Manual de Producción Documental para la empresa FLORES DUBAI

Por:

Sebastián Quintero Arbeláez

Estefania Sánchez Londoño

Paula Mejía Castro

Instructor:

Sandra Milena Aranzazu Muñoz

Programa:

Gestión Administrativa

Competencia:

Producción de Documentos Empresariales

Fecha:

21/09/2018

Centro de la Innovación, la Agroindustria y la Aviación

Sena – Rionegro.
 ÍNDICE

1. Introducción………………………………………….………………. 2
2. Glosario………………………………………………………………. 3
3. Pautas de Redacción…………………………………………..…….4
Ejemplos gráficos:
4. Circulares……………………………………………….……………..6
4.1. Circulares Internos………………………………………………. 6
4.2. Circulares Externos……………………………………………… 7
4.3. Carta Circular…………………………………………………….. 8
5. Memorandos…………………………………………………………..9
6. Actas (de reunión)……………………………………………………10
7. Informes ejecutivos…………………………………………………..12
8. Correos Electrónicos…………………………………………………15
9. Certificado laboral…………………………………………………….16
10. Constancia…………………………………………………………….17
11. Tarjeta Protocolaria………………………………………………..…18
11.1. Tarjeta de Invitación………………………………………………18
11.2. Tarjeta de felicitación……………………………………………..19
11.3. Tarjeta de agradecimiento…………………………………….... 20
12. Cartas Empresariales (de comunicación oficial)…………………..21
13. Hoja de vida (servidor público)………………………………………22
14. Sobre Empresarial…………………………………………………….23
15. Conclusiones…………………………………………………………. 24
16. Bibliografía…………………………………………………………… 26

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 Introducción

El presente manual se realiza con el propósito de proporcionar una guía sencilla de

producción de documentos a la empresa FLORES DUBAI, según lo dicta la Guía Técnica
Colombiana 185, con el fin de facilitar el manejo y organización de los proceso
documentales al interior de la entidad, y a su vez agilizar y simplificar la comunicación
interna y externa tanto de forma escrita como electrónica.

Dentro de los documentos que se producen al interior de la empresa y se busca regular

con este manual, se elaboran: monitoreo de campo, monitoreo integrado, monitoreo
indirecto de trips, monitoreo de pos cosecha, cuaderno donde se programa la fumigación
dependiendo el problema que se maneje, gráficos de incidencia de plagas (ácaro, trips y
ceniza), respectivas constancias de fitosanitario para cada despacho de flor y sus
correspondientes facturas.

Para propósitos de este manual el contenido que aquí se comprende está adaptado al
contexto de la empresa FLORES DUBAI, ciñéndose a las recomendaciones que dicta la
Guía Técnica Colombiana anteriormente nombrada, y servirá además, como evidencia
final de la competencia Producción de documentos empresariales.

2
 2. GLOSARIO

Aplíquese para este documento los siguientes términos:

2.1. Actas: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión o situación específica.

2.2. Carta Circular: Es un tipo de escrito en el que, a través de un mismo documento, se

suele informar a un gran número de personas sobre algún acontecimiento importante.

2.3. Cartas empresariales (de comunicación oficial): Comunicación escrita que se

utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las
relaciones entre las organizaciones y sus empleados.

En algunas entidades se denomina oficio.

2.4. Certificados Laborales: Es un documento usado como un soporte en el que se hace

constar el tiempo por el que ha estado inscrito un empleado en una empresa, el tipo de
labor que desempaña o desempeñaba en ella, tipo de contratación y el salario
devengado.

2.5. Circular: Comunicación escrita de interés común con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

2.5.1 Circula Interna: Es un pequeño documento de índole administrativo, que se reparte

entre los empleados para que se enteren de un evento en particular. Se trata de un
documento breve que encierra en pocas palabras todo un mensaje.

2.5.2 Circular Externa: Es un documento escrito, por medio del cual, se hace del
conocimiento público una orden o información de interés para un grupo específico de
personas.

2.6. Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
mensaje mediante redes de comunicación electrónica.

