1.1.

Administración

Etimológicamente, la palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección,

tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza
una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.
En la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y mucho
más complejo porque incluye términos como "proceso", "recursos", "logro de
objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su
significado original. Además, entender éste término se ha vuelto más difícil por las
diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales varían según la escuela
administrativa y el autor.

Teniendo todo esto en cuenta, en el presente artículo se proporciona

una definición general de administración que está basada en las propuestas de
algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar al participante una idea
general del significado del término administración en nuestros días.

Definiciones actuales de Administración:

1. Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales".

2. Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las

actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con
otras personas y a través de ellas".

3. Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar

y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a
cabo las tareas en un entorno organizacional".

4. Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jiménez y Periáñez Cristóbal,
la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar,
organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente,
repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en
la organización".

5. Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y

mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos".
6. Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de
actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el
propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización".

Teniendo en cuenta las anteriores propuestas, se plantea la siguiente definición

de administración:

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso

de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales:

1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un

conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:

 Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos

de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos,
programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias
necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al
tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas
palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el
cómo se lo va a lograr.
 Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las
decisiones.

 Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a

favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo
tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administración.
 Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.
Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la
detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la
corrección de éstas.
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos
que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de información.

3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se

realizan en la organización y que al igual que los recursos, son indispensables
para el logro de los objetivos establecidos.

4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de
actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los objetivos
o metas de la organización.

5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficiencia es el logro de objetivos con el

empleo de la mínima cantidad de recursos y la eficacia es el cumplimiento de
objetivos en el tiempo previsto.

En pocas palabras, administrar (ya sea una organización, una familia o la

vida de uno mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el
cómo se va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar
las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas
establecidas, haciendo lo que debe hacerse con la menor cantidad de
recursos posibles.

1.2. Principios de la Administración de la calidad

Las organizaciones que se enfocan en la calidad cuentan con los mismos

principios básicos de administración para tener éxito, independientemente del tipo
de producto o servicio que provean.

Estos principios son:

 Fortalecer los sistemas y procesos. Al ver a una organización como

una colección de sistemas y procesos interdependientes, los
administradores pueden entender cómo ocurren los problemas y
pueden fortalecer toda la organización.
  Motivar la participación del personal y el trabajo de equipo. Todo
empleado puede ayudar a garantizar la buena calidad si los
administradores capacitan al personal para resolver problemas en
equipo y recomendar mejorías.

 Basar las decisiones en información fidedigna. Al compilar y analizar

datos exactos, oportunos y objetivos, los administradores pueden
diagnosticar y resolver los problemas de la organización y medir el
progreso.

 Mejorar la coordinación y la comunicación. El personal en los

diversos niveles de administración, unidades e instalaciones puede
trabajar en conjunto para mejorar la calidad si comparte la
información libremente y coordina sus actividades.

 Demostrar compromiso por parte del liderazgo. Cuando los líderes

de una organización se comprometen a prestar servicios de buena
calidad, los empleados lo aceptan como un principio fundamental
para su propio trabajo.

1.3. Organización

Conjunto de normas, procedimientos y elementos que se establecen armonizados

entre sí, para lograr el mayor orden y rendimiento en la producción, trabajo o
cualquier actividad.

Actualmente el concepto de organización se amplía para incluir vínculos con

socios externos (proveedores y clientes). Los miembros de la organización
adquieren un compromiso inter- personal, con una visión común que se difunde a
toda la empresa, se motivan entre sí para alcanzar los objetivos de grupo,
independiente de satisfacer a los superiores, logrando así mayor productividad. La
empresa que es capaz de definir, medir y alcanzar la calidad, será muy
competitiva y obtendrá alta rentabilidad, lo cual es el mayor objetivo de cualquier
organización. La Gerencia General debe establecer las políticas de calidad de la
empresa, darlas a conocer a los demás miembros y delegar en el departamento
de Gestión de la Calidad la administración de la calidad en la empresa.
 
Toda organización debe considerar:

 Políticas y objetivos de calidad definidos y específicos.

 Orientación hacia el cliente.

 Todas las actividades necesarias para lograr estas políticas y objetivos de

calidad.

 Integración de las actividades de toda la empresa.

 Asignaciones claras y bien definidas al personal para el logro de la calidad.

 Actividad específica para el control de proveedores.

 Identificación completa del equipo de calidad.

 Flujo definido y efectivo de la información, procesamiento y control de

calidad.

 Fuerte interés en la calidad, además de motivación y entrenamiento positivo

sobre la misma en toda la organización.

 Costos de calidad, otras mediciones y estándares de desempeño de la

calidad.

 Efectividad real de las acciones correctivas.

