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Ayuda Memoria – Expediente Electrónico – GDE 

 

Se pueden realizar las siguientes tareas sobre un expediente: 

● Solicitar  la  caratulación  de  un  expediente:  si  necesita  iniciar  un  expediente, 
pero no tiene autorización de caratulador. 
● Caratular:  genera  la  carátula  del  expediente,  de  forma  directa  o  en respuesta a 
una  solicitud  de  caratulación.  Esta  tarea  la  podrán  realizar  sólo  los usuarios que 
pertenezcan a un sector mesa. 
● Vincular documentos:​ incorpora o agrega documentos al expediente.  
● Realizar  un  pase:  se  podrá  hacer  a  un  usuario  particular,  a  una  Repartición  y 
Sector, o al Sector Mesa de una Repartición.  
● Subsanar  errores:  en  el  caso  en  que  se  incorpore  un  documento  incorrecto  o 
por error. 

Para caratular un expediente se debe tener en claro que: 

• Caratular  Interno:  esta  opción  corresponde  si  el  expediente  se  genera  a 
partir de una solicitud de la administración pública. 
• Caratular  Externo:  esta  opción  corresponde  si  alguien  externo  a  la 
administración  pública  como,  un  ciudadano  o  un  proveedor,  es  quien  se 
presenta para iniciar un trámite. 
• Motivo  interno:  ingresar  la  descripción  del  trámite.  Este  dato  es  sólo  de 
visualización interna y estará detallado en la columna “Motivo”. 
• Motivo  externo:  ingresar  la  descripción  del  trámite  que  se  podrá  ver  en  la 
carátula. 

Estados de un Expediente: 
• Iniciación:  es  el  estado  con  el  cual  se  crea  el  expediente  en  la  caratulación. 
Cuando  el usuario realiza un pase del expediente puede modificar el estado a 
Subsanación,  Tramitación,  Resolución  o  Guarda  Temporal.  Una  vez  que  el 
expediente abandona este estado no puede retornar.  
• Tramitación:  es  el  estado  durante  el  cual  el  trámite  atraviesa  las  distintas 
etapas  hasta  llegar  a  su  resolución.  Mediante  este  estado  el  usuario  podrá 
realizar  las  operaciones  más  complejas  que  ofrece  el  módulo.  Para  pasar  de 
este  estado  a  Subsanación,  Comunicación,  Guarda  Temporal  o  Resolución  el 
usuario debe indicarlo y realizar un pase. 

Ayuda memoria del módulo GDE-EE 1  

 
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• Subsanación: es un estado optativo que permite corregir los documentos del 
expediente.  Para  confirmar  una  subsanación  se  debe  vincular  un  Acto 
Administrativo  que  la  justifique.  El  usuario  que  envíe  un  expediente  a 
subsanación debe indicar los documentos que serán objeto de modificación y 
el motivo. 
• Ejecución:  es  el  estado  que  se  utiliza  cuando  se  quiere  dejar  constancia  de 
que  se  está  ejecutando el objetivo del expediente como, por ejemplo, cuando 
la  tramitación  involucra  la  realización  de  una  obra  civil  y  ésta  se  está 
construyendo.  Los  siguientes  estados  posibles  son  Subsanación  o  Guarda 
Temporal. 
• Comunicación:  es  el  estado  que  se  utiliza  cuando  ya  se  ha  resuelto  la 
tramitación  del  Expediente  Electrónico  y  sólo  resta  realizar  la  notificación  de 
su  resolución.  Una  vez  establecido  este  estado  sólo  se  podrá  pasar  a 
Ejecución o enviar a Guarda Temporal. 
• Resolución:  es  el  estado  que  se  utiliza cuando el expediente está en proceso 
de confeccionar la resolución. 
• Guarda  Temporal:  el  expediente  permanece  en  este  estado  durante  un 
promedio  de  dos  años  (dependiendo  del  tipo  de  trámite).  Durante  este 
periodo,  el  expediente  ya  no  puede  tramitar  y  sólo  está  disponible  para  su 
consulta,  sin  embargo,  si  fuera  necesario,  se  puede  solicitar su rehabilitación 
a  tramitación.  Finalizado  el  tiempo  de  guarda,  el  expediente  se  envía  a 
Archivo Definitivo. 

Recordar que: 
• NO  ES  NECESARIO  tener  en  su  buzón  el  expediente  para  poder  consultarlo. 
Siempre  que  se  posea  el  número  del  expediente  se  podrá  ver  el  estado,  la 
persona  o  sector  que  lo  tiene  y  ​TODO  ​su  contenido,  a  través  de  la  opción 
Consultas. 
 

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