2.7. Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado
de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto relativo a
resultados de procesos administrativos.

2.8. Memorandos: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para

tratar asuntos internos.

2.9. Tarjetas protocolarias (invitación): Estas forman parte de las comunicaciones

organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios.
Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también las de los ejecutivos y de las
personas encargadas de las ofertas, venta de bienes y servicios.

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3. PAUTAS DE REDACCIÓN
3.1. Zonas:
3.1.1. Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo
en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las
siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm
y 4 cm verticales desde el borde superior.
3.1.2. Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web,
fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre
1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
3.1.3 Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es
complementaria de la zona 1.
3.2. Márgenes:
Se recomiendan las siguientes márgenes:
Superior ente 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de hoja, se recomienda que las
márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior entre 3 cm
y 4 cm que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este
espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que
se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan de 2 cm a 3 cm, desde el
borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador
de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en
cuanto a las márgenes laterales se recomienda que a la izquierda dejen entre 3 cm y 4
cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño del encabezado y pie de
página.
3.3. Estilos
Para efectos de la distribución de contenido de la comunicación, se tienen tres estilos
como alternativas: bloque externo, bloque y semi bloque.
3.3.1. Bloque externo
Todas las líneas parten del borde izquierdo.
3.4.2. Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
3.4.3. Semibloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios.

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3.4. Fuente
Se recomienda que toda la comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la
vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y los 12, utilizados en los
procesadores de texto.
Se sugiere no utilizar negrilla.

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 EJEMPLOS:

4. Circulares
4.1. Circulares Internas

CIRCULAR 001

GA – 01 - 0001

Carmen de Viboral, 31 de Agosto del 2018.

PARA: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: USO DE LOS ELEMENTOS DE SEGURIDAD

Cordial saludo, la presente es para recordarles que el uso de los elementos de seguridad
es obligatorio para laborar dentro del cultivo. Esta norma será regulada de ahora en
adelante, los infractores serán sancionados según el reglamento laboral.
Los infractores reincidentes recibirán un llamado de atención que irá a la hoja de vida con
copia.

Muchas gracias.

ROBINSON ANDRÉS QUINTERO ARBELÁEZ

Administrador

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4.2. Circular Externa
CIRCULAR EXTERNA 002

GA – 02 – 0002

El Carmen de Viboral, 31 de Agosto del 2018

PARA TODO EL PÚBLICO

TRASLADO DE SEDE

Cordial saludo, la siguiente es para informarle que la empresa FLORES DUBAI se

trasladará al sector de La Aurora a partir del 4 de septiembre del 2018.

Muchas gracias.

ROBINSON ANDRES QUINTERO ARBELÁEZ

Administrador

SEBASTIAN QUINTERO ARBELÁEZ

Transcriptor

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4.3 Carta Circular

CIRCULAR 003

GA – 03 – 003

El Carmen de Viboral, 31 de Agosto del 2018

COMERCIALIZADORA LUPITA

ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO FITOSANITARIO

La presente circular es para informarles que hubo un cambio del nombre a quien estaba
el registro fitosanitario, pasando de FERNANDO DE JESÚS QUINTERO ARBELÁEZ a
nombre de ROBINSON ANDRÉS QUINTERO ARBELÁEZ.

El objetivo de esta circular es informar a la comercializadora el cambio dado para evitar

cualquier tipo de confusiones.

Comercializadora Lupita
Empresa

Transcriptor: Paula Cristina Mejía Castro

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5. Memorandos

GA – 04- 004

El Carmen De Viboral, 31 de agosto del 2018

Para: El Departamento de Corte de Flor- Flores Dubái

De: Área de administración
Asunto: Recordatorio del cambio en el pedido

Buenas tardes, la presente información es acerca del cambio en el pedido de flores

que hizo la Comercializadora Lupita para el día 07 de septiembre del 2018 a las 9:00
A.M, el color ordenado anteriormente fue de doscientas hydrangeas blancas tipo
Premium que serán cambiadas por doscientas hydrangeas purple tipo Premium.