 Control continuo del sistema, incluyendo la prealimentación y

retroalimentación de la información, así como el análisis de los resultados y
comparación con los estándares definidos.

 Auditoría periódica de las actividades sistemáticas.

1.3.1. Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se

pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la
integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del
administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la
responsabilidad de cada cargo. Para realizar un organigrama, se tiene que tener
presente los siguientes puntos:

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa de la empresa:

determinando las unidades que constituyen la organización y la forma como
se establecen las comunicaciones entre ellas.

2. Funciones o actividades que realiza cada unidad.

3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Para realizar la graficación del organigrama, considere los siguientes elementos:

1. Si se emplean figuras geométricas, éstas deben ser rectangulares.

2. Delimitar con precisión las unidades o dependencias.

3. Señalar de forma más completa las relaciones existentes.

4. Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en

caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.

5. Las líneas de mando, deben caer vertical u horizontalmente.

6. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.

7. Línea punteada: para indicar las relaciones de coordinación.

8. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa,

pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del
organigrama.

 
Los organigramas no deben tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en
revisarlo y actualizarlo periódicamente.
Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y
armoniosos.
 

1.3.2. Clases de organigramas

1.- Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los

directores, expertos y personal del estado mayor.

2.- Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor

importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.

3.- Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma

analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

Según la forma que muestra la estructura organizativa se clasifican en:

 Verticales (tipo clásico): Representa con toda facilidad una

pirámide, ya que las unidades se desplazan, según su
jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica
descendente.

 Horizontales (de izquierda a derecha): Son una variación del

organigrama vertical, representan las estructuras con una
 distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los
nombres de las figuras se pueden colocar con o sin recuadros
geométricos.

 Organigrama mixto: es el que considera las dos alternativas

anteriores (horizontal y vertical), se utiliza cuando el número de
unidades de un mismo nivel es grande y dificulta su inclusión.
 

 Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza

recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino
líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una
línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la
autoridad de esta última.
 

 Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se

muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de
adentro hacia a afuera., y el último círculo, o sea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de
igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones
jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras. Este
tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las
relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que
traducen los organigramas verticales.
 

Ejp.1. Ejercicio Práctico

Ejercicio:

Ordene y esquematice un organigrama mixto del Departamento de Gestión de la

Calidad.

Instrucciones:
 
1.- Lea los pasos que se indican en "Ejercicio Práctico - Organigrama" haciendo
clic sobre la palabras resaltadas o ingresando por el menú de la izquierda.
 
2.- Guarde añadiendo su nombre al archivo que allí se indica, en el disco duro de
su computadora o en un pendriver.
 

3.- Llene en cada recuadro del organigrama, el cargo que corresponda.

 

4.- Una vez finalizado el ejercicio, guarde y envíe a su instructor para su revisión,
para ello adjunte el archivo guardado en "Entrega de Ejercicio Práctico-
Organigrama", haciendo clic sobre las palabras resaltadas o ingresando por el
menú de la izquierda.

1.4. Tipos de empresas

Clasificación según diversos criterios: Los criterios más habituales para establecer
una tipología de las empresas, son los siguientes:
 

 Según el sector de actividad:

1. Empresas del sector primario: También denominado extractivo, ya

que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la
naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos,
agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc.

2. Empresas del sector secundario o industrial: Se refiere a aquellas

que realizan algún proceso de transformación de la materia prima.
Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la
maderera, la textil, etc.

3. Empresas del sector terciario o de servicios: Incluye a las empresas

cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar
trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran
variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio,
 seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc.

 Según el tamaño: Existen diferentes criterios que se utilizan para

determinar el tamaño de las empresas, como el número de
empleados, el tipo de industria, el sector de actividad, el valor anual
de ventas, etc. Sin embargo, e indistintamente el criterio que se
utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:

1. Grandes empresas: Se caracterizan por manejar capitales y

financiamientos grandes, por lo general tienen instalaciones propias,
sus ventas son de varios millones de dólares, tienen miles de
empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema de
administración y operación muy avanzado y pueden obtener líneas
de crédito y préstamos importantes con instituciones financieras
nacionales e internacionales.

2. Medianas empresas: En este tipo de empresas intervienen varios

cientos de personas y en algunos casos hasta miles, generalmente
tienen sindicato, hay áreas bien definidas con responsabilidades y
funciones, tienen sistemas y procedimientos automatizados.

3. Pequeñas empresas: En términos generales, las pequeñas

empresas son entidades independientes, creadas para ser rentables,
que no predominan en la industria a la que pertenecen, cuya venta
anual en valores no excede un determinado tope y el número de
personas que las conforman no excede un determinado límite.

4. Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de

propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente
artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos,
los asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y
finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario
puede atenderlos personalmente.

