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Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitent Destinatari Asunto Anexo
de Día Mes e o s
entrada
el número de registro
la fecha
el destinatario
SALIDA
Correspondencia interna
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un
registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y
el organigrama de la empresa, éste puede ser:
Único
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
Registro en el Sistema
Correspondencia envida
Elaboración
Entrega
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Recepción de documentos:
EQUIPOS:
El computador
La impresora
El escáner
El fax
La fotocopiadora
El teléfono
El reloj
La máquina de escribir
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las
comunicaciones institucionales, recibidas y producidas par la Universidad en
cumplimiento de sus funciones.
Distribución
Recepción
Trámite
Radicación
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Recepción de solicitud o -Confrontación y
tramite diligenciamiento de planilla de
control y ruta del trámite
Respuesta -Determinación de competencia
-Preparación y proyección de
respuesta
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
•Asignación de consecutivao, fecha y
hora
2.Radicación de ”Impresión de rétulo de radicación ”Relación
documentos entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación
y control
Elaboración de estadísticas
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios,
Registro de copias, anexos, firmas
documentos Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN
060/2001 Art. 2)
Asignación consecutiva de envíos
Conclusión