ “Era un cuaderno borrador de bolsillo que llevaba consigo el

Notario, donde, en el momento de requerir sus servicios,
redactaba un breve apunte, heredero, por su significación y
contenido, de la antigua noticia dorsal. Probablemente se
suscribía por las partes, con su firma o con sus cruces, para evitar
informalidades y arrepentimientos”.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Con base en ese minutario, a manera de borrador, el Notario
procedía a otorgar la Carta, que representaba el documento
original, el cual quedaba en poder del cliente.

Dr. José Antonio Gracias González

 Etimología

⚫ La palabra protocolo posee varios significados. Las acepciones

que González de las Casas recoge, son las siguientes
acepciones:

⚫ El instrumento notarial,

⚫ El libro anual formado con los instrumentos públicos autorizados

por un Notario,

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ El formulario que contiene las reglas de etiqueta y diplomacia, con
que se tratan recíprocamente los Gobiernos, y

⚫ El registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de los

Congresos y negocios diplomáticos.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Para Joaquín Escriche: “Esta palabra viene de la voz griega
protos que significa primero en su línea, y de la latina collium ó
collatio, que significa comparación ó cotejo”.

⚫ Juan Palomar de Miguel, en su diccionario, escribe que

protocolo proviene “del bajo lat. protocollum, y éste del bajo gr.
protókollon, que propiamente significa la primera hoja encolada o
pegada, de protos, primero, y kollao, pegar”.

Dr. José Antonio Gracias González

 Definición de protocolo
⚫ Protocolo es la “colección o conjunto ordenado de documentos
notariales”. Enrique Giménez Arnau.

⚫ Protocolo es la “serie ordenada de escrituras matrices y otros

documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con
ciertas formalidades”. Juan Palomar de Miguel.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ “Se entiende por protocolo el libro encuadernado de pliego de
papel entero, en que el escribano pone y guarda por su órden las
escrituras ó instrumentos que pasan ante él, para sacar y dar en
cualquier tiempo las copias que necesiten los interesados, y
confrontar ó comprobar las que ya se hubiesen dado en caso de
dudarse de la verdad de su contenido. El protocolo se llama
también registro”. Joaquín Escriche.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ “El protocolo es el conjunto de libros formados por folios
numerados y sellados, en los que el notario, observando las
formalidades que establecen la presente ley, asienta y autoriza las
escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos
apéndices: así como por los libros de registro de cotejos con sus
apéndices”. Art. 76 de la Ley de Notariado para el Distrito
Federal, México.

⚫ “Se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras

matrices autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o
más tomos encuadernados, foliados en letra y con los demás
requisitos que se determinen en las instrucciones del caso”. Art.
17, párrafo tercero, de la Ley española del notariado.

Dr. José Antonio Gracias González

Protocolo notarial: “Libro formado mediante la encuadernación
anual de los cuadernillos o pliegos en los cuales un escribano ha
asentado, con las formas requeridas por la ley, las escrituras
autorizadas en el ejercicio de la profesión.” Diccionario de
Términos Jurídicos del Instituto de la Judicatura de Bolivia,
Poder Judicial de Bolivia.

Dr. José Antonio Gracias González

 Concepto legal (Código de Notariado)

⚫ Artículo 8. El Protocolo es la colección ordenada de las

escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el
notario registra de conformidad con esta ley.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ El protocolo notarial es el registro, generalmente
anual, con unidad física, que se logra al agrupar como
volumen, en orden sucesivo y cronológico, los
instrumentos públicos autorizados por un Notario, con
base en lo previsto en la ley, para asegurar su
conservación y reproducción en el tiempo. José Antonio
Gracias G.

Dr. José Antonio Gracias González

 Apertura del Protocolo

⚫ Desde el punto de vista administrativo, el Notario, a efecto de

realizar la apertura anual del protocolo, es decir, para abrir el
protocolo, debe, en primer lugar, cumplir con el pago de una
tasa por este concepto, lo cual está previsto en el art. 11 del
Código de Notariado.

Dr. José Antonio Gracias González

 Código de Notariado

⚫ Artículo 11. Los Notarios pagarán en la Tesorería del

Organismo Judicial cincuenta quetzales (Q 50.00), cada
año, por derecho de apertura de protocolo…

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Este pago por concepto administrativo de derecho de
apertura del protocolo, en rigor, no se encuentra
establecido que deba realizarse en una fecha específica.

⚫ Sin embargo, por costumbre y uso, normalmente se

realiza durante el mes de enero, cuando el Notario
comienza a trabajar para ese año y tiene la expectativa de
comenzar a cartular, conforme sea requerido por los
clientes.
Dr. José Antonio Gracias González
⚫ De acuerdo con el criterio administrativo del Archivo
General de Protocolos, entidad de la Corte Suprema de
Justicia, el pago del derecho de apertura debe ser previo
a autorizar cualquier instrumento protocolar.