Que tengan una buena tarde, gracias por su atención.

Atentamente,

Robinson Andrés Quintero Arbeláez

Administrador

Transcriptor: Sebastián Quintero Arbeláez

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6. Actas de reunión
FLORES DUBÁI
REUNIÓN ORDINARIA DEPARTAMENTO CONTABLE
ACTA DE REUNION ORDINARIA 001

FECHA: Carmen de Viboral, 31 agosto de 2018.

HORA: De las 14:00 a las 16:00 horas.
LUGAR: Sala de juntas.
ASISTENTES: Robinson Alexander Quintero Arbeláez, Presidente.
Sebastián Quintero Arbeláez, Vicepresidente.
Nelson Gallego Cortés, Contador
Daniel Ospina Rendón, Secretario.
Vocales:
Jorge Andrés López Arango
Manuela Ceballos Tabares.

INVITADOS: Manuel Andrés Castaño Pérez, Asesor.

AUSENTES: Juan de Jesús Otalvaro Quiñonez, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA:

1. Verificar patrimonios de la empresa.
2. Estudios de inversión.

DESARROLLO
1. Verificación del patrimonio.

El presidente junto con el revisor fisca dio inicio a la reunión verificando el

patrimonio de la empresa, dando un informe detallado sobre lo que se posee
físico y monetariamente.

2. Estudios de inversión.

El contador expuso todas las opciones de inversiones, dejando claro cuál era la
mejor alternativa.

En esta reunión se estudió la posibilidad de afianzar la empresa en el mercado

internacional, creando nuevas estrategias de ventas y mercadeo.
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CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 1 de Octubre
de 2018, a las 08:00 horas.

Robinson Alexander Quintero Arbeláez Daniel Ospina Rendón

Presidente Secretario

Acta 001
Reunión Ordinaria Comité de Archivo.

Anexos: dos (dos folios)

Transcriptor: Paula Mejía.

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7. Informe Ejecutivo
Gestión Humana GH – 001

CAPACITACION CON BASE EN LAS NORMAS BASICAS DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO

Fecha: El Carmen de Víboral, 31 de Agosto del 2018.

ELABORADO POR: Sebastián Quintero Arbeláez

Paula Cristina Mejía Castro

1. OBJETIVOS

1.1. Identificar todos los peligros, evaluar y valorar los riesgos

1.2. Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores. Utilizando la mejora
continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
en la organización
1.3. Cumplir con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos
laborales

2. RESUMEN

Después de realizar el proceso de contratación con el psicólogo y el personal

experto en Salud y Seguridad Laboral, y siguiendo las instrucciones
correspondientes a la preparación de la capacitación, se realizaron las siguientes
actividades:

 Agosto 15 del 2018: Planeación de la capacitación, se concertó una reunión

entre el Administrador Robinson A. Quintero y el psicólogo Jorge López,
para discutir los términos de la capacitación y fijar la fecha en la que esta
se realizaría.
 Agosto 20 del 2018: Reunión del área de Gestión Humana con el psicólogo
para abrir la convocatoria al personal.
 La capacitación se realizó el sábado 25 de Agosto del 2018 en el auditorio
de El Colegio Industrial Jorge Eliecer Gaitán.

12
2.1. INICIO DEL PROCESO

Para esta actividad se dedicó el día sábado 25 de Agosto, desde las 12:00
horas hasta las 17:00 horas. Se hizo el registro correspondiente de las
personas inscritas, los jefes de cada departamento se encargaron de difundir
verbal y virtualmente la sensibilización de la capacitación.

Se contó con la participación de todo el personal que labora en la empresa

Flores Dubái, que conformaba un grupo de 100 participantes en total, solo se
presentaron dos casos de ausencia, ambas debidamente justificadas, las
cuales se encuentran registradas en las actas del día.

2.2. DESARROLLO DEL PROCESO

Para comenzar la capacitación, se realizó una pequeña charla introductoria

explicando someramente las actividades que se realizarían durante la tarde,
los asistentes diligenciaron el formato de asistencia, para la posterior
verificación de estos. Se llevó a cabo la capacitación según estaba formulada
en el plan presentado por el psicólogo Jorge López y el área de Gestión
Humana de la empresa y al finalizar, se les solicitó a los participantes que
llenaran la evaluación de la actividad.