 Según la propiedad del capital: Se refiere a si el capital está en

poder de los particulares, de organismos públicos o de ambos. En
este sentido se clasifican en:

1. Empresa privada: La propiedad del capital está en manos privadas.

2. Empresa pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le
pertenece al estado, que puede ser nacional, provincial o estadal,
municipal.

3. Empresa mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del

capital es compartida entre el estado y los particulares.

 Según el ámbito de actividad: Esta clasificación resulta importante

cuando se quiere analizar las posibles relaciones e interacciones
entre la empresa y su entorno político, económico o social. En este
sentido las empresas se clasifican en:

1. Empresas locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o

municipio.

2. Empresas provinciales o estadales: Aquellas que operan en el

ámbito geográfico de una provincia o estado de un país. Empresas
regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias provincias
o regiones.

3. Empresas nacionales: Cuando sus ventas se realizan en

prácticamente todo el territorio de un país o nación.

4. Empresas multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a

varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país.

 Según el destino de los beneficios: Según el destino que la

empresa decida otorgar a los beneficios económicos (excedente
entre ingresos y gastos) que obtenga, pueden categorizarse en dos
grupos:

1. Empresas con fines de lucro: Cuyos excedentes pasan a poder de

los propietarios, accionistas, etc.

2. Empresas sin fines de lucro: En este caso los excedentes se vuelcan

a la propia empresa para permitir su desarrollo.

 Según la forma jurídica: La legislación de cada país regula las

formas jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo
 de su actividad. La elección de su forma jurídica condicionará la
actividad, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades de
la empresa. En ese sentido, las empresas se clasifican —en
términos generales— en:

1. Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad

legal para ejercer el comercio, responde de forma ilimitada con todo
su patrimonio ante las personas que pudieran verse afectadas por el
accionar de la empresa.

2. Sociedad colectiva: En este tipo de empresas de propiedad de más

de una persona, los socios responden también de forma ilimitada con
su patrimonio, y existe participación en la dirección o gestión de la
empresa.

3. Cooperativas: No poseen fines de lucro y son constituidas para

satisfacer las necesidades o intereses socioeconómicos de los
cooperativistas, quienes también son a la vez trabajadores, y en
algunos casos también proveedores y clientes de la empresa.

4. Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la

característica de la responsabilidad ilimitada, y los comanditarios
cuya responsabilidad se limita a la aportación de capital efectuado.

5. Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de

éstas empresas tienen la característica de asumir una
responsabilidad de carácter limitada, respondiendo solo por capital o
patrimonio que aportan a la empresa.

6. Sociedad anónima: Tienen el carácter de la responsabilidad limitada

al capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas
abiertas a cualquier persona que desee adquirir acciones de la
empresa. Por este camino, estas empresas pueden realizar
ampliaciones de capital, dentro de las normas que las regulan.

1.5. Procesos de fabricación o de manufactura

 

Son un conjunto de operaciones físicas, químicas, microbiológicas, que

transforman materias primas, alterando su forma, aspecto y propiedades hasta
obtener el producto final determinado. Estos procesos industriales generan
aumento del valor de los materiales, empleando máquinas, herramientas y mano
de obra.

Tipos de procesos

 Fabricación Continua:.- Cuando se elabora un volumen relativamente

grande de un producto estandarizado, en líneas de producción
especialmente diseñadas para producir artículos en masa, sin
interrupciones. Ejemplo: Centrales Azucareros.

 
CARACTERÍSTICAS DE LA FABRICACIÓN CONTINUA:

1. Amplio volumen de fabricación de un producto estandarizado. Se fabrica

anticipándose a las ventas y no sobre pedido.

2. La planta se ordena en departamentos, por producto, es decir, siguiendo la

secuencia tecnológica de fabricación del mismo.

3. Las máquinas son utilizadas tratando de aumentar el volumen de

producción a través de una mayor especialización.

4. La producción se efectúa con destino al almacén.

5. Los pedidos generalmente se basan en contratos a largo plazo.

  Fabricación intermitente (por lotes):.- Cuando se elabora un producto en
cantidades definidas ya sea por la limitación de los equipos o por el volmen
de ventas o por pedidos. Ej. producción de refrescos, productos alimenticios
enlatados, confección de vestidos, etc.

CARACTERÍSTICAS DE LA FABRICACIÓN INTERMITENTE:

1. Se produce amplia variedad de productos según pedido.

2. Los pedidos generalmente son en pequeñas cantidades.

3. Se aplican preferiblemente las máquinas universales por ser flexibles para

diversos productos.

4. La planta estará ordenada en base al equipo, es decir, las máquinas

semejantes se encontrarán agrupadas en el mismo departamento.

5. La producción está basada en las ventas.