⚫ Puede realizarse desde diciembre del año anterior a la

vigencia del protocolo.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Desde otro punto de vista, el Notario no tiene ningún
problema en cuanto a la disponibilidad de papel sellado
especial para protocolos, debido a que éste tiene una
vigencia quinquenal, es decir, de cinco años, y el lote que
se le ha vendido oportunamente debe mantener la
numeración correlativa, sin interrupción, hasta que se
agoten las hojas.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Desde la perspectiva del ejercicio profesional, y la existencia real
del registro, el protocolo se abre o inicia hasta el primer día,
dentro del año natural, en el que el Notario autorice algún
instrumento, conforme lo prescrito en el Código de Notariado:

⚫ Artículo 12. El protocolo se abre con el primer instrumento que

el notario autorice, el que principiará en la primera línea del pliego
inicial.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ En conclusión, la apertura anual del protocolo del Notario
se realiza con base en dos supuestos:
a) Que realice el pago de la tasa administrativa por
concepto de apertura en la Tesorería del Organismo
Judicial; y
b) Que el notario autorice el primer instrumento
público del año.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ El Notario comenzará a faccionar el instrumento “en la primera del
pliego inicial”, pero para comprender este precepto debe tenerse
presente que la redacción del instrumento no puede realizarse en
cualquier clase de papel, sino que única y exclusivamente en el
papel previsto en el primer párrafo del art. 9 del Código de
Notariado:

Dr. José Antonio Gracias González

 Código de Notariado

⚫ Artículo 9. Las escrituras matrices, actas de

protocolación y razones de legalización de firmas se
extenderán en papel sellado especial para protocolos…

Dr. José Antonio Gracias González

Dr. José Antonio Gracias González
 22 centímetros de
ancho
Escudo de armas Número de orden de la
Letra que corresponde
de la República y hoja, dentro de un
a la serie, según las 28
valor de la hoja rectángulo de filigranas
letras del alfabeto
de 9 centímetros de
español
largo

Rótulo en mayúsculas

Número de registro
de la hoja

33 centímetros de
largo
Quinquenio de
vigencia de la hoja

25 líneas, a doble espacio,

por cada lado de la hoja.

Extensión de cada
línea de 155 mm.

Logo de la SAT

Dr. José Antonio Gracias González

Dr. José Antonio Gracias González
⚫ Este papel es impreso por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la
Dirección de Grabados en Acero, con base en lo establecido en la ley de la
materia,[1] y se vende en forma exclusiva a los notarios en ejercicio de la
manera como está prevista en el segundo párrafo del citado Art. 9, así:

⚫ Las oficinas fiscales venderán exclusivamente a los notarios en ejercicio, el

papel para protocolo, en lotes de veinticinco pliegos, por lo menos, guardando
en éstos el orden correlativo. Dichas oficinas anotarán la venta en un libro de
registro, en el que se consignarán la serie y los números del papel, y el
nombre y firma y sello del notario que recibe el papel para sí, o por encargo
de otro notario.

[1] Artículo 23 (de la Ley de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos,
Decreto número 37-92 del Congreso de la República). DE LA FABRICACION Y CONTROL. El
Ministerio de Finanzas Públicas se encargará de la fabricación de timbres fiscales y papel sellado especial
para protocolos… El reglamento establecerá todo lo relativo a los procedimientos de fabricación, custodia,
distribución, mantenimiento de existencia y destrucción de especies fiscales…

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Asimismo, en el Reglamento de esta ley, Acuerdo
Gubernativo 737-92 se establece lo siguiente: Artículo
28. DE LA FABRICACIÓN. El Ministerio de Finanzas
Públicas, por conducto del Taller Nacional de Grabados en
Acuerdo se encargará de la fabricación de timbres fiscales
y de papel sellado especial para protocolos, conforme lo
dispuesto en el artículo 23 de la Ley…

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Debe repararse que el precepto legal establece que la
venta se hará “exclusivamente a los notarios en
ejercicio”.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ El monto a pagar por la adquisición del lote de cincuenta hojas de papel
sellado especial para protocolos es de cincuenta quetzales, debido a que el
precio de cada hoja es de un quetzal. Sin embargo, al Notario se le
entregan, en total, cincuenta y cinco hojas, pues el notario es
patentado,[1] por lo que tiene derecho a una comisión de 10%, conforme
lo establecido en la Ley y en el Reglamento de la misma, y esas hojas
adicionales representan la comisión.[2]
[1] La primera oración del Art. 27 de la Ley de Timbres Fiscales…
establece: “Los notarios por su condición de tales, gozan de los privilegios
de los patentados.” Un patentado, con base en lo que se infiere del
artículo 25 de la Ley, es la persona autorizada por las administración para
la venta de especies fiscales al público y, en el caso de los notarios,
también se refiere a la venta que se les hace del papel sellado especial
para protocolos, como se desprende del art. 20 del Reglamento.

Dr. José Antonio Gracias González

⚫ Artículo 28 (de la Ley del impuesto de timbres fiscales y de papel
sellado especial para protocolos). A los patentados para el expendio de
especies fiscales, se les reconocerá como comisión un diez por ciento (10%)
sobre el monto de sus compras, la que se pagará con dichas especies.
⚫ A los notarios, que sean colegiados activos, se les reconocerá como comisión el
diez por ciento (10%) en el acto en que realicen las operaciones siguientes:
⚫ 1. En la adquisición de lotes de papel sellado especial para protocolos…
⚫ Artículo 30 (del Reglamento de la Ley). DEL PAPEL SELLADO
ESPECIAL PARA PROTOCOLOS. La Dirección y las Administraciones,
venderán exclusivamente a los Notarios en ejercicio, el papel sellado
especial para protocolos en lotes no menores de cincuenta y cinco
hojas, incluyendo la comisión, guardando en éstos el orden correlativo,
debiéndose anotar en el libro de registro de papel sellado especial para
protocolos autorizado por la Contraloría General de Cuentas, el número de
serie, orden y registro de dicho papel; el nombre, firma y sello del notario que
lo recibe para sí o por encargo de otro notario, según lo dispuesto por el
Código de Notariado.
⚫ En la venta de papel sellado especial para protocolos se observarán además,
las restantes disposiciones establecidas en el Código de Notariado.
Dr. José Antonio Gracias González