3. CONCLUSIONES

 El proceso se realizó según lo pautado en el proceso de planeación.

 La comunicación entre el psicólogo y el área de Gestión Humana fue adecuado
y eficiente.
 Hubo problemas con el préstamo de las ayudas audiovisuales, pero se lograron
resolver rápidamente.
 Tanto los participantes como el área administrativa de la empresa demuestran
interés por participar en este tipo de actividades.

4. RECOMENDACIONES

 Realizar capacitaciones de diferentes áreas de la empresa regularmente,

aprovechando el interés que demuestra el personal.
 Hacer retroalimentación para fortalecer lo aprendido en la capacitación.

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SEBASTIAN QUINTERO ARBELAEZ PAULA CRISTINA MEJÍA

Asistente Administrativo Asistente Administrativo

Copia: Robinson Andrés Quintero Arbeláez.

Anexos: cinco (cinco folios)

Redactor y Transcriptor: Estefania Sánchez Londoño.

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8. Correo Electrónico

Para: insertecorreo@email.com

De: empresafloresdubai@gmail.com

Asunto: Retraso del pedido.

El Carmen de Víboral, 31 de Agosto del 2018.

Cordial saludo.

El presente es para informar que el pedido solicitado para el día lunes 03 de septiembre
del 2018 sufrió un retraso debido a una plaga de trips en parte del cultivo. Le
informaremos de cualquier novedad.

Muchas gracias.

Robinson Andrés Quintero Arbeláez.

Administrador.

Tel: 3015359995

El Carmen de Víboral, Vereda Rivera – Sector La Aurora.

Antioquia, Colombia.

15
9. Certificado Laboral

El Carmen de Víboral, 31 de Agosto del 2018.

LA DIRECTORA DE GESTION HUMANA

DE LA EMPRESA FLORES DUBÁI

CERTIFICA:

Que él señor RUBEN NOMESÉ ELAPELLIDO, identificado con cedula de ciudadanía N°

999.852.958 labora en Flores Dubái desde Julio 02 de 2018 a la fecha, desempeñando
el cargo de Floricultor con un contrato a término indefinido y devengando un salario de
850.000 pesos mensuales
Para constancia de lo anterior se firma en El Carmen de Víboral a los treinta y un (31)
días del mes de agosto del dos mil dieciocho (2018).

Cordialmente.

ROBINSON ANDRÉS QUINTERO ARBELAEZ.

Transcriptor: Sebastián Quintero Arbeláez.

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10. Constancia

El Carmen de Víboral, 31 de Agosto de 2018.

HACE CONSTAR:

Que el señor RUBEN NOMESÉ ELAPELLIDO, Identificado con la cedula de ciudadanía

999.852.958 de El Carmen de Viboral, trabaja en la empresa Flores Dubái desde el 25
de Julio del presente año y desempeña el cargo de Floricultor.

Esta constancia se expide como requisito para solicitud de préstamo de la cooperativa

financiera John F. Kennedy.

ROBINSON ANDRÉS QUINTERO ARBELÁEZ

Trascriptor: Sebastián Quintero Arbeláez.

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11. Tarjeta protocolaria
11.1. Tarjeta de invitación

EMPRESA FLORES DUBÁI

La administración de la empresa Flores Dubái, se complace en invitar a usted a la reunión
con los clientes de la organización para celebrar el segundo aniversario de la empresa.
Será un acto formal donde se integrarán todos de una forma agradable, donde además
los administrativos harán premiaciones a sus clientes por la fidelidad con la empresa.

Fecha: lunes, 17 de septiembre de 2018

Hora: 9:00 PM
Lugar: Centro de convenciones del Carmen del Viboral

Favor confirmar asistencia al número 301-535-9995

El Carmen De Viboral-Antioquia, septiembre 10 de 2018

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11.2. Tarjeta de felicitación

FLORES DUBÁI
Señor Sebastián Quintero Arbeláez, las buenas noticias de su promoción nos alegran a
todos el Departamento de Ventas El personal de Crédito y Cobranza se une para
desearle prosperidad y muchos éxitos.

Después de años de dedicación, empeño y tesón merece la Gerencia. Flores Dubái

estará en excelentes manos. Lo felicito sinceramente.

Con gran aprecio.

Robinson Alexander Quintero Arbeláez.

Administrador.

El Carmen de Viboral, Septiembre 7 del 2018.

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11.2. Tarjeta de agradecimiento

Flores Dubái
El Carmen de Viboral
Tel: 3015359995

A 7 de Septiembre del 2018

Estimados trabajadores y trabajadoras:
Desde el departamento de dirección queremos hacer llegar a todos nuestros empleados
nuestro más sincero agradecimiento por haber alcanzado la cantidad estimada de……
servicios o flores vendidas dentro de este año 2018.
Este éxito ha conseguido mejorar la reputación de nuestra marca y conseguir la
apertura del mercado a nivel nacional
No podríamos haber conseguido todo esto sin su ayuda, por eso, reiteramos nuestras
gracias por su colaboración y los animamos a que continúen trabajando de la misma
manera. Con las mismas ganas y la misma determinación. Pronto alcanzaremos nuevos
éxitos.
Estamos convencidos.

Robinson Alexander Quintero Arbeláez.

Administrador.

Robinson Alexander Quintero Arbeláez

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12. Carta empresarial
FLORES DUBÁI

GA - 01 – 001

El Carmen de Viboral, 31 de Agosto del 2018.

Señor Julián Montes Vásquez

Jefe del área Administrativa
Comercializadora Lupita.

Asunto: Renovación de contrato

Cordial saludo, señor Julián

La presente es para confirmar, como se había acordado anteriormente, de forma

escrita, la renovación del contrato laboral entre Flores Dubái y la Comercializadora
Lupita.

Estaremos atentos a cualquier novedad.

Agradecemos su atención.

ROBINSON ANDRÉS QUINTERO ARBELAEZ

Administrador
Anexo: 20 folios
Copia del contrato

Transcriptor: Sebastián Quintero Arbeláez.

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13. Sobre Empresarial

Rte. Juliàn Montes Vasquez

Comercializadora Lupita
El Carmen de Viboral (Ant)

Robinson Andrès Quintero Arbelaez

Depto. Administraciòn
El Carmen de Viboral (Ant)

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14. Hoja de vida (servidor público)

Se enviará este documento diligenciado como archivo adjunto, dado que su formato hace
imposible anexarlo al manual.

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15. Conclusiones

El presente documento le servirá como guía sencilla para la producción documental

dentro de la empresa conforme con la Guía Técnica Colombiana 185 (GTC 185), la cual
le dará estructura y claridad en la producción y el manejo de los documentos de la misma,
que a su vez facilitará la comunicación, tanto interna como externa, y le aportará una
ventaja competitiva que le ayudará a diferenciarse de la competencia

Es muy importante, para las empresas que están en proceso de posicionamiento en el

mercado, como es el caso de Flores Dubái, apegarse a la normativa que dicta la ley y
estructurar los procesos que se realizan al interior de la empresa según se estipula en la
misma, ya que todo esto, le ayudará a tener unas bases más sólidas y un mejor
desempeño en el área de la competitividad. Además, de que el desconocimiento de la
ley, no exenta a ninguna entidad de su cumplirla.

Para propósitos de este manual, todos los ejemplos aquí presentados fueron adaptados
al contexto de Flores Dubái, con ejemplos hipotéticos que pueden ser fácilmente
adaptados a la realidad.

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 Bibliografía
Guía Técnica Colombiana 185
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/gtc185%20GTC.pdf
https://prezi.com/dak3geot_cnx/tarjetas-protocolarias/
https://prezi.com/mlmao9foir-p/sobres-comerciales-ntc-3369/
https://www.modelocurriculum.net/hoja-de-vida

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